Система и процесс менеджмента

Рассмотрев во вводном модуле общие подходы к менеджменту и основные этапы развития его как системы научных представлений, перейдем к более детальному обзору основных категорий менеджмента.

Прежде всего, следует отметить, что менеджмент – это динамичная система, включающая в себя множество элементов.

Как и любая другая динамическая система, на самом общем уровне он включает объект, субъект, «передаточные» механизмы и механизмы обратной связи, что и проиллюстрировано на рис. 1.

 

Внешняя среда менеджмента

Механизмы обратной связи

 

 

Рис. 1. Обобщенная схема менеджмента как системы и процесса

 

Субъект управления – это тот, кто управляет, т.е., в широком смысле – менеджер.

Ранее в нашей стране руководитель образовательной организации до сих пор назначался на должность на основе оценки своих профессиональной готовности к выполнению соответствующих «производственных» функций. В результате он становился организатором деятельности организационных единиц (вузов, школ, детских садов и т.п.), руководителем «производственной» деятельности. Менеджер же является организатором людей и должен иметь, кроме профессиональной, специальную подготовку в области искусства управления людьми.

Развитие образовательного менеджмента вызвано, прежде всего, необходимостью осуществления адекватного управления в условиях реформирующегося российского образования, когда образовательные организации уходят от единообразия, предоставляют населению вариативные образовательные услуги, развиваются, на основе демократизации, участвуют в инновационных процессах. Такое значительное изменение требует изменения и субъекта управления.

Как следует из приведенных ранее определений, деятельность субъекта управления – менеджера направлена на достижение определенных целей. Действует он, как правило, в рамках определенных образований, объединяющих людей и ресурсы – объектов управления. В нашем случае это детские сады, школы, колледжи, вузы, организации дополнительного образования и т.п., в общем, то, что принято называть обобщающем термином « образовательная организация ».

Между субъектом и объектом то, посредством чего и осуществляется взаимодействие между ними, а также управляющее воздействия субъекта на объект – механизмы, инструменты и технология управления. В качестве механизма обратной связи выступает контроль.

Согласно системному подходу, менеджмент, как и организация – это открытые системы, т.е. они существуют в неразрывной связи с внешней средой, которая во многом определяет функционирование как субъектов, так и объектов менеджмента.

Дальнейшее рассмотрение современных аспектов управления мы построим в соответствии со схемой.

Внешняя среда образовательного менеджмента

В современном менеджменте стали привычными утверждения о необходимости тщательного анализа внешней среды организации и процессов управления, хотя в рамках классических управленческих концепций больше внимания уделялось внутренним аспектам, таким как планирование, контроль, мотивация, лидерство и т.д. К этому менеджеров подталкивает логика общественного развития, не оставляющая места для замкнутости производства товаров и услуг и закрытости рынка.

Под внешней средой (environment) организации и менеджмента ныне понимается совокупность находящихся вне пределов организации, но оказывающих на нее и деятельность менеджеров определяющее воздействие факторов и элементов.

В данном курсе дадим только общую характеристику факторов внешней среды, методике их анализа и учета будет посвящен другой курс – «Стратегии развития образовательной организации».

В системе факторов внешней среды организации и менеджмента обычно выделяют несколько уровней или слоев (рис. 2)

Деловая среда. Первый слой – это тот, в котором непосредственно оперирует организация. Его называют деловой или функциональной средой. Факторы деловой среды прямо и непосредственно воздействуют на большинство аспектов деятельности организации и определяют технологию и стиль менеджмента. Сочетание факторов деловой среды уникально для каждой организации и поэтому значение их анализа и учета трудно переоценить.

Экономика Политические установки Социальные и демографические изменения Национально-культурные факторы Природно-географические факторы Законодательство Технологии

Потребители Конкуренты Регуляторы Партнеры

 

 

Рис. 2. Система факторов ВС организации.

 

· Потребители – это люди (и/или их представители), получающие образовательные услуги. Взаимодействие с потребителями в конечном итоге и определяет успешность деятельности современной образовательной организации.

· Партнеры – это, с одной стороны те, кто обеспечивает поступление ресурсов, необходимых для нормального функционирования организации – поставщики. С другой стороны, к партнерам относятся также индивиды и компании, с которыми организация находится в кооперативных отношениях или сотрудничает с целью защиты общих интересов. Так, школы и колледжи сотрудничают с вузами, вузы вступают в консорциумы, образовательные организации организую сетевое взаимодействие и т.д.

· Регуляторы – это, как правило, государственные, региональные и местные органы, задающие конкретные правила, контролирующие и регулирующие деятельность организации. Это, например, министерство, надзорные органы, выдающие лицензию, налоговая инспекция, органы пожарного и санитарного надзора и т.д. Это влияние может быть как стимулирующим, так и тормозящим деятельность и развитие.

· Конкуренты – это организации, которые функционируют в той же сфере бизнеса и предлагают свои товары и услуги таким же группам потребителей нашей организации. Конкуренция – один из важнейших факторов развития современного бизнеса, оказывающий определяющее влияние на практически все стороны деятельности организации.

Конкурентная среда в российском образовании по-настоящему начала складываться с начала 1990-х годов, когда появились первые частные (или, как тогда принято было говорить – негосударственные) образовательные учреждения. Дополнительный толчок развитию конкуренции в образовании дало принятие моделей подушевого финансирования, а также нового Федерального Закона «Об образовании». И теперь конкуренты, особенно в городах и регионах с насыщенной образовательной средой, являются весьма чувствительным фактором, влияющим на развитие.

Макроокружение. Второй слой – общая или генеральная среда – включает факторы, которые оказывают косвенное влияние на деятельность организации и управление ею. Эти факторы примерно в равной степени воздействуют на организации одного региона или даже страны. Их влияние, как правило, непрямое, но может быть очень сильным.

· Экономика - степень развитости финансовых, трудовых и потребительских рынков. Уровень жизни и покупательная способность населения. Способ организации экономической жизни, степень государственного регулирования. Фискальная политика, развитие банковского сектора, экономическая инфраструктура. Валютное регулирование, инвестиционный климат; занятость и безработица, инфляция, цены, доступ к ресурсам…

Любые колебания в экономике отражаются на образовании: на его финансировании, возможности развития образовательных организаций в различных регионах, доступности платных и качественных образовательных услуг и т.д.

· Политические условия - распределение и концентрация власти; политическая система; политическая активность, стиль политической жизни в стране. Сюда же можно отнести наличие и силу так называемых групп влияния – борцы за права потребителей, за здоровый образ и безопасность жизни, экологические движения…

· Социальные факторы - демографическая, этническая, половозрастная и классовая структура страны, в которой функционирует организация. К важным социально-демографическим факторам относятся также старение населения в развитых странах, географическое распределение и плотность населения, его динамика и мобильность, а также степень развития образовательной системы и образовательный уровень людей. Так, вузовские преподаватели из года в год говорят о снижающемся образовательном уровне поступающих. Растет число малокомплектных школ, которым в ближайшей перспективе грозит закрытие, стареет педагогический корпус.

· Культура - история, традиции и обычаи, нормы и поведенческие модели, конфессиональная структура и система ценностей общества, в котором действует организация. Трудовая культура, отношение к меньшинствам, гендерные отношения, отношение к труду, деньгам, другим людям.

Применительно к образованию это прежде всего принятые модели воспитания детей и модели построения образовательных отношений. Так, говорят о прусской модели, англосаксонской, японской, мусульманской и т.д. Культура и ментальность во многом также определяют склонность педагогов к базовой модели взаимоотношений с учащимися: субъект-субъектной или субъект-объектной (вне зависимости от того, что при этом декларирует конкретный педагог).

· Законы - общая легальная система страны, в которой оперирует организация. Конституция, гражданское законодательство, образовательное законодательство, законодательное обеспечение инвестиций и вложения капитала. Трудовое законодательство; финансовое и налоговое законодательство.

· Технологии – знания, информация, развитие науки и техники. Отражает степень развития производительных сил в целом. Важнейшие технологические изменения, оказывающие влияние на образование во всех странах – это технический прогресс, ведущий к появлению новых материалов и технологий, развитие информационных технологий, распространение здоровье-, ресурсо- и энергосберегающих технологий. В образовательной сфере – это появление и распространение новых способов структурирования, передачи, хранения и использования информации, «мобилизация» обучающихся и контента, новых способов организации образовательной среды и инфраструктуры и т.д.

Взаимосвязь факторов ВС и тенденции, обусловленные их действием. Все перечисленные факторы следует рассматривать в комплексной связи. Все они взаимозависимы, хотя наиболее общая тенденция такова: от ноосферы к деловой среде. Иными словами, действие факторов деловой среды – это производное от действия факторов общей среды, действие факторов общей среды – производное от глобальной. Скажем, рынок труда (экономический фактор общей среды) сейчас находится под все усиливающимся влиянием глобализации и интернационализации, что диктует необходимость включать (расширять) в образовательные программы иностранные языки, культуру зарубежных стран и т.д.

Успех в конкурентной (фактор деловой среды) борьбе – особенно в современной России – невозможен без учета политических факторов (общая среда) и использования современных технологий (глобальная среда). Вся система факторов ВС пронизана такими связями и зависимостями, что создает громадные трудности для современного менеджера.

Комплексное воздействие всех факторов внешней организационной среды уже привело к огромным изменениям в теории и практике управления, в том числе образовательными организациями. К наиболее важным сдвигам, помимо смены общей парадигмы и философии управления, можно отнести следующие:

· структуры организаций становятся все более плоскими и децентрализованными. Особенно это видно на примере частных вузов и колледжей, где число уровней управления часто на порядок ниже, чем в государственных организациях;

· усиливается потребность в интеграции, обеспечиваемой единой корпоративной стратегией, культурой и финансовым контролем;

· «горизонтальное» управление становится более важным, чем «вертикальное», основанное на иерархии; это повышает роль инициативы, риска, независимости и способности к предвидению; возрастает роль и значение индивидуальных педагогических брендов;

· инновации, творчество, риск и долгосрочные ориентации становятся необходимыми компонентами управления;

· стиль управления, ценности и поведенческие модели менеджеров смещаются от бюрократических к предпринимательским, что опять же особенно заметно в частных образовательных организациях.

Тема 2. Функции менеджмента

Под функциями менеджмента принято рассматривать роль и соответствующие действия, которые исполняются менеджером в процессе управления. Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей субъекта управления. Конечным результатом управления является выработка управленческого решения: воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления.

Все функции менеджмента подразделяются на основные и специфичные.

Основные функции являются инвариантными (базовыми и пронизывающими всю управленческую деятельность), а специфичные отражают особенности управленческой деятельности в конкретной сфере: маркетинг, финансы и бухгалтерия, правовое обеспечение и др.

Наиболее полно содержание менеджмента как процесса отражают основные функции. Они являются общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами. Кроме того, основные функции менеджмента характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая основная функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов организации.

Основными функциями менеджмента являются:

- планирование,

- организация,

- мотивация,

- контроль,

- регулирование (координация).

Рассмотрим каждую из них подробнее.

 

Планирование – постановка целей, разработка правил и технологии деятельности, определение стандартов, разработка планов, прогнозирование.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время? Руководители образовательных организаций должны оценивать сильные и слабые стороны организации во всех важных областях деятельности: организация образовательного процесса, финансы, маркетинг и продвижение образовательных услуг, научно-методическая работа и педагогические инновации, человеческие ресурсы. Все это осуществляется с целью определить, чего может реально добиться организация.

2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде (см. выше), разнообразные изменения, руководство определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать организации достичь этих целей.

3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.

Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий на принятие решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

 

Организация. Это операционализация целей, разделение на функции и отделы, делегирование полномочий, разработка информационных каналов, координация взаимодействия.

Поскольку в организации работу выполняют люди, то важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Промышленная революция началась с осознания того, что организация работы определенным образом позволяет группе работников добиться гораздо большего, чем они могли бы сделать без такой организации. Исходя из поставленных целей (в том числе в рамках социально-государственного заказа), квалификации персонала, особенностей взаимодействия руководитель создает группы, объединенные выполнением одной или похожих задач.

Другой аспект организации как функции - структурирование. Организовать – значит создать некую структуру. Структура создается как раз на основе группировки работников.

Поскольку сам руководитель не может в одиночку управлять всем и всеми, то он подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование — это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц.

Важный аспект организации – создание информационной системы, отладка информационных каналов, позволяющих информации циркулировать среди сотрудников беспрепятственно и без искажений.

К основным направлениям повышения эффективности реализации организационно-исполнительской функции нужно отнести реализацию личностно-ориентированного подхода к организации деятельности; научно и практически обоснованное распределение функциональных обязанностей внутри аппарата органов управления руководителями и членами педагогического коллектива; рациональную организацию труда; формирование относительно автономных систем внутриорганизационного управления. Эффективность использования организационных форм управления, прежде всего, определяется их подготовленностью, целенаправленностью. Педсовет, совещание при директоре или оперативные формы организации управленческой деятельности достигают своей цели при условии взаимной заинтересованности, понимания необходимости выполняемой работы и ее значимости.

 

Мотивация – деятельность, направленная на побуждение людей эффективно работать для достижения поставленных целей.

Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с целями и планами.

Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. В древние времена для этого служили хлыст и угрозы, для немногочисленных избранных — награды. С конца XVIII и по XX век было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивирование — это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления.

Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

 

Контроль. Его еще называют функцией обратной связи, поскольку именно в процессе контроля мы можем установить соответствие выполненных работ (по качеству и количеству) стандартам и целям, а также скорректировать работы и внести изменения в планы.

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цели в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. Может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Контроль — это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов — это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект — это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно — стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана.

Одно из возможных действий — пересмотр целей для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации. Преподаватель, например, через систему тестов, которая является способом контроля для определения успехов в обучении по сравнению с установленными нормами, увидел, что группа может усвоить больше материала, чем первоначально было определено. В результате он может пересмотреть учебную программу, чтобы обеспечить прохождение большего объема материала.

Регулирование (координация) – это фактически главная связующая функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: