Управление реализацией проекта

Залогом успешной реализации инновационного проекта является соблюдение определенных требований, обусловленных спецификой инновационного проекта как комплекса мероприятий, реализуется впервые. Речь идет о:

1) установление персональной ответственности за реализацию проекта, предусматривающего назначение руководителя проекта (проектного менеджера)

2) четкое понимание целей проекта на всех уровнях управления организацией, обусловливает необходимость структурирования его задач в пространстве и времени;

3) достаточно ресурсное обеспечение, которое достигается составлением бюджета проекта и разработкой графика поступления финансовых ресурсов в течение периода его реализации;

4) создание эффективной системы контроля развития проекта, требует своевременной и объективной информации о ходе его реализации;

5) формирование специальной звена в организационной структуре, которая будет выполнять функции координации и регулирования развития проекта;

6) создание сплоченной проектной команды.

Успех управления инновационным проектом в значительной степени зависит от согласования интересов заинтересованных в его реализации групп - инвесторов, поставщиков, потребителей, подрядчиков и субконтракторов. Поэтому перед началом его реализации необходимо выяснить все вопросы по налаживанию стратегического партнерства между участниками проекта. Следует учитывать и то, что реализация проекта обычно осуществляется в течение длительного времени, поэтому управление проектом должно быть гибким, что достигается за счет постоянного мониторинга рынка новаций и привлечения тех организационно-технических нововведений, которые делают проект совершеннее.

Реализация проекта начинается с его структурирование по видам работ и исполнителями. От этого зависит четкость целей проекта для исполнителей и участников, что является непременным условием его успешной реализации.

Структурирование и бюджетирования проекта .

Структурирование (планирование) проекта следует осуществлять с участием всех его исполнителей, поскольку план действий прежде всего предусматривает распределение ролей, ответственности и прав между ними, а затем - определение четкой последовательности действий каждого, сроки выполнения работ и затраты ресурсов. Оперативно-календарный план инновационного проекта определяет продолжительность и объемы работ, даты их начала и выполнения, резервы времени и величину ресурсов, необходимых для выполнения каждого вида работ и проекта в целом. Календарные расчеты имеют своей целью регламентации слаженного хода работ (подробные календарные планы), а также проекта в целом (сводный оптимальный календарный план).

Наиболее распространенными методами планирования реализации инновационных проектов является сетевые. Технологически процесс построения сетевого графика осуществляют в несколько этапов:

1. Уточнение целей (продолжительность, качество) и ограничений проекта (стоимость, наличие производственных ресурсов).

2. Построение сетевого графика: составление перечня работ; установление связи между работами, этапами (топология сети); построение сети зависимостей (отдельные и сводные сетевые графики).

3. Разработка календарного плана (временной анализ проекта): оценка продолжительности каждой работы; определения продолжительности выполнения отдельных задач, этапов и стадий проекта и всего проекта; расчет параметров сети (расчет дат начала и окончания каждой задачи и проекта в целом, определение критического пути проекта; расчет резерва времени; перепланировки сети).

4. Оценка имеющихся ресурсов, определение необходимых ресурсов, их стоимости и распределение по задачам проекта.

Использование проекта сетевых методов для календарного планирования позволяет: определить самые работы, которые формируют его критический путь; установить минимальное время завершения проекта; выделить задачи с высоким риском; выявить интенсивные периоды деятельности.

Основные процедуры и методы сетевого планирования инновационных проектов применяются в соответствии с его общей практики. Для проектов, состоящих из сотен наименований работ, качественное и оперативное выполнение функций управления вручную слишком трудоемким и почти невозможным. В настоящее время разработаны многочисленные специальные системы программного обеспечения для управления проектами, использование которых упрощает оптимизацию графика выполнения работ и облегчает контроль его выполнения.

Структурировав проект, разрабатывают его бюджет - детальное описание всех поступлений и расходов во времени, планируемых в течение жизненного цикла проекта. Исходной информацией для его составления является сметная документация проекта и календарный план выполнения.

Бюджет показывает принят уровень и структуру расходов по элементам: работники; материалы; оборудования; соисполнители; накладные расходы; другие источники расходов. Он должен содержать еще определенный финансовый резерв, необходимый для управления рисками. Величину бюджета определяется исходя из вероятностного анализа.

После начала реализации проекта бюджет является основой для контроля и анализа осуществляемых расходов. Контроль соблюдения бюджета проекта позволяет решить две задачи:

- Обеспечить такую динамику инвестиций, которая делает выполнение проекта в соответствии с финансовых и временных ограничений;

- Снизить объемы расходов и рисков проекта за счет оптимизации структуры инвестиций и максимизации налоговых льгот (если они предусмотрены действующим законодательством).

График поступления средств составляют на основе стоимости ресурсов, выделенных для выполнения работ. Распределение средств по календарным периодам осуществляют поэтапно:

1. Последовательно заключают стоимость всех работ календарного плана и строят интегральную кривую освоения средств в течение времени реализации проекта. При этом рассматривают альтернативные варианты планирования затрат: при ранних сроках начала работ; при поздних сроках; усредненный, наиболее вероятный вариант распределения расходов во времени.

2. Определяют размер необходимых затрат на каждый отрезок времени, суммируя стоимость работ, которые должны быть выполнены в течение этого времени согласно календарному плану.

3. Распределяют расходы во времени по каждому виду работ, рассматривая при этом возможные варианты использования средств: нормальный, ускоренный и замедленный.

Составление плана финансового обеспечения проекта позволяет оценить его финансовую осуществимость с учетом графика поступления средств, согласованных с инвестором.

Контроль и регулирование развития проекта .

Контроль развития проекта является непременной составляющей управления его реализацией. Осуществляют контроль по трем направлениям - соблюдение сроков, качества и стоимости.

Контроль качества выполнения проекта предусматривает оценки соответствия производственных мощностей и характеристик продукции или услуг установленным техническим требованиям. Его осуществляют технические специалисты из числа участников проектной команды. Качество выполнения всех работ - один из факторов, определяющих эффективность проекта, поскольку обеспечивает удовлетворение требований заказчика. В менеджменте проектов эффективным инструментом контроля качества проекта является система TQM ( Total QualityManagement ). Основной ее принцип заключается в координации всех усилий, направленных на достижение уровня «ноль дефектов», минимизируя их стоимость. Для этого заранее разрабатывают комплекс технических и технологических мероприятий по проверке, анализу и внесения необходимых корректирующих действий, направленных на устранение любого отклонения от установленных стандартов.

Контроль сроков и стоимости направлен на контроль процесса выполнения проекта в целом. Его осуществляет заказчик, для которого исполнители проекта составляют регулярные отчеты, содержащие информацию об объемах выполненных работ и их материальную составляющую. Это позволяет своевременно выявить отклонения от плана реализации и при необходимости внести коррективы в него. Такой контроль обеспечивает реализацию проекта в установленные сроки и в пределах выделенных ресурсов.

Контроль стоимости проекта предусматривает контроль развития проекта инвесторами (кредиторами). Осуществляется он на основе бюджета проекта и имеет целью выяснить, использованы средства по целевому назначению.

Итак, контроль проекта является постоянным и структурированным процессом, направленным на проверку выполнения работ и на их корректировки в случае отклонения от графика. Его можно разделить на четыре стадии: мониторинг и анализ результатов; сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений; прогнозирования последствий сложившейся ситуации; корректирующие действия.

В зависимости от точности, которой требуют субъекты контроля, выделяют такие технологии оценки выполнения проекта:

- Контроль на момент завершения работ (метод «0-100»);

- Контроль на момент 50% -ной готовности работ (метод «50-50»);

- Контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля вехами)

- Регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

- Экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Контроль сроков, стоимости и качества требует от менеджера проекта детальной и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации являются отчеты о выполнении работ и рабочие совещания. Независимо от формы представления отчетных данных они должны охватывать:

- Сметная стоимость (суммарную, на конкретную дату или на данный период); это необходимо для сравнения фактических и прогнозных результатов;

- Фактические результаты (характеризует процесс выполнения поставленных задач на конкретный период);

- Прогнозные результаты (они характеризуют ожидаемый состояние проекта и его составляющих на следующий период);

- Отклонения (показывают, насколько фактические и прогнозные результаты отличаются от плановых и расчетных показателей);

- Причины (обстоятельства, которые повлекли или могут повлечь отклонение траектории проекта от запланированного).

Информацию, представленную в отчетах, анализируют на производственных совещаниях; каждая группа участников узнает о ходе выполнения работ другими группами и выполнения программы проекта в целом. В процессе обмена информацией обсуждают возможности завершения работ в определенные календарным планом сроки, указывают на проблемы, трудности и предлагают пути их решения, то есть регулируют процесс реализации проекта, как того требуют обстоятельства.

Осложнения реализации проекта можно толковать как его кризис. При таких обстоятельствах следует проанализировать причины ее возникновения и выяснить, насколько существенным является их влияние на дальнейшее развитие проекта. Если проблема в администрировании проекта - разработать корректирующие меры, касающиеся стиля руководства, информационного обеспечения, распределения ролей и функциональных обязанностей и т.д., то есть усовершенствовать структуру управления проектом. Если же причина в изменении условий реализации проекта, необходимо продумать тактику последующих действий с целью лоббирования интересов участников проекта. Иначе он может быть досрочно прекращен (например, отмена весной 2005 льгот инновационным проектам, которые реализовались в свободных экономических зонах Украины, это повлекло их экономическую невыгодность, следствием чего стали попытки возвращения льгот или свертывания деятельности).

Реализация проекта обычно происходит параллельно с текущей производственной деятельностью. Это требует нахождения оптимальных организационных форм управления им, которые бы позволили согласовывать его ресурсные потребности и цели с потребностями и задачами текущей деятельности конкретной организации.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: