Особенности организации и оборудования рабочих мест должностных лиц кадровых органов.

Под рабочее место руководителя отводят, как правило, отдельное помещение площадью 20 – 50 кв. м.

В соответствии с квалификационным разделением труда в аппарате управления типовые проекты разработаны для трех основных групп работников управления: руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Рабочее место руководителя, как правило, размещается в отдельном кабинете. Организация рабочего места руководителя должна обеспечивать эффективную работу с документами, проведение совещаний и прием посетителей, а также получение оперативной информации о состоянии руководимых объектов. В соответствии с этим типовые проекты рабочих мест руководителей предусматривают разделение помещения кабинета на три условные зоны: рабочую зону, зону совещания, зону отдыха.

Рабочие места непосредственных руководителей должны быть размещены максимально близко к подразделениям. Типовые проекты рабочих мест мастеров предусматривают строительство специальных кабин на возвышениях рядом с производственными участками. Проектом предусмотрено четыре варианта планировки рабочего места и наборов служебной мебели с учетом числа рабочих смен и численности рабочих на производственном участке.

Организация рабочих мест специалистов направлена на повышение эффективности деятельности конкретных должностных лиц кадрового органа; они проектируются с учетом удобства работы со служебной документацией, выполнения письменных работ и различного рода расчетов.

Рабочие места технических исполнителей проектируются с учетом обеспечения максимальной эффективности выполнения их основной функции; они оснащаются удобной служебной мебелью, современными средствами оргтехники, устройствами диспетчерской связи и сигнализации, средствами обработки служебной и технической информации.

Санитарно-гигиенические условия труда служащих должны соответствовать установленным общегосударственным нормативам и нормам.

Обязательно должно быть предусмотрено естественное боковое освещение (СниП 11А.8 - 72). При слишком ярком дневном свете следует применять жалюзи. Рутинный умственный труд допускает шумовые нагрузки не более 40 дБ (шепот с расстояния 1, 5 см составляет 10 дБ, тихий разговор – 40 дБ, громкая речь – 70 дБ, крик – 80 дБ). Поэтому дверная обивка, двойные двери и оконные рамы, звукоизоляционные перегородки, ковер на полу – не излишества, а необходимость.

При проектировании рабочих мест служащих следует учитывать эстетические требования к архитектурно-планировочному решению интерьеров служебных помещений. Повышению производительности труда способствует рациональное цветовое оформление.

Цветовой климат рабочего помещения основывается на установленной наукой закономерности влияния цвета окружающей среды на глаза и нервную систему человека. Цветовой интерьер в психике человека вызывает множество разных чувств: подъем, подавленность, ощущение прохлады, тепла, легкости, тяжести, настороженности и т.д.

Например, светло-голубые тона кажутся холодными, зеленый цвет относится к оптимальному для глаз, действует успокаивающе, снижает внутриглазное давление, благотворно влияет на кровообращение и слух. Шум в помещениях с такой окраской не воспринимается так остро. Желтый и оранжевый цвета эмоционально согревают, красный цвет возбуждает нервную систему. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажутся шире, создается зрительное впечатление большой площади. Применение рационального цветового оформления снижает степень утомляемости и напряжения, повышает производительность труда при наименьших затратах на искусственное освещение (при этом нужно учитывать отражательную способность стен; при плохом освещении она должна составлять 80 %). Следует избегать блестящих поверхностей, предпочитая им матовые или атласные.

Благоприятные климатические условия на рабочих местах руководителей может обеспечить применение вентиляционных установок, системы кондиционирования воздуха. Для ослабления шумовых воздействий (звуков шагов, передвигаемых стульев, телефонных переговоров), создающих нерабочую обстановку, нужно использовать звукопоглощающие плиты, ковры, специальную телефонную сигнализацию (в виде мелодичного звонка, приглушенных сигналов и др.).

Большое значение имеет декоративное оформление кабинетов, рабочего места: шторы, цветы, продуманное цветовое оформление, красивые светильники. Разумная, художественно выполненная расстановка мебели, поддержание чистоты делают рабочее место привлекательным, повышают работоспособность, улучшают настроение, снижают усталость, делают труд более праздничным. С этой точки зрения присутствие на предприятиях квалифицированного художника экономически оправданно.

Различают внешнюю и внутреннюю планировку рабочего места. Внешняя планировка – пространственное расположение основного, вспомогательного оборудования и инвентаря на отведенной служебной площади.

Внутренняя планировка рабочих мест работников управления направлена на рациональное размещение документации, оргтехники на плоскости рабочего стола, информационно-справочных и нормативных данных в картотеках и планшетах и т.п.

Планировка индивидуальных рабочих мест должна быть увязана с общей планировкой служебных помещений аппарата управления. Общая планировка отдела или службы может быть выполнена по кабинетной или зальной системе.

Кабинетная система может быть осуществлена в следующих вариантах: отдельная комната для одного или двух работников, используемая для организации рабочих мест руководителей; небольшая комната, в которой работает 4-10 человек, - для размещения отдельных групп специалистов или технических исполнителей; большое служебное помещение, предназначенное для работы 15-30 человек, - для размещения отдела или нескольких служб. Кабинетная система планировки служебных помещений не всегда рациональна, так как большое число отдельных комнат снижает коэффициент использования полезной площади здания.

Для размещения крупных управленческих служб может применяться зальный принцип планировки, когда в большом помещении, занимающем, как правило, целый этаж, располагается100- 300 работников. Такой зал оборудуется звукоизоляцией, кондиционерами воздуха, искусственным освещением. Рабочие места в зале группируются по их функциональной принадлежности, расположение рабочих мест должно учитывать последовательность движения служебной документации.

Обслуживание рабочих мест руководителей и специалистов должно иметь системный характер.

Основным видом обслуживания рабочих мест руководителей и специалистов является информационное обслуживание. Прежде всего, должен быть строго регламентирован порядок поступления служебной информации на каждое рабочее место (сроки, периодичность, вид информации, объем). Существенно улучшается информационное обслуживание в условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием и локальных автоматизированных информационно-справочных систем.

Сокращению потерь времени специалистов способствует четкая организация хозяйственного обслуживания рабочих мест, т.е. своевременное их обеспечение необходимыми материалами (бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями и пр.), своевременный профилактический ремонт средств оргтехники, уборка служебных помещений.

Недооценка роли организации труда служащих вообще и руководителей в частности в повышении эффективности производства привели к тому, что в управленческой деятельности производительность труда за последние 50 лет возросла только в два раза, в то время как на производстве – в 30 раз.

Главной задачей организации труда на рабочих местах является экономия физической и умственной энергии руководителя с целью повышения производительности труда. Однако такие особенности работы служащих, как постоянная необходимость получения достоверной информации о ходе деятельности организации, ее качественной и быстрой обработки в целях своевременного принятия обоснованных организационно-управленческих решений, выдвигают дополнительные требования к оснащению рабочих мест руководителей современными средствами информационно-вычислительной и организационной техники, связи и сигнализации.

При проектировании оснащения процесса управленческого труда техническими средствами обеспечивается комплексное использование средств оргтехники по видам работ:

накопление, обработка, хранение и передача информации средствами компьютерной техники;

составление текстовой документации;

обработка входящих и исходящих документов;

копирование и размножение документов;

хранение, поиск, транспортирование (передача) документов;

чертежные работы;

вычислительные операции;

обеспечение оперативной связи и сигнальной информации;

оснащение оборудованием и мебелью служебных помещений.