Тема. Справочно-информационные документы

Краткая теоретическая часть

К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо.

Акт – это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.

В именительном падеже указываются:

1. наименование их должностей;

2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

3. фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.

В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1. председатель или председательствующий;

2. секретарь;

3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4. повестка дня;

5. докладчики по каждому пункту повестки дня.

Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Докладная записк а – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Какие документы относятся к справочно-информационным?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Что такое акт?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит текст акта?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что в нем указывается?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Продолжите предложение и вставьте пропущенные слова.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается _______________________________, затем при наличии _______________________, а после этого (в алфавитном порядке) ___________________, последнем в списке указывается ________________________.

Что указывается в конце акта?

Что такое протокол?

На основании чего составляется?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит протокол?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие реквизиты включает протокол?

________________________________________________________________________

Что такое справка?

________________________________________________________________________

Какие включает реквизиты?

________________________________________________________________________

Кто подписывает справку?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Виды справок?

Ставится ли печать на справках?

________________________________________________________________________

Докладная записка – это…

Реквизиты докладной записки:

Каких бывает видов? Кем подписывается?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Объяснительная записка – это…

Реквизиты объяснительной записки:

________________________________________________________________________

Контрольная работа

1. Какие документы относятся к справочно-информационным? Перечислите их

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Напишите название документа:

-аналог анкеты или автобиографии;

-необходим, для устройства на работу;

-документ информационного характера;

-входят сведения об образовании и трудовой деятельности

3. Каковы основные реквизиты, характер излагаемой информации, порядок расположения информации в номенклатуре дел организации?

4. Перечислите названия документов, в которых могут использоваться приложения?

5. Напишите заявление о предоставлении Вам академического отпуска (по медицинским показаниям)

Практические задания:

1. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

2. Составить докладную записку о замене старых персональных компьютеров новыми для введения новой программы по делопроизводству.

3. Составить объяснительную записку о срыве занятий в группе секретарей-референтов по причине отсутствия слушателей на учебных занятиях.

4. Составить справку о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в отделе кадров предприятия «Аргам» на Семину А.П. экономиста, которая зачислена на работу приказом № 15 л/с от 14 марта 1990 г. Уволена по ст.31 КЗОТ РСФСР 17 декабря 1990 г. (приказ № 92 л/с от 10 декабря 1990 г.).

5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

6. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии Завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн.рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

7. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

8. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела Завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2006 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

9. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Вы работаете менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную записку на имя директора фирмы.

11. Оформите докладную записку на имя директора предприятия от начальника технологического отдела о выделении средств из директорского фонда для оказания материальной помощи в связи с временной потерей трудоспособности сотрудника в результате травмы, полученной на ежегодной спартакиаде сотрудников. Сотрудник должен получить возможность восстановить свое здоровье в санатории-профилактории предприятия в г.Сочи.

Вариант 1

1. Оформите объяснительные записки согласно ГОСТу

Директору ГОУ НПО ПЛ № 24

Мусаевой Е.А.

от учащейся группы № 80

Денисенко Е.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Денисенко Екатерина, 25.03.2010 отсутствовала на занятиях по причине плохого самочувствия (поднялась температура).

Е.Денисенко

26.03.2010

2) Главному бухгалтеру ООО «Центр» Крушининой Е.А. от бухгалтера Гранкиной В.Н. Объяснительная записка. Прошу Вас учесть сложившиеся непредвиденные семейные обстоятельства (госпитализация родственника) и не считать мое отсутствие на работе 20.07.2010 г. прогулом. Бухгалтер В.Н.Гранкина. 22.07.2010

3) Директору ПЛ № 47. Шумову В.С.от преподавателя Бондаренко В.А. Объяснительная записка. 09.09.2009 в 9.00 на занятиях по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. Преподаватель Шумов В.С. 10.09.2009

Вариант 2

2. Оформите докладные записки согласно ГОСТу

1) Генеральному директору

ЗАО «Оксидент-Трэвел»

Дорнышеву М.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас для организации инкассации по офисам: ул.Н.Арбат, д. 14, ул. Садовая д.56, Невский проспект, д.3 кор.2 дать указание руководителю административно-хозяйственной части Иванову И.И. изготовить 3 пломбира (устройства для изготовления пломб):

№ пломбира	Надпись
	Оксидент-Треэвел 7
	Оксидент-Треэвел 8
	Оксидент-Треэвел 9

Начальник финансового отдела Д.А.Смирнов

12.01.2008

2) Директору ЗАО «Монолит» Островскому Э.А. от начальника пионерлагеря Коршунова Л.П. Докладная записка. Согласно вашему предписанию мною совместно с техником-смотрителем Левитовым Р.А. 7-8 мая 2004 года проведен осмотр жилых помещений базы отдыха нашей фирмы. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии. Однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 следует побелить, а в корпусе № 3 надо подогнать двери. После устранения этих дефектов и соответствующей уборки жилые помещения будут пригодны для приема отдыхающих. Начальник пионерлагеря Л.п.Коршунов. 10.05.2004

3) Начальнику Московского городского комитета по начальному профессиональному образованию Кораблеву Л.П. Докладная записка. Довожу до Вашего сведения, что утвержденным главным управлением начального профессионального образования Москвы план приема учащихся на 2009/2010 учебный год выполнен. Принято 289 учащихся на обучение в группах со средним образованием на базе девяти классов и 90 учащихся в группы на базе полного среднего образования. В проведении профориентационной работы в школах Петровского района Москвы особо отличились мастера производственного обучения Облапова Г.Н., Иванов С.Т. и Кузнец Т.Р. Прошу рассмотреть возможность поощрения мастеров производственного обучения добившихся хороших результатов по организации и проведению профориентационной работы. Директор В.С.Шумов 10.08.2009

Вариант 3

1) Руководителю операционно-кассового управления. К.А.Константинову от Ведущего специалиста Кузнецова А.В. Докладная записка. 01.12.2003 введена в действие инструкция Центрального банка Российской Федерации № 234 «Об изменении порядка очередности платежей с расчетных, текущих, бюджетных счетов юридических лиц». В связи с этим возникла необходимость пересмотра порядка оформления платежных поручений клиентов банка, поскольку действующая форма платежных поручений не позволяет следовать указаниям Инструкции. В целях совершенствования порядка оформления платежных документов клиентов банка прошу проинформировать клиентов банка о введении в действие Инструкции Центрального банка Российской Федерации № 234 и обеспечить их копиями данной Инструкции, а также провести устный инструктаж с клиентами банка. Ведущий специалист А.В.Кузнецов 25.12.2003

2) Директору ПЛ № 24 Мусаевой Е.А. от мастера производственного обучения Соколовой Т.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В апреле в кабинете №13 проводились следующие работы: - приобретены маркеры и жидкость для маркерной доски; - отремонтировано 4 ученических стола; - отремонтировано 5 пишущих машин; - отремонтировано 2 светильника; - согласно расписания проводятся занятия производственного обучения; - согласно графика проводятся консультации по дипломным работам; - согласно графика проводятся факультативные занятия по предмету: «1С: Предприятие и Кадры»; - работает кружок «АРТ-фото» - каждую пятницу проводится генеральная уборка. Мастер производственного обучения Соколова Т.П. 23.04.2010

3) Директору СОШ № 14 Токаревой Т.В. от преподавателя информатики Васильевой О.Н. Служебная записка. В кабинете № 15 «Информатика» имеет 15 компьютеров для учащихся, 1 компьютер для преподавателя и 1 сервер. При проведении практических уроков информатики в классе становится очень душно от включенных компьютеров, ко всему прочему класс находится на солнечной стороне и сильно нагревается от солнца до 30⁰С, поэтому проведение уроков невозможно согласно санитарным нормам. На основании вышеизложенного прошу приобрести в кабинет сплит-систему, так как она предусмотрена техникой безопасности. Преподаватель информатики Васильева О.Н. 29.08.2010

Вариант 4

1. Оформите служебные записки согласно ГОСТу

Директору ПЛ № 24

Мусаевой Е.А.

от мастера производственного обучения

Соколовой Т.П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Учащиеся группы № 91 «Секретарь-референт»

1. Рудик Анастасия Игоревна

2. Соловьева Яна Сергеевна

3. Фоменко Юлия Андреевна

4. Нельская Евгения Андреевна

5. Нестерцева Алена Александровна

6. Пачковская Виктория Викторовна

Участвовали в следующих мероприятиях, проводимых в I полугодии:

- 1 сентября – День знаний

- 70 лет системе начального профессионального образования

- Ежегодной ярмарке начального профессионального образования

- День борьбы с курением

- День конституции РФ

- Новогодний вечер

На основе вышеизложенного прошу поощрить денежной премией в размере 500 рублей

Мастер производственного обучения Т.П.Соколова

28.12.2009

2) Директору ЗАО «Искра» Островкому Э.А. от начальника базы отдыха ЗАО «Искра» Кабачкова Е.С. Служебная записка. 1 апреля 2009 годы мною была проведен осмотр жилых помещений базы отдыха нашей фирмы. В результате проверки установлено, что все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии. Однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 следует побелить, а в корпусе № 3 надо подогнать двери. На основании вышеизложенного, прошу выделить денежные средства в размере 25 (двадцать пять) тысяч рублей для проведения ремонта.

Начальник базы отдыха ЗАО «Искра» Кабачков Е.С.

02.04.2009

3) Оформите внешнюю докладную записку

ЗАО «Двадцать первый век»

18 мая 2009 года № 23

Техническому директору МГПО «Мосгорсвет» Свешникову А.А. Согласно Постановлению Правительства Москвы № 335 от 16.04.1996 вся реклама должна быть освещена. Паспорт на установку рекламного щита по адресу: Ленинский проспект, д. 22 - был согласован с МГПО «Мосгорсвет» и заключен договор от 12.07.2007; произведена предварительная оплата за пользование электроэнергией за год. Распоряжением мэра Москвы № 155-М от 23.09.2007 запрещено заключение договоров аренды на все виды рекламы. В связи с вышеизложенным щит не был установлен и подключен к сетям МГП по форс-мажорным обстоятельствам. Просим аннулировать договор № 345, а перечисленные денежные средства вернуть или перезачесть в счет оплаты договоров, которые планируется заключить в новом, 2010 году.

Директор В. А Ильин.

Самостоятельная работа

1. Что такое справка? Виды справок? В зависимости от адресной направленности справки могут быть … (продолжите предложение). Используются ли в справках трафаретный текст и унифицированные бланки?

2. Зарегистрируйте любой внутренний документ, используя при этом таблицу.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒