Организация служебной переписки. Служебное письмо.

.

1. Особенности составления и оформления служебных писем.
2. Виды служебных писем

 

1. Особенности составления и оформления служебных писем

Служебная переписка ведется на любом предприятии, независимо от форм собственности или организационно-правовых форм организаций.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, средством факсимильной связи и т. п.

В большинстве случаев объем письма не превышает одной страницы печатного текста. Текст письма, как правило, делится на две части - вводную и основную. Он должен быть понятным и лаконичным.

Во вводной части объясняются причины составления письма (опре-1, еленные факты, события); если поводом для написания послужил документ, необходима ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса. В некоторых случаях можно выделить и третью, так называемую заключительную часть, где формулируется основная цель письма (предложение, отказ, требование, мнение и т.д.).

Как правило, письма составляются в двух экземплярах, первый из которых сначала регистрируется в журнале исходящих документов, затем отправляется адресату; второй же (копия) хранится в деле.

 

1. Виды служебных писем

 

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

• гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• сопроводительное письмо;

• письмо-извещение;

• письмо-приглашение;

• письмо-подтверждение и т. д.

Гарантийное письмо — служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки постав­ки, выполнение работы и др.

Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес кор­респондента с использованием обязательного юридического стандарта «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты.

Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

 

Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В не5которых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц.

Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

 

Сопроводительное письмо — служебное письмо, содержащее сведе­ния, касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформля­емого как приложение к сопроводительному письму.

В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т. д.), рекомендации по работе с документом.

Подтверждая факт отправки какого-либо документа в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемого документа. Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма.

Сопроводительное письмо начинается оборотом, содержащим слова « Направляем вам...», «Высылаем вам...», «Предоставляем вам...».

 

 

Письмо-извещение — письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т. д., и приглашение к участи в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит ел дующие реквизиты:

- информацию о месте и времени поведения мероприятия, условиях участия;

- приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;

- другие сведения организационного характера.

Так как эти письма рассылаются в соответствии со списком, графа «Адресат» оформляется обобщенно или вообще не оформляется. Так; как и другие письма, письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.

Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения своим оформлением: он может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Ocобенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый...», «Уважаемая...»

Письмо-подтверждение — письмо, в котором содержится сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т. д.), подтверждение ранее достигнутой договоренности или какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Например:

ЗАО «Связной» не имеет возражений против создания и совмест­ной эксплуатации локальной компьютерной сети.

Для переговоров направляются руководители отделов ЗАО.

В письме-подтверждении часто встречаются словосочетания «под­тверждаем получение», «подтверждаем сроки выполнения работы» и т. п.

 

 

ЗАО «Связной» Литовский пр., д. 5, г. Санкт-Петербург, 190050 Тел. /факс (812) 310-56-28 ОКПО 25968456 ОГРН 1127600380785 ИНН/КПП 7807032140/781001002

Директору концерна ЗАО «Ятрань» Г.И. Сидорову

 

10. 06. 2006 № 245

на № ________от ________

 

О задержке поставки мебели

 

 

Уважаемый Георгий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02. 05 2006 № 597 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

 

Директор

(Подпись)

Л. В. Корин

 

А. Н. Рудницкая

310-56-30

 

ООО «Темп» Среднеохтинский пр., д. 22, г. Санкт-Петербург, 195279 Тел. /факс (812) 510-16-20 ОКПО 25968457 ОГРН 1127600380758 ИНН/КПП 7807032160/871001001

Генеральному директору ООО «М-Смайл» А. И. Иванову

 

15. 06. 2006 № 182

на №________от________

 

Об изменении реквизитов

 

 

В связи с изменением реквизитов нашей организации, оплату за аренду помещения по адресу Измайловский пр., д. 15, к. 3 за июль 2003 года просим производить по следующим реквизитам.

Получатель:

ООО «Темп»

ИНН/КПП 7807032160/871001001

р/сч 4070108100000000004

в ОАО «Банк «Санкт-Петербург»

к/сч 30100000219000055

БИК 30100055

 

 

Генеральный директор	(Подпись)	П. Н. Сергеев
Гл. бухгалтер	(Подпись)	Т. Н. Мишина

 

Л. М. Попова

510-16-20

 

 

Вопросы и задания

Задание 1. Оформить приказ по основной деятельности

Санкт-Петербургский государственный университет. Приказ о научно-исследовательской работе факультета энтографии. В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 2010/2011 учебный год приказываю: 1. Направить в период летних каникул научную экспедицию для изучения быта и фольклора народов Севера. 2. Заведующую кафедрой энтографии народов Севера, кандидата филологических наук, доцента Иванову А.А. назначить руководителем экспедиции. 3. Руководителю экспедиции представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.01.2011. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ученого совета. Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

Задание 2. Оформить должностную инструкцию менеджера по продажам оргтехники ЗАО «Интел»

Задание 3. Оформить распоряжение

ООО " Интелект". Распоряжение о выполнении мероприятий по подготовке лагеря в поселке Комарово. Санкт-Петербург. Для организации работ по подготовке лагеря в поселке Комарово и в целях обеспечения выполнения Распоряжения Комитета по образованию Санкт-Петербурга от 26.01.2011 № 33 обязываю: 1. Директоров лагерей «Василек» и «Орленок».: 1.1. Откомандировать в лагерь на период с 01.04.2010 по 21.04.2010 рабочих строительных специальностей для выполнения строительных работ 1.2. Составить план ремонтных работ до 20.03.2010. 1.3. Обеспечить работающих необходимым оборудованием и инструментом. 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера. Недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

 

Задание 4. Оформить указание

Управление метрополитена. Общий отдел. Указание о порядке оформления организационно-распорядительной документации. Санкт-Петербург. В связи с повышением требований к оформлению документов, издаваемых и подписываемых руководством метрополитена, обязываю: 1. Начальников служб и отделов Управления метрополитена: 1.1. Все организационно-распорядительные документы сдавать на редактирование инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. 1.2. Отредактированные документы представлять на подпись начальнику Управления метрополитена только через секретаря. 2. Инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. регулярно проверять оформление документов в службах и подразделениях Управления. 3. Контроль за исполнением указания возложить на заведующую канцелярией Управления Апарину Л.И. Начальник метрополитена С.И.Никитин

 

Задание 5. Оформить докладную записку

Механический завод. Докладная записка о несоблюдении техники безопасности на стройучастке. Строительно-монтажное управление № 1. Главному инженеру Игнатьеву С.Ф. Завод неоднократно ставил перед Вами вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор: 1. Отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ. 2. Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты. 3. При производстве работ в районе механосборочного цеха ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано. Прошу срочно принять меры. Инженер по технике безопасности В.С.Ильин

 

Задание 6. Оформить справку

 

Приборостроительный завод (ул.Дмитриева, д.25, Санкт-Петербург, 193198, тел.298 87 34). Справка в налоговую инспекцию Петроградского района Санкт-Петербурга. Еремин Василий Михайлович работает на заводе слесарем механосборочного цеха. Среднемесячная заработная плата 9700 рублей. Директор завода И.И.Карпов. Главный бухгалтер А.А.Абрамова.

Задание 7. Оформить акт

Главное управление промышленности строительных материалов. Акт установления фактической производительности технологической линии. г.Тула. Основание: приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.2009 № 108. Председатель – главный технолог управления Петров Д.М. Члены комиссии – руководитель лаборатории Макаров С.И., старший инженер лаборатории Симаков Ю.В. Присутствовал главный инженер завода № 1 Радин М.П. В период с 10.10.2009 по 12.10.2009 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1. Линия принята в эксплуатацию в декабре 1998 г. со средней производительностью 250 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели. В результате комиссия определила часовую производительность линии в 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн.листов в год. Составлен в трех экземплярах: 1-й – Главасбесту; 2-й – НИИпроектасбесту; 3-й – заводу N 1. Утверждает заместитель министра А.В.Сергеев.

 

Задание 8. Оформить служебное письмо

Московская Госавтоинспекция в Российскую Государственную библиотеку, (Пр.Калинина, д.3, Москва, 101000). Письмо о техническом осмотре легковых автомашин. С 25.05.2010 по 05.06.2010 назначен технический осмотр автомашин, принадлежащих учреждениям и предприятиям Москвы. Для техосмотра автомашин вам надлежит предъявить технические паспорта и квитанции об уплате установленного годового сбора и заполнить формы бланков № 1 и 2. Приложение: формы № 1 и 2 на 2 л. в 3 экз. Заместитель начальника ГАИ Б.И.Власов. Руководитель техосмотра В.М.Дмитриев

 

 

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. II. Организация деятельности психолога
2. II. Организация локальной вычислительной сети.
3. II. Организация приёма в ОО ВПО «ГИИЯ»
4. II. Принятие решения о проведении таможенного досмотра и организация его проведения
5. III. Организация защиты судна от ПДСС, пиратства и морского терроризма.
6. IV. Организация проведения ГИА
7. IV. Организация прохождения производственной практики
8. IV.Организация ручного труда
9. V. Организация работы контрольного органа.
10. VII. Организация и проведение конкурса
11. VIII. Организация деятельности лицензирующего органа
12. Анализ и организация аналитической работы на предприятии