Понятие архивного дела и порядок его комплектования

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

ü дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

ü в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

ü в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

ü документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

ü в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;

ü документы в деле располагаются по их хронологии;

ü дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;

ü приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

ü каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

ü документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Требования к архивному делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

ü подшивка или переплет дела;

ü нумерация листов дела;

ü составление листа-заверителя дела;

ü составление внутренней описи документов;

ü внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

ü дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;

ü особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

ü в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

ü нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

ü листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

ü подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;

ü при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

ü помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;

ü внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

ü наименование организации и ее подчиненность;

ü наименование структурного подразделения;

ü индекс дела;

ü номер дела по описи;

ü заголовок дела;

ü аннотация (при особо ценных документах);

ü дата дела;

ü количество листов в деле;

ü срок хранения дела;

ü архивный шифр дела;

ü наличие места для нанесения архивных атрибутов.

Передача дела в архив

Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

ü передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;

ü передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

ü прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

ü при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

ü при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

ü передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

ü по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

ü передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

ü документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

ü документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

ü при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

ü прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

ü в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;

ü при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;

ü документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

ü документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:

ü утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;

ü проверка состояния дел в организации представителем госархива;

ü передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;

ü факт передачи документов в госархив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.

Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве

Понятие фондирования

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов — входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих - адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

ü дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

ü планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;

ü отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

ü перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

ü отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

ü дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликвидируемой организации;

ü в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

ü если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

ü в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;

ü при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела — в состав фонда организации-правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включаются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора;

ü внутренние документы относятся к фонду организации-составителя;

ü каждому архивному фонду присваивается название и номер;

ü при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостановки ее деятельности.

2.Единый фонд и образование нового фонда

Фонд является единым, если:

ü организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;

ü произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;

ü организация распалась на ряд других с передачей им своих функций;

ü организация переименована или частично изменила свое название;

ü организация передана из одного ведомства в другое;

ü организация сменила свое местонахождение или структуру.

Новый фонд образуется при создании новой организации, даже при сохранении полностью или частично прежнего названия, но с новой структурой и функциями.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

ü хронологически-структурной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по структуре;

ü структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;

ü хронологически-функциональной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по функциям организации;

ü функционально-хронологической — дела группируются по функциям организации, а внутри их — по хронологии.

Возможны другие варианты исходя из принципов систематизации единиц хранения внутри фонда, их значения для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

ü творческие документы;

ü письма фондообразователя;

ü письма фондообразователю;

ü документы к биографии фондообразователя;

ü документы имущественно-хозяйственного и бытового характера;

ü документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;

ü коллекции.

Внутри каждого раздела документы группируются но хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

ü организации — даты образования и ликвидации;

ü объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

ü личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

ü коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии архивного фонда.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 10 Следующая ⇒