ГЛАВА 4. АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕСТОРАННОГО БИЗНЕСА

4.1. «FIDELIO Food& Beverage» и «MICROS» — системы управления складским учетом

Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы «FIDELIO F& B» и «MICROS», которые могут взаимодействовать.

В настоящее время данные системы используются в таких ресторанах, как «Белое солнце пустыни», «БиБи Кинг», «Гранд Опера», «Граф Орлов», «Делифранс», «Ностальжи», «Эль Дорадо» «Царская Охота», а также в развлекательных комплексах «Метелица», «Манхзттен Экспресс», «Кабана клуб» и др.

Система «FIDELIO F& B» позволяет:

• работать с поставщиками (заказы, поставки);

• вести учет товаров на продовольственных складах;

• вести меню, используемое в ресторанах и барах;

• составлять калькуляцию рецептов блюд;

• производить расчет банкетного меню;

• осуществлять инвентаризацию на складах гостиницы;

• на основе данных о продажах автоматически списывать товары со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами;

• получать отчеты о работе складов.

Система «FIDELIO F& B» является программой для продуктового склада, но нет никаких ограничений для ее использования и на непродовольственных складах. В системе есть несколько основных понятий.

Склад

Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом точки продажи (с него автоматически будут списываться товары, проданные через данную точку продажи).

Товар

Товар описывается в системе как объект прихода от поставщиков. Он может принадлежать к той или иной группе товаров, входить или не входить в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные единицы.

Блюдо

Блюдо — объект продаж, имеет название и номер. Для каждого блюда есть рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в рецепт для другого блюда как составляющая (подрецепт).

Рецепт

Рецепт — список товаров или подрецептов с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без блюда рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В рецепте для каждого товара могут быть указаны фактор потерь, склад для списания, способ приготовления блюда.

Точка продажи

Точка продажи — бар, ресторан, кафе или столовая, где будут продаваться блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

Система «FIDELIO F& B» имеет интерфейсы с системами «FIDELIO FO» и «FIDELIO ENG», а также с системой «MICROS».

Наибольший интерес представляет программный интерфейс с системой «MICROS», который позволяет переносить данные о продажах блюд в систему «FIDELIO F& B».

После проведения ночного аудита в системе «MICROS» данные о проданных блюдах в ресторанах и барах копируются в систему «FIDELIO F& B». Далее, используя функцию автоматического списания, пользователь запускает программу для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в соответствии с количеством продаж.

Данные о продажах, потреблении товаров с детализацией по точкам продажи и складам можно получить из отчетов системы «FIDELIO F& B».

В системе предусмотрено наличие программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся данные: □ о приходе товаров на склад;

• о возврате товаров поставщику;

• о передаче товаров в производство;

• о возврате товаров из производства;

• o списании испорченных товаров;

• о списании себестоимости проданных блюд.

Система MICROS как программа является программной частью программноаппаратного комплекса, производимого американской фирмой «MICROS», которая купила компанию «FIDELIO».

Система «MICROS» предназначена для автоматизации управления процессами реализации товаров и услуг и состоит из аппаратной (кассовые аппараты) и программной (программа) частей.

Кассовый комплекс представляет собой портативные компьютеры (кассовые аппараты (IBMсовместимые), ролл и слиппринтеры). Клавиатура в зависимости от версии системы может подключаться отдельно или экран служит активной клавиатурой — на экране отображаются функциональные кнопки и служебная информация. Нажимая на кнопки на экране, пользователь активизирует те или иные функции.

Программная часть комплекса работает под операционной системой «UNIX» (ее разновидность «SCO»), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так как в большинстве случаев все остальные программные приложения, используемые в гостинице (бухгалтерские системы, гостиничные системы, например «FIDELIO FO», и пр.), работают под операционной системой «MS DOS», то для системы «MICROS» требуется свой сервер.

Через центральный терминал системы вводится следующая информация:

• определяются точки продажи;

• настраиваются меню пользователей;

• заводятся пользователи системы;

• идентифицируются все кассовые терминалы;

• определяются объекты продаж (блюда, услуги и т.д.);

• определяются цены на них;

• определяются периоды продаж (например, завтрак, обед, ужин);

• определяются различные виды налогов с продаж;

• данные по продажам проходят через основной терминал

• (сервер), где они могут анализироваться;

• система представляет большое количество отчетов на основе данных о продажах. Разграничение доступа во всех системах достигается путем идентификации пользователя и списка разрешенных ему операций. Каждый пользователь прикрепляется к какой-то группе, для которой определены права в системе.

Вход в систему возможен следующими способами:

• для системных администраторов и настройщиков — традиционный способ (ввод персонального имени и пароля);

• для непосредственно пользователей системы (барменов, официантов, кассиров) — идентификация путем считывания кода с персональной карточки, которую они перед началом работы в системе проводят через специальную щель в кассовом аппарате. Система «MICROS» позволяет принимать следующие виды оплаты:

• наличные;

• кредитные карты (система считывает вид карты, номер, фамилию владельца, а при наличии соответствующего интерфейса автоматически через процессинговый центр списывает нужную сумму со счета клиента);

• отнесение суммы счета на счет номера клиента в гостинице (если в гостинице установлена система «FIDELIO FO» и работает интерфейс между этими системами).

Как и в системе «FIDELIO FO», в системе «MICROS» перевод даты (закрытие операционного дня) проводится путем осуществления специальных процедур. Для начала ночного аудита в системе «MICROS» необходимо, чтобы закрылись все кассы (кассиры сверили наличие денег у них и по системе, распечатали свои отчеты по смене и т.д.).

Во время ночного аудита печатаются отчеты о прошедшем дне (отчеты о проданных блюдах, о видах оплат, выручке и пр.). Кроме того, если есть интерфейс с системой «FIDELIO F& B», то готовятся данные о продажах для автоматического списания ингредиентов проданных блюд в соответствии с заведенными рецептами.

К основным достоинствам систем «FIDELIO» и «MICROS» относятся следующие:

• возможность интегрирования многих отдельных участков в глобальный комплекс;

• наличие версий программ на русском языке;

• широкая функциональность данных систем;

• удобство и быстрота работы для пользователей;

• удобство и быстрота обслуживания клиентов, наглядность и различные формы выставленных им счетов;

• конфиденциальность информации.

Таких достоинств нет ни у одной системы, представленной на российском рынке.

Российские программные продукты для ресторанного бизнеса

Rkeeper

Система автоматизации ресторанного бизнеса «Rkeeper» разработана московской фирмой «UCS», основанной в 1992 г. Эта система является полнофункциональной компьютерной системой автоматизации деятельности ресторанов, кафе, фастфудов, которая достойно конкурирует с зарубежными аналогами. Система «Rkeeper» установлена в 270 престижных ресторанах, кафе, клубах и развлекательных центрах Москвы и 27 городах России (СанктПетербурге, Астрахани, Казани, Омске, Нижнем Новгороде, Норильске и др.), Прибалтики, Украины и Белоруссии и хорошо зарекомендовала себя. Система «Rkeeper» обеспечивает:

• максимальную скорость и простоту работы персонала при обслуживании клиентов (за счет сокращения времени на оформление заказа и организации сервиспечати в барах и на кухнях);

• точность расчетов и документирование всех операций;

• работу по магнитным картам и твердым копиям;

• надежную систему защиты от несанкционированного доступа, современные средства идентификации и разделение полномочий на программном уровне;

• статистику продаж;

• ведение базы данных, которую можно использовать для учета движения продуктов на производстве, для расчета заработной платы персонала и т.д.;

• высокотехнологичное кассовое обслуживание в ресторанах с любой формой оплаты;

• высокую пропускную способность, что позволяет использовать систему в крупных максимально загруженных клиентами ресторанах;

• конфигурирование под конкретные требования (в минимальной конфигурации в небольших ресторанах система может работать на одной кассовой машине);

• дружелюбный интерфейс.

Виды автоматизированных рабочих мест (АРМ) программы «Rkeeper V6» (система, работающая на нескольких кассовых аппаратах, объединенных в локальную вычислительную сеть):

1) менеджер офиса;

2) менеджер зала;

3) кассир;

4) бармен;

5) официант.

АРМ менеджера офиса состоит из следующих модулей:

1) диспетчер — этот модуль позволяет разграничить доступ с использованием системы паролей: для каждого менеджера определяется список допустимых операций;

2) редактор — этот модуль дает возможность проводить ряд настроек (конфигурирование системы; ввод и редактирование меню; задание системы модификаторов для передачи сообщения на кухню и в бар; назначение «горячих» клавиш для станций кассира, бармена и официанта; ведение списка персонала; ввод и редактирование списка валют; задание действующих в ресторане скидок и наценок и др.);

3) монитор — этот модуль предназначен для получения информации о работе ресторана в режиме реального времени (просмотр списка заказов и чеков с возможностью просмотра любого счета, текущий баланс, сумма заказов, текущая выручка с разбивкой по кассирам);

4) отчеты — этот модуль предназначен для ведения отчетности по работе кассовой системы и позволяет получать несколько видов отчетов (список чеков, отчеты по выручке ресторана за любой период времени, отчеты по реализации блюд; статистические отчеты; персональные отчеты);

5) персональная дисконтная система — этот модуль также предоставляет много возможностей (получение полной информации о постоянных клиентах, ведение клубных карт с гибкой системой скидок для постоянных клиентов, организация предварительных и безналичных оплат с использованием технологии смарткарт с надежной защитой от несанкционированного доступа, получение детальных отчетов о посещении ресторана постоянными клиентами).

АРМ менеджера зала обеспечивает следующие возможности: просмотр списка заказов и чеков; удаление блюд из заказа; перенос блюда с одного стола на другой, удаление пустого стола; отмена предварительного чека, удаление чеков; снятие текущих и финальных отчетов по выручке; снятие текущих и финансовых отчетов по расходу блюд; снятие специальных отчетов; печать кассового журнала; закрытие кассового дня.

АРМ кассира, бармена и официанта имеют следующие особенности: меню хранится в виде, наиболее близком к естественному; все выполняемые кассиром, барменом, официантом операции авторизованы (для каждого чека хранится код пользователя, работавшего с ним); кассир, бармен, официант имеет возможность видеть весь введенный заказ, полные наименования заказных блюд, а также всю необходимую дополнительную информацию. Каждый бармен и официант, работающий с кассовой системой, перед началом работы должен получить у администрации ресторана магнитную карту (или микрочип), зарегистрированную на его имя.

Благодаря терминалу кассир может работать с заказами всех официантов и барменов, а каждый официант и бармен может работать только со своим заказом.

Компас

Комплекс программ «Компас» разработан компанией «Инкомсофт», основанной в 1995 г. «Компас» эксплуатируется на нескольких сотнях предприятий России и ближнего зарубежья. Комплекс программ «Компас» состоит из следующих модулей:

• «Front Office» — это кассовая программа, устанавливаемая в торговом зале ресторана, кафе, бара, сауны, столовой, магазина. Задача программы — увеличить скорость и качество обслуживания клиентов, вести учет продаж (фиксировать количество, цену и наименования всех блюд, проданных за смену), контролировать работу персонала и формировать все соответствующие отчеты в конце смены;

• «Менеджер» — этот модуль позволяет анализировать все производственные и торговые процессы, отслеживать в любое время заполняемость зала, анализировать рентабельность производства и товародвижения, получать отчеты о состоянии складов;

• «Калькуляция и складской учет» — этот модуль предназначен для ведения складского учета на производстве, расчета

• расходуемых ингредиентов на приготовление, расчета себестоимости блюд и ведения калькуляционных карт, печати меню, формирования отчетов по продажам товаров за период и по остаткам на складах, оценки доходности организации;

• «Калькуляция» — этот модуль необходим для ведения полного учета движения товаров и блюд в производстве, а также формирования калькуляционных карт, расчета себестоимости блюд и формирования текущего меню;

• «Складской учет» — этот модуль позволяет реализовать все стандартные складские операции (приходы, расходы, внутренние переброски инвентаризации, возвраты и т.д.);

• «Бухгалтерия» — этот модуль дает возможность вести обработку данных, поступивших в виде проводок из модуля «Складской учет», получать любые аналитические и синтетические отчеты, формировать журналыордера, ведомости по счетам, карточки поставщиков и т.д.;

• «КартСервер» — этот модуль позволяет организации внедрить систему с использованием микропроцессорных или магнитных карт, т.е. выпустить свои расчетные карты, осуществляя прием платежей по ним. Использование карт помогает обслуживать постоянных клиентов ресторана, кафе или бара по безналичному расчету.

Для небольших уличных ресторанов и кафе разработана также недорогая программа Palmpos, которая обеспечивает учет продаж, получение отчетов, передачу данных в централизованную бухгалтерию, расчет калькуляции блюд, ведение складского учета на кухнях и складах.

Контрольные вопросы

1. Назовите особенности работы с системой «FIDELIO F& B».

2. Для каких целей используется система «MICROS» и каковы ее возможности?

3. Перечислите достоинства систем «FIDELIO» и «MICROS».

4. Назовите основные понятия, используемые в системе «FIDELIO F& B».

5. Какие виды АРМ системы «Rкеерег» вы знаете? Кратко охарактеризуйте их.

6. Из каких модулей состоит система «Компас»?

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 9 Следующая ⇒