Информационная система организации. Виды коммуникационных связей в организации.
Информационная система – система, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.
Миссия информационных систем – информационное обеспечение предметной деятельности организации.
Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков (рис.).
Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер - начальник цеха - директор) и по нисходящей сверху вниз (соответственно директор - начальник цеха - мастер).
Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации (торговый отдел - планово-экономическая служба - бухгалтерия) либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами (фирмами, ассоциациями, компаниями и др.).
Кроме того, в менеджменте коммуникации осуществляются разными методами, в связи с этим их можно разделить на следующие группы: - познавательные (для передачи или обмена данными); - экспрессивные (о чувствах, взглядах, оценках); - убеждающие (с целью влияния на клиента или наоборот); - социально-ритуальные (для обеспечения норм общения); - несловесные (любые другие).
Коммуникации в организации выполняют следующие функции:
информативные - передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;
мотивационные - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
контрольные - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
экспрессивные - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей.
24.Коммуникационный процесс в организации.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основными целями коммуникационного процесса является обеспечение понимания и передача информации, являющейся предметом общения.
В настоящее время в процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:
1) отправитель – лицо, собирающее информацию и передающее ее;
2) сообщение – собственно сама информация;
3) канал – средство передачи информации;
4) получатель – лицо, которому предназначена информация.
В процессе обмена информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных между собой этапов:
1) зарождение идеи; (отправитель информации принимает решение о том, что идею или какое-либо сообщение необходимо сделать предметом обмена)
2) кодирование и выбор канала;
3) передача;
4) декодирование.
Коммуникации осуществляются в равной степени и при отправке сообщения кому-либо, и при его получении.
При отправлении сообщения мы стараемся вложить определенный смысл в слова. При получении сообщения каждый понимает его по-своему и в соответствии с этим даем соответствующий ответ.
Считается, что коммуникация была осуществлена эффективно, если собеседники, обсуждавшие какую-то тему или ситуацию, пришли к взаимопониманию и сделали общие выводы.
Процесс коммуникаций очень важен для эффективной деятельности любой организации.
25.Виды, характеристики и значение управленческой информации в организации.
Управленческая информация – это часть данных, которые несут в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения. Основная задача информационной среды управления заключается в доведении до конкретного работника необходимой ему информации в нужное время. Всю информацию разделяют на два класса: объективную (информация, которая осуществлена в товаре) и субъективную (информация, отраженная или организованная людьми).
Информацию можно классифицировать в зависимости от характера подготавливаемого решения: по областям применения – управленческая, техническая и т. д.; функциональной направленности – планирующая, контролирующая, организующая и т. д.; времени действия – стратегическая, тактическая, оперативная; характеру разработки и реализации – рисковая, уравновешенная, импульсивная и т. д.; уровню неопределенности – низкий, средний, высокий, сверхвысокий; масштабам воздействия – общая, частная; направлению воздействия – внутренняя, внешняя.
Выделяют пять основных характеристик информации.
1. Объем информации – рассматривается с двух сторон:
а) как объем символьной информации – определяется количеством букв, символов и т. п.;
б) как объем воспринимаемой информации – характеризует полноту информации для принятия решения.
2. Достоверность информации – это отношение набора истинной информации к общему объему полученной информации. Различают три уровня достоверности информации: абсолютная, доверительная, негативная.
3. Ценность информации – определяется снижением затрат ресурсов на принятие правильного решения. У ценности информации может быть четыре уровня:
– нулевой – снижения затрат не происходит. Этому уровню соответствует искаженная, неточная информация;
– средний – затраты снижаются более чем на 10 %. Этому уровню соответствует доказательная, достоверная, качественная информация;
– высокий – характеризуется снижением уровня затрат более чем в два раза. Это информация, созданная в научно-исследовательских учреждениях. К ней относятся изобретения, научные открытия, инновации и т. п.;
– сверхвысокий – для этого уровня характерно снижение уровня затрат больше чем в десять раз. Сверхвысокому уровню ценности информации соответствует информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом.
4. Насыщенность информации – характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации. Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, диаграмм, таблиц, звука и т. п. Она отражает суть рассматриваемого явления. Фоновая информация служит для улучшения восприятия профессиональной информации. Различают три уровня насыщенной информации:
– высокий – соотношение дает величину от 80 до 100 %;
– нормативный – соотношение дает величину от 50 до 80 %;
– низкий – профессиональная информация составляет менее 50 %.
5. Открытость информации – характеризует широту использования информации. Выделяют три уровня открытости информации:
– секретная – информация, которая отражает потребности государства и имеет ограничения в использовании;
– конфиденциальная – информация, которая отражает интересы общества или корпоративные интересы;
– публичная – информация, которая не имеет ограничения на использование и отражает всемирную открытость информации.
Популярное:
