Ректор Московского государственного

университета культуры и искусств подпись Н.В. Кротова

При подписании документа несколькими должностными лицами, их личные подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Ректор университета подпись Н.В. Кротова

Главный бухгалтер подпись О.А. Лаптева

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии подпись Т.В. Кузнецова

Члены комиссии подписи И.В. Смирнов

Т.А. Миронова

В реквизите " Подпись" допускается центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Начальник юридического отдела

университета подпись В.С. Харитонов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается тем, кто исполняет его обязанности, или заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность и его фамилия. Исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: " зам"., " и.о". Нельзя подписывать документы с предлогом " за" или проставлять перед наименованием должности косую черту.

Реквизит Гриф согласования. Внешнее согласование может быть оформлено грифом, справкой, листом согласования или протоколом обсуждения проекта документа заседания коллегиального органа. Гриф согласования содержит следующие элементы: слово " СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра культуры

Российской Федерации

Подпись И.В. Кузьмин

30.02.2007

Если согласование осуществляется документом коллегиального органа или письмом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома 18.01.2007 № 37

СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ 01.01.2007 № 5-5/135

или

Гриф согласования располагают ниже реквизита " подпись" или на отдельном листе согласования.

Реквизит Визы согласования документа. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись и должность визирующего документ, а также дату визирования. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.С. Харитонов

25.01.2007

Первым визу ставит исполнитель, подтверждая свою ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визируют в следующем порядке: руководитель исполнителя; другие должностные лица, заинтересованные в документе; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместители руководителя организации, курирующие данный вопрос; главный бухгалтер (если есть необходимость); юристы; служба документационного обеспечения; представители общественных организаций (если необходимо).

Если есть замечания к документу, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Юрисконсульт

Подпись А.В. Назаров

25.01.2007

или

С проектом не согласен,

замечания прилагаются

Директор музея

Подпись П.С. Соков

10.15.2007

Замечания оформляют на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Если подлинник документа остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Если подлинник отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Можно оформлять визы на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

Визы проставляются на лицевой стороне экземпляров документов, остающихся в организации, ниже подписи у левого поля (проекты планов, отчеты, письма и др.); проекты приказов, решений, постановлений и т. д. визируются на первом экземпляре.

Реквизит Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, которые удостоверяют права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью организации, приводится в ПРИЛОЖЕНИИ 5.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

Реквизит Отметка о заверении копии документа делается с целью придания ему юридической силы. Организация выдает копии тех документов, которые создаются в самой организации (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

Организация может изготовить копии документов, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, которые выдаются в другие учреждения для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о получении образования и др.).

На документах, касающихся прав и интересов граждан, с которых сняты копии, делают отметку о том, кому и когда они выданы. На самой копии отмечают, что подлинник хранится в данной организации.

При изготовлении копии, текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка. Заверяется должностным лицом, подтверждающим полное соответствие копии подлиннику. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Подпись А.С. Кузнецов

15.02.2007

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату и должность лица, заверившего копию.

Если копии с документов пересылаются в другие организации или выдаются на руки, то заверительная подпись должна удостоверяться печатью.

Реквизит Отметка об исполнителе (составителе документа) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Иванов

т.939 13 36

или

Иванов Александр Петрович

т. 939 13 36

Реквизит обязателен для исходящих документов, особенно писем, так как служит средством оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения либо разъяснения изложенных вопросов в документе.

Реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в деле располагают у границы левого поля. Он включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует подобный документ, при наличии такого – ссылку на его дату и номер. Кроме того, слова " В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

В дело № 5-45

Подготовлен ответ №10 – 17/175 от 29.01.2007-01-18

Подпись Н.А. Захарьина

13.02.2007

Реквизит Отметка о поступлении документа в организацию располагается на нижнем поле первого листа документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа, а также сокращенное наименование получателя документа (адресата). При необходимости указывают время (часы и минуты) получения, что важно для телеграмм. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Например:

Реквизит Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:

С: \DOC\prikaz_6.doc

Такая отметка позволяет вести оперативный поиск документа по имени файла, исключить повторный ввод документа в ПК, а также определить оператора, осуществившего ввод документа в ПК.

2.3. Бланки документов

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141-98).

Бланки печатают типографским способом, (в основном, те, которые имеют в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта федерации). Эти бланки являются объектом строгой отчетности.

Для изготовления бланков документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации по ОКПО;

код формы документа по ОКУД;

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

текст документа.

Кроме того, устанавливаются ограничительные отметки для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа.

Допускается использовать копии бланков, изготовленные на персональном компьютере или ксероксе, для документов временного срока хранения.

Виды бланков

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· свой общий бланк;

· свой бланк письма;

· свой бланк конкретного вида документа.

Самым распространенным является бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации, бланк письма включает следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации по ОКПО; код формы документа по ОКУД; наименование организации; справочные данные об организации. Кроме того, бланк письма содержит ограничительные отметки (черточки, уголки) для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем. В зависимости от учредительных документов организации, включает следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации по ОКПО; наименование организации; место составления или издания документа.

Образец бланка письма:

Кроме того, допускается размещение ограничительных отметок для реквизитов: код формы документа по ОКУД; дата и регистрационный номер документа; заголовок к тексту; отметка о контроле. Реквизит – место составления или издания документа – должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления, но может не указываться, если входит в состав наименования организации.

Образец общего бланка организации:

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Московский государственный университет культуры и искусств

(МГУКИ)

Бланки структурного подразделения или должностного лица изготавливаются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Образец бланка письма структурного подразделения:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Отдел документационного обеспечения управления

103102, Москва, Центр, Б. Черкасский пер., д.5/2/6. Тел. 923 50 20. Факс: 9232360

Образец бланка должностного лица:

Эмблема

БАНК ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ

В Н Е Ш Т О Р Г Б А Н К

Председатель правления

103031, Москва, Кузнецкий мост, 16

Тел.: (095) 258 47 80. Факс: (095) 258 47 81. Телекс: 412362

BFTR RU. СВИФТ: YTBRRUMM

Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта и т. д.), в зависимости от учредительных документов организации, включают следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), код формы документа, название организации, наименования вида документа, место составления или издания.

Кроме того, на бланке конкретного вида документа нанесены отметки для расположения следующих реквизитов: даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа, места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Образец бланка конкретного вида документа:

Герб

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

______________№ ______________

Москва

Расположение реквизитов

Для размещения реквизитов на бланках используют два варианта: угловой и продольный. При продольном расположении реквизиты размещаются по центру вдоль верхней границы листа с равным удалением каждой строки от левого и правого поля. Например:

Герб

ЧЛЕН СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

103426, Москва, Б. Дмитровка, 26

“___” _______________200___г. №__________

Наиболее удобным и экономичным считается угловое расположение реквизитов. Оно предпочтительнее для документов, которые требуют утверждения и резолюции, так как реквизиты находятся в правом верхнем углу. Кроме того, оно удобно для писем и факсов, потому что правый угол используется для указания адреса получателя. Угловое расположение экономит до 20% площади листа документа. Различают два вида: флаговое и центрированное расположение реквизитов.

При флаговом расположении реквизиты размещают у границы левого поля – выравнивается левый край. Например:

Саратовская городская Дума

АКТ

______________№ ________

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

Угловое центрированное расположение предполагает, что все реквизиты, находящиеся в углу, необходимо выравнивать (центрировать) относительно половины листа, т. е. – располагать на одинаковом расстоянии от границы левого поля и середины листа. Например:

АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ХАМОВНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

121002, г. Москва, пер. Сивцев Вражек, 29/16
Телефон: 241-70-01
Факс: 570 04 44

	10.02.2002	№	01-07/13
На №	32-06/19	от	05.01.2002

Если бланк предприятия (организации, учреждения, фирмы) составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть указаны первыми (вверху или слева).

Если организации субъектов Российской Федерации имеют наряду с русским языком, в качестве государственного, национальный язык, то реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) печатают на двух языках: русском и национальном (на одном уровне продольного бланка). Первыми указывают надписи на национальном языке.

Форматы бланков

Служебные документы оформляются, в основном, на бумаге формата А4 (210× 297) и А5 (148× 210). Кроме того, могут использоваться бланки формата А3 (297× 420) и А6 (105× 148).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

15 – верхнее;

20 – нижнее.

Эти размеры полей, установленные ГОСТом Р 6.30-97 (с изм. №1 принято и введено в действие постановлением Госстандарта России от 21.01.2000), соответствуют размерам полей, установленным в ГОСТе 6.10.5-87 и стандартах ИСО. На практике, в большинстве организаций оформляют документы с полями большими по размеру, чем требует стандарт, так как это не противоречит международным требованиям.

Печатается текст документов через 1, 5 интервала. Расстояние между реквизитами может быть 1, 5 – 3 интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатают через один интервал.

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера проставляются посередине верхнего поля листа без точек и тире. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒