СТАТИСТИЧЕСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

 

На основе данных текущего учета регулярно (обычно один раз в год) составляется статистический отчет. Стати­стический отчет заключается в заполнении специальной табличной формы. Для каждого типа учреждений куль­туры заполняется своя типовая форма статотчета соглас­но альбому типовых форм Государственного комитета по статистике (Госкомстата). В содержание такой формы вхо­дит подробная инструкция по ее заполнению, так что подготовка статистического отчета обычно особого труда не составляет — при условии хорошо налаженного теку­щего учета. В противном случае оформление статотчета превращается в «творчество» сомнительного характера.

Форма статотчета заполняется в трех экземплярах по истечении отчетного года, подписывается руководством фирмы и передается (высылается) в региональный орган Госкомстата и вышестоящую ведомственную инстанцию (учредителю). Один экземпляр остается в архиве фирмы.

Вышестоящие инстанции иногда требуют в качестве приложения к статистическому отчету подробную пояс­нительную записку о деятельности фирмы (годовой ин­формационный отчет). Госкомстату такой отчет не тре­буется.

При всей уязвимости для критики действующих форм статистической отчетности они играют важнейшую роль, создавая информационную базу данных о состоянии и работе сферы культуры в региональном масштабе и мас­штабе страны в целом. Поэтому статистические показате­ли не могут произвольно меняться — в этом случае мо­жет наступить так называемый «обрыв в статистике» — ситуация, делающая невозможным прослеживание тен­денций развития, в том числе и в историческом масшта­бе, затрудняет сопоставление различных периодов разви­тия сферы и общества.

 

ТВОРЧЕСКИЙ ОТЧЕТ

 

В этом случае речь идет о специфических мероприятиях, на которых фирмы демонстрируют образцы до­стигнутого уровня своей работы. Это могут быть концер­ты, выставки, спектакли, фестивали, комплексные мероприятия. Подобные творческие отчеты могут прово­диться на различных уровнях: отдельных коллективов, мастеров и исполнителей, учреждений и организаций, могут быть отчетные акции регионального масштаба и даже республиканского уровня («дни культуры» или фестивали).

Творческий отчет решает ряд задач:

· демонстрация лучших образцов работы;

· оценка итогов работы за определенный период;

· реклама и пропаганда (продвижение имиджа и репу­тации) деятельности фирмы и ее самой;

· вербовка новых клиентов, потребителей и активных участников деятельности организации.

По своим задачам творческий отчет переплетается с public relations и вполне может рассматриваться также как одна из форм PR.

Творческие отчеты имеют место не только в сфере культуры. Менеджмент практически во всех других сфе­рах и отраслях прибегает к выставкам продукции, дням открытых дверей и другим акциям, носящим характер творческого отчета.

Чтобы мероприятие могло рассматриваться в качестве творческого отчета, оно должно отвечать нескольким тре­бованиям:

· на нем должен быть продемонстрирован лучший опыт работы;

· сценарий проведения должен предполагать возмож­ность оценки демонстрируемых образцов работы (экспертный опрос, анкетирование посетителей или участников, книгу отзывов, проведение конферен­ции и т. п.);

· итоги творческого отчета, и особенно оценки должны стать предметом специального анализа (совещания, семинара) для определения перспектив дальнейшей деятельности.

Только реализация этих условий делает мероприятие реальным творческим отчетом.

ТЕХНОЛОГИЯ КОНТРОЛЯ

Виды и типы контроля

 

Система контроля достаточно дифференцирована. С наиболее общей технологической точки зрения различаются контроль за результатом и контроль за процессом ра­боты. Выбор зависит от многих обстоятельств. Обычно считается, что более эффективен и демократичен конт­роль за результатом — не важно, мол, как выполнено задание, главное, что достигнут необходимый результат. А контроль за процессом работы при этом расценивается как проявление дурного администрирования. Однако ре­альная практика менеджмента далека от подобной упро­щенной схемы. Достаточно часты ситуации, когда конт­роль за процессом оказывается не только возможным, но и необходимым. Таковы кризисные ситуации, в которых ру­ководство фирмы просто обязано контролировать процесс текущей работы — ошибки и нарушения обойдутся фирме слишком дорогой ценой. Контроль за процессом необхо­дим и в случае, когда опытный менеджер имеет дело с неопытными или начинающими подчиненными. Менеджер в этой ситуации также обязан следить за ходом работ, оказывать помощь и поддержку, вовремя направлять. Ко­роче говоря, выбор принципиальной ориентации контроля зависит от целого ряда факторов: конкретного вида дея­тельности, ситуации, сроков, в которые необходимо вы­полнить работу, уровня подготовки и зрелости коллекти­ва и работников, общего стиля руководства и т. д.

С точки зрения контролирующих инстанций также можно различать несколько основных видов контроля.

Ведомственный контроль — контроль со стороны вы­шестоящей инстанции, по линии административного под­чинения, прежде всего — со стороны учредителя. Круг вопросов ведомственного контроля обычно определяется уставом (положением) и учредительным договором.

Государственный контроль — контроль со стороны государственных органов. Различаются два вида госу­дарственного контроля: ведомственный и вневедомствен­ный. Первый является разновидностью ведомственного контроля вообще и относится к государственной сети учреждений культуры. Этот контроль осуществляется

 

соответствующими государственными органами управ­ления в сфере культуры (министерствами, комитетами, управлениями, отделами культуры). В этом случае речь идет о полномасштабном контроле за деятельностью фир­мы (планирование, финансирование, кадровая политика и т. д.). В случае вневедомственного государственного контроля речь идет о контроле специализированных го­сударственных органов, осуществляемом в рамках их компетенции. Примером в этом плане может служить контролирующая деятельность налоговой инспекции, прокуратуры, СЭС и др.

Общественный контроль или контроль со стороны общественности. Речь идет о деятельности различных об­щественных организаций и средств массовой информа­ции. Так, например, профсоюзы (имеющие, помимо про­чего, собственную развитую подведомственную им сеть учреждений культуры) осуществляют и вневедомствен­ный контроль в круге вопросов охраны труда, его усло­вий, организации заработной платы, социальной защиты и т. д. Творческие союзы (также имеющие свои учрежде­ния культуры), национальные культурные общества, эко­логические общественные организации и движения, об­щества охраны исторических памятников и т. п. также могут проявлять и проявляют интерес к деятельности учреждений и организаций культуры в круге вопросов, относящихся к их уставной деятельности и в соответ­ствии с характером их сотрудничества со сферой культу­ры. Средства массовой информации (СМИ, масс-медиа) в своих материалах также опираются на оценки экспертов, материалы ведомственного и государственного контроля, мнение общественности, собственные журналистские рас­следования.

Контроль со стороны граждан — в этом случае речь идет об оценке деятельности учреждений и организаций культуры посетителями, клиентами, просто гражданами. Эти оценки могут быть выражены в письменных и уст­ных обращениях граждан как непосредственно к админи­страции фирмы, так и в другие контролирующие органы ведомственного и вневедомственного контроля, в обще­ственные организации и СМИ. Такие оценки, обращения и предложения должны обобщаться и систематизировать­ся, по ним необходимо делать выводы, давать ответы.

Самоконтроль — вид контроля, на формирование и развитие которого, в конечном счете, направлены другие виды контроля, и наличие которого, во многом, облегчает осуществление их, если не снимает вопрос об их необхо­димости. Здесь тема контроля вплотную смыкается с во­просами этики менеджмента и труда, практической нрав­ственности и метафизики нравственности, проблемами личной нравственной культуры: чести, стыда, совести.

СРЕДСТВА И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ

 

К средствам контроля относятся документы, материа­лы, технические средства и операции как специального характера, так и порождаемые в других секторах менедж­мента. Примерами последних могут служить законы, при­казы, распоряжения, планы и программы, инструкции, уставы и положения, нормы и нормативы, т. е. норматив­ные, организационные, распорядительные и плановые до­кументы, во многом определяющие содержание контроля (то, что проверяется). К средствам контроля того же рода относятся и материалы учета и отчетности, характеризую­щие реальное положение дел.

К специальным средствам контроля относится картоте­ка исполнения. Не так давно еще она представляла собой настольный ящичек (или настенный коврик или стенд) с 31 секцией — в соответствии с максимальным количеством дней в месяце. Каждый месяц по секциям, соответствую­щим датам, разносятся карточки с указанием работ (и от­ветственных за них), которые к этому сроку должны быть выполнены. В последнее время, в связи с распространени­ем новых информационных технологий, функции такой картотеки легко воспроизводятся в различных модифика­циях (вплоть до звукового и зрительного сигнала) компью­тером. Эффективным и наглядным средством контроля яв­ляется, как уже отмечалось, сетевой план, который также легко и. просто строится в компьютерном варианте.

Традиционным и эффективным средством контроля являются совещания — специально посвященные проверке хода работ или посвященные другим вопросам, но на ко­торых отводится место и контролю. Практический опыт эффективного контроля показывает, что менеджер дол­жен специально уделять вопросам контроля ежедневно не менее 1, 5-2 часов своего рабочего времени. И нако-

 

нец, традиционным специализированным средством кон­троля являются проверки.

Виды проверок довольно многообразны. Это рейды — кратковременные проверки, посвященные какому-нибудь отдельному конкретному вопросу, например, подготовке к зимнему сезону; смотры — масштабные (обычно региональ­ные) проверки ряда учреждений или подразделений. Наи­более технологически выстроенной разновидностью прове­рок являются инспекторские проверки или ревизии.

Инспекторские проверки (ревизии) — традиционная распространенная форма ведомственного и государствен­ного вневедомственного контроля. В штатном расписании государственных органов управления сферой культуры предусматриваются специальные инспекторские службы (на уровне министерств и комитетов) и должности инс­пекторов (на уровне отделов культуры).

Различаются четыре основных вида ревизий. Во-пер­вых, такие проверки могут быть плановые и внеплано­вые. Каждый орган и инстанция управления должны иметь план проведения проверок. Эти планы должны доводить­ся до сведения проверяемых и других организаций подве­домственной сети. В этом нет ничего предосудительного. Наоборот — руководство и персонал проверяемых фирм, готовясь к проверкам, сами стремятся устранить недо­статки, находят новые стимулы и резервы повышения эффективности работы, что идет только на пользу делу. Необходимость во внеплановых проверках может вызы­ваться сложившейся ситуацией, чрезвычайным происше­ствием, поступившим сигналом о нарушениях и т. д.

Как плановые, так и внеплановые ревизии могут быть фронтальные (комплексные) и тематические (целевые). В первом случае инспектируется вся работа фирмы в це­лом по всем направлениям. Во втором — конкретные ас­пекты ее работы: финансовая деятельность, работа с кад­рами, исполнительская дисциплина и т. д.

⇐ Предыдущая24252627282930313233Следующая ⇒

Поделиться: