Этапы формирования оптимальной организационной структуры

Этапы формирования оптимальной организационной структуры

I. Определение типа организационной структуры

II.Формирование функционального состава

III. Формирование элементного состава

IV. Формирование функционального взаимодействия

V. Формирование информационного обмена

Оптимальная организационная структура

Требования к организационной структуре

Ясность
Экономичность
Направленность на результат
Понимание задачи
Стабильность
Приспособляемость
Устойчивость
Самообновление

Основные виды организационной структуры управления предприятием

1. Линейная структура управления

2. Линейно-штабная структура управления

3. Функциональная структура управления

4. Линейно-функциональная структура управления

5. Дивизиональная структура управления

6. Матричная структура управления

Линейная структура управления - характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство. Решение передается по цепочке «сверху вниз», формируется иерархия руководителей данной конкретной организации.

Преимущества линейной структуры:

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;

• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

• ясно выраженная ответственность;

• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки линейной структуры

• отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы (" текучка" ) доминирует над стратегическими;

• тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

• большое число " этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

• перегрузка управленцев верхнего уровня;

• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Линейно-штабная структура управления – это линейная структура, дополненная специфическими подразделениями по подготовке управленческих решений. Эти подразделения не имеют нижестоящих уровней управления, они не принимают решений, их задача – проводить анализ вариантов и последствий управленческих решений для конкретного руководителя, к которому данное «штабное» подразделение прикреплено.

Достоинства линейно - штабной структуры:

• более глубокая, чем в линейной, проработка стратегических вопросов;

• некоторая разгрузка высших руководителей;

• возможность привлечения внешних консультантов и экспертов;

• при наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления

Недостатки линейно - штабной структуры:

• недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении;

• тенденции к чрезмерной централизации управления;

• аналогичные линейной структуре, частично - в ослабленном виде.

• Вывод : линейно - штабная структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным.

• Структура позволяет воплощать идеи современной философии качества.

Функциональная структура управления – осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления. Выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления специализирован на выполнении им отдельных видов деятельности.

Преимущества:

• удобство общения работников занятых идентичной работой;

• облегчается выработка совместных решений;

• повышается эффективность деятельности.

Недостатки:

• концентрация специалистов сужает видение проблем;

• интересы подразделения иногда становятся важнее интересов организации;

• усложняется карьерный рост и воспитание менеджеров-универсалов.

Линейно – функциональная структура управления - в данном случае всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений. Таким образом, линейно-функциональная структура включает специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

Преимущества:

• быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим,

• рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей;

• стабильность полномочий и ответственности за персоналом.

• единство и четкость распорядительства;

• более высокая, чем в линейной структуре, оперативность принятия и выполнение решений;

• личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности;

• профессиональное решение задач специалистами функциональных служб

Недостатки:

• Дублирование функций руководителя и функциональных специалистов в процессе управленческой деятельности

• Недостаточная для больших предприятий, и предприятий, работающем на динамичном рынке, оперативность принятия решений

• Нежелание руководителей брать на себя ответственность за принимаемые решения

• Разногласия между линейными и функциональными службами

Дивизиональная структура управления – складывается в тех организациях, в которых в силу определенных обстоятельств выделяются относительно обособленные и наделенные большими правами в осуществлении своей деятельности структурные подразделения – отделения, где идет разделение организации на элементы и блоки по видам товаров и услуг, группам покупателей или географическим регионам.

Данная структура широко используется в условиях многопродуктивного производства, а также в построении государственного аппарата и общественных организаций.

Преимущества дивизиональной структуры:

• обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями;

• обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно - штабной;

• при расширении границ самостоятельности отделений они становятся " центрами получения прибыли", активно работая по повышению эффективности и качества производства;

• более тесная связь производства с потребителями.

Недостатки дивизиональной структуры:

• большое количество " этажей" управленческой вертикали; между рабочими и управляющим производством подразделения - 3 и более уровня управления, между рабочими и руководством компании - 5 и более;

• разобщенность штабных структур отделений от штабов компании;

• основные связи - вертикальные, поэтому остаются общие для иерархических структур недостатки - волокита, перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных для подразделений и т. д.;

• дублирование функций на разных " этажах" и как следствие - очень высокие затраты на содержание управленческой структуры

Матричная структура управления – создается путем совмещения структур нескольких видов (линейной и дивизиональной или программно-целевой). Общие указания исполнителям даются линейными руководителями, а особые инструкции – руководителями проектов.

В процессе такого взаимодействия возникают связи вертикальной, горизонтальной и диагональной коммуникации. Следовательно при данной структуре управления исполнитель имеет не одного, а двух или более руководителей. Основное внимание направлено на интеграцию всех видов деятельности, создание условий, благоприятных эффективному выполнению проекта.

Таблица 6

Таблица 9.

Анализ категорий работников ООО «Виктория Балтия» отдел «Хлебобулочные изделия» по образованию

	4 кв. 2012 год	1 кв. 2013 год
Кол-во работников, чел	% к итогу	Кол-во работников, чел	% к итогу

Высшее
Среднее специальное
Среднее
Неполное среднее	_	_	_	_
Итого:

По данным 8 и 9 таблиц мы видим, что в отделе «Хлебобулочные изделия» ООО «Виктория Балтия» в 1 квартале 2013 и 4 квартале 2012 года сотрудников пенсионного возраста и от 45 лет – пенсионный возраст не имеется.

В возрастной категории то 35 до 45 лет в 1 квартале 2013 года работало 2 человека, из них 1 человек с высшим образованием и 1 со средним образованием. А в 4 квартале 2012 года в этой возрастной категории уже работало 3 человека, из них: 1 с высшем образованием и 2 со средним образованием. Данная возрастная категория уменьшилась за счет прихода нового сотрудника.

В возрастной категории то 25 до 35 лет в 1 квартале 2013 года работал 6 человек из них: 2 с высшим образованием, 2 со средним специальным и 2 со средним образованием. А в 4 квартале 2012 года в этой возрастной категории работает также 6 человек, из которых 2 с высшим, 3 со средним специальным и 1 со средним образованием.

В возрастной категории до 25 лет в 1 квартале 2013 года работает 1 человек со средним специальным образованием, а в 4 квартале 2012 года так же работает 1 человек, но средним образованием. Это объясняется сменой сотрудника.

Для того, чтобы увидеть тенденцию прибытия и сокращения персонала в отделе «Хлебобулочные изделия» ООО «Виктория Балтия», необходимо составить таблицу 10.

Таблица 10.

Таблица 13

Коэффициент весомости

Факторы конкурентоспособности	Удельный вес	ООО”Виктория Балтия”	Конкуренты
«Группа компаний «Вестер»	ОАО “Седьмой Континент”

1. расположение	0, 15	0, 75	0, 75	0, 6
2.ассортимент	0, 18	0, 9	0, 72	0, 72
3.цены	0, 20	0, 6		0, 8
4.сервис	0, 02	0, 1	0, 08	0, 06
5.режим работы	0, 16	0, 8	0, 64	0, 48
6.наличие стоянки	0, 11	0, 55	0, 33	0, 44
7.доступность транспорта	0, 15	0, 75	0, 75	0, 6
8.известность	0, 03	0, 15	0, 12	0, 09
9.дополнительные услуги	0, 10	0, 5	0, 3	0, 3
10.Работа персонала	0, 04	0, 02	0, 12	0, 16
Сумма:	0, 96	5, 12	4, 81	4, 25

В соответствии с данной таблицей можно сделать вывод, что среди компаний, осуществляющих оптовую и розничную торговлю, ООО “Виктория Балтия”-занимает лидирующее место по всем факторам (5, 12).Вторую позицию занимает Группа компаний “Вестер”, и замыкает этот список ОАО “ Седьмой Континент”.

Диаграмма 2.

Вывод: Исходя из данной диаграммы следует, что 70% опрошенных являются женщины, а 30 % приходится на мужчин.

Диаграмма 3.

Вывод: Диаграмма № 2 показывает соотношение по трем параметрам: 48 % опрошенных имеют высшее образование, 26 % средне – специальное и 26 % получили образование на базе 11 классов.

Диаграмма № 4.

Вывод: Судя по диаграмме № 3 – 85% респондентов знают суть фразы «организационная структура предприятия», в то время как оставшиеся 15 % не осведомлены о значении термина.

Диаграмма № 5.

Вывод: Из диаграммы № 5 следует: 35 % опрошенных считают важным развитие организационной структуры, 20 % думают, что развитие организационной структуры очень важно для организации, 40 % все равно и 5 % не важно развитие оргструктуры.

Диаграмма № 6.

Вывод: Лидирующее место в данном вопросе занимает первый вариант 70 % голосов, в то время как 30% не считают коллектив компании своей семьей.

Диаграмма № 7.

Вывод: 57 % человек отдали свой голос за третий вариант, по 13 % получили первый и четвертый варианты ответов и за второй вариант проголосовало 17 % опрошенных.

Диаграмма № 8.

Вывод: Все 100% участников анкетирования проголосовали за первый вариант ответа.

Диаграмма № 9.

Вывод: 50 % персонала иногда делегирует полномочия, 25 % голосов получил четвертый вариант, 20 % пришлось на второй вариант, 5 % делегирует полномочия очень редко и ответ «очень часто» получил 0 % голосов.

Диаграмма № 10.

Вывод: 60 % опрошенных хотели бы брать на себя полномочия, 40 % не видят в этом смысла.

Диаграмма № 11.

Вывод: В вопросе № 11 мнение респондентов разделилось пополам.Одна часть сотрудников общается с руководством в неформальной обстановке, другая напротив не общается с руководством.

Диаграмма № 12.

Вывод: Исходя из данной диаграммы мы видим, что 60 % сотрудников проголосовало за второй вариант, 35 % получает информацию точно и своевременно, лишь до 5 % персонала информация доходит плохо.

После проведения анкетирования мной были сделаны следующие выводы: на предприятии большую часть коллектива составляют женщины, у большинства персонала высшее образование. Сотрудникам важно развитие компании, которую они считают своей семьей. Существуют так же и отрицательные стороны. Коммуникации работают плохо, т.к. информация на предприятии передается в большинстве в устной форме и не всегда точно и своевременно.