Тема. Типовые и трафаретные служебные письма

Краткая теоретическая часть

Наиболее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов – трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т.д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.

Письмо-запрос – вид письма, используется для получения информации об объекте общих интересов. В коммерческой переписке письмо-запрос используется для выяснения фирмой – потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт –дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса.

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. Ответом на письмо-просьбу может быть и гарантийное письмо.

Ответом на заказ может являться, подтверждение заказа с вытекающее из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ и т.д.

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом. В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка.

Что такое типовой текст?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Трафаретизация – это…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письмо-запрос – вид письма, ________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на запрос зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на просьбу зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на заказ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Ответ на оферту

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается ______________. во второй части_______________

2. Служебное письмо - это единственный документ, который не имеет

____________________документа.

3. Как правило, максимальный объем письма ______________ листа, вторая страница оформляется на _____________листе.

4. Письма финансового характера должны иметь _______________подписи.

5. Реквизиты служебного письма:

- реквизиты бланка письма;

-адресат;

- резолюция;

-текст;

- отметка о наличии приложения;

- оттиск печати;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

_____________________(только для входящих писем).

Практические задания:

1. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

1. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами. Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставкеярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

2. Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

В.А. Борисову

Копия: главе администрации

К.К. Петрову

Копия: начальнику ГНИ по

Тагинскому району

В.Ф. Антонову

Текст

Генеральный директор Подпись А.А. Петруненков

Печать

3. Герб

Наименование организации

Адрес На 1755/2 В Администрацию

от 03.03.11 Новосибирской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов № 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.11 составляет 125 тыс. руб.

Директор Подпись И.А. Сидоров

Главный бухгалтер Подпись Е.А. Кривошеева

4. Оформите ответное письмо

ОАО «Райпо»

Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789

р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит»

к/с 89765689456534543212, БИК 456321908

23.04.2010 № 245

На № 01/56 от 06.04.2010

Техническому директору 000 «Формула»

По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта Игнатову В. П.

Начальник отдела маркетинга И. И. Руденко.

Тема. Внутренние и международные телеграммы, телефонограммы и телефаксы

Краткая теоретическая часть

Телеграмма и телетайпограмма – документы, выделенные в отдельную группу, в связи со способом передачи их текста по телеграфу, телетайпу, телефону.

Телеграммы бывают различных категорий: правительственные, срочные, простые, телеграммы-доверенности и др. разновидностью телеграмм являются фототелеграммы, предназначенные для передачи технической информации (чертежи, схемы).

Телетайпограммы – это телеграммы, передающиеся по индивидуальному телеграфу.

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону.

Реквизиты телефонограммы: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.

Факс – весьма распространенный способ передачи информации.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телеграмма и телетайпограмма – это документы…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Категории телеграмм

Особенности составления телеграмм

Приведите пример оформления знаков препинания в телеграмме

Приведите пример оформления даты в телеграмме

Что такое телефонограмма?

Кем составляется телефонограмма?

Сколько слов должно быть в телефонограмме?

Реквизиты телефонограммы?

Кем подписывается телефонограмма и сколько экземпляров составляется?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое факс?

Практические задания:

1. Оформите следующую информацию, как телефонограмму: 13 мая 2010 года в 15.00 час. в помещении налоговой инспекции Тимирязевского района состоится семинар бухгалтеров. Прошу командировать вашего представителя по адресу: ул. Свободы, 1, ком.8.

2. Оформите телеграмму:

ТЕЛЕГРАММА Минск Центр Банк Товар оплачен пятого апреля тчк стоимость телеграммы спишите нашего счета Бухгалтер Васильева Московский часовой завод ул.Серафимовича, 87, Москва 532442 Директор Б.Н.Романов Главный бухгалтер Н.И.Васильева 06.04.2010

3. Оформите следующую информацию, как телефонограмму: 16.03.2011 в 14.30 мин. В малом зале администрации состоится заседание оргкомитетов по подготовке выставок: «Российская нива», «Росагротех», а также конгресса «Плодородие России».

4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

5. Проанализируйте предложенный документ. Отметьте имеющиеся недочеты. Составьте документ в соответствии с правилами оформления.

Члену редколлегии

А.П.Симонову

Передала секретарь

А.Е.Тумакова

Тел.34-25-65

ТЕЛЕФОНОГРАММА

№ 12

Москва

12 февраля состоится заседание редакционной коллегии журнала «Люди дела».

Секретарь главного редактора Н.А.Иванова

Тема. Оформление договорно-правовой документации

Краткая теоретическая часть

Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Различают следующие основные виды доверенностей:

1. требующие нотариального удостоверения (доверенности, выданные для совершения сделок),

2. приравненные к нотариально удостоверенным ( в том числе доверенности военнослужащих, лиц, находящихся в местах лишения свободы и т.п),

3. удостоверенные предприятием, в которой работает доверитель (доверенности на получение заработной платы),

4. удостоверенные банком или организацией связи,

5. выданные от имени юридического лица.

Оформление заявлений

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом.

Для заявления типичны следующие реквизиты:

адресат (кому адресуется заявление),
автор, место проживания автора,
наименование вида документа (заявление),
текст, подпись составителя, дата составления.

Основной формой реализации права на труд, является заключение трудового договора (соглашения, контракта) о работе на предприятии. Трудовой контракт (договор) заключается между работником и работодателем в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т.п).

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме.

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Анкета работника заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие.

Резюме – составляемый при приеме на работу документ информационного характера, целевая установка которого изложить сведения об образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место.

На каждого сотрудника предприятия заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, анкету, автобиографию, а также копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, которая служит для установления общего, непрерывного и специального стажа.

Что такое договор? Между какими лицами он заключается и в какой форме?

Разновидности договора

Какие три группы реквизитов включает договор? Сделайте пояснения

Что такое доверенность?

Перечислите основные виды доверенностей:

Что такое заявление?

Какие реквизиты в себя включает?

Что такое трудовой договор (контракт)?

Между кем заключается трудовой договор? В какой форме?

Реквизиты трудового договора

На кого и кем заполняется личная карточка формы Т-2? На основании, каких документов составляется?

________________________________________________________________________

Что такое автобиография?

Форма изложения автобиографии

В каком порядке даются сведения в автобиографии?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Основные реквизиты автобиографии?

Характеристика – это…

Реквизиты характеристики

Перечислите части характеристики и дайте необходимые пояснения

________________________________________________________________________

Что такое анкета работника?

Кем заполнятся анкета?

________________________________________________________________________

Резюме– это документ…

________________________________________________________________________

Перечислите особенности составления резюме

Позиции текста резюме

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 789 10 11 12 Следующая ⇒