Тема. Систематизация документов и их хранение

Краткая теоретическая часть

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1, 3, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно.

В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:

- предназначенные для архивного хранения;

- подлежащие уничтожению;

- необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дело – это ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Номенклатура дел – это

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Основное назначение номенклатуры дел –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Формирование дел –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сколько листов должно содержать каждое дело?

________________________________________________________________________

Какие различают формы брошюровки?

________________________________________________________________________

Что используется для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения?

________________________________________________________________________

Что указывают на обложке каждого дела?

Что необходимо сделать для сдачи дел в архив?

Что включает в себя оформление дела?

Перечислите сроки хранения документов

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В процессе работы все документы можно подразделить на три группы. Перечислите их.

Кто входит в экспертную комиссию? Каким документом назначаются члены экспертной комиссии?

На основании чего определяются конкретные сроки хранения дел и документов?

Если ведомственный перечень отсутствует, то каким документом следует руководствоваться? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контрольные задания

1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

2. Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?

3. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел

4. Какую работу осуществляет ЭПК?

5. Каков порядок оформления дела?

6. Составьте опись дела

7. Объясните необходимость заверительной надписи

8. Как оформляется обложка дела?

9. Составьте акт об уничтожении документов за конкретный период

10. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения

Вариант 1

Дайте определение термина «регистрация документа»

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. 1.11.06 года

б. гор.С-Петербург, Россия, улица С.-Щедрина, д.35-2, офис 7

в. Запстроймонтаж

Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Образование:

1989-1994 гг. – Московский государственный педагогический институт с присвоением квалификации преподавателя немецкого языка.

1977-1987 гг. – специальная школа № 23 с углубленным изучением иностранных языков.

Текст 2

1. О приватизации квартир в совместную собственность (доклад руководителя департамента муниципального жилья И.М.Чистова).

2. О праве на долю в наследовании приватизационного жилья (доклад юрисконсульта департамента В.В.Серова).

Текст 3

3.1. Электропроводка в учебных помещениях должна находиться в исправном состоянии. Сопротивление изоляции проводов должно периодически замеряться, при необходимости должен производиться ремонт.

3.2. Запрещается применять для защиты электросетей вместо автоматических предохранителей и плавких вставок защиту кустарного изготовления («жучки»).

4. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (ов):

а. устройство на работу в коммерческую фирму,

б. предоставление бухгалтерской информации,

в. предоставление права другому человеку выполнять определенные действия.

Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Генеральному

деректору ГУП а/п

Нерюнгри Симонову Р.Л.

от инструктора

по контролю Зайцева В.И.

заявление

27.08.06. при посадке рейса 134 из Волгограда ко мне подошла двоюродная сестра с мужем, попросила встретить детей, которые летели из Волгограда одни и были легко одеты.

К самолету я их не пропустил, они стояли в районе КПП под моим контролем.

Учитывая сложившуюся обстановку, с катастрофой самолетов, впредь ошибок таких допускать не буду.

31.08.06

Подпись /Зайцев/

Вы в данный момент не можете расплатиться за поставленную вам партию товара. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 2

Дайте определение термина «номенклатура дел».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение):

В.К.Чернышовой

Отправить факс о согласии до 04.02.2006

Сергеев

02.02.2006

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. про необходимость уволить Ивашкевича

б.ген.директор «Терции» Р.П.Игнатов _____________

в. Верно:

22.12.2006

Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Я, пенсионерка, Галочкина Анна Сергеевна (паспортные данные: …), доверяю соседу Нидокимову Петру Петровичу (паспортные данные: …) получить мою пенсию за февраль 2006 года.

Текст 2

В момент аварии на складе № 2, я была на обеде, поэтому не могла предотвратить возгорание кабеля.

Текст 3

Прошу оказать мне материальную помощь в связи с тяжелым материальным положением.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (ов):

а. установление комиссией обстоятельств аварии,

б. запись заседания совета правления,

в. объяснение обстоятельств происшествия.

Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

В.В.Смирнов Вице-президенту

О.Ф.Персикову

22/05/2006

М-ва

20.05.2006 не уплачена зарплата сотрудникам фирмы, так как главный бухгалтер, марья Ивановна, состоит в болезни уже более месяца, а другие сотрудники бухгалтерии, из-за отсутствия полномочий выплатить зарплату не решаются.

В.В.Смирнов

7. Вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 3

Дайте определение термина «документооборот».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение): ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу директора института от 15.06.2006 № 319

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. СОГЛАСОВАНО А.Г.Грязновым 2 декабря 2006 года

б. Март 2006 года

в. Прошу подготовить проект договора с ЗАО «ИСКРА» к 05.05.06 г.

Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

1. СЛУШАЛИ:

И.И.Морозову – в субботнике 21.04.2006 будут участвовать коллективы заготовительного и инструментального цехов.

Текст 2

В результате проведенной экспертизы комиссией было установлено...

Текст 3

Прошу освободить меня от занимаемой должности по собственному желанию с 30 марта 2006 марта.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

а. коллегиальное обсуждение и принятие решений,

б. предоставление информации о себе при приеме на работу,

в. предоставление руководителю информации, поясняющей происшествие.

Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ВЕРТИКАЛЬ»

Васильеву И.П.

Срок исполнения 19.02.2006

А.А.Ежов 10.02.2006

№ 04-23-207

Москва

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15 февраля 2006 года поступил заказ на офисную мебель модель «АСТРА» от ЗАО «999». В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ответственному за доставку мебели И.П.Васильеву договориться о деталях доставки мебели модели «АСТРА» с директором ЗАО «999».

2. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела по новым поступлениям Т.Н.Сидорова.

Директор «ВЕРТИКАЛЬ» Подпись А.А.Ежов

7. Ваша фирма 10 декабря присутствовала на презентации компьютерных разработок компании «БЭТА». На общем заседании приглашенных и руководителя «БЭТА» вашей компанией была достигнута договоренность о сотрудничестве. Вам поручено написать письмо, в котором необходимо подтвердить достигнутую договоренность и обсудить условия поставки, приложив бланк заказа. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 4

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 11 121314 15 16 Следующая ⇒