Совместное использование рабочих книг

⇐ ПредыдущаяСтр 44 из 55Следующая ⇒

Когда созданные документы циркулируют в рамках организации, особенно при наличии локальной сети, соединяющей компьютеры, нередко требуется дать право доступа к одной рабочей книге нескольким сотрудникам. Обычно операционная система Windows предоставляет пользователям монопольные права на доступ к файлу, то есть если файл открыт одним пользователем, то всем остальным участникам рабочей группы доступ к нему временно запрещен.

Программа Excel по умолчанию придерживается такого же принципа, но его можно изменить. Для этого надо дать команду Сервис → Доступ к книге и установить флажок Разрешить совместный доступ. При этом легко убедиться, что первоначально использовался монопольный доступ. При закрытии диалогового окна автоматически производится сохранение рабочей книги.

Настройка правил совместной работы

Режим совместного использования рабочей книги требует более ответственного подхода, чем индивидуальная работа с данными. Это связано с тем, что при внесении изменений, во-первых, желательно знать, кто допустил ошибку, а во-вторых, при групповой работе возможно возникновение конфликтов, связанных с внесением разных изменений в одну и ту же ячейку рабочей книги.

Если рабочая книга важная и необходимо точно знать, кто, что и почему в ней изменил, следует выполнить настройку режима ее совместного использования. Для этого служат средства вкладки Сервис → Доступ к книге → Подробнее. Срок хранения всех внесенных изменений задается на панели Регистрация изменений. Если задан срок хранения, то все, что было сделано с рабочей книгой в течение указанного периода, предшествующего текущей дате, запоминается в журнале. Нежелательные изменения могут быть отменены.

Независимо от срока хранения журнала изменений, следует указать, когда эти изменения реально вносятся в рабочую книгу. Только после этого они становятся доступны другим пользователям. По умолчанию, это происходит при сохранении рабочей книги, но можно задать и фиксированную периодичность записи изменений.

Наконец, необходимо указать, как быть при возникновении конфликтов по изменениям. Программа Excel предусматривает два варианта разрешения конфликтов: по запросу и по времени сохранения изменения. Так как такой конфликт обычно связан с какой-то нестыковкой между сотрудниками, первый способ решения этой проблемы предпочтительнее.

Если требуется ограничить число сотрудников, имеющих доступ к рабочей книге, можно включить ее защиту с помощью пароля. Для этого следует дать команду Файл → Сохранить как, а затем команду Сервис → Общие параметры. Теперь можно задать пароль, разрешающий открывать файл и производить запись в него. Указывать пароль придется всем пользователям, в том числе и тому, кто его установил.

Работа в режиме совместного доступа

Регистрация изменений. Если используется режим регистрации изменений, то в каждую измененную ячейку рабочей книги автоматически добавляется примечание, указывающее, кто, когда и как изменил данную ячейку. Эти примечания доступны пользователям, которые этих изменений еще не видели. Цвет треугольника различен для разных пользователей, вносивших изменения в одну книгу. Сохранение рабочей книги приравнивается к принятию изменений, так что после сохранения примечания пропадают. Кроме того, в режиме совместного доступа ограничено использование некоторых средств программы. В частности, запрещено:

• удаление рабочих листов;

• применение условного форматирования и средств подтверждения правильности ввода;

• удаление и добавление прямоугольных диапазонов ячеек и вставных объектов (в том числе диаграмм);

• создание сводных таблиц;

• создание и изменение макрокоманд.

В то же время, если эти операции были выполнены до того, как к книге был разрешен совместный доступ, их результатами пользоваться можно.

Разрешение конфликтов. Если в настройках задано разрешение конфликтов по запросу, то при возникновении конфликта с изменениями, внесенными и сохраненными другим пользователем, открывается диалоговое окно. С его помощью можно принять свою или чужую версию данной ячейки, а также единовременно утвердить все свои или все чужие варианты во всех существующих конфликтах.

Просмотр истории изменений. Для просмотра всех изменений рабочей книги, сохраненных в журнале изменений, используется команда Сервис → Исправления → Выделить исправления. Режим отображения исправлений задается в открывающемся диалоговом окне. Здесь можно задать период, за который отображается информация, выбрать пользователей, вносивших изменения, и диапазон ячеек.

Сводку можно просмотреть на экране или вставить в книгу в виде отдельного рабочего листа. В последнем случае данные представляются в виде базы данных Excel, и их легко фильтровать по любому из полей. Этот рабочий лист не рассматривается как «настоящий» — если книгу снова перевести в монопольный режим, он будет удален. Чтобы сохранить регистрацию изменений, скопируйте данные с этого рабочего листа на какой-либо иной лист.

Разрешение массовых конфликтов. Если предполагается, что каждый из пользователей, работающих с общей рабочей книгой, способен внести в нее большие изменения, и ожидается большое число конфликтов, лучше действовать не так, как описано выше. Разрешив совместный доступ к книге, следует задать достаточно большую продолжительность хранения журнала изменений, а затем сделать столько копий книги (под разными именами), сколько пользователей будет с ней работать.

Если теперь раздать по экземпляру книги каждому из пользователей, они смогут работать со своими экземплярами фактически монопольно, но запись истории изменений сохранится. На самом деле, переводить отдельные книги в монопольный режим работы ни в коем случае не следует, так как это приведет к утрате журнала изменений. После того как все изменения и дополнения внесены, можно приступить к слиянию рабочих книг. Для этой цели служит команда Сервис → Объединить книги. Выбрав книги, добавляемые к данной, в нее можно интегрировать все изменения, независимо внесенные в разные копии различными пользователями.

Практическое занятие

Упражнение 13.1. Применение средств автоматизации ввода

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel).

2. Создайте (Файл → Создать) новую рабочую книгу. Сохраните ее (Файл → Сохранить как) под именем book.xls.

3. Выберите щелчком на ярлычке неиспользуемый рабочий лист или создайте новый (Вставка → Лист). Дважды щелкните на ярлычке нового листа и переименуйте его как Дополнительные расходы по месяцам.

4. Сделайте текущей ячейку А1 и введите в нее текст: Месяцы.

5. Сделайте текущей ячейку В1 и введите в нее текст: Расходы.

6. Сделайте текущей ячейку А2. Введите в нее текст Январь 2001. Нажмите клавишу ENTER. Убедитесь, что текст был автоматически распознан как дата (изменился формат, а данные выровнялись по правому краю ячейки). Нажмите клавишу ВВЕРХ. При желании, дайте команду Формат → Ячейки и укажите иной формат записи даты.

7. Установите указатель мыши на маркер заполнения в правом нижнем углу рамки текущей ячейки. Нажмите правую кнопку мыши и протяните рамку так, чтобы она охватила все ячейки от А2 до А25.

8. Отпустите кнопку мыши. В открывшемся меню выберите пункт Заполнить по месяцам. Убедитесь, что в столбце А появились обозначения для всех месяцев по декабрь 2002 года включительно.

9. В данном примере будем считать, что в первый месяц расходы составляли 10 рублей, а в каждом последующем возрастали на 10%. Сделайте текущей ячейку В2. Введите в нее число 10. Нажмите клавишу ENTER.

10. Щелкните на ячейке В2 правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Формат ячеек. На вкладке Число выберите вариант Денежный и щелкните на кнопке ОК. Убедитесь, что число теперь записано как денежная сумма.

11. Щелкните правой кнопкой мыши на маркере заполнения и протяните рамку так, чтобы она охватила ячейки с В2 по В25. Отпустите кнопку мыши. В открывшемся меню выберите пункт Прогрессия.

12. На панели Тип установите переключатель Геометрическая, в поле Шаг задайте значение 1, 1. Щелкните на кнопке ОК.

13. В ячейку С1 введите текст Нарастающий итог.

14. Сделайте текущей ячейку С2. Введите в нее текст =В2. Это формула, которая означает, что значение ячейки С2 равно значению ячейки В2. Эта простая формула гарантирует, что если значение в ячейке В2 будет изменено, то ячейка С2 все равно будет содержать верные данные.

15. Щелкните на ячейке СЗ. Щелкните на значке Изменить формулу в строке формул. Щелкните на ячейке ВЗ. Убедитесь, что ссылка на эту ячейку помещена в строку формул. Нажмите клавишу +. Щелкните на ячейке С2. Нажмите клавишу ENTER.

16. Снова сделайте ячейку СЗ текущей. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите левую кнопку и протяните рамку так, чтобы она охватывала ячейки с СЗ по С25.

17. Щелкните на одной из ячеек столбца С и посмотрите, какая формула в ней записана. Убедитесь, что все формулы были скорректированы по принципу относительной адресации.

18. Сохраните рабочую книгу book.xls.

► Мы познакомились со средствами автоматического ввода данных. Мы научились производить заполнение последовательностью чисел (дат), прогрессией, формулами. Мы узнали, как при заполнении формулами учитывается относительная адресация.

Упражнение 13.2. Применение итоговых функций

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel).

2. Откройте рабочую книгу book.xls.

3. Выберите рабочий лист Дополнительные расходы по месяцам, созданный в предыдущем упражнении.

4. Сделайте текущей первую свободную ячейку в столбце В (В26).

5. Щелкните на кнопке Автосумма на стандартной панели инструментов.

6. Убедитесь, что программа автоматически подставила в формулу функцию СУММ и правильно выбрала диапазон ячеек для суммирования. Нажмите клавишу ENTER.

7. Проверьте правильность вычислений, сравнив значения в ячейках В26 и С25.

8. Сделайте текущей следующую свободную ячейку в столбце В.

9. Щелкните на кнопке Вставка функции на стандартной панели инструментов.

10. В списке Категория выберите пункт Статистические.

11. В списке Функция выберите функцию СРЗНАЧ и щелкните на кнопке ОК.

12. Переместите методом перетаскивания палитру формул, если она заслоняет нужные ячейки. Обратите внимание, что автоматически выбранный диапазон включает все ячейки с числовым содержимым, включая и ту, которая содержит сумму данных. Выделите правильный диапазон методом протягивания и нажмите клавишу ENTER.

13. Используя порядок действий, описанный в пп. 8-12, вычислите минимальное число в заданном наборе (функция МИН), максимальное число (МАКС), количество элементов в наборе (СЧЕТ).

14. Сохраните рабочую книгу book.xls.

► Мы познакомились с некоторыми итоговыми функциями. Мы научились использовать итоговые функции для вычисления значений, характеризующих набор данных. Мы выяснили, как автоматически определяется диапазон значений, обрабатываемых функцией, и как изменить его вручную.

Упражнение 13.3. Подготовка и форматирование прейскуранта

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls.

2. Выберите щелчком на ярлычке неиспользуемый рабочий лист или создайте новый (Вставка → Лист). Дважды щелкните на ярлычке нового листа и переименуйте его как Прейскурант.

3. В ячейку А1 введите текст Прейскурант и нажмите клавишу ENTER.

4. В ячейку А2 введите текст Курс пересчета: и нажмите клавишу ENTER. В ячейку В2 введите текст 1 у. е.= и нажмите клавишу ENTER. В ячейку С2 введите текущий курс пересчета и нажмите клавишу ENTER.

5. В ячейку A3 введите текст Наименование товара и нажмите клавишу ENTER. В ячейку ВЗ введите текст Цена (у. е.) и нажмите клавишу ENTER. В ячейку СЗ введите текст Цена (руб.) и нажмите клавишу ENTER.

6. В последующие ячейки столбца А введите названия товаров, включенных в прейскурант.

7. В ячейки столбца В введите цены товаров в условных единицах.

8. В ячейку С4 введите формулу: =В4*$С$2, которая используется для пересчета цены из условных единиц в рубли.

9. Методом автозаполнения скопируйте формулы во все ячейки столбца С, которым соответствуют заполненные ячейки столбцов А и В. Почему при таком копировании получатся верные формулы?

10. Измените курс пересчета в ячейке С2. Обратите внимание, что все цены в рублях при этом обновляются автоматически.

11. Выделите методом протягивания диапазон А1: С1 и дайте команду Формат → Ячейки. На вкладке Выравнивание задайте выравнивание по горизонтали По центру и установите флажок Объединение ячеек.

12. На вкладке Шрифт задайте размер шрифта в 14 пунктов и в списке Начертание выберите вариант Полужирный. Щелкните на кнопке ОК.

13. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке В2 и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек. Задайте выравнивание по горизонтали По правому краю и щелкните на кнопке ОК.

14. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке С2 и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек. Задайте выравнивание по горизонтали По левому краю и щелкните на кнопке ОК.

15. Выделите методом протягивания диапазон В2: С2. Щелкните на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Границы на панели инструментов Форматирование и задайте для этих ячеек широкую внешнюю рамку (кнопка в правом нижнем углу открывшейся палитры).

16. Дважды щелкните на границе между заголовками столбцов А и В, В и С, С и D. Обратите внимание, как при этом изменяется ширина столбцов А, В и С.

17. Сохраните рабочую книгу book.xls.

► Мы научились форматировать документ Excel. При этом мы использовали такие средства, как изменение ширины столбцов, объединение ячеек, управление выравниванием текста, создание рамок ячеек. Мы выяснили, что в готовом документе заданные и вычисленные ячейки отображаются одинаково.

Упражнение 13.4. Предварительный просмотр и печать прейскуранта

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls.

2. Выберите рабочий лист Прейскурант, созданный в предыдущем упражнении.

3. Убедитесь, что внешний вид документа вас устраивает, и щелкните на кнопке Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов, чтобы увидеть, как документ будет выглядеть при печати.

4. Щелкните на кнопке Масштаб, чтобы увидеть изображение страницы в натуральную величину.

5. Щелкните на кнопке Поля, чтобы определить величину полей страницы. Измените размеры полей путем перетаскивания граничных маркеров.

6. Щелкните на кнопке Страница, чтобы выбрать параметры страницы. В диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Колонтитулы.

7. В списке Нижний колонтитул выберите вариант: Страница 1 из?

8. Щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул. В открывшемся диалоговом окне сформируйте верхний колонтитул по своему усмотрению.

9. Измените шрифт, воспользовавшись кнопкой Шрифт. Включите в колонтитул имя рабочего листа, щелкнув на кнопке Имя листа. Щелкните на кнопке ОК.

10. Посмотрите, как выглядит страница с настроенными колонтитулами.

11. Щелкните на кнопке Разметка страницы, чтобы вернуться к обычному режиму просмотра рабочего листа, но с разбиением на страницы.

12. Воспользуйтесь командой Вставка → Разрыв страницы, чтобы задать принудительное разделение рабочего листа на страницы печати.

13. Еще раз воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр, чтобы вернуться в режим предварительного просмотра.

14. Щелкните на кнопке Печать, чтобы распечатать рабочий лист.

► Мы познакомились с использованием средства предварительного просмотра и произвели печать документа. Мы также научились формировать колонтитулы и управлять разбиением документа на печатные страницы.

Упражнение 13.5. Форматирование ведомости

Мин

Задача. Рабочий лист должен содержать сводную ведомость студенческих оценок по итогам сессии. Если экзамены сданы без троек, соответствующая строка таблицы должна подсвечиваться зеленым цветом, если у студента остались задолженности — красным.

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2. Выберите щелчком на ярлычке неиспользуемый рабочий лист или создайте новый (Вставка → Лист). Дважды щелкните на ярлычке листа и переименуйте его как Ведомость.

3. В первую строку рабочего листа, начиная с ячейки В1, введите названия экзаменов.

4. В первый столбец рабочего листа, начиная с ячейки А2, введите фамилии студентов.

5. Заполните таблицу экзаменационными оценками по своему усмотрению. Оценки должны изменяться от 2 до 5 баллов.

6. Выделите ячейку А2 и дайте команду Формат → Условное форматирование.

7. В раскрывающемся списке на панели Условие 1 выберите вариант формула.

8. В поле для формулы введите следующую формулу: =МИН($В2: $Е2)> 3. Обратите внимание на способ использования абсолютных и относительных ссылок в формуле, так как ее планируется распространить на всю таблицу. Эта формула рассчитана на четыре экзамена, при другом их числе выбранный диапазон несколько изменится.

9. Щелкните на кнопке Формат. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Вид и щелкните на светло-зеленом цвете для его использования в качестве фона ячеек. Щелкните на кнопке ОК.

10. Щелкните на кнопке А также, чтобы задать второе условие форматирования. Далее действуйте аналогично тому, как указано в п. 8. Нужная формула должна иметь вид: =МИН($В2: $Е2)< 3.

11. Подобно тому, как указано в п. 9, задайте светло-розовый фон для ячеек.

12. Щелкните на кнопке ОК. Фон ячейки А2 должен измениться, если соответствующий студент не имеет троек или, напротив, имеет задолженность.

13. Выделите весь диапазон ячеек ведомости и дайте команду Формат → Условное форматирование. Диалоговое окно Условное форматирование должно содержать настройки, подготовленные для ячейки А2.

14. Щелкните на кнопке ОК. Условное форматирование распространится на всю выделенную область с автоматической коррекцией относительных ссылок. Убедитесь, что формат ведомости соответствует тому, что требовалось.

15. Сохраните рабочую книгу book.xls.

► Мы научились условно форматировать документ Excel. При условном форматировании оформление ячеек зависит от их содержания. Мы также научились распространять условное форматирование одной ячейки на целый диапазон.

Упражнение 13.6. Построение диаграммы

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2. Откройте рабочий лист Дополнительные расходы по месяцам.

3. Методом протягивания выделите диапазон ячеек А2: С25.

4. Щелкните на значке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

5. В списке Тип выберите пункт Гистограмма (для отображения данных в виде столбчатой диаграммы). В палитре Вид выберите нижний пункт в первом столбце (трехмерная гистограмма). Щелкните на кнопке Далее.

6. Так как диапазон ячеек был выделен заранее, мастер диаграмм автоматически определяет расположение рядов данных. Убедитесь, что данные на диаграмме выбраны правильно.

7. На вкладке Ряд выберите пункт Ряд 1, щелкните в поле Имя, а затем на ячейке В1. Аналогично, выберите пункт Ряд 2 и щелкните сначала в поле Имя, а затем на ячейке С1. Щелкните на кнопке Далее.

8. Выберите вкладку Заголовки. Задайте заголовок диаграммы, введя в поле Название диаграммы текст Диаграмма расходов. Щелкните на кнопке Далее.

9. Установите переключатель Отдельном. По желанию, задайте произвольное имя добавляемого рабочего листа. Щелкните на кнопке Готово.

10. Убедитесь, что диаграмма построена и внедрена в новый рабочий лист. Рассмотрите ее. Попробуйте навести указатель мыши на любой из элементов диаграммы. Убедитесь, что во всплывающем окне отображается точное значение данного элемента диаграммы.

11. Щелкните на одном из элементов ряда Нарастающий итог. Убедитесь, что весь ряд выделен.

12. Дайте команду Формат → Выделенный ряд. Откройте вкладку Вид.

13. Щелкните на кнопке Способы заливки. Установите переключатель Заготовка, в раскрывающемся списке выберите пункт Океан, задайте тип штриховки диагональная 1. Щелкните на кнопке ОК и еще раз на кнопке ОК. Посмотрите, как изменился вид ряда данных.

14. По своему усмотрению измените оформление ряда данных Расходы и других элементов диаграммы.

15. Сохраните рабочую книгу book.xls.

► Мы научились строить графики на основе данных, содержащихся на рабочем листе, настраивать формат диаграммы, задавать отображаемые данные и оформлять получающуюся диаграмму. Мы также узнали, как можно изменить формат готовой диаграммы.

Упражнение 13.7. Простейшие операции с базой данных

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2. Создайте новый рабочий лист (Вставка → Лист), дважды щелкните на его ярлычке и присвойте ему имя Сведения о поставках.

3. Предполагается, что предприятие получает пять видов материалов: бумагу, фанеру, картон, полиэтилен и ткань — от пяти поставщиков, находящихся в Братске, Казани, Курске, Мурманске и Череповце. Каждый из поставщиков может поставлять любой вид материалов. Поставки производятся не чаще раза в месяц, единица измерения — тонна.

4. В ячейки А1-D1 введите заголовки полей базы данных, соответственно: Месяц, Поставщик, Товар, Объем.

5. Введите несколько десятков записей, имеющих описанную выше структуру. Реальные «объемы поставки» значения не имеют.

Примечание. Преподаватель может заранее подготовить стандартную базу данных, содержащую «сведения о поставках». В этом случае ее можно скопировать из заранее подготовленной рабочей книги. Чтобы скопировать рабочий лист из одной книги в другую, надо открыть обе эти книги, щелкнуть на ярлычке копируемого листа правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Переместить/скопировать. В открывшемся диалоговом окне книга-приемник выбирается в раскрывающемся списке, далее надо указать место нового листа среди уже существующих, установить флажок Создавать копию и щелкнуть на кнопке ОК.

6. Общая сортировка базы данных. Сделайте текущей любую ячейку базы данных и дайте команду Данные → Сортировка. Убедитесь, что при этом выделяется вся (кроме заголовков полей) база данных.

7. В списке Сортировать по выберите пункт Месяц и режим по возрастанию.

8. В списке Затем по (вторичная сортировка) выберите пункт Поставщик и режим по возрастанию.

9. В списке В последнюю очередь, по выберите пункт Товар и режим по возрастанию. Щелкните на кнопке ОК.

10. Убедитесь, что база данных отсортирована по указанным критериям.

11. Последовательная сортировка базы данных. С помощью кнопки Отменить на панели инструментов восстановите прежний порядок записей базы данных. Того же порядка сортировки можно добиться другим способом.

12. Выберите любую ячейку в столбце Товар и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов.

13. Выберите любую ячейку в столбце Поставщик и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов.

14. Выберите любую ячейку в столбце Месяц и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов. Убедитесь, что итоговый порядок сортировки тот же, что и в предыдущем случае. Обратите внимание, что в этом случае мы сначала провели третичную сортировку, затем вторичную и на последнем этапе первичную.

15. Фильтрация данных. Чтобы включить режим фильтрации, дайте команду Данные → Фильтр → Автофильтр. Обратите внимание на появление раскрывающих кнопок у заголовков полей базы данных.

16. Чтобы отобрать только записи, описывающие поставки из Братска, щелкните на раскрывающей кнопке у поля Поставщик и выберите в списке пункт Братск. Обратите внимание на то, что раскрывающая кнопка действующего фильтра и номера отобранных строк отображаются синим цветом. Чтобы отменить текущий фильтр, еще раз щелкните на раскрывающей стрелке и выберите пункт Все.

17. Чтобы отобрать наиболее крупные разовые поставки, щелкните на раскрывающей стрелке у поля Объем и выберите в списке вариант Первые 10.

18. Выберите с помощью счетчика число 20 и далее пункт наибольших и вариант % от количества элементов. Щелкните на кнопке ОК. В результате будет отобрано 20% записей, содержащих наибольшие значения объема поставок.

19. Чтобы отменить режим фильтрации записей, еще раз дайте команду Данные → Фильтр → Автофильтр.

► Мы научились использовать электронную таблицу Excel в качестве базы данных. Мы научились выполнять операции сортировки и фильтрации по какому-либо признаку. При этом возможен отбор как всех записей, отвечающих определенному условию, так и доли (определенного количества) записей со значениями, экстремальными по определенному критерию.

Упражнение 13.8. Построение сводной таблицы

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2. Откройте рабочий лист Сведения о поставках.

3. Сделайте текущей ячейку в пределах базы данных. Дайте команду Данные → Сводная таблица.

4. Убедитесь, что установлены переключатели в списке или базе данных Microsoft Excel и сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее.

5. Убедитесь, что диапазон базы данных выбран правильно. Щелкните на кнопке Далее.

6. Убедитесь, что установлен переключатель Новый лист. Щелкните на кнопке Макет.

7. Перетащите кнопки в соответствующие области макета сводной таблицы: кнопку Месяц — в область Страница, кнопку Поставщик — в область Столбец, кнопку Товар — в область Строка, кнопку Объем — в область Данные.

8. Кнопка в области Данные будет иметь вид Сумма по полю Объем. Нас это устраивает. Щелкните на кнопке ОК.

9. Щелкните на кнопке Параметры. В поле Имя введите текст Сводная таблица поставок. Щелкните на кнопке ОК. Щелкните на кнопке Готово.

10. Переименуйте рабочий лист со сводной таблицей, дважды щелкнув на его корешке. Дайте ему имя Сводная таблица поставок.

11. Посмотрите на готовую сводную таблицу. Она показывает, сколько материалов определенного типа пришло от конкретного поставщика, независимо от времени поставки. Дважды щелкните на любой из ячеек сводной таблицы, чтобы увидеть на новом рабочем листе записи, на основе которых сформированы данные в этой ячейке.

12. Раскрывающие кнопки рядом с именами полей таблицы позволяют выполнить сортировку по соответствующему полю. Выберите конкретный месяц в раскрывающемся списке Месяц, чтобы увидеть данные, относящиеся к этому месяцу.

13. Перетащите кнопку Месяц в область Столбец, а кнопку Товар — в область Страница. Сводная таблица автоматически перестроится в соответствии с новой структурой.

14. Дважды щелкните на кнопке Сумма по полю объем. В открывшемся диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните на кнопке Дополнительно. В раскрывающемся списке Дополнительные вычисления выберите пункт Доля от суммы по строке. Щелкните на кнопке ОК.

15. Посмотрите на новый вид сводной таблицы. Среди прочего, мы определили, какую долю в общем потоке поставок имеет каждый из поставщиков.

16. Сохраните рабочую книгу book.xls.

► Мы научились создавать сводные таблицы для получения итоговых сведений на основе содержимого базы данных. Мы узнали, как выяснить, исходя из каких данных получен элемент сводной таблицы. Мы также научились фильтровать данные сводной таблицы, динамически перестраивать сводную таблицу, а также изменять способ отображения области данных.

Упражнение 13.9. Построение сводной диаграммы

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2. Откройте рабочий лист Сводная таблица поставок.

3. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Сводная таблица. Сводная диаграмма строится автоматически на новом рабочем листе.

4. Переименуйте этот рабочий лист, дав ему имя Сводная диаграмма.

5. Поэкспериментируйте со сводной диаграммой, чтобы выяснить, какие ее параметры можно изменять.

6. Выполните фильтрацию отображаемых данных.

7. Измените величину, отображаемую на диаграмме.

8. Переместите поле базы данных в другую область диаграммы.

9. Измените тип диаграммы.

10. Измените формат отображения элементов диаграммы.

► Мы научились создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц. При прямом создании сводной диаграммы соответствующая сводная таблица создается в любом случае. Мы выяснили, что при использовании сводной диаграммы нам доступны как операции, соответствующие сводной таблице, так и те, которые применяют при построении диаграмм. Иными словами, сводные диаграммы объединяют средства анализа и средства графического представления информации, имеющейся в базе данных.

Упражнение 13.10. Настройка режима проверки вводимых данных

Мин

1. Запустите программу Excel (Пуск → Программы → Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2. Откройте рабочий лист Сведения о поставках.

3. Предполагается, что у нас имеется фиксированный список поставщиков и товаров, так что ручной ввод этих величин необязателен. Также будем считать, что разовая поставка любого материала не может превосходить 10 тонн.

4. Для последующих экспериментов внесите произвольные искажения в базу данных: задайте в одной-двух записях неверное имя поставщика, в одной-двух записях используйте неверное наименование материала, в одной двух записях укажите завышенный объем поставки (более 10 тонн).

5. За пределами базы данных, например в столбце F, в ячейках F2-F6 укажите имена поставщиков по одному в ячейке.

6. Аналогичным образом в ячейках G2-G6 укажите правильные наименования товаров.

7. Выделите все ячейки базы данных в столбце В (Поставщик), кроме заголовка столбца. Дайте команду Данные → Проверка.

8. В раскрывающемся списке Тип данных выберите вариант Список. Переключитесь на поле Источник и введите (или выберите) диапазон F2: F6. Если диапазон выбран, ссылка автоматически берется как абсолютная. После этого щелкните на кнопке ОК.

9. Аналогичным образом выберите допустимые значения для поля Товар. В поле Источник необходимо указать диапазон G2: G6.

10. Выберите все ячейки в столбце D. Дайте команду Данные → Проверка. В поле Тип данных выберите вариант Действительное. В полях Минимум и Максимум укажите, соответственно, значения 0 и 10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Сделайте текущей любую ячейку в столбце В. Убедитесь, что ввести в нее произвольное значение, отсутствующее в списке, теперь невозможно. Щелкните на раскрывающей кнопке, чтобы выбрать допустимое значение из списка.

12. Аналогичным образом, попробуйте ввести недопустимое значение (текстовое или выходящее за пределы заданного интервала) в ячейку столбца D. Убедитесь, что это также невозможно.

13. Так как данные вводились в базу до включения проверки, они могут содержать ошибки. Дайте команду Сервис → Зависимости → Панель зависимостей.

14. Щелкните на кнопке Обвести неверные данные. Убедитесь, что ячейки с ошибками (созданные в п. 4) обнаружены и обведены красным цветом.

15. Исправьте ошибки и еще раз щелкните на кнопке Обвести неверные данные. Убедитесь, что пометки исчезли.

16. Сохраните рабочую книгу book.xls.

► Мы научились использовать средства автоматической проверки вводимых данных. Мы узнали, что при этом гарантируется соответствие введенных данных определенному условию. Мы также познакомились с новым способом ввода данных при наличии ограничений. Мы научились находить ошибки в том случае, если условие на данные задано уже после того, как данные были введены.

Упражнение 13.11. Решение задачи оптимизации расходов предприятия

Мин

Задача. Предприятие работает по недельному графику, требующему разного числа работников в разные дни недели. Необходимое число работников приведено в таблице.

Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота	Воскресенье

Можно использовать сотрудников с пятидневной рабочей неделей (выходные — любые два дня подряд, недельная заработная плата — 500 рублей) и с шестидневной рабочей неделей (выходной — суббота или воскресенье, недельная заработная плата — 700 рублей, то есть шестой рабочий день оплачивается по двойной ставке). При этом требуется, чтобы использовались все варианты расписания работы с двумя выходными (это позволяет при болезни одного из работников привлечь на замену человека, который только что имел свободный день).

Необходимо составить график работы, обеспечивающий минимальные расходы предприятия на заработную плату.

1. Запустите программу Excel и откройте рабочую книгу book.xls.

2. Создайте новый рабочий лист (Вставка → Лист), дважды щелкните на его ярлычке и присвойте ему имя Заработная плата.

3. В первую строку рабочего листа введите заголовки столбцов: в ячейку А1 — Выходные дни, в ячейку В1 — Работники, в ячейки D1-J1 — дни недели (Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс).

4. В столбец А введите заголовки строк. В ячейках А2-А8 введите разрешенные пары выходных (от Понедельник, вторник до Воскресенье, понедельник). В ячейки А9 и А10 введите одиночные выходные (Суббота и Воскресенье). В ячейке А12 укажите заголовок Всего. Ячейка А15 должна содержать фразу Недельная оплата работника, а ячейка А16 — текст Общий недельный расход.

5. Введите фиксированные данные. В ячейке В13 напишите Всего требуется и введите в ячейках D13-J13 требования к минимальному числу работников согласно заданной таблице. В ячейку В15 введите фиксированную недельную оплату — 500 рублей.

6. В ячейках диапазона D2: J10 укажите 1, если для данного расписания день является рабочим, и 0 — если выходным.

7. В ячейки В2-В10 введите нулевые (или иные произвольные) значения. Предполагается, что в дальнейшем эти значения будут вычислены автоматически.

8. В ячейку D12 введите следующую формулу: =D8*$B8+D2*$B2+D3*$B3+D4*$B4+ D5*$B5+D6*$B6+D7*$B7+D10*$B10+D9*$B9. По ней рассчитывается число работников, занятых в понедельник. Элементы абсолютной адресации использованы для того, чтобы формулу можно было копировать.

9. Методом заполнения скопируйте только что введенную формулу в ячейки диапазона E12-J12.

⇐ Предыдущая 39 40 41 42 434445 46 47 48 Следующая ⇒