ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА

⇐ ПредыдущаяСтр 13 из 13

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКОВСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРЫ
И ИСКУССТВ
141406, Московская область,
г. Химки-6
ул. Библиотечная, д.7.
тел. 570 31 33, факс 570 04 44
	10.02.2002	№	01-07/13
На №	32-06/19	от	05.01.2002

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Московский государственный университет культуры и искусств

141406, Московская обл., г. Химки-6, ул. Библиотечная, д. 7

Тел. 570 31 33. Факс: 570 04 44

__________№_________ На №_________от_________

Список основных терминов в области

Документирования

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Администрация – органы или должностные лица учреждения (руководитель, его заместители, коллегиальные и совещательные органы, руководители структурных подразделений), осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность.

Адресат – 1) Получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт – 1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.).

Анкета – 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу " вопрос – ответ".

Аппарат управления – 1) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы

оформления и др.

Внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо – 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; 2) во внешней торговле – документ, излагающий характер и объем обязательств, которые применяет получатель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Доклад – 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документация – совокупность документов по определенному предмету.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Должностное лицо – работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок к тексту документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления.

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов – воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

Отметка для автоматического поиска документов – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов установленных правилами документирования.

Переписка – письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи международными организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).

Печать – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

Письмо – 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положение – 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Постоянная часть реквизита, документа – неизменяемая часть реквизита документа, бланка документа, наносимая при изготовлении.

Почтовый адрес – условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).

Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрация документа – фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регламент – правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа.

Резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение – 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).

Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Система документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации – система документации, фиксирующая решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Сопроводительное письмо – письмо, составляемое для справки с приложением к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.

Справка – 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Стандарт – нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Таблица – форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текст документа – информация, зафиксированная каким-либо

типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее части.

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементной телеграфной сети.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Трафаретный текст – унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.

Указ – правовой акт, издаваемый Президентом Российской федерации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Учредительный документ – договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Факсограмма (Факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формат бланка документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемый для создания документов.

Штамп – вид печати прямоугольной формы.

Штатное расписание – перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Электронное сообщение – документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Содержание

Предисловие 2

I. Документирование управленческой деятельности 3

1.1 Нормативно-методическая база документационного

обеспечения управления 3

II. Оформление управленческих документов 6

2.1 Требования к оформлению обязательных реквизитов документов 7

2.2 Требования к оформлению дополнительных реквизитов

документов 14

2.3 Бланки документов 24

2.3.1 Виды бланков 25

2.3.2 Расположение реквизитов на бланках 28

2.3.3 Форматы бланков 30

III. Основные системы документации в

управленческой деятельности 30

3.1 Оформление организационно-правовой документации 31

3.2 Оформление плановой документации 45

3.3 Оформление распорядительной документации 52

3.4 Оформление справочно-информационной документации 66

3.5 Оформление отчетной документации 76

IV. Перечень нормативных актов по оформлению

документов 80

4.1 Законы Российской Федерации 80

4.2 Указы и распоряжения Президента Российской Федерации 81

4.3 Постановления Правительства Российской Федерации 81

4.4 Ведомственные нормативные акты 82

4.5 Государственные стандарты 83

4.6 Международные стандарты 84

4.7 Классификаторы технико-экономической и социальной

информации 85

4.8 Нормативные акты города Москвы 85

4.9 Инструкции по делопроизводству 86

Список рекомендуемой литературы 88

Приложения 90

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8 9 10 11 1213