Документация по внешнеэкономической деятельности. Коммерческие письма.

ГОСТы на документацию по внешнеэкономической деятельности
Реквизиты международного коммерческого письма
Типовые формы коммерческих писем.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи по внешнеэкономической деятельности предприятия.

ГОСТы на документацию по внешнеэкономической деятельности.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standartization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.) Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216-
1975);

межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводятся требования к размещению и оформлению 20 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (смотри таблицу 8.1).

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10 мм, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата A5L— 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4, 233 мм; исходный горизонтальный шаг письма — 2, 54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке 6.1.

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российской практике предусмотрено указание от одного до четырех адресатов

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180; 1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

Реквизиты международного коммерческого письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование
организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона,
факса, телефакса и т. д.;

ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

дату (date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

вступительное обращение (Salutation);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа (СС Notation).

6.4.2.1 Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

6.4.2.2 Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый номер письма, а 12 — номер дела.

Ссылка может иметь такой вид:

In your please refer to ЕЬ/КД/15621 (В вашем ответе просим ссылаться на ЕЬ/КД/15621);

Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе) и т. п.

6.4.2.3 Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день.

Пример

2003.07.01.

Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США — как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление.

Пример

10 June 2003 (10 июня 2003)

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2003; 20 February 2003. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2003. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

6.4.2.4 Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовым адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

имя (имена), фамилия, приставка к имени:

имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

приставка к имени (например, старший, младший);

3) занятие, функция, по адресу (через):

определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);

по адресу (через) — указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);

название улицы (например, Станционная авеню, Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхем, Кэдмен, Сохо);

почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН 120);

номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 — дорога Беллизона Аироло; К1А — отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории или провинции и/или название страны:

название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США). _К1

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц.,,.

Mr. Costas MAVRIKIS 81 Pine Brook Dr LARCHMONT N.Y. 10538 USA

Mr.WalterEGGERS,
.
3040 Idaho Ave NW

Apt #621

WASHINGTON D.C. 200016

USA

Mr. Erin SIMPERINGHAM 127 Salisbury Road CAMPERDOWS NSW 2050 AUSTRALIA

MR. Adam SIMPERINGHAM

37 Franklin Road

Freemans Bay

AUCKLAND
AUCKLAND

NEW ZEALAND

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

пункт доставки;

почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

название территории или провинции и/или название страны.
Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, а затем почтовый адрес

Пример

Tiptop Travel, Inc. Fifth Avenue Greenburg, VT 11111 USA

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фирмы, затем — почтовый адрес.

Пример

Mr. G. H. Black, Chairman,

Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 С

England

Если адресат — мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. — от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии.

Если адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Msr. — от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем.

Пример

Mrs. Rosalinda Jones

Miss. G. Black

Имя и фамилию при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью; если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена.

Пример

E.F. Jons, DM (Doctor of Medicine — доктор медицинских наук)

А.В. Smith, M.P. (Member of Parliament — член парламента)

G.D. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order — кавалер ордена Королевы Виктории)

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

The Chairman, Председателю компании

A. Smith & Co., Ltd A. «Смит энд Ко. Лимитед»

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman — председатель, President — президент, председатель, Managing Director — директор-распорядитель, Secretary — секретарь, Chief Accountant — главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R.S. Jones, Chairman, A. Smith & Co., Ltd

P.C. Джонсу,

председателю компании

«А. Смит энд Ко. Лимитед»

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны

Пример Industrial House 34-41 Craig Road Bolton BL4 8TF GREAT BRITAN

«Индастриал Хаус»

34-41 Крейг роуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Plase, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания адресов юридических лиц

American National Standards Institute City Bankers Association
11 West 42^nd Street Mr. Ian SCORER

13^lh floor 12 Bolingbrook Grove

NEW YORK, N.Y./ 10036 LONDON
USA GREAT BRITAN

SW 11 6ER

6.4.2.5 Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «Адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом.

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо.

6.4.2.6.Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» — к организации в целом:
Dear Sirs

Gentlemen (в США)

• «Уважаемый господин» — к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» — к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» — к мужчине:
Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» — к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» — к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» — к женщине, если неизвестно ее
семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» — к человеку, которого вы хорошо знаете,
или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

6.4.2.7 Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

6.4.2.8 Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н...») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

... Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о... (... We are writing to inquire about...);

Мы пишем в связи с... (We are writing in connection on with...);

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить... (We would advise...);

С удовольствием сообщаю, что... (It is my pleasure...);

Имеем честь сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...) и т. п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, ... (Could you please tell me...);

Пожалуйста, сообщите... (Please let me know if...);

Я был бы рад узнать... (I should be glade to know if...) и т. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата)... (Thank you for your letter of (date)..);

Мы получили Ваше письмо (дата)... (We have received your letter of (date)...) и т. п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны... (It is very kind of you to...);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за... (I am writing to thank you very much indeed for...);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас... (May I take this opportunity of thanking you for...);

Благодарим за Ваш большой вклад в... (Thank you for contributing so much to...);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь... (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help...) и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за... (We must apologize for...);
Мы извиняемся за... (We apologize for...);

Мы очень огорчены из-за того, что... (We are extremely sorry for...);

Хочу принести свои самые искренние извинения за... (I wish to offer me sincere apologies for...) и т. п.

6.4.2.14 Оформление второго и последующих листов письма.

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №...».

Пример
Continuation Sheet No...

Под названием фирмы, направляющей письмо, указывавши» организация, которой оно адресуется, и дата.

Пример

Continuation Sheet No •

Mills and Green

Messrs. A. Smith and Co., Ltd

12^th May 2002

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется «Continued» — или сокращенное «Cont'd (Countd)», что значит «имеется продолжение».

Типовые формы коммерческих писем.

SCHOOL OF LINGUISTICS New York City College New York, N. Y. 10000

TEL: (212) 811 4898 FAX: (212) 565 9270

September, 20, 2003

Dr. Barbara Phillips, Chairperson

Department of English

University of Farmington

Farmington, OH 55555

Dear Dr. Phillips:

We are honored to invite you to participate in our forthcoming conference on old Gaelic phonology to be held October 7-10 in New York City College's School of Linguistics. The enclosed brochure will give details on papers, speakers and deadlines for abstracts.

We look forward to your acceptance.

Very truly yours,

Magda L. Bentley,

Chairperson

RIVER BANK HOUSE Your ref: RM/si Our ref: TB/ap/175

67, UPPER THAMES STREET, London, EC 4 V 3AH Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Fax 012482216

Mr R. Morrison

P. Marlow& CO. LTD 17 May 2002

21 Bird Street

London E1 6 TM

Dear Mr. Morrison

Order 345

Unfortunately we have not received the computers «OPTIMA 133», which were a part of this order yet.

We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

We look forward to hearing from you. Do not hesitate to call us.

Yours sincerely,

Thomas Barker

T. Barker

Manager

Encl. Order 345

Carbon copy M. Pryor

РИВЕР БАНК Ваш номер: RM/si Наш номер: ТВ/ар/175Т

67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ, Лондон, ЕС 4 V ЗАН Телефон: 012482217 (30 линии) Факс 012482216

Господину Моррисону 17 мая 2002

П. Марлоу & К. Лтд. 21

Берд Стрит

Лондон Е1 6 ТМ

Уважаемый г-н Моррисон

О заказе № 345

К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры «OPTIMA-133», которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.

Ждем Вашего ответа.

Вы можете позвонить нам в любое время.

Искренне Ваш

Томас Баркер

Т. Баркер

Управляющий

Прил. копия заказа 345

Копия М. Прайер

Вопросы:

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 111213 14 15 16 Следующая ⇒