Учет денежной наличности в кассе

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 26Следующая ⇒

Основные требования, предъявляемые к налично-денежному обороту, определены в Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации».

Основными правилами организации наличного денежного обращения являются следующие:

1) предприятия, объединения, организации и учреждения обязаны хранить свободные денежные средства в банках;

2) для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью; количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия;

3) прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписываемым главным бухгалтером и кассиром, при этом прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин;

4) организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия (при необходимости лимиты остатков касс могут быть пересмотрены);

5) организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим банком, могут расходовать ее на оплату труда и выплату социальных пособий, закуп сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения;

6) организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда не более 3 рабочих дней

Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, то договор заключается с ним.

Договор о полной материальной ответственности может заключаться только с работниками, достигшими 18-летнего возраста.

Документальное оформление движения наличных денежных средств

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88 и согласованы с МФ РФ, ЦБ РФ и Минэкономики России:

1) 0310001 «Приходный кассовый ордер»;

2) 0310002 «Расходный кассовый ордер»;

3) 0310005 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

4) 0310004 «Кассовая книга»;

5) 0301011 Платежная ведомость

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Приходование наличных денежных средств в кассу предприятия осуществляется:

1) при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других видов счетов в банке;

2) от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;

3) от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;

4) от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Получение денежных средств со счетов, открытых организацией в учреждениях банков, производится по чекам. Чековые книжки выдаются организации по ее заявлению учреждением банка. Денежная чековая книжка выпускается в виде сброшюрованных бланков чеков. Бланк чека состоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации. Чек действителен в течение 10 дней с даты его составления.

Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой одним человеком.

Наименование чекодателя (владельца расчетного счета и чековой книжки) и номер счета чекодателя проставляются при получении книжки в банке одновременно на всех чеках.

Ошибки, помарки и исправления при заполнении лицевой стороны чека не допускаются. В исключительных случаях ошибки, допущенные при заполнении обратной стороны чека, разрешается исправлять путем зачеркивания недостоверных данных и указания рядом правильных. Исправление заверяется подписью внесшего его лица.

Испорченные бланки чеков остаются в чековой книжке (подклеиваются к корешку) и погашаются надписью «Испорчен».

Наличные деньги, полученные в учреждениях банка, расходуются на цели, указанные в чеке.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным), регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится:

1) на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;

2) на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы;

3) по решению руководителя в возмещение расходов, понесенных работником организации;

4) на выдачу займов и т.п. цели.

Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.

Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя и записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

В организации выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не

кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

4) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №».

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

1) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

2) правильность оформления документов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

0310005 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «Пронумеровано и прошнуровано листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2 равных частей: одна из них (с горизонтальными линейками) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Аналитический и синтетический учет кассовых операций

Движение денежных средств в кассе организации проходит две стадии:

1) поступление денежных средств в кассу (приход), в результате чего происходит увеличение суммы наличных денежных средств в кассе организации;

2) выбытие денежных средств из кассы (расход), в результате чего происходит уменьшение суммы наличных денежных средств в кассе организации.

Наличные расчеты с участием граждан могут проводиться без ограничений, независимо от суммы. В отношении же расчетов наличными между организациями, индивидуальными предпринимателями, организациями и индивидуальными предпринимателями Центробанк установил максимальную сумму, равную 100 000 руб.

Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, то есть, если всего по контракту организация предполагает заплатить наличными 150 000 руб., то лимит будет превышен даже при условии, что организация произведет несколько платежей, сумма каждого из которых не будет превышать 100 000 руб.

Предельный размер наличных расчетов действует не только в отношении договоров купли-продажи, но и любых сделок (например, договоров займа).

Информация о наличии и движении денежных средств в кассе организации обобщается на счете 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

1. 50-1 «Касса организации»;

2. 50-2 «Операционная касса»;

3. 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается только в специализированных организациях. На субсчете 50-2 учитываются денежные средства в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Основные бухгалтерские записи, отражающие движение наличных денег, представлены в таблице.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒