Характеристика, структура, функции и схема функционирования

⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 24Следующая ⇒

Понятие ² информационная система² невозможно объяснить без предварительного раскрытия содержания понятий ² система² и ² система управления². Различают естественные и искусственные системы. Примерами естественных систем являются: планетарная, водная, атмосферная, биологическая и т.д. Примерами искусственных систем могут служить: производственные, энергетические, транспортные, информационные, финансовые и другие системы.

Система - это множество взаимосвязанных элементов или подсистем, которые сообща функционируют для достижения общей цели. Подсистема – это часть системы, которая в свою очередь, также может рассматриваться в качестве системы. Всякая система характеризуется целью, границами, структурой, входом, выходом, прямой и обратной связью.

Прямая и обратная связи имеют непосредственное отношение к управлению системой, осуществляемого с помощью различного рода воздействий. В системе управления, т.е. системе в которой реализуется управление, выделяется субъект управления (аппарат управления), т.е., управляющий орган, и объект управления (управляемая часть системы).

Управление может быть как односторонним, так и с обратной связью. Примером одностороннего воздействия субъекта управления на управляемый объект может служить управление транспортом с помощью светофора, а с обратной связью – управление предприятием (организацией).

Аппарат управления с помощью прямой связи переводит объект управления в новое состояние, которое соответствует цели управления (например, устанавливает новый план по производству разных видов продукции или новый план по продажам). Объект управления с помощью обратной связи выдает ответную реакцию (например, о фактическом выполнении плана по производству и продажам). Процесс управления в данном случае есть ничто иное, как преобразование обратной связи в новые управляющие воздействия.

В основе всякого управления лежит обмен и обработка информации, поэтому любая система управления содержит информационную систему. Согласно Федеральному закону РФ от 26 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» «и нформационная система – это совокупность содержащихся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств».

Рассматривать состав и содержание информационной системы невозможно без системы управления, так же как бессмысленно рассматривать систему управления без информационной системы. Они не существуют друг без друга. Поэтому информационные системы существуют с тех пор как появились системы управления. Они могут содержать компьютерные средства обработки информации, а могут и не содержать. Например, во времена Конфуция в древнем Китае управление осуществлялось без компьютеров, однако информационная система, функционировавшая под его руководством, была весьма эффективна. Поэтому все информационные системы делятся на два класса - автоматизированные и неавтоматизированные.

В результате технического прогресса и прихода компьютеров появилась возможность часть информации обрабатывать автоматизировано. Далеко не вся информация в системе управления обрабатывается с помощью компьютеров. Существует и такая, которую формализовать либо не удается, либо не следует. Поэтому, если используются компьютеры информационные потоки от аппарата управления к объекту и обратно делятся на две части: те, что обрабатываются с помощью компьютеров, и те, что нет, что демонстрируется на рис. 2.3 (ИС_а – автоматизированная, ИС_р – ручная).

Рис. 2.3. Две составляющие информационной системы

На рис. 2.4 представлена информационная система, в которой не применяются какие-либо средства автоматизации обработки информации.

Рис. 2.4. Информационная система без использования средств автоматизации

С помощью обозначений указаны информационные потоки, обрабатываемые вручную. Поток несет в себе директивную информацию от аппарата управления объекту управления (прямая связь). Поток содержит отчетную информацию (обратная связь). С помощью индекса р обозначена ручная обработка информации.

С появлением компьютеров и других средств обработки информации ситуация на предприятиях (организациях) поменялась коренным образом. На рис. 2.5 показано, что каждый из информационных потоков разделился на два, а именно: и . Это указывает на то, что часть прямой (директивной) связи (например, патентная, юридическая и другая не поддающаяся формализации информация) направляется непосредственно объекту управления. Втора часть – с помощью локальной сети направляется в компьютер для расчетов, а полученные результаты затем, опять же с помощью локальных сетей передаются объекту управления. Аналогично и обратная связь делится на два потока: - информация, не обрабатываемая на компьютере, и - обрабатываемая и передаваемая с помощью локальной сети.

Рис. 2.5. Информационная система с использованием компьютерных средств автоматизации

На рис. 2.5 кроме внутренней информации, используемой для принятия решений, используется также и внешняя. Прежде чем дать опредление современной информационной системе необходимо ввести понятие информационной инфраструктуры (ИТ-инфраструктура), под которой понимается совокупность:

- технических средств (компьютеры и серверы, принтеры, факс-аппараты, сканеры, сети передачи данных, телефонные сети, активное и пассивное сетевое оборудование (маршрутизаторы, коммутаторы, кабельные сети и т.д.); телефонные станции);

- программного обеспечения серверов и рабочих станций;

- информационных ресурсов и средства их хранения;

- обслуживающего персонала.

Тогда в соответствии с рис. 2.5 информационная система – это информационная инфраструктура предприятия, которая в соответствии с контуром управления сопровождает (обеспечивает) процессы управления. На рис. 2.6 графически иллюстрируется ИТ-инфраструктура предприятия.

Рис. 2.6. Состав ИТ-инфраструктуры

Из рис. 2.6 видно, что ядром и связующим звеном всех компонентов ИТ-инфраструктуры служит информационная технология, речь о которой детально пойдет ниже.

6. Информационные технологии (IT-технологии), их определение, состав и содержание основных технологических операций

Технология вообще, и информационная в частности, – это, прежде всего, цепь процедур и операций, выполняемых последовательно (параллельно) во времени. Это не просто комплекс различных научных и инженерных знаний, а свод правил, регламентирующих выполнение технологических процедур. Как уже отмечалось информационная технология – это совокупность методов, этапов, процедур, операций, приемов и средств для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации, выполняемых периодически в заданной последовательности с помощью средств компьютеризации или без таковых.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы — организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий — управленческой и компьютерной — залог успешной работы информационной системы.

Выделяют два класса информационных технологий:

- базовые (общеизвестные);

- специализированные (предметные).

Под базовой (общеизвестной) информационной технологией понимается такой набор составляющих ее инструментальных программных и других средств, которые, с точки зрения конечного пользователя, не имеют составных частей (далее не делятся). К таковым можно отнести: текстовые, табличные графические процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные средства, web-технологии и различного рода программные продукты, не включающие другие (например, экспертные системы). Их характерная черта заключается в универсальности, то есть в ориентации на применение в различных областях деятельности человека (экономике, медицине, юриспруденции и т.д.).

Специализированные (предметные) информационные технологии создаются на основе соответствующих специализированных языков программирования, однако могут содержать в себе базовые, адаптированные (настроенные) под специфику конкретных задач соответствующих предметных областей. Алгоритмы обработки в них закладываются разработчиками, которые, как правило, могут корректироваться пользователями. Такие технологии всегда ориентированы на решение определенного класса задач (учетных, прогнозных, плановых, статистических, аналитических и проч.).

Этапы, процедуры, операции и т д., составляющие содержание любой предметной технологии, иллюстрируются иерархической зависимостью, представленной на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Иерархическая структура информационных технологий

Бессмысленно говорить об информационной технологии без ориентации на ее пользователя. Пользователями являются сотрудники, находящиеся на различных уровнях иерархии управления предприятием, организацией, офисом и т.д. На рис. 5.2 представлена типовая трехуровневая структура системы управления предприятием, на каждом из которых применяется своя информационная технология (слева). Справа показаны типовые технологии, обеспечивающие информационную поддержку управленческому персоналу.

Рис. 5.2. Связь между уровнями управления и их информационной поддержкой

На рис. 5.2 перечислены следующие классы технологи и составляющие их элементы:

класс TPS-технологий (Transactions Processing Systems):

- ECM (Enterprise Content Management Systems) – управление корпоративным контентом;

- OLTP-технология – (On-line Transaction Processing) – технология оперативной обработки данных;

- Web-технология - средства обеспечивающие работу с информацией, находящейся влокальных и глобальных сетях.

класс ERP-технологий (Enterprise Resource Planning) интегрированные информационные системы, обеспечивающие всестороннее управление предприятием:

- ECM (Enterprise Content Management Systems) – управление корпоративным контентом;

- OLAP (On-line Analytical Processing) – оперативная аналитическая обработка данных;

- DSS (Decision Support Systems) – система поддержки принятия решений;

класс ESS-технологий (Executive Support Systems) - интеллектуальные информационные технологии (Intellectual information technology):

- BI (Business Intelligence) – интеллектуальная поддержка бизнеса;

- AOC (Агентно-ориентированные системы) – технологии, ориентированных на использование программных агентов;

- DM (Data Mining ) - технологии интеллектуального анализа данных.

В последний список не вошли технологии, предназначенные для работы с нечеткой (Fuzzy Logic Toolbox) и неосознанной информацией (нейросети). О них более подробно речь пойдет ниже.

Каждый уровень управления определяет вид информационных ресурсов (данные, информация, знания) потребляемых управленческим персоналом. На оперативном уровне используются данные, тактическом – информация, на стратегическом - знания. Данная градация является условной, так как на любом уровне, в случае надобности, можно получить любой из перечисленных видов. Если информационная система создана в соответствии со стандартами открытых систем, то интеграция информационных технологий обеспечивается на всех уровнях иерархии.

Так как понятие информационной технологии многоуровневое, поэтому каждую из перечисленных технологий можно представить с помощью иерархии их составляющих. Иерархия в данном случае отражает взаимоотношения вида “целое-часть” либо “род-вид”. Обратимся к рис. 5.3, где представлена типовая иерархия информационных технологий предприятия или организации. Информационные технологии условно можно разделить на следующие классы: ERP-технологии, MIS-технологии и ESS-технологии.

Информационную систему предприятия, организации, офиса и т.д. можно рассматривать как технологию первого уровня, которая включает в себя классы технологий второго уровня. К таковым, согласно рис. 5.3, относятся ERP-технологии, управленческие информационные системы (MIS-технологии), и технологии интеллектуальной обработки данных (ESS-технологии). Каждая из перечисленных технологий в свою очередь состоит из подтехнологий.

ERP-технологии включают транзакционные технологии (TPS-технологии) и OLAP-технологии, поддерживающие оперативную аналитическую обработку данных. В свою очередь класс TPS-технологий можно рассматривать как множество, состоящее из OLTP, WEB-технологий и ECM - технологий управления контентом (см. 1.2). Частным случаем ECM является технология управления документооборотом.

Теперь необходимо рассмотреть основные функции, выполняемые сотрудниками управления с помощью информационных технологий на каждом из уровней управления.

Рис. 5.3. Дерево иерархической зависимости типовых информационных технологий предприятия

Оперативный уровень

На данном уровне управления транзакционные технологии (TPS) предназначены для ежедневной оперативной обработки данных, поступающих в виде документов, сообщений (счета, акты, накладные и т.д.), что позволяет создавать различные отчеты, сводки, ведомости, Такого рода результирующие документы необходимы для управления производственными, снабженческими, реализационными или иными процессами. Главная функция данного уровня состоит в регистрации в базе данных всех событий происходящих на предприятии и за его пределами. Класс TPS-технологий включает такие технологии как OLTP-технологии, которые, как правило, базируются на офисных, бухгалтерских и других фиксирующих хозяйственно-финансовых операции технологиях; web-технологии и, как правило, технологии управления контентом и поддержки электронного документооборота. Для организации электронного документооборота современные компании используют промышленные системы управления корпоративным контентом (ECM). Эти системы позволяют автоматизировать все операции по работе с неструктурированной информацией на всех этапах ее жизненного цикла – от момента создания и ввода документа в систему, последующего редактирования, согласования и утверждение, до публикации, архивирования и уничтожения в соответствии с корпоративными правилами и нормами действующего законодательства.

Для этого создаются АРМы бухгалтеров, менеджеров, начальников цехов, отделов, кладовщиков, нормировщиков, кассиров и т.д. Эти специалисты осуществляют непосредственный контакт с внешней средой: прием заказов, регистрация поступления материалов от поставщиков и передача их на склад, выписка счетов, нарядов на оплату труда и т.д. В результате функционирования TPS-технологий получают стандартные документы: платежные поручения, счета, расходные и приходные накладные и т.д. Такого рода технологии предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные, известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки.

На оперативном уровне, как правило, решаются следующие задачи:

- обработка данных об операциях, производимых фирмой;

- создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

- получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Для решения перечисленных задач выполняются типовые информационные технологические OLTP-операции, представленные на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Типовые информационные технологические OLTP-операции, используемые на оперативном уровне управления

Так как оперативный ввод и обработка информации осуществляется на любом предприятии, поэтому транзакционные технологии присутствуют на большинстве из них. Примером простейшей транзакционной OLTP-технологии может служить любая бухгалтерская система, если на предприятии не внедрена одна из интегрированных информационных систем.

Тактический уровень

На тактическом уровне используются класс технологий, который условно можно обозначить как ERP и MIS. Первая, из которых, включает средства для поддержки принятия решений – OLAP-технологии, а вторая - автоматизации управленческой деятельности (MIS-технологии). MIS-технология необходима для организации функций планирования снабжения, производства и реализации готовой продукции, финансового планирования, контроля их выполнения и составления отчетов для руководства.

OLAP-технология функционирующая на данном уровне, известная как DSS-технологии (система поддержки принятия решений (Decision Support Systems). Типовые технологические операции, выполняемые на данном уровне, представлены на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Типовые информационные операции OLAP-технологии,

используемые на тактическом уровне

В настоящее время достаточно распространенной технологией, ориентированной на поддержку принятия решений, является OLAP-система. Ряд современных ERP-систем, например, таких как MS Dynamics NAV, поддерживает аналитическую обработку данных средствами OLAP-технологий. В основу данной технологии положен метод хранения данных в специальной форме, названной хранилищем данных (Date Warehouse).

Для принятия решений на тактическом уровне информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, что важно для выявления причин возникших отклонений от плановых состояний предприятия. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

- анализ и оценка фактического состояния объекта управления;

- анализ и оценка отклонений от запланированного состояния;

- выявление причин отклонений;

- анализ возможных решений и действий.

Тактический уровень управления направлен на создание следующих видов отчетов:

1. Специальные отчеты, создаваемые по запросам управленцев или в случае возникновения незапланированных ситуаций.

2. Сравнительные отчеты, содержащие данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

3. Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Стратегический уровень

На высшем уровне структуры управления – стратегическом, используются технологии поддержки руководства (ESS) или как еще их называют интеллектуальные информационные технологии (ИИТ - Intellectual information technology). Технологии ESS используются в том случае, если необходимо решать плохо структурированные задачи, отличающиеся нечеткими характеристиками. Такие технологии позволяют превращать данные в информацию, а информацию в знания.

ESS часто используются для повышения эффективности принятия решений. в условиях, связанных с возникновением проблемных ситуаций. В этом случае любая жизненная или деловая ситуация описывается в виде некоторой познавательной модели (семантической сети, деревом вывода, фреймом и пр.), которая впоследствии используется в качестве основания для построения и проведения моделирования, в том числе - компьютерного.

Так как эти технологии, как правило, ориентированы в основном на работу с внешними, по отношению к предприятию, данными, поэтому характеризующимися нечеткостью, неполнотой, противоречивостью. Примером здесь может служить информация о конкурентах, ситуациях на рынке, перспективы изменения тех или иных цен на продукцию, энергоносители, изменение таможенных тарифов и т.д. Сегодня уже разработаны специальные средства для борьбы с нечеткостью в данных.

Типовые информационные операции, используемые на стратегическом уровне, представлены на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Типовые информационные операции ESS-технологии, используемые на стратегическом уровне

В классе ESS-технологий можно выделить два наиболее распространенных подкласса: интеллектуальный анализ данных (BI-технологии) и экспертные системы. BI – это набор методологий, процессов, архитектур и технологий для переработки первичных данных в значимую и полезную информацию, используемую для управления бизнес-процессами и принятия обоснованных решений на стратегическом, тактическом и тактическом уровнях.

В классе BI наиболее популярными являются следующие технологии:

- DM: Data Mining (технологии интеллектуального анализа данных);

- технологии обработки нечеткой информации;

- нейротехнологии.

DM-технологии предназначены для поиск закономерностей и связей между различного рода объектами и процессами. (явлениями). Разницу между OLTP и OLAP –технологиями, а также возможностями Data Mining можно продемонстрировать с помощью решения следующей проблемы:

Проблема	Какую задачу можно сформулировать для OLTP-технологии	Какую задачу можно сформулировать для OLAP-технологии	Какую задачу можно сформулировать для DM-технологии
Снижение количества клиентов	Рассчитать количество клиентов в настоящее время	Какова динамика средних размеров счетов настоящих и бывших клиентов	Какова закономерность в отказе клиентов от наших услуг

В отличие от оперативного уровня, обслуживаемого с помощью OLTP-технологий и отвечающих на вопросы типа «Что произошло? » и «Когда и где это произошло? », средства аналитической обработки в режиме реального времени (OLAP) используются для ответа на вопросы: «Почему это произошло? », а также для выполнения анализа по сценарию «Что, если…? ». Инструменты OLAP позволяют пользователю видеть необходимые фактические данные (типичные суммируемые величины, такие, как суммы по операциям и бухгалтерские балансы) с перегруппировкой, повторной сортировкой и группировкой по любому параметру (описательному элементу типа времени, региона, организационной единицы и т.д.). В отличие от них технологии из класса BI (Data Maning) позволяют определить закономерность какого либо процесса. В приведенном примере это касается закономерностей в отказе клиентов от услуг предприятия.

Другим примером DM-задачи может служить следующее: для принятия решения на уровне предприятия важно знать существует ли связь между миграцией населения в конкретном регионе, продажами некоторого товара и ценами на дизельное топливо. Необходимо подтвердить, либо опровергнуть данную связь. Причем достоверная статистика может отсутствовать. Информация, как правило, поступает в виде текстов сообщений из газет, журналов, бюллетеней, из сети Интернет и т.д.

Типовые задачи, решаемые с помощью DM-технологий, следующие:

- классификации – позволяют выявить признаки, характерные для некоторой группы объектов. Наличие таких признаков позволяет вновь появившийся объект отнести к одному из классов;

- кластеризация – в результате решения данной задачи исходные объекты разбиваются на однородные группы (кластеры). Наличие таких групп позволяет принять решение по отношению одной из них;

- выявление ассоциаций, то есть закономерностей, отраженных в данных, фиксирующих наступление каких-либо событий;

- выявление последовательностей, то есть закономерностей, фиксирующих наступление событий с некоторым разрывом во времени.

Создаются средства для решения перечисленных задач, среди которых можно выделить технологию нечетких систем. Появилась она как реакция на то, что традиционные компьютерные вычисления являются слишком жесткими для отражения реального мира. Существует огромное количество проблем, для решения которых невозможно получить полную и точную информацию. В результате появилось понятие «мягкие вычисления», которые были положены в основу обработки нечетких высказываний. Более подробно использование такого рода знаний рассматривается в 7.4.

Широкую популярность приобрели системы, предназначенные для воспроизведения неосознанных мыслительных усилий человека в форме нейросетей (NeuroShell, NeuralWorks, Neuro Solution). Нейросети, в отличие от обычных программных систем, не требуют программирования, что ставит их в ряд перспективных средств принятия решений.

Следующий класс интеллектуальных информационных технологий – это системы обработки знаний, включающих, и прежде всего, экспертные системы, базирующиеся на таких моделях знаний как деревья вывода, деревья целей, семантические сети и т.д. Особое место здесь занимают знания, позволяющие решать обратные задачи. Если прямые задачи решаются в том случае, если необходимо знать результаты деятельности предприятия в предыдущем периоде, то для решения обратных задач необходимо знание тех значений экономических показателей или перечня действий исполнителей, которые приведут к достижению поставленных целей в будущем. Каким образом решаются подобные задачи изложено в [56].

Рассмотренные технологии являются типовыми, так как используются в процессе управления объектами в различных областях экономической деятельности: промышленности, связи, транспорте, добывающей отрасли, торговле, банковской и других сферах.

В отличие от них агентно-ориентированные системы в большинстве своем находятся в стадии апробации на реальных объектах.

Состав и содержание основных технологических операций

Функционирование информационных технологий можно представить в виде последовательности этапов, выполнение которых осуществляется технологиями, находящимися выше базового уровня. Базовые информационные технологии, находящиеся на нижнем уровне иерархии технологий информационной системы, согласно дереву, представленному на рис. 5.1 5.2, как правило, состоят из этапов, процедур, операций и действий, каждая из которых содержит операции или действия.

Типовые процедуры следующие:

1. Процедура получения исходных данных, содержащая операции сбора, регистрации, ввода, контроля и передачи данных.

2. Процедура обработки данных, содержащая логические (поиск, группировка, сортировка) и вычислительные операции.

3. Процедура передачи и потребления результатов решения задачи, содержащая следующие операции: контроль правильности результатов, передача их пользователю, архивирование и т.д.

Рассмотрим наиболее важные из них.

Процедура 1

Операция 1. Сбор и регистрация информации. Сбор осуществляется либо автоматически с датчиков информации, встроенных в технологическую линию или контрольно-измерительные приборы, либо вручную путем фиксации результатов какой-либо деятельности на бумажных документах или технических средствах.

Операция 2. Передача информации. Передача выполняется в том случае, если существует потребность во взаимодействии между территориально удаленными пользователями. Над сообщением, посылаемым источником информации выполняется три процедуры: преобразование в соответствующую форму, кодирование и модуляция. Приемная сторона также выполняет три процедуры: демодуляция, декодирование, преобразование сообщения в первичную форму.

Процедура передачи информации между структурными подразделениями предприятия и сторонними организациями базируется на электронном документообороте. Под электронным документооборотом будет пониматься движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

На рис. 5.8 представлено движение трех электронных документов: наряда, появившегося в цеху и обозначенного с помощью фигуры , накладной, сгенерированной плановым отделом и обозначенной в виде фигуры , счета, направленного банковской информационной системы (сторонней организации) и обозначенного в виде фигуры , а также электронных документов, полученных из сети Интернет и обозначенных фигурой .

Как видно из рис. 5.8 наряд, накладная и электронный текст после использования направлены в электронный архив, а банковский счет после обработки бухгалтером вновь направлен сторонней организации.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

- скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Одна из важных функций системы документооборота состоит в маршрутизации и контроле исполнения. Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известны следующие системы маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

- -контроль доставки документа;

- -контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

- -мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

На рынке программных продуктов известны следующие системы электронного документооборота: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow. Их функциональные возможности похожи и сводятся к следующему: регистрация документов, ведение регистрационной карточки, ведение номенклатурных дел, сканирование, распознавание документов, работа со словарями м справочниками, поиск по реквизитам и по видам документов, полнотекстовый поиск, ведение архивов документов, маршрутизация документов, генерация отчетов, разграничение прав доступа.

Операция 3. Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она, в большинстве случаев, сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:

- ручной ввод;

- автоматизированный ввод.

Ручной ввод предполагает перенос данных с бумажного документа путем их набора на клавиатуре. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки предусматривает в процессе ввода применение макетов, то есть создание машинных электронных документов. Известны два варианта макетов ввода:

-копия вводимого документа;

-унифицированный макет ввода.

Первый вариант ориентирован на один вид первичного документа, второй - на несколько. Во втором случае все документы должны иметь некоторое множество одинаковых реквизитов. Например: платежные поручения, расходные кассовые ордера, накладные могут иметь одинаковые реквизиты, которые вводятся.

При вводе возможны ошибки, которые выявляются различными методами контроля. Среди многочисленных методов контроля, базирующихся на естественной избыточности.

Процедура 2

Следующей важной процедурой информационной технологии является обработка данных. Данные, которыми оперирует компьютер, не должны представлять собой беспорядочный набор символов, хаотично расположенных в его памяти. Форма представления данных должна быть пригодной для их формальной обработки с помощью программ. Все операции данной процедуры делятся на логические (сортировка, группировку, поиск), либо на вычислительные. Среди операций, реализующих данную процедуру, вначале выясним содержание логических (сортировка и поиск), а за тем вычислительных.

Операция 1. Сортировка

Покажем на примере, какие результаты можно получить из одной и той же базы данных, если ее сортировать по различным ключам. Допустим, имеется база данных ПОСТАВКИ со следующими исходными данными:

ПОСТАВКИ СВОДКА 1

Код поставщика	Код товара	Фактически поставлено (руб.)		Код поставщика	Фактически поставлено (руб.)




			Всего

⇐ Предыдущая 9 10 11 12 131415 16 17 18 Следующая ⇒