Тема 1.5. Внешняя и внутренняя среда организации

 

Основные вопросы темы:

Внутренняя среда организации

Внешняя среда организации

Факторы прямого воздействия

Факторы косвенного воздействия

 

Внутренняя среда организации

 

Организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Поэтому для того, чтобы управлять организацией, необходимо знать наиболее существенные внутренние переменные организации, их взаимозависимость.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели

Организация, по определению, это – группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели – это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений – по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Зачастую имеет место даже конфликт целей различный подразделений. Из-за этих различий в целях подразделений руководство должно предпринимать усилия по их координации. Основным направляющим моментом при этом следует считать общие, глобальные цели организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Структура

Формальные организации состоят из нескольких уровней управления и подразделений. Другим названием для подразделений может быть термин функциональные области. Понятие функциональная область относится к работе, которую выполняет подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производство, обучение персонала или планирование финансов.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Существует два основных понятия, имеющие отношение к структуре:

1) специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого;

2) сфера контроля – число лиц, подчиненных одному руководителю.

Толчком к промышленной революции было то, что предприниматели поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. Как конкретно осуществить горизонтальное разделение труда в организации – вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Например, организацию можно разделять по функциональному признаку, а можно по программно-целевому или по товарному. Способ разделения организации на части определяет основную структуру организации и в значительной степени – возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, – сверху вниз, до самого первого уровня организации – во многих случаях определяет, насколько производительна и конкурентоспособна может быть организация.

Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена могут в свою очередь иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала.

Сфера контроля – это число лиц, подчиненных одному руководителю. Сфера контроля – важный аспект организационной структуры. На практике сфера контроля в организации часто варьируется в значительной степени как по уровням управления, так и по функциональным областям. Ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не зависят напрямую от размера организации.

Например, Римская католическая церковь – организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире, – имеет только 4 уровня. В отличие от нее, стандартная армейская рота, насчитывающая сто человек, имеет дюжину воинских званий и столько же уровней управления.

Задачи

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делятся на три категории: работа

1) с людьми;

2) предметами (машинами, сырьем, инструментами);

3) информацией.

Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера – это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.

Два других важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем, можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер, и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Технология

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов, технических знаний и соответствующего процесса, необходимых для осуществления преобразований материалов, информации или людей в искомые продукты и услуги. Т.е. технология – это способ и средство преобразования сырья.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось следующими переворотами в технологии:

1) ручной труд: античные эргастерии (ремесленные мастерские с трудом рабов), средневековые ремесленные цеха (с учениками и подмастерьями), мануфактуры (с наемными рабочими);

2) промышленная революция с переходом к машинному производству (старая фабричная система);

3) стандартизация и унификация;

4) массовое поточное производство (конвейерные сборочные линии);

5) замена механического труда автоматизированным;

6) автоматическое, роботизированное производство.

 

Стандартизация – использования стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве.

Первое применение стандартизациисвязывают с именем Эли Уитни – изобретателя хлопкоочистительной машины. Он высказал идеи стандартизации, выполняя по контракту работу по производству мушкетов для армии, которые до этого производились по индивидуальным образцам. Использование стандартных частей значительно сократило стоимость производства и ремонтных работ. Поскольку части мушкета Уитни были взаимозаменяемы с частями других мушкетов подобного типа, такое оружие можно было легко ремонтировать в полевых условиях путем простой замены дефектных частей.

Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг, являющееся характеристикой нашего общества. Сегодня существует очень малое количество видов товаров, которые в какой-то степени не были бы стандартизированы. Даже в автомобилях, сделанных по индивидуальным заказам, используют много стандартных компонентов.

Стандартизация и механизация были уже широко известны, когда в начале нашего века возникла автомобильная промышленность. В первые годы рабочий следовал за производимой машиной через весь технологический процесс, меняя, если необходимо, рабочее место, по мере установки основных компонентов на машину. Затем, в августе 1913 г. Генри Форд выступил с идеей передвижения собираемого автомобиля с помощью конвейера так, чтобы рабочие оставались на своих рабочих местах. Поскольку рабочим больше не приходилось терять время на переход от одного рабочего места к другому, время, требующееся на сборку автомобиля сократилось. До того, как Форд применил конвейерный метод сборки, в среднем автомашина продавалась оптовикам за 2100 долл. США. Фордовская модель в 1918 г. продавалась за 290 долл. уже по розничной цене.

Сегодня движущиеся конвейерные сборочные линии применяются почти повсеместно при производстве самой сложной продукции. Для полного использования их преимущества операции (задачи), выполняемые рабочими, стали чрезвычайно узко специализированными. Некоторые операции на сборочных линиях в настоящее время настолько специализированы, что рабочий у конвейера лишь подкручивает несколько винтиков на одном и том же узле изо дня в день.

Стандартизация, механизация, сборочные конвейеры, автоматизация и роботизация производства имели глубочайшее воздействие не только на характер служебных обязанностей и задач, содержание работы, но и в целом на управление. В результате этих и более поздних инноваций технология и задачи стали сильно влиять на организационную эффективность.

Никакой тип технологий не может считаться «лучшим», каждый имеет свои преимущества, и лучшим образом соответствует выполнению определенных задач и достижению конкретных целей.

Наглядным примером может стать производство автомобилей «Феррари» по индивидуальным заказам. Эта гоночная машина в механическом отношении превосходит все типы автомобилей массового производства. Однако, технология индивидуального обслуживания при изготовлении «Феррари», позволяющая этим автомобилям бороться за Гран При Ман, вовсе не исключает наличия определенных преимуществ машин массового производства. К тому же последние стоят гораздо дешевле и вполне приспособлены для среднего водителя на средних дорогах. Таким образом, технология массового производства оказывается выше технологии индивидуального обслуживания, когда речь идет о производстве недорогих машин, которые бы удовлетворяли потребности многих людей.

Люди

Важно помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а вовсе не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или не обучены. Если руководство – отдельные менеджеры – не признают, что каждый работник представляет собою личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая и ситуационный подход.

В современном менеджменте используется такое понятие как человеческий капитал, т.е. совокупность социокультурных и личностно-психологических свойств работников: знаний, навыков и способностей к осознанным действиям, постоянному совершенствованию и развитию. То есть по существу это интеллектуальный капитал. Человеческий капитал имеет ту особенность, что она не изнашивается, как в обычном случае, а сохраняется и увеличивается по мере своего использования (за счет приобретения нового опыта и знаний). Современные кадровые службы в организациях решают множество новых задач, связанных с формированием, развитием, обучением, удержания человеческого капитала, созданием условий его эффективной работы.

Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

1) поведение отдельных людей;

2) поведение людей в группах;

3) характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложно. Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

Нет в мире двух людей, у которых было бы одинаковое сочетание индивидуальных характеристик. Людей различают их предрасположенность (одаренность), реальные способности, потребности, ожидания, восприятие, отношение (точка зрения), ценности.

До 1970-х годов большинство психологов полагало, что отдельные свойства личности (агрессивность, честность, уверенность в собственных силах, открытость или замкнутость, решительность или нерешительность) являются постоянными во всех ситуациях, т.е. уверенный в себе человек всегда будет проявлять уверенность в поведении во всех ситуациях, а робкий человек всегда будет робким. В настоящее время многие психологи утверждают, что поведение человека меняется в зависимости от ситуации. Исследования показывают, что даже такие базисные черты личности, как честность и способность вызывать доверие, зависят от ситуации. Почти все честны в одних ситуациях и нечестны в других. Исследования показывают, что в то время, как личностные характеристики и внешнее окружение, действуя совместно, определяют поведение личности, ситуация имеет все же большее влияние на это поведение, чем свойства личности.

Эти недавние выводы имеют очень большое значение, потому что они указывают на важность создания такой окружающей обстановки, рабочей среды на работе, которая бы поддерживала тип поведения, желательный для организации. Рабочая среда – это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации.

Торговая организация, например, должна использовать психологические тесты, интервью и оценку предыдущего опыта для отбора людей с наибольшими способностями и одаренностью к торговле. Если организация стремится, чтобы ее продавцы были весьма напористы и конкурентоспособны, но вели бы себя честно с покупателями, они должны стимулировать материально и морально именно эти качества и наказывать нечестность. Человек, который характеризуется высокими амбициями, самоуверенностью и решительностью, вероятно, добьется относительно малого в среде, где мало поддерживают инициативу и вводят всякого рода ограничения в работе.

Каждая из школ управления внесла заметный вклад в понимание различных внутренних переменных, тем не менее именно развитие теории систем помогло создать концепцию организации как целостности, состоящей из взаимозависимых частей. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Внешняя среда организации

 

Внутренняя среда организации, формируясь под воздействием принимаемых руководством решений, определяет уровень ее эффективной деятельности. Однако успех деятельности организации зависит также от сил внешнего окружения, которые определяют «общие правила игры», поэтому их необходимо учитывать и использовать.

Внутренние факторы организации были основным объектом рассмотрения разных школ в теории управления. Исследователи этих первых школ уделяли мало внимания факторам, находящимся вне организации, т.к. в то время внутренние факторы были относительно важнее для эффективности и выживания организации.

В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. Современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответственным образом осуществлять изменения внутри себя.

В этом отношении организации подобны биологическим организмам. Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. И организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Таким образом, руководитель должен исповедовать дарвинизм в среде организаций, чтобы в мире быстрых изменений, где выживают только приспособившиеся, его организация не оказалась в числе исчезнувших.

Первая проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, – определение внешней среды. Руководство должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации.

Один из способов определения окружения и облегчения учета ее влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основных группы:

1) прямого воздействия на организацию;

2) косвенного воздействия на организацию.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Среда косвенного воздействия включает факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. Здесь речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах (рис.1.2).

 

Рис.1.2 Внешнее окружение

 

К примеру, на фирму «Дженерал Моторс» напрямую влияют поставщики материалов, используемых в изготовлении автомобилей, законы, регулирующие ценообразование и порядок найма на работу, предпочтения потребителей, а также действия основных конкурентов – фирм «Форд», «Тойота» и «Крайслер». «Дженерал Моторс» должна реагировать на эти факторы, чтобы удержаться в бизнесе. В то же время такие факторы, как новые технологии, инфляция, экономический спад, а также разоблачения неэтичной деловой практики в прессе, приходится, хотя напрямую они не сказываются на каждодневных операциях фирмы, учитывать в интересах компании на будущее.

К характеристикам внешней среды относятся следующие:

1) взаимосвязанностьфакторов внешней среды;

2) сложность;

3) подвижность;

4) неопределенность.

Эти характеристики описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

Факторы прямого воздействия

 

Поставщики

С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов – это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила, информация. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, – один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации.

В некоторых случаях все организации определенного региона ведут дела с одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика Хороший пример – обеспечение энергией (электроэнергией или бензином). Все организации получают энергию по ценам, установленным государством (пример взаимозависимости внешних переменных – прямого и косвенного воздействия), и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергообеспечение неадекватно или слишком дорого обходится. Изменение цен поставщика энергии подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию. Например, резкое падение цен на бензин в 1986 г. в определенной мере повлияло на каждую организацию мира, но значительно ощутимее это воздействие было на фирмы, зависящие от бензина, в частности, занимающиеся автомобильными и воздушными грузо- и пассажиро-перевозками.

Материалы

Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Примеры: машиностроительные фирмы, фирмы, распределяющие товары (дистрибьютеры), и магазины розничной торговли. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Отсутствие хотя бы одной детали, которая устанавливается в определенной точке сборочного конвейера машиностроительной фирмы, обернется недопоставкой автомобилей на рынок и соответствующими убытками, в том числе от потери потребителей и их доверия к фирме. Аналогичным образом, если магазин лишается какого-то популярного продукта, потребители скорее всего уйдут к конкуренту.

Крупные производители пива, например, заключают контракты с несколькими бумагопроизводителями на картон для коробок стандартного размера – под шесть банок пива и обеспечивают тем самым постоянный приток упаковочного материала, расходуемого в больших количествах. Таким путем производители пива обеспечивают свою безопасность на случай забастовкиили производственных трудностей, которые в ситуации одного поставщика картона помешали бы выпуску пива в популярных шестибаночных упаковках. Однако запасы связывают деньги, которые приходится расходовать на материалы и хранение, а не на другие нужды. Эта зависимость между деньгами и поставками исходных материалов хорошо иллюстрирует взаимосвязанность переменных.

Капитал

Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица или компании, покупающие ее облигации. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками капитала на благоприятных условиях и получить нужный объем средств.

Трудовые ресурсы

Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное невозможно будет использовать.

Развитие ряда отраслей может сдерживаться нехваткой нужных специалистов, например, в компьютерной промышленности. Особенно это относится к фирмам, нуждающимся в высококвалифицированных техниках, опытных программистах и разработчиках систем.

Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка талантливых менеджеров. Опросы руководителей различных фирм показывают, что по степени важности для них привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри фирмы оказывается по значимости выше, чем прибыль, обслуживание потребителей и выплата приемлемых дивидендов акционерам. Это связано с тем, что квалифицированные менеджеры важны для организаций в стратегическом плане.

В некоторых отраслях глобальная конкуренция вынуждает компании искать менее дорогую рабочую силу в других странах, например в странах Карибского бассейна, Индию, Бразилию, Филиппины, Китай, Эстонию и др., где рабочая сила в несколько раз дешевле.

Законы

В рыночной экономике взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого в организацию ресурса и каждого результирующего продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус, организационно-правовую форму, являясь единоличным владением, акционерным обществом, государственным или муниципальным предприятием и т.п., и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить.

Число и сложность законов, непосредственно посвященных бизнесу, в 20 веке резко возросли. Среди них законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите прав потребителей, о преследовании за уклонение от уплаты налогов, о формах и сроках предоставления финансовой отчетности во внешние инстанции, акцизах на алкогольную продукцию и т.д. Состояние законодательства часто характеризуется не толькоего сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. Особенно это касается налоговых ставок и льгот.

Государственные органы

Организации обязаны соблюдать не только федеральные и региональные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона. К этим органам относятся налоговая инспекция, санэпидемстанция, пожарная охрана, различного рода комиссии, которые могут выдавать и отменять лицензии на радио- и телевещание, на предоставление транспортных услуг, комитеты по охране окружающей среды и др.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: