Организация контроля выполнения решений

Контроль – одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, обеспечения реализации принятых УР. При помощи контроля руководство орг-ии определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Основная причина необходимости контроля – это неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присущая любому упр. реш-ю, выполнение которого предполагается в будущем. Отсутствие надежно системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести орг-ю к кризисной ситуации. Если принятое решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия орг-ии. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы.

В менеджменте контроль подразделяется на: 1)Предварительный – осущ-ся до начала реализации целей и программ орг-ии. Основная его задача – разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальнейшего контроля. Направлен на три сферы: человеческие (подбор кадров), материальные (опред-е нормативов к кач-ву ресурсов), финанс-е ресурсы (разработка бюджета) осущ-ся реализацей выработанной на этапе планирования системы правил процедур и т.п.

2) Текущий – осущ-ся в ходе разработки и реализации УР по разработанному регламенту.

3) Заключительный – выполняется после завершения работ и достижения целей.

В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения при выборе и реализации УР выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.

- Методы предварительного контроля исполняются до начала выполнения решения, что позволяет определить качеств-е, количеств-е и структурные харак-ки оптимального варианта его реализации. Задача предварит. контроля – установить, верно ли сформулированы цели, определены предпосылки и стратегии.

-Направляющий контроль прим-ся от начала практического осущ-я реш-я до завершающего этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечного результата.

-Метод фильтрующего контроля прим-ся в разовом порядке в ходе реализации реш-я. в его содержание входит приостановление выполнения реш-я на каком-либо участке при резких отклонениях фактических рез-ов от запланированных.

- Метод контроля по результатам (последующий контроль) прим-ся по исполнению реш-я и полезен для учета нюансов работы, ее результатов на будущее.

Процесс контроля включает 4 стадии: 1) Установление норм деят-ти; 2)Сбор данных о фактических результатах; 3) Сравнение и оценка фактического и ожидаемого итогов выполнения; 4) Разработка и реализация корректирующих действий.

Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе орг-ии контроля выделяются точки наблюдения – индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.

Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формальным и даже бесполезным. Сбор данных о фактическом исполнении решений – обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма – использование современных технических средств снабжения определенной информацией. Сравнение и оценка фактических и ожидаемых результатов должны осущ-ся на основе качественной инф-ии. Разработка корректирующих действий осущ-ся на основе сигнальной инф-ии. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления.

 

 

3.Основные этапы процесса подготовки решений    √

УР имеет в своей основе определенную технологию – совокупность последовательно применяемых приемов и способов достижения целей деят-ти. Процесс подготовки и принятия реш-я представляет собой совокупноть нескольких этапов, связанных между собой. Однако в реальной хоз. практике границы между этапами стираются.

Этапы процесса принятия УР: 1) выявление и анализ проблемной ситуации. Осущ-ся анализ исходной инф-и о состоянии объекта исс-я и внешней среды. Здесь же опред-ся место и роль анализируемых объектов исс-я в системе смежных объектов и объектов высшего порядка. В ходе данного этапа выявл-ся, структурируются ранжируются проблемы; 2) формирование целей. Цели в ходе этого этапа должны формироваться для базовых, кардинальных проблем. К целям предъявл-ся требования конкретной формулировки и количественной харак-ки. На этой основе можно будет судить о степени их достижения; 3) выявление полного перечня альтернатив. Альтернативы в ходе принятия реш-я должны быть составлены как можно в большем объеме. В реальной практике обычно рассматривается несколько вариантов реш-я. Причиной такого положения явл-ся стремление к снижению трудоемкости анализа. Чем больше число рассматриваемых вариантов, тем больше вероятность нахождения оптимального реш-я; 4) выбор допустимых альтернатив. Все выявленные альтернативы анализируются с позиций выдвинутых ограничений. В результате остаются альтернативы, удовлетворяющие ограничениям; 5) предварительный выбор лучшей альтернативы – осущ-ся детальный анализ допустимых альтернатив с позиции достижения поставленных целей, затрат ресурсов, соответствия конкретным условиям реализации альтернатив; 6) оценка альтернатив. На основании инф-и, полученной на предыдущем этапе, делается выбор наилучшего способа достижения целей. В рез-те выносятся суждения со стороны лица, принимающего реш-е, о предпочтительности выявленных вариантов достижения поставленных целей; 7) экспериментальная проверка альтернатив. Если лицо, принимающее реш-е, сталкивается с проблемами выбора наилучшей альтернативы, провод-ся экспериментальная проверка наиболее предпочтительных альтернатив. Рез-ты такой проверки повышают вероятность выбора правильного реш-я; 8) выбор единственного решения. На основании всей собранной инф-и принимается окончательное реш-е о наиболее оптимальном варианте. В ходе данного этапа учитываются рез-ты анализа, оценки и экспериментальной проверки; 9) определение этапов, сроков и исполнителей принятого решения. Наилучший вариант, принятый к реализации, делится на составные компоненты, имеющие конкретную временную и адресную привязку. В рез-те опред-ся, кто, что, как, в какой последовательности делает; 10) обеспечение работ по выполнению решения – эадания доводятся до исполнителей, исполнители обеспечиваются всем необходимым, осущ-ся выбор рациональных методов работы, подбор и обучение кадров, разъясняются цели решения, опред-ся методы стимулирования эффективного исполнения реш-я; 11) выполнение решения – проводятся оперативный контроль за реализацией реш-я, устранение возникающих отклонение от реализации решения.

Теория организации

? 6. Принципы организации. Принцип – норма, правило, установка, руководство к действию, которым пользуется субъект при осуществлении своих функций. Выделяются группы принципов: цели; формы; содержания; взаимосвязи; взаимодействия.

1)Группа принципов цели состоит из 5 составляющих: - Приоритета цели, согласно которому цель организации первична. Без цели организации существовать бессмысленно; - «Дерева целей». С помощью разработки и построения «дерева целей» создается развернутая программа будущих действий организации, широко используемая в дальнейшем в построении и осуществлении конкретных процессов и систем. Постановка и достижение общей цели строятся в логической последовательности следующих целей: частных; локальных; оперативных; тактических; стратегических; глобальных; - Целевой адаптации. В соответствии с этим принципом целенаправленная организация становится таковой прежде всего в силу строгой приоритетной ориентации всех составляющих ее элементов, связей на поэтапное достижение промежуточных и конечных целей, т.е. целевой адаптации; - Перманентности целеполагания. Этот принцип означает, что разработка, постановка и корректировка цели осуществляются непрерывно в процессе ее достижения; - Стратегического планирования. Эффективная постановка и достижение всех целей основываются на стратегическом (долгосрочном) планировании функционирования и развития организации.

2)Группа принципов формы включает принципы: - Системности. Любая организация – совокупность взаимосвязанных элементов. Этот принцип, опирающийся на действия законов формации, итерации, синергии, предопределяет решающее значение межэлементных связей в построении формы орг-ии; - Толерантности. Сущность организации определяется устойчивостью к внешним воздействиям; - Конструктивности. Внутренняя устойчивость орг-ии обеспечивается ее конструкцией. Этот принцип предполагает необходимость последовательной и перманентной модернизации формы орг-ии в соответствии с ее развитием; - Иерарахичности. Развитие и управляемость орг-ии обеспечиваются ее иерархичностью, которая выступает в роли своеобразного стержня орг-ии; - Универсальности. Адекватность формирования и функционирования орг-ии определяется ее универсальностью.

3)Принципы содержания: - Главного звена. Определяющую роль в формировании целевых свойств орг-ии играет ее главное звено. Оно формирует, мобилизует и концентрирует основные качества орг-ии; - Необходимого разнообразия. Адекватность орг-ии обеспечивается разнообразием ее составляющих; - Достаточности. Количество и разнообразие составляющих элементов орг-ии должно быть оптимальным; - Резервирования и дублирования. Эффективность орг-ии обеспечивается балансом резервирования и дублирования; - Единства формы и содержания. Соотношение формы и содержания определяет качества орг-ии.

4)Принципы взаимосвязи: - Линейности и функциональности. Связи орг-ии имеют линейно-функциональную специаоизацию;    - Специализации. Основой построения любой орг-ии является распределение и специализация функций; - Оптимальной звенности. Адекватность орг-ии обеспечивается оптимальным соотношением ее звеньев; - Обратной связи. Обратная связь (возможность подчиненным контактировать с руководителем) объединяет орг-ию.

5)принципы взаимодействия: - Оперативности и гибкости. Развивает динамические основы орг-ии как процесса; - Непрерывности и ритмичности. Самодостаточная эффективная орг-ия осуществляет свою деятельность непрерывно и ритмично. Этот принцип обеспечивает устойчивость орг-ии, ее оптимальное развитие; - Разделения и кооперации. Основой существования и развития орг-ии является разделение и кооперация функций; - Адекватности воздействия. Подразумевается поддержание естественного соответствия между объектом, содержанием и субъектом воздействия; - Компенсации противодействия. Адекватная орг-ия компенсирует объективно возникающее противодействие внешней среды.  

                                                                                                                                                            

 

 

Принципы организации

Орг-я рассматривается как социальная система, к-рая реализует себя в произ-ве тов-в, услуг, инф-ии и знаний. Орг-я как любая материальная система проходит все этапы жизненного цикла или их часть. Этапы можно объединить в 2 группы: статистическую и динамическую. Статистическая группа включает: порог нечувствительности и ликвидации. Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Спец-ты консультационных фирм предпочитают работать со статистическими организациями, а руководителям приходится работать с динамическими орг-ми. Для работы с динамическими орг-ми разработано несколько консультационных технологий.

Рассматриваемые принципы входят в состав механизма реализации законов орг-ии и законов для орг-ии.

Принципы приоритета. 1) Принцип приоритета цели: наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция. 2) Принцип приоритета функций над структурой при создании орг-й: создание новых орг-й осущ-ся для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализ-ся набором задач. Затем эти задачи групп-ся по общности и для этих групп форм-ся набор функций. Для конкретного набора функций создается набор структурных единиц. 3) Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях. Отлаживается взаимосвязь между разными элементами структуры. 4) Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения. 5) Принцип приоритета объекта управ-я над субъектом.

Принципы соответствия. 1) Принцип соотв-я между поставленными целями и выделенными ресурсами.

2) Принцип соотв-я распорядительства и подчинения.

3) Принцип соотв-я эффек-ти произ-ва и экономичности. 4) Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации произ-ва и управ-я. 5) Принцип прямоточности. 6) Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее временным интервалам. 7) Принцип пропорциональности: произв-е и инф-е процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.

В результате анализа свойств процесса орг-ии можно сформировать след принципы его построения: 1) Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий. 2) При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс. 3) Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс. 4) Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

 

Принципы системного подхода к управлению. Система. Основные понятия системы. Классификация систем.

Системный подход представляет собой методолгию познания составных частей через целое и целого через составные части. Целое и части в орг-ии выступают в диалектическом единстве и взаимосвязи. Осн. принципы системного подхода заключаются в следующем: 1)Принцип оценки объекта управления как целостной совокупности различных видов деят-ти человека, взаимосвязь между к-рыми определяет возможность достижения общего результата и поставленной цели. 2)Связь в системе – это всегда связь противоречивости. Поэтому если управлению предназначено согласовывать деят-ть людей, гармонизировать их поведение, то главной его задачей явл-ся разрешение противоречий, иначе-разрешение проблем. 3)Принцип органичности (эффект целостности) заключается в том, что свойства любой системы зависят от свойств ее элементов, но при этом не определяются полностью этими свойствами. Система обладает собственными свойствами, не присущими ни одному из ее элементов. 4)Принцип генетической определенности, к-рый требует при решении любой проблемы в процессе упр-я подходить с позиций ее происхождения, природы, анализировать ее истоки и последствия. 5)Принцип пространственно-временного существования системы не сводится к пониманию внешней среды. Все связи, и внутр-е и внеш-е, все элементы суш-ют в опред-х пространственно-временных отношениях, к-рые влияют на их сущ-е, проявление и функционирование. Это протяженности связей и место элементов системы в этих протяженностях. 6)Принцип историчности или этапности, цикличности сущ-я и развития системы. Этот принцип требует учета тенденций развития системы, предвидения подъемов и спадов в этом развитии, готовности к кризисным ситуациям и рискованным решениям, определению особенностей современного этапа сущ-я системы.7)Принцип условности границ системы. Любая система имеет имеет границу с внешней средой, но граница эта имеет условный характер. При этом целостность системы не исчезает. Просто она включается в другую систему, более высокого порядка или больших масщтабов.8)Принцип разделения системоообразующих и системоразрушающих факторов, их флуктуации, т.е. взаимопереходы, взаимодействия.9)Принцип соотносительности (для любой системы необходимо определенное соотношение элементов и частей. Это соотношение может меняться, но в опред-х пределах оно нормативно заметно. 10)Принцип коммуникативности (коммуникации между людьми в прцессах их совместной деят-ти определяют функционирование и развитие системы.

Система – набор взаимодействующих между собой элементов, предназначенных для достижения определенной цели. Можно выделить след. признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связи между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.       Также можно выделить свойства системы: 1)система имеет потребность в управлении; 2)система стремится сохранить свою структуру; 3)в системе формируется сложная зависимость от свойств, входящих в нее элементов и подсистем. Система может иметь слишком большое количество элементов, в этом случае ее делят на подсистемы. Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область.

Существует несколько классификаций систем, но основной является их группировка в трех подсистемах: 1)техническая подсистема включает любые работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Соответственно процесс принятия решения заранее строго определен и носит в основном формализованный характер; 2) биологическая подсистема включает флору и фауну, в т.ч. относительно замкнутые биологические подсистемы. Эволюционные процессы происходят медленнее, чем в технических подсистемах, что и является причиной ограниченности набора решений. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, но процесс принятия решений чаще носит непредсказуемый характер; 3) социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Эта подсистема обладает наибольшим разнообразием функционирования. Набор решений также в значительной части отличается, что обусловливается быстротой изменения сознания человека. Интересным фактом явл-ся то, что в соц. подсистеме нет выдающихся общепризнанных лидеров.

Также можно выделить другую классификацию систем. 1)Искусственные и естественные системы. 2)Открытые системы (признают динамическое взаимодействие с окружающим миром) и закрытые (существенно игнорируют эффект внешнего воздействия). 3)Детерминированные и стохастические системы. 4)Мягкие и жесткие системы.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: