Справочно–информационные документы

Докладная записка, объяснительная записка.
Справка.
Протокол

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они существуют как источники информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Докладная записка, объяснительная записка.

Докладная записка— документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившей ситуации, имевшем место факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть подана как по инициативе работника, так и по инициативе руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки делится на две части:

описание сложившейся ситуации (констатирующая часть);

выводы, предложения, просьбы.

Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию). Докладная записка обычно оформляется на простом листе бумаги формата А4 и содержит следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, должность и фамилию адресата, дату, подпись составителя. Заголовок этого документа, как правило, начинается с предлога «о» («об»). Если записка адресована руководству учреждения, то достаточно подписи составителя, а если она направляется в вышестоящие инстанции, то необходима подпись руководителя учреждения - отправителя.

Министерство образования РФ

Генеральному директору Завода точного машиностроения И. И. Петрову

Новосибирское областное
управление народного образования
Октябрьский отдел народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.06.2006 №15

г. Новосибирск

О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школьников, которые смогут отдохнуть летом 2006 г., мною 13 мая с. г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо (Подпись) Н. И. Пирогова

Объяснительная записка - документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Объяснительная записка адресуется конкретному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

Можно выделить две группы объяснительных записок:

- документы, сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;

- документы, составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для составления документа, во второй - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает составитель.

Директору центра
«Кадры» Н.И.Иванову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

10.06.2006 № 34

О срыве занятий в группе
секретарей-референтов

09. 06. 2006 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы

19 человек.

В результате низкой явки слушателей занятия пришлось отменить.

Преподаватель (Подпись) Г.И. Григорьева

Производственное объединение «Старт»

Начальнику Центра К. Е. Матвееву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

24.01.2006 № 87

О нарушении производственной
дисциплины

11 января 2006 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение участка.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С. К.

Егоров С. К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С. К.

Мастер (Подпись) П. Г. Потапов

Справка.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т. д.

Справки бывают двух видов:

содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной направленности могут бытьвнутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю — на стандартном листе бумаги А4.

Справка содержит те же реквизиты, что и записка.

Текст справки состоит из двух частей:

• фактов, служащих основанием для составления;

• конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.
Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами.

Внутренние справки подписывает руководитель структурного разделения, внешние — руководитель организации, а при необходимости и главный бухгалтер.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером, либо руководителем и заведующим отделом кадров).

ООО «Азот»

Гимназия № 2

СПРАВКА

10.03.2006 № 33

Санкт-Петербург

Котова Оксана Станиславовна работает менеджером отдела продаж.

Оклад — 13 000 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров

Протокол

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях, различных деловых встречах и т. д.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- наименование организации;

- место издания;

- дату и регистрационный номер протокола;

- заголовок к тексту;
- текст;

- подписи.

Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже и печатается полностью строчными буквами. Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной. В вводной части указывают фамилии председателя и секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных (в случае, если участников и приглашенных больше 15, указывают их общее количество, список прилагают к протоколу и делают отметку «Список участников прилагается»). Фамилии присутствовавших должны быть записаны в прокол в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, протоколах заседаний совета директоров должны быть указаны фамилии всех присутствовавших, независимо от общего их количества. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые а обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности. Вопросы формулируют в именительном падеже, указывают фамилию и должность основного докладчика по каждому из них.

Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В первых двух разделах указывают соответственно фамилии докладчика и выступивших по каждому вопросу и приводят содержание основного оклада и выступлений по нему (в полной форме протокола).

Решение по каждому вопросу повестки дня приводят полностью (его троят по образцу распорядительной части приказа). Составляют отчет о голосовании, где указывают количество голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся, а также приводят список лиц, не участвовавших в голосовании. О наличии особого мнения делают запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на собрании. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле документа).

Протокол датируют тем числом, когда происходило описываемое событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольких дней, то через тире указывают даты его начала и окончания.

До сотрудников предприятия принятые решения доносят в виде копии протокола либо в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Существует два вида протоколов:

- полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается);

- краткие, в которых содержание доклада формулируется тезисно, а в разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступивших. Возможен также вариант краткой формы, включающий в себя только сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решений.

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.2006 №_

собрания акционеров предприятия

Председатель — Ф. И. О, _____________________________________________________

Секретарь - Ф. И. О. _________________________________________________________

Присутствовали: ____________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: _____________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. _________________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

___________________________________ - ______________________________________
(Ф. И. О., должность) (содержание выступления)

ВЫСТУПИЛИ:

___________________________________ - ______________________________________
(Ф. И. О., должность) (содержание выступления)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. 1. _______________________________________________________________________
1. 2. _______________________________________________________________________

2. СЛУШАЛИ:.... (п. 2 оформляется так же, как п. 1)

Председатель	(Подпись)	И. О. Фамилия
Секретарь	(Подпись)	И. О. Фамилия

В дело № _

Подпись исполнителя 00.00.2003

Закрытое Акционерное Общество «Связной» ОКПО 43680153 ПРОТОКОЛ _________ № _________ Санкт-Петербург

заседания президиума Совета

по дистанционному обучению

в сфере профессионального образования

Председатель: Виноградов Б. А.

Секретарь: Додонова Т. П.

Присутствовали: Виноградов Б. А., Киселев А. Ф., Поляков А. А., Тихомиров В. П., Тихонов А. Н., Федоров И. Б., Шадриков В. Д.

Приглашенные: Додонова Т. П., Коршунов С. В., Скуратов А. К., Солдаткин В. И. Генеральный директор Маркова С. Н.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

«О материалах к заседанию Совета по дистанционному обучению в сфере профессионального образования 16. 10. 2005 года»

Докладчик - Виноградов Б. А.

СЛУШАЛИ:

Виноградова Б. А. о подготовке вопросов на заседание Совета по дистанционному обучению в сфере профессионального образования (16. 10. 2005). Был подробно рассмотрен представленный проект плана работы Совета на 2005—2008 годы.

ВЫСТУПИЛИ:

Поляков А. А. внес предложение распределить разделы Объединенного проекта по разработке нормативно-правовых документов и отраслевых стандартов дистанционного обучения по всем заседаниям Совета;

Тихомиров В. П. предложил для итогового заседания Совета провести телекоммуникационное обсуждение в течение 2 месяцев до очного заседания;

Шадриков В. Д. предложил оставить округа только для совещаний на этапе внедрения.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Утвердить план проведения Всероссийских конференций по проблемам открытого и дистанционного обучения на 2005—2008 гг.

2. Одобрить скорректированный на заседании проект плана работы Совета на 2008—2010 годы и вынести его на утверждение.

3. Поручить А. А. Полякову и В. П. Тихомирову согласовать план проведения Международных и Всероссийских конференций, окружных совещаний по проблемам открытого и дистанционного обучения на 2005—2010 годы.

4. Одобрить создание системы открытого образования на 2005—2010 гг.

Председатель	(Подпись)	Б.А. Виноградов
Секретарь	(Подпись)	Т.П. Додонова

Акт. Виды актов. Особенности оформления актов.

1.Определение акта

2. Виды актов.

Определение акта

а к т - документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов. Зачастую в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия, для составления акта создают специальную комиссию.

Важнейшей задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Основой акта могут служить черновые записи, которые члены комиссии ведут во время работы, фиксируя количественные показатели и другие основные сведения.

Виды актов.

Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.

Текст акта состоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной части акта указывают основания его составления (распоряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т. д.), а также состав комиссии (фамилии, в алфавитном порядке и инициалы).

Основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т. д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельную - заключительную часть. Основная часть может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы.

После текста и отметки о наличии приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтересованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.

Наименование предприятия А К Т 00.00.2006 № _____ О выделении документов к уничтожению

УТВЕРЖДАЮ Директор Подпись И. О. Фамилия 00.00.2006

На основании перечня ________________________________________________________
____________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Кол-во дел (томов)

Срок хранения и №№ статей по перечню

Примечание

Итого ______________________________ дел за ______________________________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел за____________годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК Подпись И.О. Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Министерство культуры России Комитет по культуре Администрации Санкт-Петербурга

УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета Подпись Н.И. Петров 19.05.2006

А К Т

18.05.2006 № 12

Санкт-Петербург

О проверке сохранности
документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2006 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов». Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2006 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й —в дело №1—23

2-й — в областной архив.

Председатель комиссии (Подпись) Г.В. Сидоров

Члены комиссии (Подпись) Н.И. Григорьева

(Подпись) Г.Г. Михайлова

(Подпись) С.И. Мышкина

(Подпись) М.В. Прокудина

Наименование предприятия АКТ сдачи-приемки дел 00.00.2006 № _____

УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия Подпись И. О. Фамилия 00.00.2006

Санкт-Петербург

Акт составлен увольняющимся главным бухгалтером _________________________

(Ф. И. О.)

и вновь назначенным главным бухгалтером _______________________________________

(Ф. И. О.)

в том, что на основании приказа от 00.00.2006 № ______ ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на 00.00.2006.

Сдача-приемка производилась в присутствии заместителя директора предприятия
____________________________________________________________________________

(Ф. И. О.)

В результате сдачи-приемки дел установлено, что:

1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на " ____" ____________с. г. Данные синтетического учета полностью соответствуют соответствующим позициям аналитического учета.

2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70.

3. Предъявлены журналы-ордера за январь — сентябрь текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов.

4. Предъявлены акты ревизий за I, II и III кварталы 200___г.

5. Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых отчетов предприятия за 200___и 200___гг.

6. Передан архив за 199___—200___гг. в количестве___(______) дел по описи.

Приложение: Опись дел архива предприятия на 5 л.

Дела сдал Подпись И.О. Фамилия

Дела принял Подпись И.О. Фамилия

При сдаче-приемке дел присутствовал:

Заместитель директора

Предприятия Подпись И.О. Фамилия

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒