Сущность системного подхода к проектированию организации

 

Анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью использования системного подхода.

Системный подход – это методологическое направление, состоящее в исследовании сложных объектов с использованием системного анализа.

Для понимания сути и роли системного подхода в теории организаций рассмотрим первоначально понятие системы, ее отличительные признаки, состав компонентов.

Система – множество взаимосвязанных элементов, объединенных ради достижения общей цели в единое целое, взаимодействие между которыми характеризуется упорядоченностью и регулярностью на отдельном отрезке времени.

Отличительными признаками системы выступают:

- наличие взаимосвязанных частей в объекте,

- взаимодействие между частями объекта,

- упорядоченность данного взаимодействия ради достижения общей цели системы.

К основным компонентам системы относят: элементы системы, взаимоотношения между элементами, подсистемы, структуру системы.

Элемент системы – это минимальная целая часть системы, которая функционально способна отразить некоторые общие закономерности системы в целом. Минимальность определяется субъектом исследования как часть, достаточная для удовлетворения познавательной потребности.

Взаимоотношения, или связи между элементами системы, выражаются через обмен веществом, энергией, информацией. Они бывают прямые и обратные, положительные и отрицательные, нейтральные или функциональные.

Подсистема - часть системы, состоящая из элементов, которые возможно объединить по схожим функциональным проявлениям. В зависимости от количества функций в системах может быть разное число подсистем.

Структура системы – это совокупность связей между элементами системы, ее подсистемами, между системой и внешней средой. Если рассматривают совокупность связей внутри системы, структуру считают внутренней. Если рассматриваются связи как внутри, так и с внешней средой, структура считается полной.

Основные понятия системного подхода, необходимые для всестороннего анализа внутреннего состояния организации, можно представить в виде следующей логической последовательности:

 

Цель – сохранение и достижение желаемого состояния системы.

 

Элементы – части системы, функционально необходимые.

Связи элементов – взаимоотношения между элементами.

 

Структура – внутреннее состояние системы, обусловленное устойчивыми связями между элементами.

Состояние системы – совокупность параметров, характеризующих систему в целом.

 

Функционирование – переход от одного состояния системы в другое или сохранение заданного состояния.

Организация – структурно – функциональное состояние системы.

Управляющее воздействие – целенаправленное воздействие на систему с целью корректировки ее состояния путем изменения входных параметров.

Результат – итоговое состояние системы, достигнутое под воздействием управления и функционирования системы.

Различаются открытые и закрытые системы. Понятие закрытой системы возникло в физике и означает, что система является самодостаточной, т.е. игнорирующей эффект внешнего воздействия. Открытая система имеет взаимодействие с окружающим миром, то есть организация получает, прежде всего, из окружающего мира сырье и человеческие ресурсы. Организация зависит от клиентов и заказчиков. Организация как открытая система может быть представлена графически (рис.1.1). [1]

 

 

Рис.1.1 Организация как открытая система

 

Организация как открытая система всегда имеет вход, через который в неё из окружающей среды поступают всевозможные ресурсы (сырьё, энергия, люди, информация, денежные средства и т. п.) и выход, через который в окружающую среду поступает её продукция, полученная в результате трансформации ресурсов. Отсюда вытекает одно из важнейших свойств открытых систем – признание взаимозависимости между системой и внешней средой.

Жизненный цикл организации

 

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и иногда прекращают свое существование. Ни одна организация не живет без изменений. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, чтобы оценить, насколько принятый стиль руководства соответствует фактическому этапу развития.

Жизненный цикл организации – это система предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний, которые организация проходит в течении определенного времени. Это говорит о том, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, причём переходы от этапа к этапу являются предсказуемыми.

Жизненный цикл организации непосредственно связан с жизненным циклом продукции. Жизненный цикл продукции – это временной интервал, включающий несколько стадий, каждая из которых отличается особым характером процесса изменения объема производства во времени. Различают полный жизненный цикл продукции, а также жизненный цикл в сфере производства и сфере потребления.

Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки может быть следующим:

1. Этап предпринимательства.

Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще не четкими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу зависит от ресурсов.

2. Этап коллективности

Формулируется миссия организации. Коммуникации сохраняются не формальными, структура организации уточняется. Члены организации демонстрируют высокие обязательства перед организацией, перед коллективом.

3. Этап формализации управления

На этом этапе упор делается на стабильность, отрабатываются стандартные процедуры управления организацией. Формируются органы управления, возрастает роль высшего звена управления

4. Этап выработки структуры

Организация увеличивает выпуск продукции, расширяет рынок оказания услуг. Выявлены новые возможности развития. Организационная структура отработана. Механизм принятия решений децентрализован.

5. Этап упадка

Спрос на продукцию меняется, рынок насыщается, идет жесткая конкурентная борьба. Руководители - в поиске путей удержания рынка. Растет число конфликтов в организации, идет сокращение штатов. К руководству чаще приступают новые люди, которые вводят централизованный механизм принятия решений.

Следует отметить, что на первом этапе при создании организации, когда свободно протекает творческий процесс, организация стремится к устойчивости. Ключевую роль играет анализ сложившейся ситуации. Для этого рекомендуется воспользоваться следующими методами (табл. 1.1)

Таблица 1.1 Анализ ситуации на стадии создания организации

Направления и этапы	Цель	Методы	Результаты
1. Выбор товара или услуги	Определить нишу на рынке	Изучить объемы продаж и удовлетворенность спроса (ёмкость ранка), а также возможности вытеснения товара с рынка	Возможный объем продаж товара
2. Оценка действий конкурентов	Определить возможности конкурентов для занятия данной ниши на рынке	Изучить работу аналогичных предприятий: технологию, организацию, затраты, снабжение, сбыт, связи	Определение доминирующего фактора конкуренции
3. Анализ схемы предпринимательства	Определить требуемые ресурсы и возможность их получения	Изучить возможности создания технологии, обеспечения сырьем, материалами, помещением, капиталом	Формирование системы исходных условий
4.Анализ общего окружения	Определить значимость внешних факторов	Изучить состояние государственно-политических, экономических и др. факторов	Определение темпов изменения значений факторов

 

Чтобы перейти ко второму этапу – росту – необходимо выбрать тип управления в зависимости от условий, от решаемых задач. Тип может быть оперативным или стратегическим. Главным критерием при выборке типа управления должно быть поддержание стабильного баланса между стабильностью и инновациями.

Зрелость организации (третий и четвёртый этапы) заключается в том, что упор делается на стабильность и инновации, увеличивается выпуск продукции, расширяется рыночная ниша. На этой стадии важно вносить коррективы в структуру управления организацией, упразднять органы, выполнившие свою задачу, вводить новые подразделения.

Наиболее характерные симптомы развала организации на стадии упадка (пятый этап):

- снижение спроса ужесточает конкуренцию, усложняет ее формы;

- увеличивается конкуренция поставщиков;

- повышается роль цены и качества;

- возрастает сложность управления;

- снижается прибыльность.

Выше был рассмотрен один из подходов к пониманию жизненного цикла организации. В литературе рассмотрены и другие формы разбиения жизненного цикла организации на этапы. Например:

Детство. Это опасный период, поскольку наибольшее количество неудач происходит в течении первых лет после возникновения организации. Из мировой практики известно, что большое число небольших организаций терпет неудачу в течении первых лет возникновения. Каждое второе предприятие малого бизнеса терпит крах в течении первых двух лет, четыре из пяти в течении пяти лет своего существования.

Отрочество. Во время этого переходного периода рост организации осуществляется несистемно, рывками, организация набирает силу, налаживается планирование, прогнозирование, расширяется прием на работу, усиливается координация и контроль.

Ранняя зрелость. Отличительные признаки этого периода – подразделения дают прибыль, используются должностные инструкции, вводится нормирование, начинают проявляться тенденции к бюрократизму, идет борьба за власть.

Расцвет сил. Идет сбалансированный рост прибыли. В организации стабильность, проходит внедрение инноваций, регулярно совершенствуются все элементы, у персонала управления – высокая квалификация, темпы роста ускоряются, организация начинает переоценивать свои успехи и возможности.

Полная зрелость. Организация действует сама по себе, царит благодушие. Уровень доходов приемлем, однако темпы роста замедляются. Симптомы руководством не принимаются во внимание.

Старение. Этот этап мог бы не наступить, если бы необходимость обновления осознавалась руководством. Конкуренты снижают рыночную нишу. Возникает бюрократическая волокита, неэффективна система контроля – идет “закупорка артерий”. Как показывает практика, трудно прекратить непродуктивную работу. Организация либо должна принять жесткую систему обновления, либо она постепенно начнет распадаться. Она откатывается вниз, назад, вновь начинается борьба за выживание.

Обновление. Организации чаще всего в состоянии подняться, для этого нужна новая команда руководителей для ее реорганизации.

Итак, многочисленные исследования показывают, что организации в течении жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи [4].

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие, сущность и цели организации

2. Признаки организации

3. Основные характеристики организаций

4. Ключевые элементы современной организации

5. Деловая среда организации

6. Макроокружение организации

7. Уровни неопределенности деловой среды

8. Жизненный цикл организации

9. Система управления организацией

10. Задачи управления современной деловой организацией

11. Три принципа самоуправления

Список рекомендованной литературы:

Основная:

1. Исаев Р.А. Менеджмент. Учебно-методические материалы.-М.: 2006

2. Исаев Р.А. Основы теории и практики менеджмента.-М.: 2007

3. Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учеб.пособие/Под.общ.ред. Э.М. Короткова, С.Д.Резника. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. -378с.

Дополнительная:

1. Алексеевский В.С. Введение в специальность «Менеджмент организации»: Учеб. пособие.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.-159с.

2. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие.-2-е изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2007.-283с.- (Высшее образование)

3. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.Н. Наумов. М.: Экономить, 2004. 528 с.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учеб.для вузов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ_ДАНА, 2004. – 511с. – (Серия «Золотой фонд рос. учеб-ов.)

5. Горшкова Л.А. Основы управления организаций. Практикум: учеб.пособие – М.: КИОРУС, 2006.-240с.

6. Мескон М.Х. Основы менеджмента: пер. с англ. / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. М.: Дело, 2004. 800 с.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: