Механизм ввода стандартных блоков

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 32Следующая ⇒

В 1997 году в текстовом процессоре Word появилось средство автозавершения ввода (автотекст). В программе создавался список элементов автотекста, который сохранялся в шаблонах для дальнейшего использования. Когда начинался ввод фразы, предварительно внесенной в список автотекста, то уже после набора нескольких символов появлялась всплывающая подсказка с полным содержанием фразы. Для ввода фразы целиком достаточно было нажать клавиш Enter. В Word 2007 автотекст стал частью более мощного механизма вставки стандартных блоков. Этот механизм позволяет оперативно вставлять в документ не только слова и фразы, но и все, что угодно: абзацы готового текста, иллюстрации, колонтитулы, группы объектов и даже целые документы. При этом степень автоматизации снизилась: для вставки элемента автотекста нужно ввести его имя и нажать клавишу F3.

Для работы со стандартными блоками служит специальное средство – Организатор стандартных блоков, открываемое одноименной командой в списке Экспресс-блоки в группе Текст на вкладке Вставка (рис. 1.11).

Стандартный блок имеет шесть свойств: имя, категорию, коллекцию, поведение, шаблон и описание. Более подробно они представлены в окне Изменение стандартных блоков, которое открывается кнопкой Изменить свойства (рис. 1.12). К сожалению, имена стандартных блоков теперь придется пользователю запоминать. Категория – это логический контейнер, объединяющий несколько стандартных блоков по определенному признаку, предусмотренному пользователем. Категории играют для блоков ту же роль, что и папки для файлов.

Рисунок 1.11. Стандартные блоки в окне Организатора

Коллекция – это логический контейнер, объединяющий группу стандартных блоков по функциональному признаку, определенному в программе. Пользователь не создает коллекции, а выбирает их. Поведение определяет, как именно происходит вставка стандартного блока в документ. Для данного свойства существуют три параметра:

1. Вставить только содержимое. Такое поведение типично для автотекста. В текущую позицию курсора ввода вставляется только содержимое стандартного блока. Вставленный элемент приобретает форматирование того абзаца, в который он вставлен. Экономисты, таким образом, могут вставлять в свои документы названия нормативных документов, статьи законов и прочие трудновоспроизводимые термины.

2. Вставить содержимое в тот же абзац. В этом случае содержимое стандартного блока вставляется целиком, как автономный абзац с сохранением специфического форматирования вставляемого блока. Работники секретариатов таким образом вставляют реквизиты документов.

3. Вставить содержимое на ту же страницу. В этом случае элемент привязывается к печатной странице целиком, например – колонтитул. Экономисты таким образом создают титульные страницы отчетов и планов, а работники бухгалтерии – платежные поручения, акты и другие документы.

Стандартные блоки лучше всего хранить в шаблонах. Стандартные блоки хранятся в специально созданном для этого шаблоне Building Block.dotx.

Создание стандартных блоков. Организатор стандартных блоков содержит несколько сотен заготовок. При необходимости пользователь может включить в эту библиотеку свои блоки. Любой элемент данных или объект документа можно назначить стандартным блоком и в дальнейшем использовать его при создании документов.

Задание 1.10. Включите в программу несколько своих стандартных блоков (например: полное название нашего университета, полные фамилию имя и отчество), используя следующую методику:

1. Подготовьте элемент данных или объект, который хотите сохранить в качестве стандартного блока (например, запишите свою фамилию, имя и отчество) выделите его и откройте меню вставки стандартных элементов, подав команду Вставка, Текст, Экспресс-блоки.

2. В открывшемся меню выберите команду Сохранить выделенных фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. Откроется диалоговое окно Создание нового стандартного блока

Рисунок 1.12. Средства изменения стандартных блоков

3. Выберите коллекцию, в которую будет включен новый блок, например, Автотекст. Выберите необходимую категорию или создайте новую (например, Деловая переписка).

4. Введите имя стандартного блока. Оно должно быть уникальным и коротким. Введите описание блока (комментарии для пользователей).

5. Укажите шаблон, в котором блок будет сохранен. В раскрывающемся списке Параметры выберите механизм поведения блока в документе-приемнике. Нажмите кнопку ОК.

6. Создайте несколько новых стандартных блоков

Вставка стандартных блоков. Вставка блока начинается с установки курсора ввода в нужное место. Если блок привязан к странице (колонтитулы и их элементы, титульные листы, надписи и т.д.) откройте нужную страницу и щелкните на ней в любом месте. Если элемент вставляется как абзац (автономные абзацы, рисунки, таблицы, диаграммы, схемы и т.д.) создайте на странице новый абзац и установите курсор в его начало. Если вставляется только текстовое содержание, без форматирования, поместите курсор туда, где должен расположиться текст. Вставка блока может быть осуществлена либо с помощью Организатора стандартных блоков, либо оперативно с помощью клавиши F3. В этом случае необходимо установить курсор ввода там, куда должен быть вставлен блок, ввести имя блока (например, ФИО) и нажать клавишу F3. Блок с таким именем будет вставлен немедленно.

Задание 1.11. Самостоятельно исследуйте методику вставки блоков в документ, выбрав различные категории и различные параметры поведения (введите, например: Верхний колонтитул, пару Надписей, Подложку, Таблицу, Нижний колонтитул и т.д.). Кроме стандартных блоков вставьте в документ и свои вновь созданные блоки (рис.1.13). Новый документ со вставленными блоками сохраните в отчете под именем Стандартные блоки. Выводы по результатам исследования запишите в отчет.

Использую механизм стандартных блоков можно создать макет документа или быстро скомпоновать нужный документ из заранее созданных стандартных блоков.

Рисунок 1.13. Документ, созданный с помощью стандартных блоков

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒