К теме «Претензионно-исковая документация»

Подготовить доклады по темам:

Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами.

Самостоятельная работа № 5

К теме «Претензионно-исковая документация»

Подготовить доклады по темам: Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.

Тема. Структура и функции служб документационного обеспечения управления

Краткая теоретическая часть

Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.

Основными функциями службы являются: прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия – это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе положения о канцелярии.

Организационная структура канцелярии может включать в себя: экспедицию, секретариат, машинописное бюро, контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив.

Состав канцелярии и численность ее сотрудников зависит от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений и уровня механизации и автоматизации обработки документов.

Перечислите основные функции службы документационного обеспечения управления

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Что такое канцелярия? На основании чего функционирует?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Что включает в себя организационная структура канцелярии?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

От чего зависит состав канцелярии и численность ее сотрудников?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Тема. Организация работы с документацией

Краткая теоретическая часть

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении.

Децентрализованная форма – все операции выполняются в структурных подразделениях, разобщенных территориально.

Смешанная форма зачастую используются на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Регистрация служебных документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания и способа получения или отправки. Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

1. автор документа (корреспондент);

2. наименование документа;

3. дата документа;

4. номер документа;

5. дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

6. номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

7. заголовок документа и его краткое содержание;

8. резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

9. отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Что такое документооборот?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Что включает движение входящих документов?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Кем проводится предварительное рассмотрение документа?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Назовите три основные формы организации работы с документами

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Централизованная форма – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Децентрализованная форма – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Смешанная форма – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Регистрация служебных документов – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Перечислите обязательный состав реквизитов для регистрации документов согласно ГСДОУ

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Контрольные вопросы:

1. Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых)

2. Порядок регистрации документов

2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?

2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:

1) вх. № 980 от 02.12.2010 2) вх. № 981 от 06.01.2011

________________________________________________________________________

2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?

________________________________________________________________________

2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от 12.01.2009 №5, от 12.01.2009 №6, от 14.01.2009 №7, а затем от 12.01.2009 №5а?

________________________________________________________________________

2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

________________________________________________________________________

2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то, как вы себе это представляете?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Какие существуют сроки исполнения документов?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Определите объем документов в организации за 1 год

________________________________________________________________________

5. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

________________________________________________________________________

6. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Срок хранения дела исчисляют с ___________________

2. Продолжительность хранения документов определена в ______________с указанием __________________различных категорий документов.

3. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, в ведомственных изменять ____________________

4. В зависимости от сроков хранения производится _________________ или оформление дел.

5. Датой дела, содержащего распорядительную документацию, являются _________________ документов.

6. Датой дела, содержащего протоколы, являются даты ____________________

7. Обязательным реквизитом обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании _________________

8. Листы дела нумеруют в _________________черным графитным карандашом или механическим нумератором.

9. В дело может быть подшито не более _________листов.

10. Номенклатура дел - это систематизированный перечень ________________

с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

11. Номенклатуры дел бывают индивидуальные, ___________и _________________

12. Номенклатура дел вводится в действие с ______________следующего календарного года.

13. В дело подшивают только _________документы, подлинники или копии.

Тема. Система АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений)

Краткая теоретическая часть

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера.

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

1. руководителям:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов;

- создавать (регистрировать) новые поручения;

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный адрес исполнителей;

-контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;

- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей;

-осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений;

-фиксировать факт выполнения поручений;

-осуществлять поиск поручений по различным критериям;

-просматривать архив выполненных и закрытых поручений;

-выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение и списки поручений по различным критериям;

- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

2. исполнителям:

-получать новые поручения от руководства;

-контролировать сводное состояние своих текущих поручений;

-осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения;

-фиксировать факт выполнения поручений;

-осуществлять поиск своих поручений по различным критериям;

-просматривать архив выполненных поручений;

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение и списки поручений по различным критериям.

Преимущества АСКИД

1. многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства;

2. легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer;

3. гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений;

4. обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителями между собой с помощью встроенных инструментов.

Контроль исполнения включает:

- постановку документа на контроль;

-проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

-проверку и регулирование хода исполнения;

-учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

-формирование картотеки контролируемых документов;

-направление карточки контролируемого документа в подразделение – исполнитель;

-выяснение в структурном подразделении Ф.И.О, тел.исполнителя;

-напоминание о сроке исполнения;

-получение информации о ходе и результатах исполнения;

-запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

-регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

-сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

-снятие документов с контроля по указанию руководителей;

-формирование картотеки исполненных документов.

Перечислите возможностиАСКИДдля пользователей

2. руководителям:

2. исполнителям:

Напишите преимущества АСКИД

Кто осуществляет контроль исполнения документов?

Какие выделяют сроки исполнения документа?

Какими органами устанавливаются типовые и индивидуальные сроки исполнения документа? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Изменение срока в типовых – _____________________________

Изменение срока в индивидуальных – ______________________

Что включает контроль исполнения документов?

Какие операции осуществляются службой контроля (или секретарем)?

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока:

-заданий последующих лет – ______________________________

- заданий последующих месяцев текущего года – _______________________

- заданий текущего месяца – ____________________________, а в последнюю декаду – ____________________________.

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 111213 14 15 16 Следующая ⇒