Документы по учету представительских расходов

Для контроля расходования подотчетных сумм рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы утверждают приказом руководителя.

Вот образец такого приказа:

После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и величину представительских расходов.

Вот образец отчета:

Расчеты с дебиторами и кредиторами

Оформляем расчеты с дебиторами и кредиторами

Все расчеты между предприятиями по оплате товаров (работ, услуг) оформляют документально. Сначала, продавая товары (работы, услуги), вы должны выставить покупателю (заказчику) счет на оплату. Если же вы оплачиваете счет иностранного поставщика, то для перечисления денег нужно оформить паспорт импортной сделки.

Компания-покупатель оплачивает счет наличными или через расчетный счет (платежным поручением). В первом случае поступление денег отразится через приходный кассовый ордер. Во втором через выписку банка.

Затем происходит передача товаров покупателю. Для этого ваша фирма выписывает товарную накладную (форма № ТОРГ-12) и счет-фактуру в 2-х экземплярах и передает их вместе с товаром: один для покупателя, второй, подписанный контрагентом, – вам.

Если товар до покупателя доставляет ваша организация, выписывают товарно-транспортную накладную (форма № 1-Т). Если при этом используется собственный грузовой транспорт, дополнительно оформляют путевой лист (формы № 4-С и 4-П).

Если по договору оказаны услуги, то факт их оказания подтверждают, как правило, счетом-фактурой и актом в произвольной форме. Документ может называться по-разному: Акт об оказании услуг, Акт выполненных работ, Акт приемки-сдачи работ (услуг) и т.п.

Чтобы сверить произведенные взаиморасчеты с контрагентом, используют акт сверки расчетов.

Счет

Как правило, счет оформляют для предварительной оплаты товаров (работ, услуг). Типовой бланк счета (форма № 868) был разработан еще в советское время и во многом устарел. Поэтому большинство организаций использует собственные бланки.

В счете указывают банковские реквизиты поставщика, цену единицы товара, общую стоимость партии, а также сумму налогов, включенных в стоимость товаров (акциз, НДС).

Счет выписывают в 2 экземплярах:

· первый экземпляр передают покупателю (заказчику) для оплаты;

· второй экземпляр – в бухгалтерию.

Оформляет счет бухгалтер или другой работник организации, уполномоченный на это руководителем (например, менеджер). Счет подписывают главный бухгалтер и руководитель (уполномоченный им работник).

Выставленные счета подшивают в хронологическом порядке и хранят в архиве организации 5 лет.

Вот образец счета:

 

Паспорт импортной сделки

Предприятия, оплачивающие товары (работы, услуги) иностранному поставщику, должны оформлять паспорт сделки (ПС). Для этого документа предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена инструкцией Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И.

Согласно инструкции, фирма-резидент вправе возложить свою обязанность по оформлению паспорта сделки на филиал, а также производить оплату сделки как со своих счетов, так и со счетов филиала (при условии, что счета фирмы и его обособленного филиала находятся в одном уполномоченном банке).

Обратите внимание: если фирма-резидент проводит операции через счета, открытые в банке за рубежом, то оформить паспорт сделки можно в любом уполномоченном банке, в котором у нее имеются расчетные счета.

Банк может оформить паспорт сделки даже на основании проекта договора или выписки из него, в которой содержится вся необходимая информация для паспорта сделки. Однако после предоставить подписанный контракт все же придется. Это необходимо сделать в течение 15 дней после его подписания, но не позднее одного года после даты начала исполнения обязательств по проекту контракта (ранняя из дат, указанная в разделе 2 и 3).

Обратите внимание: ПС (форма № 1) следует оформлять и в том случае, когда договор с иностранцем предусматривает расчеты в рублях.

На каждый импортный контракт оформляют отдельный паспорт. Однако если сумма договора составляет менее 50 000 долларов США, то паспорт сделки оформлять не нужно.

Если договор составлен в какой-то другой валюте, то сумму договора нужно сначала пересчитать в рубли по официальному курсу этой валюты, а затем в доллары по официальному курсу доллара.

Расчет производят по тем курсам, которые действовали на дату подписания договора.

Паспорт заполняют в одном экземпляре на бумажном носителе (в электронной форме) и передают (направляют через электронный документооборот) в банк вместе с другими документами, в частности, справкой о валютных операциях, контрактом, заявлением об оформлении паспорта сделки и справкой о подтверждающих документах.

Рассмотрим заполнение паспорта сделки по форме 1 для товарного контракта.

Строку «Паспорт сделки от ____________ №» не заполняйте – номер и дату паспорту присваивает сам банк.

В разделе «Сведения о резиденте» укажите реквизиты вашего предприятия:

· полное или сокращенное наименование фирмы (фамилию, имя, отчество предпринимателя);

· адрес в соответствии с учредительными документами (юридический адрес);

· ОГРН;

· ИНН и КПП.

В графе 1 раздела «Реквизиты нерезидента» указывают наименование иностранного поставщика – по-русски или на иностранном языке в соответствии с контрактом.

В графах 2 и 3 указывают название и цифровой код страны, в которой он зарегистрирован.

Коды страны можете найти в Общероссийском классификаторе стран мира ОК 025-2001 (утвержден постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст).

Если страна местонахождения юридического лица – нерезидента неизвестна, в графе 3 нужно указать код «997»; для физических лиц – нерезидентов – код «999». В этом случае графу 2 заполнять не нужно.

Если резидентов по контракту несколько, то указываются данные по каждому из них.

В раздел «Общие сведения о контракте» впишите номер и дату подписания контракта (графы 1 и 2). При отсутствии номера контракта в графе 1 проставьте символ «БН». Графа 2 заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ, причем указать нужно наиболее позднюю из дат: подписания контракта или вступления его в силу (при отсутствии обеих – дату его составления).

В графах 3 и 4 этого раздела укажите название и цифровой код валюты цены контракта. Сюда вписывают именно ту валюту, в которой в договоре указана стоимость импортируемых товаров. К примеру, если платежи по контракту осуществляют в долларах, но цена товаров выражена в евро – в графе 3 пишут «евро».

Перечень официальных наименований валют и их цифровых кодов вы найдете в Общероссийском классификаторе валют ОК 014-2000 (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 г. № 405-ст).

В графу 5 занесите общую сумму контракта в валюте, указанной в предыдущих графах.

Если в контракте сумма обязательств установлена в нескольких валютах и не определена общая сумма обязательств в одной из валют, то в графах 3 и 4 отражают сведения о любой из валют, указанных в контракте. А в графе 5 – общую сумму контракта, пересчитанную в выбранную валюту (по курсу иностранных валют по отношению к рублю на дату, приведенную в графе 2).

Если же информация о сумме контракта полностью отсутствует, то в графе 5 укажите символ «БС».

В графе 6 нужно записать дату (формат ДД.ММ.ГГГГ), к которой будут исполнены все обязательства по договору. Впишите сюда наиболее позднюю из двух дат – дату последнего платежа по контракту или дату ввоза последней партии товара.

Если точная дата в договоре не указана, то ее нужно рассчитать самостоятельно исходя из условий договора или в соответствии с обычаями делового оборота.

Все остальные разделы заполняются банком при необходимости.

Имейте в виду, если в паспорте сделки изменилась информация, его надо переоформить. Для этого фирма должна направить в банк документы, подтверждающие произошедшие изменения и заявление о переоформлении (переоформленный паспорт не предоставляется). Срок для подачи этих документов – не позднее 15 рабочих дней после даты оформления новых документов.

Транспортная накладная

Если организация-продавец должна доставить товары до склада покупателя, оформляют транспортную накладную. Ее форма утверждена постановлением Правительства России от 15 апреля 2011 года № 272. Ее нужно заполнять в случае, когда товар транспортирует перевозчик, а не стороны договора. Если же товар доставляет один из контрагентов, то можно использоватьформы № 1-Т и ТОРГ-12 (письмо Минтранса РФ от 20 июля 2011 г. № 03-01/08-1980ис). А расходы на перевозку подтверждает путевой лист (например, по форме № 4-С или № 4-П) (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

⇐ Предыдущая41424344454647484950Следующая ⇒

Поделиться: