Построение учетного аппарата при применении компьютерных систем бухгалтерского учета. Структура учетного аппарата в компьютерной бухгалтерии.

. Построение учетного аппарата при применении КСБУ

Другой характерной особенностью при применении аппарата компьютерной техники есть трансформация форм построения учетного аппарата. Широкое использование компьютерной техники сначала привело к централизованной обработке учетной информации, поскольку все компьютерные устройства находились к вычислительном отделе предприятия. Высокая стоимость компьютеров второго и третьего поколений, сложность их эксплуатации и обслуживание приводили к необходимости создания больших централизованных вычислительных центров с специальным штатом операторов и программистов, и, как следствие, требовали максимальной степени централизации учета. На этом этапе даже на больших предприятиях, где сохранились цеховые бухгалтерии, децентрализация учета утратила свои обычные формы, поскольку цеховые бухгалтерии получали готовые сведения от вычислительного центра. При этом функции цеховых бухгалтерий сводились лишь к контролю за правильностью оформления первичных документов и полученных отчетных сведений. Только такая степень централизации учета обеспечивал полную загрузку вычислительных центров, оказывал содействие унификации бухгалтерского учета, снижению затрат на его ведение.

На этом этапе развития технических средств преимущества централизованного подхода состояли в следующем:

Ä унификация систем кодирования информации в масштабе предприятия облегчала управления хозяйственной деятельностью. Интегрированный централизованный массив данных обеспечивал возможность доступа к устройствам памяти для своевременного получения необходимой информации;

Ä при обработке трудоемких задач в едином вычислительном центре эти задачи сортировались и выполнялись в порядке соответственно их важности для работы всего предприятия;

Ä использование одного мощного вычислительного центра сокращало затраты на электронную обработку данных;

Ä централизованная база данных и использование вычислительной системой всей библиотеки программ оказывали содействие снижению трудоемкости и стоимости обработки информации;

Ä возможность централизованной комплектации системы обработки данных квалифицированными специалистами разрешала сократить затраты на обучение персонала.

Однако максимальная централизация учета маленькая и отрицательные следствия: учет и контроль, обработка учетной информации отвлекались от места

осуществление хозяйственных операций; увеличивалась продолжительность документооборота; повышались затраты на перемещение носителей информации к месту их обработки и т.п..

С развитием возможностей компьютерной техники и его удешевлением, созданием АРМ бухгалтеров появилась возможность децентрализовать учет, поскольку теперь обработка первичной учетной информации и формирования конечной информации может происходить непосредственно на рабочих местах учетных работников.

Децентрализованная система обработки данных имеет ряд следующих преимуществ:

обработка данных в непосредственной приближенности к месту их возникновения и использование повышает заинтересованность управленческого и учетного персонала в повышении достоверности входных данных:

могут быть учтенные интересы отдельных подразделов (отделов) предприятий. С помощью персональных компьютеров более оперативно решаются учетные задачи, необходимые для управления ними подразделами;

повышается жизнеспособность системы обработки данных. Выход из порядка централизованного вычислительного оснащения или системы передачи данных может привести к остановке всей системы в целом. Выход из порядка лишь локального оснащения не влияет на работу других частей системы.

Рассматривая понятия централизации и децентрализации учета относительно как компьютеризированного учета, так и безкомпьютерных способов обработки учетной информации следует иметь в виду, что они являются довольно условными. Не может реально существовать целиком, централизованная система, равно как и целиком, децентрализованная система становится недееспособной. Можно говорить о степени централизации и децентрализации, как об оптимальном объединении этих процессов при определенных условиях. Существуют две конкурирующих тенденции, которые влияют на выбор структурной схемы системы обработки учетных данных на современном этапе развития технических средств компьютерной техники и средств связи. Первая состоит в повышенные степени централизации обработки, вторая - в усиленные ее децентрализации. Эти тенденции привели к абсолютно новым чертам в централизации и децентрализации учета.

Основная тенденция в централизации и децентрализации выполнения учетных функций состоит в накопленные и централизованной обработке учетных данных в едином центре и децентрализованном введении первичной информации в базу данных программы и использовании результативных учетных показателей. Эта система объединяет преимущества централизованной обработки данных с преимуществами децентрализованных систем. Использование локальных вычислительных сетей разрешает использовать в информационной системе управления методы агрегации и десегрегации учетной информации, которые, в свою очередь, ведут к установлению оптимального соотношения принципов централизации и децентрализации.

. Структура учетного аппарата в компьютерной бухгалтерии

Традиционно в основе разделения труда бухгалтеров лежал принцип организации учета за отдельными учетными задачами (или участками), учет основных средств на материальных активов, учет производственных запасов, учет оплаты работы, учет денежного средства, расчетных операций, учет затрат производства и т.п.. При компьютеризации бухгалтерского учета перечень учетных задач остается неизменным, но сохранение и преобразование информации, формирование результатных данных осуществляется в единой информационной базе (рис.2).

Рис. 2. Концептуальная модель компьютеризированного бухгалтерского учета в разрезе участков учета

Примечание: учет ОЗ и НА, учет ВЗ, учет ОП, учет ГК. учет РО, учет ВВ, учет ГП и Р, учет Ф и ФР - соответственно задача из учета основных средств и не материальных активов, производственных запасов, оплаты работы, денежного средства, расчетных операций, затрат производства, готовой продукции и его реализации, учета фондов и финансовых результатов.

. Контроль за выполнением учетных работ в КСБУ

бухгалтерия учетный компьютерный информация

В условиях стремительного роста объемов информации на всех уровнях управления стоит вопрос об обеспечении компьютерной обработки контрольной информации. Это связано, прежде всего, с увеличением количества объектов контроля расширением круга вопросов в связи с осложнением хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, использование контрольной информации для анализа состояния предприятия также требует расширение количества показателей, их детализации. Однако, своевременное складывание годовых группирований за разными показателями и с разной степенью детализации для совершения анализа почти невозможное в условиях ручной работы.

При компьютеризации существенно изменяется ряд контрольных функций, которые раньше выполнялись бухгалтерами только вручную. Информационная система обеспечивает беспрерывный контроль как складывания документов, так и текущих учетных записал. Это обусловлен тем, что грамотно построенная компьютерная система бухгалтерского учета (а еще лучшее - компьютерная система управления предприятием) обязательно имеет свою структуру и встроенные алгоритмы, навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в структуре системы. Практический результат для предприятия - уменьшение вероятности ошибок как через неграмотность или случайную ошибку бухгалтера, так и через намеренный вред.

Контрольные функции являются такими, которые тяжелейшее автоматизировать. Самая по себе компьютеризация учета не может устранить утаивания краж и злоупотреблений через неправильное перенесение на электронные носители реквизитов, указанных в документах, введение фальсифицированных документов и т.п.. Компьютер всегда одинаково оценивает ситуацию и процесс, поэтому вероятность ошибок контроля в условиях применения компьютеров значительно низшая. Итак, компьютерная программа обеспечивает лишь беспристрастность и точность контроля.

Рассмотрим основные варианты компьютеризации учета.

При первом варианте компьютеризации подлежат отдельные участки учетной работы. Предприятие оборудуют набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), любое из которых предназначенное для решение определенной учетной задачи. АРМ осуществляют автономную обработку информации без использования информации из других АРМ. Информационные связи между автономными АРМ разорванные, что дает возможность для намеренных искривлений и злоупотреблений. Итак, есть необходимость в дополнительном контроле и дублировании информации, которая обеспечивается организационными методами.

За вторым вариантом происходит системная компьютеризация учета, которая предусматривает объединение АРМ в единую компьютерную сеть. В этом случае весь объем информации в сети становится доступной всем пользователям. Поэтому во время системной компьютеризации разрыв любой информационной цепи сигнализирует об аварии и локализует ее источник. Кроме того, становится возможной непосредственная колация (сравнение) учетных данных. В условиях системного компьютерного учета повышается интеграция процессов контроля, который разрешает обеспечить взаимосвязь объектов контроля при проверке хозяйственных операций и процессов.

Существенно изменяются также функции контроля бухгалтерских данных. Информационная программная система при наличии адекватного сопровождения с стороны разработчика или дилера обеспечивает, в сущности, беспрерывный контроль за ведением учетных записей и складыванием документов. Правильно построенная система обязательно имеет " защита", навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в настройке системы. Практический результат для предприятия - уменьшение вероятности штрафа через неграмотность или случайную ошибку бухгалтера.

Оперативность результатной учетной информации разрешает также усилить контроль за законностью и экономической эффективностью хозяйственных операций. На базе компьютера есть возможность, усилить функцию контроля, не повышая и не усложняя при этом трудоемкость ведения учета.

Например, в программе " 1С: Бухгалтерия 8.0" для счета может вводиться признак " Активный". " Пассивный", " Активно-пассивный". Этот признак используется для выявления ошибочных действий. Так, например, для активных счетов при превышении кредитового оборота над дебетовым отрицательный остаток по дебету будет сигнализировать об ошибке. Система автоматически проверяет правильность использования внебалансовых счетов: не допускается корреспонденция внебалансовых счетов с балансовыми. 3 другой стороны, проводка с внебалансовым счетом вообще не может содержать корреспондирующего счета. Контрольные функции реализуются на отдельных этапах учетного процесса, который дает возможность оперативно вмешиваться как в учетный процесс, так и в хозяйственную деятельность предприятия.

⇐ Предыдущая 12