Создание отчетов в базах данных

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную в лабораторной работе № 12, и подготовьте ее к работе.

· Запустите программу Microsoft Access.

· Нажмите на кнопку открыть базу данных.

· Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.

Задание 2. Создайте Автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

· Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Нажмите на кнопку Создать.

· В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес.

· Нажмите ОК. Появиться страница просмотра отчета.

· Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

· Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

· Выделите запрос Адрес.

· Откройте запрос в режиме Конструктор.

· Введите условие отбора фамилии: Баранова.

· Выполните запрос, нажав на кнопку .

· Сохраните и закройте запрос.

· Перейдите на закладку Отчеты.

· Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

· Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Нажмите на кнопку Создать.

· В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Нажмите ОК.

· Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, нажав на кнопку закрыть.

· Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

· Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

· Выделите запрос Номера телефонов.

· Откройте его в режиме Конструктор.

· Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

· Выполните запрос, нажав на кнопку . Появится окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.

· Введите фамилию Корнилова и нажмите ОК.

· Сохраните и закройте запрос.

· Перейдите на закладку Отчеты.

· Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

· Нажмите на кнопку - Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

1. Заголовок отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

2. Верхний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

3. Область данных – содержит собственно записи;

4. Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

5. Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле – дата текущего дня.

· Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

· Перейдите в режим предварительного просмотра, нажав на кнопку . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Нажмите на кнопку Создать.

· В появившемся окне выберите режим Конструктор и запрос Справка.

· Нажмите на кнопку ОК.

· Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид – Колонтитулы и Вид – Заголовок/Примечание отчета.

· При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора.

· Если отсутствует панель элементов, нажмите на кнопку .

· Сохраните макет отчета с именем Справка.

· Перейдем в режим предварительного просмотра .

· Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.

· Закройте отчет.

Задание 6. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутрии группы по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

· Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Нажмите на кнопку Создать.

· В появившемся окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список.

· Если отсутствует Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид – Заголовок/примечание.

· Нажмите на кнопку - Сортировка и группировка.

· В появившемся поле выберите поле Учебная группа для группировки

· В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да.

· Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.

· Закройте это окно.

· Напечатайте в разделе заголовка отчета: Список учеников. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.

· Сделайте надпись форматом 16. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

· Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись Список учеников размером 14.

· Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите надпись поля), а потом – слово «группы».

· Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных.

· Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных.

· В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в нужное место.

· Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

· Нажмите кнопку - Свойства.

· Наберите значение =[Page] в строке Данные.

· Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

· Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой - Линия на панели инструментов.

· Отделите линиями все заголовки.

Задание 7. Пронумеруйте записи в Области данных отчета.

· Установите для отчета режим Конструктор.

· Добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в положение перед полем Фамилия.

· Удалите надпись пустого поля.

· Нажмите кнопку - Свойства.

· Введите в ячейку Данные выражение =1.

· В ячейке Сумма с накоплением выберите значение Для всего.

· Закройте окно со свойствами полей.

· Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников.

Задание 8. Подсчитайте количество записей в отчете.

· Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.

· Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Примечание отчета.

· Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.

· Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.

· Введите в ячейку Свойства - Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

· Введите название: Общее количество записей.

· В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей.

· Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 9. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать.

· В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

· В окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс.

· Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку).

· Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.
Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке.

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

· Щелкните по кнопке Далее. На этом шаге можно отсортировать данные.

· Щелкните по кнопке Далее. Выберите вид макета для отчета Ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

· Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.

· Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово.

· Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

· Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет2 – блок;
Отчет2 – структура 1;
Отчет3 – структура 2;
Отчет4 – по левому краю 1;
Отчет5 – по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет6 – компактный;
Отчет7 – простой;
Отчет8 – строгий;
Отчет9 – формальный;
Отчет10 – черно-белый.

Задание 10. Создайте почтовые наклейки.

· Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.

· В окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

· В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

· В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

· В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое). Нажмите на кнопку Далее.

· В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

· Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

Лабораторная работа № 14

⇐ Предыдущая 6 7 8 9 101112 13 14 15 Следующая ⇒