Авансовый отчет (форма № АО-1)

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер – передать работнику отрывную часть отчета – расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

В ситуации, когда командировки в организации – довольно частое явление, а командируемые сотрудники осуществляют свои траты по безналичному расчету – составлять авансовые отчеты удобнее в электронном виде. Такой совет Минфин России привел в письме от 12 апреля 2013 года № 03-03-07/12250. Ведь документ в электронной форме, подписанный электронной подписью (простой или усиленной), равносилен бумажному документу.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выписать приходный кассовый ордер по форме № КО-1.

При оприходовании денег в кассу бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег.

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Номер и дату составления этого ордера указывают в строке «Перерасход выдан по кассовому ордеру» авансового отчета.

При выдаче денег из кассы бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример

16 января 2014 года менеджер отдела сбыта АО «Актив» И.И. Иванов (табельный номер 20) был командирован в Санкт-Петербург для проведения переговоров с потенциальным покупателем. Перед командировкой Иванов получил под отчет 10 000 руб. В командировке Иванов приобрел расходные материалы, необходимые для нужд организации, стоимостью 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.). За время командировки Иванову полагаются суточные в сумме 2100 руб.

К авансовому отчету Иванов приложил следующие документы, подтверждающие его расходы:

· железнодорожный билет Москва – Санкт-Петербург стоимостью 1000 руб.;

· железнодорожный билет Санкт-Петербург – Москва стоимостью 1000 руб.;

· счет-фактуру за проживание в гостинице и кассовый чек на сумму 1400 руб.;

· накладную, счет-фактуру и кассовый чек на сумму 5900 руб.

Авансовый отчет Иванова будет заполнен так:

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма.

Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ).

Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

 

⇐ Предыдущая37383940414243444546Следующая ⇒

Поделиться: