Основные системы документации в управленческой деятельности

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 13Следующая ⇒

Документ является формой отражения деятельности предприятия (учреждения, организации, фирмы и т. д.). Любой служебный документ выполняет не одну, а несколько функций. Например, коммуникативную, (служит средством связи или передачи информации), и управленческую, являясь инструментом управления. Функции условно можно разделить на общие и специальные. Общими функциями можно считать: информационную, социальную и культурную, так как они характерны для большинства документов.

Для документов, создающихся в сфере служебной деятельности учреждения (организации предприятия и т. д.), характерны специфические функции:

управленческая, когда документ является инструментом управления. Эту функцию выполняют организационно-распорядительные, отчетные, плановые и т. д. документы;

правовая, когда документ является средством закрепления правовых норм в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (устав, положение об организации и др.), для использования в качестве судебного доказательства) и др.

Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации, под которой понимается " совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" (ГОСТ Р51141 – 98).

Служебные документы, в зависимости от сферы деятельности, подразделяются: на управленческие, научные, технические (конструкторские) и др. Ядром учрежденческой документации являются управленческие документы, так как они обеспечивают управление организациями, предприятиями, учреждениями и т. д. Они представлены следующими системами документации:

· организационно-правовая документация;

· плановая документация;

· распорядительная документация;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

· отчетная документация;

· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

· документация по материально-техническому обеспечению;

· договорная документация;

· документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения.

Есть другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения, организации, предприятия. Например, в вузе – система документации по высшему образованию; на производственном предприятии – производственная документация и т. д. Документы, которые представляют одну систему документации, связаны единством целевого назначения и, в комплексе, обеспечивают документирование управленческой функции или направления деятельности. Например, документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения, а также координацию с деятельностью других учреждений одного направления.

Оформление организационно-правовой документации

Обеспечить организационную деятельность учреждения позволяет комплекс организационно-правовых документов: устав организации, положение об организации; положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности; должностные инструкции работникам; правила; памятки и др. С помощью организационно-правовых документов реализуется одна из основных управленческих функций – организационная. Эти документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав и т. д., а также функциональное содержание деятельности организации, в целом, ее подразделений и работников, их права и обязанности и т. д. Организационные документы являются правовой основой деятельности учреждения.

Организационно-правовые документы, могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или уполномоченным органом – вышестоящей организацией (либо коллегиальным органом, например, советом директоров). Эти документы относятся к бессрочным, они действуют до отмены их или до утверждения новых. В разработке организационно-правовых документов участвуют квалифицированные специалисты во главе с руководством организации или структурных подразделений.

При оформлении организационно-правовых документов необходимо указать следующие реквизиты: название учреждения и (или) подразделения, наименование вида документа, дату, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Устав организации является основным организационно-правовым документом, регламентирующим важнейшие вопросы функционирования организации и порядок ее образования и реорганизации (или ликвидации).

Текст устава состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Уставной капитал (акционерный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

Раздел " Общие положения" содержит полное и сокращенное название организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых она создана; чем руководствуется в своей деятельности; наличие у нее филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе " Уставной капитал (акционерный капитал)" оговариваются размеры вкладов каждого участника и условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

В разделе " Порядок деятельности" определяются цели, виды деятельности, механизм отношений между организациями, а также права участников процесса финансово-хозяйственной деятельности.

В разделе " Управление" определяется состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе это: общее собрание акционеров – высший орган управления (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений); совет директоров – высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, их компетенция, порядок и сроки выборов председателя). Исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление (устанавливается, какие именно исполнительные органы, их компетенция, права и порядок деятельности); Ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формированиякомиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

В разделе " Учет и отчетность; распределение прибыли" определена система ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о работе общества в налоговые и иные органы, а также подведения итогов финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

Раздел " Прочие накопления" содержит сведения о дополнительных фондах общества, если они имеются (страховой, резервный), кроме уставного.

В разделе " Прекращение деятельности" определен порядок ликвидации общества, его реорганизации, порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Устав может содержать и другие разделы, которые полностью отразили бы специфику деятельности организации.

Уставы утверждаются органами государственной власти и управления, съездами, общим собранием учредителей или участников. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Собранием учредителей

открытого акционерного

общества " Урал"

(протокол от 25.02.2002 №14)

Уставы предприятий, учреждений и т. п. утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами) или единоначально руководителем органа власти или управления. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель министра культуры

Российской Федерации

Подпись А.И. Рахаев

28.02.2002

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом заместителя министра

культуры Российской Федерации

от 28.02.2000 № 136

Отметка о регистрации устава содержит наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Она заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации, по сути дела, заменяет ее устав и выполняет такую же роль.

Положение о структурном подразделении организации – организационно-правовой документ, определяющий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими. Структура текста положения не закреплена в нормативных документах, но устойчива и стандартна, так как выработана многолетней практикой. " Положение…" содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Предназначение, задачи и функции подразделения.

3. Структура, состав, оснащение подразделения.

4. Организация управления и обеспечения подразделения.

5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами.

6. Полномочия (сфера компетенции) основных категорий работников подразделения.

7. Ответственность основных категорий работников подразделения.

8. Особые вопросы деятельности подразделения.

Раздел " Общие положения" включает следующие сведения: полное официальное и сокращенное наименование подразделения; статус; направление деятельности, нормативная база, регламентирующая деятельность данного подразделения.

Раздел " Предназначение, задачи и функции подразделения" устанавливает основные задачи, важнейшие функции, роль и место данного подразделения в деятельности организации.

Раздел " Структура, состав, оснащение подразделения" содержит сведения о его структуре, численном составе и техническом оснащении. При раскрытии структуры подразделения желательно пояснить, почему выбран именно такой вариант, а давая характеристику численного состава, показать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.

Раздел " Организация управления и обеспечения подразделения" содержит сведения: о руководящем составе (руководящем органе); об общей организации управления повседневной деятельностью; об управлении подразделением в оперативном режиме; об основных направлениях обеспечения повседневной деятельностью подразделения; о полномочиях руководящего состава при осуществлении управления и обеспечения.

Раздел " Организация взаимодействия подразделения с другими структурными подразделениями" раскрывает следующие вопросы: получения и передачи информации (документов) и готовой или промежуточной продукции; взаимодействия при организации работы в оперативном режиме и др.

Раздел " Полномочия (сфера компетенции) основных категорий работников подразделения" устанавливает: права руководителя в отношении рядовых сотрудников и руководящего персонала первичного звена (начальников участков, отделений, цехов, групп и т. д.); права руководящего персонала первичного звена по отношению к подчиненным им сотрудникам.

В разделе " Ответственность основных категорий работников подразделения" определяется персональная ответственность сотрудников за различные виды нарушений.

Раздел " Особые вопросы деятельности подразделения" определяет порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными подразделениями организации и вопросы, отражающие специфику деятельности подразделения и требующие регламентации.

Структура текста Положения может быть представлена проще, например:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

Титульный лист " Положения…" оформляется на общем бланке организации, который включает:

наименование организации;

наименование вида документа;

номер и дату документа;

место составления;

заголовок к тексту документа;

подпись руководителя подразделения;

гриф утверждения.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание содержит перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих окладов, а структура его повторяет структуру организации.

Перечисление структурных подразделений принято начинать – с подразделения управления организации, а заканчивать производственным, вспомогательным и обслуживающим. Как правило, порядок перечисления структурных подразделений и должностей определяется руководством организации.

Перечень должностей начинают с самых основных (ведущих и главных специалистов), затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена.

Наименование подразделений приводится полностью, иногда указывается сокращенное или условное название. Должности перечисляют с указанием тарифного разряда. Наименования подразделений и должностей печатаются в именительном падеже. Общая численность должностей указывается по

Форма

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒