Реквизиты управленческих документов

Требования к оформлению ОРД.
Правила оформления реквизитов

1. Требования к оформлению ОРД.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Носителем информации является документ.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы. Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:

· организационные (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание);

· распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

· справочно-информационные (протокол, докладная записка, письмо, телеграмма, телефонограмма, справка, акт);

· документы по личному составу (приказ по личному составу, характеристика, автобиография, резюме).

Важной задачей документационного обеспечения управления является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформления машинописным способом отдельных реквизитов. Организационно-распорядительные документы оформляют на базе формуляра-образца – модели унифицированной формы документа.

2. Правила оформления реквизитов

Реквизит 1

Государственный герб Российской федерации . Его оформляют на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.

Реквизит 2

1. Герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с правовыми актами того субъекта федерации, к которому относится организация. Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.

2. Эмблема или товарный знак организации. Эмблема – это графическое изображение (рисунок) отражающее деятельность организации. Оформляется в соответствии с Уставом организации (или Положением об организации). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации. На документе на котором оформлена эмблема, герб не размещается.

3. Код организации. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.

4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Код формы документа. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

7. Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации надо указать сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии ее полное наименование. Если сама организация имеет сокращенное наименование, закрепленное в ее учредительных документах, но его надо указать в скобках под полным наименованием организации. Если автором документа является структурное подразделение организации или ее филиал, то его наименование приводят ниже наименования организации.

При использовании продольного бланка реквизит печатают во всю длину строки. При использовании углового бланка длина одной строки должна быть не более 73 мм, нельзя делать переносы слов. Многострочные наименования печатают через один интервал, между составными частями реквизита делают 2 интервала. Например:

Наименование
вышестоящей организации

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование
структурного подразделения

8. Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации.

9. Наименование вида документа . Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами, располагают аналогично наименованию организации:

ПРИКАЗ

АКТ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д.

Дата.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2011 г. следует оформлять 05.06.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2011 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.06.05.

11. Регистрационный номер.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Его печатают на одной строке с датой. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквами.

Например:

№ 2 – простой номер;

№ 05-02/100 – сложный номер;

№ 25-к или лс – номер с буквами;

№ 14/26 – номер документа, изданного двумя организациями.

Простой номер применяют во внутренних документах, их нумерация начинается с начала календарного года.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит печатают в ответных письмах. Данные для его заполнения берут из документа, на который дается ответ. Пример оформления:

На № 02-05/32 от 10.01.2010

13. Место составления или издания документа .

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам " Наименование организации" и " Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения

Например:

Москва

Санкт-Петербург

Если местом составления документа является областной центр, то в реквизите достаточно указать только его наименование:

г.Самара

Если местом составления документа является районный центр, то в реквизите указывают его наименование и наименование области, к которой он относится:

г. Сестрорецк, Ленинградской обл.

Если место составления документа не является районным или областным центром, то в реквизите указывают его наименование, а также наименование района и области:

г. Шелдаис, Спасского р-на
Пензенской обл.

Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО " Северные регионы"

В.А. Лагунину

или

АО " Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита " Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

" Медиадом"

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита " Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

15. Гриф утверждения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО " Ростекстиль"

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите " Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО " Электронные технологии"

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

" ТЕРМИКА" к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа. Она должна содержать фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату оформления. Оформляется рукописным способом на свободном месте между адресатом и текстом.

Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке нельзя делать переносов слов. Заголовок должен содержать не более трех машинописных строк строк, между которыми делают один интервал. В конце заголовка не ставят точку. Если документ выполнен на формате А5, то заголовок не оформляют.

18. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой " К", словом или штампом " Контроль".

19. Текст .

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (" имеете", " владеете" или " были", " находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (" приказываю", " предлагаю", " прошу" ).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (" постановляет", " решил" ).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (" приказываем", " решили" ).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (" слушали", " выступили", " постановили", " решили" ).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (" отдел осуществляет функции", " в состав объединения входят", " комиссия установила" ).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (" просим направить", " направляем на рассмотрение" );

- от первого лица единственного числа (" считаю необходимым", " прошу выделить" );

- от третьего лица единственного числа (" министерство не возражает", " ВНИИДАД считает возможным" ).

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒