Использование электронных таблиц как баз данных

 

Обычно базы данных представляют собой набор взаимосвязанных таблиц. Прос­тейшие базы данных состоят из одной таблицы. В качестве такой базы данных вполне можно использовать электронную таблицу Excel. Программа Excel включает набор функций, позволяющих выполнять все основные операции, присущие базам данных.

Информация в базе данных состоит из набора записей, каждая из которых содер­жит один и тот же набор полей. Записи характеризуются порядковыми номерами, а каждое поле имеет заголовок, описывающий его назначение.

Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных Excel, необ­ходимо придерживаться строгих правил. Каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа. Столбцы базы данных должны идти подряд, без промежутков между ними. В первой строке каждого столбца (точнее, в той строке, с кото­рой начинается база данных) должен быть указан заголовок соответствующего поля. Заголовок поля должен занимать не более одной ячейки. Содержимое ячейки заго­ловка должно быть уникально в пределах рабочего листа.

Записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков. Пус­тые строки не допускаются. Вообще, пустая строка рассматривается как признак окончания базы данных, то есть, записи должны идти подряд, без промежутков между ними.

В базе данных, оформленной таким образом, возможно выполнение большинства операций, характерных для баз данных. Все операции с базами данных выполня­ются примерно одинаково. Сначала необходимо выбрать любую ячейку в базе дан­ных, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей базы дан­ных выбирается автоматически.

 

Сортировка базы данных

 

Для сортировки базы данных используется команда Данные → Сортировка (рис. 13.12). Диалоговое окно Сортировка диапазона служит для выбора поля, по которому про­изводится сортировка. Если заданы заголовки полей, то в качестве обозначений используются именно они, если заголовки отсутствуют, в качестве заголовков используются обозначения столбцов. Первое из выбранных полей определяет режим первичной сортировки. Если при совпадении значений в этом поле суще­ствуют дополнительные критерии, определяющие порядок записей, то можно также задать поля для вторичной и третичной сортировки. По любому из полей сорти­ровка может выполняться в порядке возрастания или убывания

.

Рис. 13.12. Управление сортировкой базы данных

 

Фильтрация базы данных

 

Так как база данных может включать огромное число записей (в программе Excel естественным пределом служит максимальное число строк рабочего листа — 65536), не всегда требуется отображать все эти записи. Выделение подмножества общего набора записей называется фильтрацией. Наиболее простым способом фильтра­ции в программе Excel является использование автофильтра.

Применение автофильтра. Включение режима фильтрации осуществляется коман­дой Данные → Фильтр → Автофильтр. При этом для каждого поля базы данных авто­матически создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрываю­щиеся списки. Раскрывающие кнопки этих списков отображаются возле поля заголовка каждого столбца (рис. 13.13).

 

Рис. 13.13. База данных с автофильтром.

 

По умолчанию используется вариант Все, указывающий, что записи базы данных должны отображаться без фильтрации. Вариант Первые 10 позволяет отобрать опре­деленное число (или процент) записей по какому-либо критерию. Вариант Усло­вие позволяет задать специальное условие фильтрации. Кроме того, имеется воз­можность отбора записей, имеющих в нужном поле конкретное значение.

При применении фильтра записи, не попадающие в отобранное подмножество, скрываются и не отображаются. Общее число записей базы данных и число отобранных записей отображается в строке состояния программы. Исходные номера отобранных записей сохраняются, но отображаются голубым цветом. Точно таким же цветом изображается заголовок поля (или нескольких полей), по которому была выполнена фильтрация.

Отфильтрованная база данных может использоваться при печати (печатаются только записи, относящиеся к выбранному подмножеству) и при построении диаграмм (график строится на базе выбранных записей). В последнем случае смена крите­риев фильтрации автоматически изменяет вид диаграммы.

Расширенная фильтрация. Если требуется, чтобы диаграмма не зависела от смены критериев фильтрации, необходимо создать копию соответствующих записей. Создать такую копию можно только с помощью расширенного фильтра. Расши­ренный фильтр оперирует с двумя базами данных одинаковой структуры, то есть с одинаковым набором полей. Обычно, для записи условий фильтрации создают отдельный рабочий лист.

Запись в базе данных условий может содержать пустые поля. Каждое непустое поле задает определенное условие фильтрации. Для текстовых полей требуется совпадение поля в базе данных с заданным здесь значением. Для числовых полей можно также указывать знаки сравнения. Условия, заданные в пределах одной записи, должны выполняться одновременно. Для условий, заданных в рамках разных запи­сей, достаточно выполнения хотя бы одного.

При выборе расширенной фильтрации командой Данные → Фильтр → Расширенный фильтр можно выполнить фильтрацию на месте или извлечь отфильтрованные записи и поместить их отдельно, на любой рабочий лист любой открытой рабочей книги.

 

Анализ данных

 

Подробный анализ данных из таблицы базы данных требует возможности получе­ния сводной информации по записям базы данных. Фактически, речь идет о сов­мещении средств фильтрации и итоговых вычислений. Результаты такого анализа могут быть представлены в виде сводной таблицы или сводной диаграммы. При создании сводной диаграммы автоматически создается и сводная таблица, содер­жащая данные, на основе которых строится диаграмма.

 

Построение сводной таблицы

 

Первоначальное построение сводной таблицы производится с помощью Мастера сводной таблицы. Для этого служит команда Данные → Сводная таблица. Первона­чально, как обычно, требуется выделить ячейку, относящуюся к базе данных.

На первом этапе работы мастера выбирается тип данных (для использования базы данных Excel — это пункт В списке или базе данных Microsoft Excel) и тип оформле­ния сводных данных — Сводная таблица. Затем, после щелчка на кнопке Далее, надо уточнить, правильно ли был выбран диапазон, охватывающий базу данных. Если придерживаться правил ограничения базы данных пустыми ячейками, то авто­матический выбор осуществляется безошибочно. После очередного щелчка на кнопке Далее выбирается местоположение сводной таблицы. В большинстве слу­чаев следует размещать ее на новом рабочем листе (переключатель Новый лист).

Содержание сводной таблицы. Но одновременно с этим надо сформировать содер­жание и оформление сводной таблицы. Для выбора содержания надо щелкнуть на кнопке Макет. Сводная таблица состоит из четырех областей: Страница, Строка, Столбец и Данные (рис. 13.14).

 

Рис. 13.14. Формирование макета сводной таблицы

 

Каждой области сводной таблицы должны соответствовать одно или несколько полей базы данных. Исключение делается только для поля Страница, которое можно оставить пустым. При заполнении сводной таблицы данные из соответствующих полей берутся автоматически. Для заполнения этих полей служат кнопки, назва­ния которых совпадают с названиями полей базы данных. Поместить кнопку в нужное поле можно методом перетаскивания. В сводной таблице можно исполь­зовать только те поля, которые необходимы. Незадействованные поля в отборе и вычислениях не участвуют.

Область Страница играет роль внешнего фильтра. Данные в остальной части таблицы относятся к значению, выбранному в этом поле. Область Строка содержит значения, определяющие содержимое строки таблицы, и задает второй уровень сортировки. Аналогичным образом, область Столбец определяет содержимое столб­цов. В отличие от области Страница, в сводную таблицу помещаются данные для всех возможных значений полей, указанных в этих областях.

Область Данные определяет собственно содержимое таблицы. В отличие от всех остальных областей, к данным, попадающим в ячейку таблицы, применяется функ­ция для итоговых вычислений (по умолчанию — суммирование). Если необходимо изменить эту функцию, надо дважды щелкнуть на соответствующей кнопке и выбрать нужную операцию из раскрывающегося списка.

Кроме стандартного набора итоговых функций, можно использовать и дополни­тельные вычисления. Для этого надо щелкнуть на кнопке Дополнительно, выбрать нужное значение из раскрывающегося списка Дополнительные вычисления и, если требуется, указать необходимые параметры. После выбора и настройки данных сле­дует щелкнуть на кнопке ОК.

Оформление сводной таблицы. Для настройки внешнего вида сводной таблицы надо щелкнуть на кнопке Параметры. Здесь можно задать имя листа сводной таб­лицы, включить режим суммирования данных по строкам и столбцам, разрешить доступ к информации, использованной при вычислении, выполнить другие настройки. По их завершении требуется щелкнуть на кнопке ОК, а затем на кнопке Готово, и сводная таблица строится автоматически.

 

Работа со сводной таблицей

 

При создании сводной таблицы автоматически открывается и панель инструмен­тов Сводные таблицы. В дальнейшем открывать и закрывать эту панель можно, щелкая правой кнопкой мыши на любой из открытых панелей инструментов и выбирая пункт Сводные таблицы из контекстного меню (рис. 13.15).

 

Рис. 13.15. Работа со сводной таблицей

 

Если требуется изменить вид сводной таблицы, это можно сделать с помощью кно­пок, помещенных в таблице в соответствующих областях. При щелчке на соответ­ствующей раскрывающей кнопке появляется небольшое окно, в котором можно отключить некоторые из отображаемых показателей. Для области Страница справа отображается раскрывающийся список, позволяющий выбрать разные условия фильтрации. Кроме того, щелкнув в пределах сводной таблицы правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Отобразить страницы, можно разделить единую сводную таблицу на набор таблиц, соответствующих разным значениям, которые можно выбрать в области Страница.

Сводная таблица остается динамически связанной с данными, на основании кото­рых она была построена. Это, в частности, означает, что для любого значения, при­веденного в сводной таблице, можно выяснить, как оно было получено. Для этого надо дважды щелкнуть на соответствующей ячейке таблицы. При этом автомати­чески создается новый рабочий лист, содержащий выборку записей, использован­ных при вычислении данного значения.

Динамическая связь с исходными данными проявляется и в том, что при измене­нии данных не требуется заново формировать сводную таблицу. Достаточно щелк­нуть в пределах таблицы правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Обновить данные.

Впрочем, это не относится к часто встречающейся ситуации, когда записи базы данных добавляются или удаляются. В этом случае необходимо снова запустить мастер сводных таблиц (проще всего для этого воспользоваться кнопкой Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы), щелкнуть на кнопке Назад и уточнить диапазон ячеек, включающих записи базы данных. После щелчка на кнопке Готово данные сводной таблицы будут обновлены с учетом изменения числа записей.

 

Построение сводных диаграмм

 

Сводная диаграмма представляет собой диаграмму, построенную на основе свод­ной таблицы. При создании сводной диаграммы соответствующая ей сводная таб­лица создается автоматически, даже если явного запроса на ее создание не было. Для создания сводной диаграммы по уже существующей сводной таблице проще всего щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Сводные таб­лицы. Чтобы создать сводную диаграмму непосредственно на основе базы данных, надо запустить Мастер сводных таблиц командой Данные → Сводная таблица и на первом этапе работы мастера установить переключатель Сводная диаграмма. Далее проще всего сразу щелкнуть на кнопке Готово.

Программа Excel автоматически создаст новые рабочие листы, соответствующие создаваемой сводной таблице и сводной диаграмме, и откроет лист с диаграммой. Реальной информации этот лист пока что не содержит. Формирование содержи­мого диаграммы осуществляется точно так же, как формирование сводной таблицы: перетаскиванием кнопок, соответствующих полям базы данных, в нужные области диаграммы (рис. 13.16). Таких областей три.

• Область страницы располагается в верхней части диаграммы.

• Область данных совпадает с областью построения.

• Область категорий (включающая строки и столбцы промежуточной сводной таблицы) располагается в нижней части диаграммы или слева от нее.

 

Рис. 13.16. Формирование сводной диаграммы

 

Кнопки полей, которые можно перетаскивать, в данном случае располагаются непо­средственно на панели инструментов Сводные таблицы. Чтобы отменить исполь­зование поля, его надо переместить из области диаграммы обратно на панель.

Информация о полях базы данных отображается на диаграмме точно так же, как и в сводной таблице, — с раскрывающими кнопками. Используя их, можно изме­нить правила фильтрации или отключить отображение некоторых значений.

Дальнейшее форматирование и настройка диаграммы осуществляется через кон­текстные меню. Так, чтобы изменить вид диаграммы, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на области построения и выбрать в контекстном меню пункт Тип диа­граммы. Для изменения формата щелкните на соответствующем элементе диаграммы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующий пункт Формат... В целом, возможности управления отображением сводных диаграмм несколько ниже, чем для обычных диаграмм, что связано с более сложным внут­ренним механизмом их построения.

 

Средства контроля

 

Контроль рабочих листов

 

Если рабочие книги Excel используются для создания документации (особенно в бухгалтерской деятельности), необходима гарантия, что содержащиеся в них дан­ные не содержат ошибок. Механический ввод данных всегда чреват опечатками, особенно когда речь идет о числах. При вводе текста в качестве естественного регу­лятора выступает обычная грамотность. Когда глаз натыкается на «неправильное» слово, у большинства людей автоматически срабатывает внутренний сигнал. При вводе числовых данных определить «на глаз», правильно ли введенное число, намного труднее. Кроме того, рабочие листы Excel часто содержат формулы, которые также являются серьезным источником ошибок.

 

Контроль логических ошибок

 

Ошибки в формулах можно разделить на две категории. Если в результате ошибки формула дает неверный результат, то автоматические средства поиска ошибок не помогут. В таком случае необходимо, чтобы вмешался специалист, который хорошо знаком с данными и способен локализовать неверную формулу и выяснить, как ее можно исправить.

При наличии ошибок другой категории нарушается логика работы программы. В этом случае сама программа Excel способна помочь в их поиске и исправлении. Эти ошибки также можно разделить на две группы: невычисляемые формулы и цик­лические ссылки.

Неверные формулы. Если получить значение в результате вычисления формулы по каким-то причинам невозможно, программа Excel выдает вместо значения ячейки код ошибки. Возможные коды ошибок и причины их появления приведены в таб­лице 13.2.

Циклические ссылки. При возникновении ошибок другой категории — цикличес­ких ссылок — программа Excel выдает сообщение об ошибке немедленно. При появ­лении новых формул их значения вычисляются сразу же, а циклическая ссылка делает невозможным вычисление данных в одной или нескольких ячейках.

Если формула при вычислении использует значения, располагающиеся в других ячейках, говорят, что она зависит от них. Соответствующая ячейка называется зависимой. Наоборот, используемая ячейка влияет на значение формулы и поэтому называется влияющей.

 

Таблица 13.2. Стандартные сообщения программы об ошибках

 

КОД ОШИБКИ	ПРИЧИНА ВОЗНИКНОВЕНИЯ
##### (символы заполняют ячейку целиком)	Числовые данные не помещаются в ячейку по ширине или же при вычислении по формуле из даты вычитается более поздняя
#ДЕЛ/0!	В знаменателе формулы получается нулевое значение или стоит ссылка на пустую ячейку. Последнее может оказаться связано с неверным использованием относительной ссылки
#ЗНАЧ!	У функции пропущен обязательный параметр или же в качестве параметра использована ссылка на пустую ячейку или ячейку с данными, тип которых не соответствует типу нужного параметра
#ИМЯ?	Опечатка в имени функции или имени ячейки (диапазона). Может быть вызвана пропуском двоеточия при указании диапазона или кавычек при указании текстового параметра
#ПУСТО!	В формуле использовано пересечение диапазонов, не включающее ни одной ячейки
#ЧИСЛО!	При вычислении получилось число, слишком большое или слишком маленькое для программы Excel. Как правило, это следствие неправильности формулы
#ССЫЛКА!	Формула указывает на ячейку, которая отсутствует на рабочем листе. Чаще всего такая ошибка возникает вследствие копирования формулы с относительной адресацией влево или вверх, из-за чего возникают ссылки на столбцы, предшествующие столбцу А, и строки, предшествующие первой

 

Циклическая ссылка — это случай, когда значение в ячейке зависит от нее самой. Простейший вариант — ячейка содержит ссылку на саму себя. Такая ситуация иногда случайно возникает при задании диапазона для итоговых вычислений. В более сложных случаях найти циклическую ссылку может оказаться не так легко, поскольку цепочка от ячейки к ней же самой может идти через большое число про­межуточных зависимых ячеек.

Если программа обнаруживает в электронной таблице циклические ссылки, она немедленно выдает предупреждающее сообщение и открывает панель инструмен­тов Циклические ссылки. Все ячейки, содержащие циклические ссылки, помечаются голубым кружком, а в строке состояния появляется слово Цикл и список таких ячеек.

Для поиска цикла, который всегда связан с ошибкой в логике работы формул рабо­чего листа, удобно использовать панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки с циклическими ссылками приведены в раскрывающемся списке на этой панели. Если цикл взаимных ссылок включает несколько ячеек (так называемая косвенная циклическая ссылка), то проследить его можно с помощью кнопок Влия­ющие ячейки и Зависимые ячейки. Если щелкнуть на кнопке Влияющие ячейки, то программа автоматически выделит ячейки, от которых непосредственно зависит значение в текущей ячейке. В случае косвенной циклической ссылки среди них также должна быть ячейка с циклической ссылкой. Выбрав ее и снова щелкнув на кнопке Влияющие ячейки, можно продвинуться на один шаг и далее постепенно выявить весь цикл (рис. 13.17).

 

Рис. 13.17. Поиск циклической ссылки

 

Какая-то из формул в найденных таким образом ячейках должна заведомо содер­жать ошибку, исправление которой разомкнет цикл. Если рабочий лист содержит и другие ячейки с циклическими ссылками, соответствующие ошибки находят и исправляют точно таким же способом.

 

Проверка вводимых данных

 

Часто вводом данных в отчетные документы занимаются не те же лица, которые эти данные получают и отвечают за их правильность. Более того, ввод данных часто осуществляют в спешке, а возможность выполнить перепроверку существует не всегда.

Для таких случаев в программе Excel предусмотрены средства автоматического под­тверждения правильности ввода, основанные на деловых правилах, принятых в данной организации. Деловые правила обычно основываются на естественном порядке вещей и не всегда формулируются строго. Например, в организации может быть принят верхний предел оплачиваемой продолжительности рабочей недели в часах, так что все, что выходит за данный предел, явно является ошибкой ввода.

Правила, используемые для подтверждения правильности ввода, должны быть выработаны заранее, до того как начат реальный ввод данных. Выполнить допол­нительную операцию по настройке условий правильности ввода необходимо при подготовке рабочей книги к вводу данных. Впрочем, есть и возможность выпол­нить проверку соответствия ранее введенных данных условиям, которые были заданы позже.

Выделив область рабочего листа, предназначенную для ввода данных определен­ного типа, дайте команду Данные → Проверка. Условия, накладываемые на вводи­мые значения, задаются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводи­мых значений (рис. 13.18).

 

Рис. 13.18. Задание условий на вводимые параметры

 

Например, если в выбранные ячейки разрешен ввод только значений из опреде­ленного набора, следует создать где-либо на рабочем листе список допустимых вариантов, а затем выбрать в раскрывающемся списке Тип данных пункт Список и указать диапазон ячеек, содержащих список, в поле Источник. В дальнейшем при попытке ввести какие-либо данные в данную ячейку, рядом с ней появится рас­крывающая кнопка, позволяющая открыть список допустимых значений. Возмож­ность ввести некорректные данные в этом случае отсутствует физически.

Другие пункты списка Тип данных позволяют выбрать другие типы данных и задать для них соответствующие ограничения. Способы задания ограничений зависят от того, какие именно данные должны быть помещены в ячейку.

Специально для тех случаев, когда данные в электронную таблицу вводит не тот, кто ее создал, предусмотрены дополнительные меры управления вводом. Так, чтобы пояснить, что именно должно содержаться в данной ячейке, можно задать пара­метры диалогового окна (заголовок и текст), автоматически открываемого, когда данная ячейка становится текущей. Для этого служит вкладка Сообщение для ввода. Эта настройка самостоятельна по отношению к средствам подтверждения правиль­ности ввода и может применяться, даже если никаких ограничений не задано.

Способ уведомления о нарушении правил ввода задается на вкладке Сообщение об ошибке. Здесь описывается вид появляющегося диалогового окна, если введен­ные данные не удовлетворяют заданным условиям.

 

Дополнительные средства контроля

 

Все инструменты контроля правильности электронных таблиц сосредоточены на панели инструментов Зависимости, которую можно открыть командой Сервис → Зависимости → Панель зависимостей. Здесь, в частности, имеются кнопки, анало­гичные кнопкам панели инструментов Циклические ссылки, позволяющие просле­живать влияние и зависимость ячеек.

Кнопка Источник ошибки позволяет найти влияющие ячейки для той ячейки, в кото­рой отображается один из описанных выше кодов ошибки. Здесь же есть кнопка добавления примечаний к ячейкам. Ячейка, содержащая примечания, помечается треугольником в верхнем правом углу, а сами примечания отображаются во всплы­вающем окне при наведении указателя мыши на данную ячейку.

Кроме того, панель инструментов Зависимости позволяет выделить ячейки, содер­жимое которых не отвечает заданным условиям правильности данных. Это осо­бенно удобно, если часть данных была введена до того, как были заданы эти усло­вия. Ячейки с неверным содержанием помечаются кружком.

 

⇐ Предыдущая38394041424344454647Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. A. Какой заголовок подходит к данному тексту?
2. BIM как частный случай PLM. Жизненный цикл продукта, жизненный цикл строительного проекта.
3. I) индивидуальная монополистическая деятельность, которая проявляется как злоупотребление со стороны хозяйствующего субъекта своим доминирующим положением на рынке.
4. I. Какое из данных утверждений выражает основную идею текста?
5. I. Логистика как системный инструмент.
6. I. Понятие как форма мышления
7. I. Предмет, метод и специфика административного права как отрасли права
8. I. СИСТЕТЕХНИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА ПРОИЗВОДСТВА ЭЛЕКТРОННЫХ СРЕДСТВ
9. I. Теоретические основы использования палочек Кюизенера как средство математического развития дошкольников.
10. I. Флагелляция как метод БДСМ
11. IDEF1X - методология моделирования данных, основанная на семантике, т.е. на трактовке данных в контексте их взаимосвязи с другими данными.
12. II. В каком абзаце есть ответ на поставленный вопрос.