Как изготовить профессиональные брошюры

Внимательно прочитайте черновик и проверьте грамматику. Обязательно попросите третьих лиц ознакомиться с текстом, поскольку автору всегда трудно заметить собственные ошибки: мы видим то, что хотим, а не то, что написано.

Сократите количество предлагаемой информации до минимума. Люди охотнее потратят время на прочтение двух-трех страниц, чем толстого тома.

Включите в брошюру только факты и цифры, имеющие прямое отношение к предмету обсуждения.

Брошюры должны быть отпечатаны на белой бумаге с двойным интервалом.

Лекционные плакаты с рейкой

Преимущества. Гибкость, простота использования и доступность. По­зволяют отображать информацию, полученную от слушателей. Не подхо­дят для аудитории из более чем 40 человек.

Недостатки. Записи в процессе выступления отнимают время и отвле­кают слушателей. Лекционные плакаты с рейкой лучше готовить заранее, добавляя во время выступления лишь несколько ключевых слов. Откры­тые маркеры быстро высыхают, и поэтому перед началом выступления их нужно обязательно проверить.

Подготовка лекционных плакатов

Придерживайтесь правила 5х5. На каждой странице должно быть не более пяти строк, максимум по пять слов в каждой.

В плохо освещенном помещении используйте зеленые маркеры, по­скольку они обладают наибольшей яркостью. Избегайте синего цвета — как показали исследования, он понижает внимание. Красный цвет в наи­большей степени привлекает внимание и способствует запоминанию.

Красным выделяются основные пункты сообщения и подчеркиваются идеи и цифры, которые вашим слушателям требуется запомнить. Не при­меняйте красный цвет для тех пунктов, которые вы не собираетесь выде­лять.

Приступая к изложению вопроса, начинайте с более холодных цветов, например, зеленого и голубого, а затем постепенно переходите к теплым тонам, т.е. желтому, оранжевому и красному.

Приготовьте большую часть плакатов заранее, чтобы не тратить время на написание всего текста. Оставьте место для ключевых фактов и цифр, заполняя его в процессе выступления.

Ключевые слова и фразы должны быть подчеркнуты или заключены в рамку.

Рисунки — если они непосредственно связаны с темой — оживляют ваше сообщение.

Как пользоваться лекционными плакатами

Прикрепите скотчем ножки подставки к полу, чтобы случайно не сбить ее.

Если вы собираетесь менять плакаты, перекидывая их через верх, отре­гулируйте высоту подставки, чтобы вам было удобно это делать. Если вы

используете отрывные листы, одной рукой прижмите верхний угол листа, а другой, ближайшей к подставке, оторвите его по линии перфорации снизу верх. Это позволит избежать некрасивых неровных краев и порван­ных листов.

Для памяти на краях листов запишите карандашом основные моменты вашего сообщения.

Диапроекторы

Преимущества. Диапозитивы легко и просто изготовить. Отпечатанный текст нужно просто скопировать на соответствующую прозрачную пленку. При нехватке времени они могут быть даже написаны от руки (см. приведенное ниже замечание). Оборудование это доступно, надежно и не требует длительной подготовки. Обычно не требуется затемнять комнат. Демонстрация диапозитивов подходит для групп численностью от 10 до 50 человек.

Недостатки. Шум вентилятора в старых моделях диапроекторов и яркий экран при отсутствии диапозитива могут отвлекать слушателей.

Подготовка диапозитивов

Диапозитивы должны быть читаемы с расстояния шести футов. Это обеспечит четкость восприятия и понимания изображения при проецировании на экран.

По возможности избегайте рукописного текста, который выглядит не профессиональным и может вызывать трудности с восприятием. Если надписи делаются от руки, старайтесь писать крупными, жирными буквами, которые передают уверенность в себе, а не тонким и мелким почерком, ассоциирующимся со слабостью.

Если вы собираетесь повторять ключевые положения во время демонстрации диапозитивов, предварительно запишите их на полях, а затем скопируйте, чтобы освежить память.

Каждый диапозитив не должен содержать более шести строк, а количество слов в строке не должно превышать шести.

Используйте и прописные и строчные буквы, потому что такой текст читается легче, чем тот, который написан только прописными буквами.

Никогда не делайте вертикальных надписей — это непривычно для западного читателя и затрудняет понимание.

Отдавайте предпочтение темным и насыщенным цветам, таким, как

красный, черный, синий или зеленый, а не оранжевому, желтому или светло-коричневому, которые недостаточно контрастны.

Использование цветов должно быть одинаковым для всего сообщения. Если, к примеру, вы решили выделять заголовки синим цветом, а основ­ной текст сделать черным, не отступайте от этого правила на протяжении всего выступления.

Используйте различные цвета и шрифты, чтобы подчеркнуть различие между идеями.

Ключевые положения, которые вы желаете выделить, должны распо­лагаться сверху.

Два или даже три диапозитива могут быть использованы как оверлеи для создания сообщения. Если вы остановили свой выбор на этой техни­ке, используйте для каждого диапозитива различные цвета и потратьте время на тренировку.

Запишите ключевые положения на рамках диапозитивов. При этом никто не заметит, что вы заглядываете в них. Расположите эти подсказки так, чтобы вы могли читать их, стоя лицом к слушателям.

Использование диапроекторов

Необходимо либо выключать диапроектор до демонстрации следую­щего диапозитива, либо использовать лист бумаги плотностью 80 г/см, чтобы перекрыть им свет. Бумага не дает слушателям забегать вперед, од­новременно позволяя вам продолжать выступление, не выключая диапро­ектора.

Потренируйтесь открывать диапроектор в нужные моменты своего вы­ступления.

Никогда не вытаскивайте диапозитив при включенном проекторе. Это непрофессионально, и, кроме того, яркий пустой экран отвлекает аудито­рию.

Чтобы избежать искажений, поворачивайте экран. Если, например, верхняя часть проецируемого изображения шире нижней, наклоните верхнюю часть экрана к проектору. Если нижняя часть изображения вы­глядит слишком широкой, а верхняя часть слишком узкой, отклоните верхнюю часть экрана от проектора.

Убедитесь в устойчивости стола, на котором вы разместили диапроек­тор. В противном случае аудитория будет отвлекаться на перемещение изображения по экрану во время смены диапозитивов.

Используйте телескопическую указку, чтобы обратить внимание слу­шателей на ключевые пункты материала, а не пытайтесь сделать это прямо

на диапозитиве. Это позволит вам стоять лицом к аудитории, а не отворачиваться от нее. Кроме того, возможная дрожь ваших рук не будет усилена и воспроизведена на экране, становясь заметной для всех слушателей. Не пересекайте луч проектора — это непрофессионально и отвлекает слушателей.

Позаботьтесь о запасном диапроекторе или хотя бы о запасной лампе — на случай поломки.

Слайдоскопы

Преимущества. Обеспечивают высококачественное изображение по доступной цене. Подходят для больших групп.

Недостатки. Чтобы аудитория — особенно большая — хорошо видела слайды, требуется приглушить свет в помещении. Изготовление слайдов довольно трудоемко и дорого. Загрузив кассету со слайдами, вы вынуждены демонстрировать их в определенном, заранее, порядке и не можете приспособить свое выступление к изменившимся обстоятельствам.

Изготовление 35 мм слайдов

До 75 процентов используемых для выступлений слайдов содержит текстовый материал. Удостоверьтесь в краткости и логичности изложенной информации, чтобы аудитория могла ее без труда воспринять и понять. Слайд, который трудно прочесть, отвлекает слушателей и понижает общую эффективность вашей аргументации. Готовя слайды с текстом, учитывайте следующие рекомендации:

• Каждый слайд должен отображать одну мысль.

• Используйте короткие слова и предложения.

• Строка должна содержать 6—8 слов; всего на слайде располагайте 6—8 строк; общее количество слов не более 50.

• Время глаголов должно быть везде одинаковым. Минимум предлогов,

наречий и прилагательных.

• Придумайте заголовки, привлекающие внимание аудитории и обобщающие ключевые положения слайда.

• Не делайте слайды слишком пестрыми. Лишние украшения создают барьер на пути эффективной передачи информации.

• При использовании статистических данных для обоснования своих идей (см. ниже) не помещайте на один слайд более четырех блоков информации.

• В заголовках лучше использовать и прописные и строчные буквы, а не только прописные — так их будет легче читать (как и в случае с диапо­зитивами).

• Если на слайде присутствует иллюстрация, размещайте подпись под картинкой, а не над ней — это ускоряет понимание.

Использование слайдоскопов

Перед началом выступления убедитесь, что вы умеете пользоваться пультом дистанционного управления. Если он присоединен к проектору при помощи кабеля, удостоверьтесь, что длина его позволяет вам переме­щаться туда, куда вы захотите.

Пометьте кнопку «вперед» — подойдет кусочек белой ленты, — чтобы не ошибиться и не продемонстрировать предыдущий слайд.

Если у вас инфракрасный пульт управления, убедитесь, что он дейст­вует в любой точке, где вы будете находиться. Эти пульты дистанционного управления достаточно мощные и предназначены для использования в больших помещениях, но в определенном положении луч может блокиро­ваться, например, колонной или шторами. Если аудитория слишком вели­ка, мощность инфракрасного луча может оказаться недостаточной, чтобы надежно управлять проектором. В таком случае, возможно, удастся пере­двинуть приемник инфракрасного излучения, который подключается к проектору, ближе к тому месту, откуда вы будете выступать.

Все это должно быть проверено и отрепетировано до того момента, как вы произнесли первое слово, а не обнаруживаться после начала выступле­ния.

По возможности занимайте позицию справа от экрана — если смот­реть со стороны зрителей. При этом взгляд присутствующих, которые чи­тают текст слева направо, всегда будет останавливаться на вас. Если вы встанете слева от экрана, их взгляд будет вынужден скользить вдоль экра­на в обратном направлении, чтобы вернуться к вам, и это может вызвать подсознательную неприязнь и сопротивление.

Выступая в незнакомом месте, обязательно проверьте, каким образом слайдоскоп проецирует изображение — на светоотражающий или просветный экран. При светоотражающем экране проектор находится позади зрителей, и изображение проецируется на переднюю поверхность экрана. При просветном экране слайдоскоп спрятан, а изображение проецируется на обратную сторону экрана. Предпочтение обычно отдается просветному экрану, поскольку он обеспечивает более гладкое и профессиональное

выступление. Но при этом слайды в кассете требуется перевернуть, чтобы аудитория видела их правильно,

Очень неприятно прибыть на место и обнаружить, что все слайды нужно перевернуть, потому что вы рассчитывали на светоотражающий экран. Можете не сомневаться, что из-за недостатка времени, по меньшей мере, один слайд окажется перевернутым — слева направо или вверх ногами. Это, конечно, не катастрофа, однако такое происшествие заставляет сомневаться в вашем профессионализме, и вы выглядите в глазах аудитории менее компетентным и подготовленным.

Обязательно проверяйте слайды перед самым выступлением. Это не только позволит вам вспомнить основные положения своей речи, но и убедиться, что никто не поменял порядок следования слайдов и не перевернул по ошибке один из них вверх ногами.

Если вы используете круговую кассету для слайдов (наиболее распространенный тип), закрепите крышку на месте липкой лентой. Таким образом вы не сможете в спешке высыпать содержимое кассеты на пол, а никто другой без вашего ведома не изменит порядок следования слайдов.

В тех случаях, когда во время выступления на экране отображаются слайды с текстом, обязательно читайте их содержимое слушателям. Этим вы «поясняете слайд», избегая ситуации, когда аудитория отвлекается на чтение текста на экране, в то время как вы продолжаете свою речь.

Во время пояснения слайда поддерживайте визуальный контакт со слушателями. Если вы не выучили содержание слайда наизусть, взгляните на экран, а затем повернитесь к слушателям и произнесите одну-две стро­ки. Затем оглянитесь, прочтите следующие строки и вновь повернитесь к аудитории. Никогда не говорите, глядя на экран. Это не только невежливо по отношению к слушателям — им труднее услышать вас, поскольку ваш голос направлен в противоположную от них сторону.

Компьютерные слайды

Существует большое — и постоянно увеличивающееся — число компьютерных программ, позволяющих создавать различного рода презентации, от быстрых и относительно простых, до требующих больших затрат времени, но представляющих собой последнее слово в области графики.

Наибольшее распространение получили такие программные продукты, как Microsoft PowerPoint, Correl Draw u Harvard Graphic. Другие программы, например ASAP, менее сложны, но позволяют создавать высококачественные слайды за максимально короткое время.

Преимущества. Гибкость подготовки, воспроизведения и стиля.

Изображения легко и быстро видоизменяются с учетом новой инфор­мации или изменившихся требований.

Порядок показа слайдов может произвольным образом меняться даже после начала выступления.

При наличии высококачественного программного и аппаратного обеспе­чения ваши возможности поистине безграничны. Вы можете использовать звук, музыку, анимацию и морфинг, технику — ее очень любят коммерческие директора на телевидении, — посредством которой один объект плавно трансформируется, в другой, например, спортивный автомобиль в пантеру.

Разработанные слайды могут быть отпечатаны в черно-белом или цветном варианте на соответствующем принтере и включены в брошюры. Их также можно превратить в стандартные 35 мм слайды как в домашних условиях, так и в специализированной лаборатории.

Недостатки. Первоначальная стоимость высока, поскольку требуется высокоскоростная компьютерная система и дисковод большой емкости для хранения требующей значительного объема памяти графики.

Обучение работе с наиболее сложными программными пакетами зани­мает довольно много времени, хотя овладеть программами попроще мож­но за несколько часов.

Основное препятствие — как показывать слайды. Для небольшой аудито­рии вполне достаточно большого высококачественного компьютерного мо­нитора. Но, когда количество слушателей возрастает, требуется проециро­вать компьютерные слайды на экран. Это можно сделать двумя способами.

Во-первых, при помощи прибора, сочетающего в себе цветной жид­кокристаллический монитор и стандартный диапроектор, который про­ецирует изображение на экран. Недостаток этого метода заключается в недостаточной яркости картинки.

Второй способ — использование компьютерного проектора, который получает изображение прямо из компьютера и отображает его на большом экране, размеры которого зависят от характеристик проектора. Проблема здесь заключается в цене, потому что даже простейшая система стоит на­сколько тысяч фунтов стерлингов, а цена самых совершенных, например BARCO, в несколько раз выше.

Еще одна опасность состоит в том, что сложные и притягивающие взгляд изображения могут отвлечь аудиторию и от вас, и от вашего сооб­щения. Слушатели будут до такой степени потрясены всевозможными спецэффектами, что не вспомнят, зачем им показывают эту очарователь­ную, сделанную с применением новейшей технологии картинку.

Все вышеизложенные соображения применимы не только к компью­терным изображениям, но и к обычным 35 мм слайдам.

Разработка и правильное использование слайдов

Один из путей усиления своего выступления при помощи слайдов создать слайды, соответствующие той информации, которую вы хотите отобразить.

Начнем со слайдов, содержащих преимущественно текст.

Слайды с текстом

Различают три основных типа слайдов с текстом.

Слайды с заголовками: используются для вступления и заключения.

Слайды с ключевыми пунктами: для отображения фактов и цифр в краткой и наиболее удобной для восприятия форме.

Они позволяют поочередно заострять внимание на основных положениях вашего выступления.

Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отражаются по одному на каждом отдельном слайде. Это позволяет слушателям сосредоточить внимание на каждом пункте, а не отвлекаться забегая вперед.

Специальный термин для этого вида слайдов — «стройка»: сообщение «строится» за определенный промежуток времени.

Слайды с таблицами: используются для сравнений, например, когда нужно продемонстрировать преимущества и недостатки того или иного предложения.

Таблицы, содержащие числа, трудно прочесть и понять за короткое время, и поэтому цифры лучше представлять при помощи диаграмм.

Слайды с диаграммами

• Опускайте лишние подробности. Оставьте только цифры, необходимые для передачи сути вашего сообщения.

• Убедитесь, что масштаб соответствует отображаемым числам. Если, кпримеру, линия на графике отображает числа в диапазоне от 1 до 10, не стоит выбирать масштаб от 0 до 100.

• Округлите числа до двух знаков после запятой, т.е. число 3, 45678 должно быть представлено как 3, 46.

ЛИНЕЙНАЯ ДИАГРАММА

1-ый квартал	2-й квартал		3-й квартал		4-й кварт

--- Юг • • • Восток ▪ ▪ ▪ Запад

Ниже рассматривается пять основных типов диаграмм.

1. Линейные диаграммы: наиболее удобны для изображения:

• Изменений во времени, например, поквартальный уровень продаж раз­личных подразделений компании, как изображено на рисунке внизу.

• Тенденций.

• Большого количества информационных точек.

• Данных как потока, а не последовательности состояний.

При составлении линейных диаграмм примите во внимание следую­щие рекомендации:

• На одной диаграмме не должно быть больше 4 линий.

• Используя цвет для выделения различных линий, будьте последова­тельны. Никогда не позволяйте себе менять цвета в процессе выступ­ления, например, отображать цифры продаж на одной диаграмме красным цветом, а на другой — синим.

• Удостоверьтесь, что линии на диаграмме легко отличить друг от друга.

• Линии, отображающие тенденции развития, должны быть толще осей.

• Оси должны быть толще линий сетки.

2. Гистограммы: используются для отображения относительных вели­чин, например, поквартальный рост продаж компании, как изображено на рисунке внизу. Гистограммы удобно использовать для отображения статистических данных — достаточно одного взгляда, чтобы понять их.

ГИСТОГРАММА

 

1-й квартал 2-й квартал 3-й квартал 4-й квартал

При составлении гистограмм примите во внимание следующие рекомендации:

• Цвета столбцов должны быть легко различимы. Используйте один тот же цвет для отображения определенного набора данных во все гистограммах.

• Используйте разные цвета для разграничения положительных и отрицательных величин.

• Ограничьтесь четырьмя столбиками на группу и четырьмя сегментами в столбике. Если необходимо указать точные величины, поместите внутри или сверху столбика.

• Никогда не используйте более длинные столбцы для отображения мень­ших по значению величин, поскольку люди обычно ассоциируют длину с количеством. Если, например, вы хотите сравнить уровень преступно­сти в различных городах, то выбор наибольшего столбца для отражения наименьшего уровня преступности дезориентирует слушателей.

• Все надписи должны быть горизонтальными, чтобы их было легко чи­тать.

1. Комбинированные двухмерные гистограммы: используются для ото­бражения общих количеств, а не различий между блоками данных.

КОМБИНИРОВАННАЯ ДВУХМЕРНАЯ ГИСТОГРАММА

1-и квартал 2-й квартал 3-й квартал 4-й квартал

При составлении комбинированных двухмерных гистограмм примите во внимание следующие рекомендации:

• На перекрывающихся диаграммах блоки данных с наибольшими зна­чениями изображаются на заднем плане. При многоярусных диаграм­мах следует помнить, что порядок отображения данных влияет на внешний вид диаграммы и ее смысл.

• Блоки данных, которые вы хотите выделить, помещайте в нижней час­ти диаграммы.

1. Секторные диаграммы: используются для привлечения внимания к отдельным блокам данных при помощи цвета или, для большего эффекта, отделением секторов, как изображено на рисунке внизу.

ПРЕДПОЧИТАЕМАЯ НАЧИНКА ДЛЯ ПИРОГА

Франция

Германия

США

Великобритания

 

Слива

 

При составлении секторных диаграмм примите во внимание следую­щие рекомендации:

• Используйте не более шести секторов. Самый важный сектор помести­те в верхний правый квадрант или расположите сектора по часовой стрелке в порядке убывания.

• Выделите определенный сектор, отделив его от остальных, как изобра­жено на приведенном выше рисунке.

5. Структурные диаграммы: используются для отображения реляционных структур, таких, как структура корпорации или номенклатура продукции.

При составлении структурных диаграмм примите во внимание следую­щие рекомендации:

• Не помещайте слишком большое количество информации на одну диаграмму.

• Если количество уровней связи больше пяти, используйте отдельные диаграммы.

• Для каждого уровня используется свой цвет — так иерархия легче вос­принимается.

Шесть советов правильного выбора цвета

1. Чем проще, тем лучше! Для слайдов с ключевыми пунктами используйте не бо­лее трех цветов: один для фона, один для заголовков и выделения, один для текста. Дополнительные цвета вводятся только то­гда, когда в слайде присутствует логотип компании или иллюстративные вставки.

2. В диаграммах используйте не более четырех цветов.

3. Будьте последовательны в своем вы­боре цвета.

4. Убедитесь, что цвета хорошо различимы. Для текста и фона выби­райте контрастные цвета.

5. На 35 мм слайдах легче читается и лучше смотрится светлый текст на темном фоне. Для диапозитивов и брошюр используйте темный текст на светлом фоне.

6. Для фона выбираются более холодные тона (например, синий или зеленый), а для выделения деталей — более теплые (например, красный и желтый).

Семь советов по выбору шрифта

1. Шрифты без засечек, такие, как Helvetica, легче читать с большого расстояния.

2. Шрифты с засечками, например, семейство шрифтов Times, больше подходят для плотного текста) как в брошюрах.

3. Избегайте витиеватых шрифтов вроде Gothic Script и Letter Gothic, которые выглядят претенциозно и плохо читаются с большого расстояния.

4. Нельзя смешивать шрифты на отдельных диаграммах, а также ме­нять их от диаграммы к диаграмме, поскольку это создает неразбериху и отвлекает внимание от сообщения.

5. Для выделения текста используйте жирный шрифт, курсив или под­черкнутый шрифт того же типа. Однако при этом нужно соблюдать уме­ренность и последовательность.

6. Убедитесь, что текст четко различим при освещении, в котором бу­дет демонстрироваться слайд.

7. Не злоупотребляйте прописными буквами, поскольку текст, состоя­щий из одних прописных букв, читать труднее, чем обычный.

ПРОВЕРЬТЕ ПОМЕЩЕНИЕ, В КОТОРОМ ВЫ БУДЕТЕ ВЫСТУПАТЬ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Если вам предстоит выступать в незнакомой обстановке, необходимо провести предварительную проверку, чтобы все прошло гладко. Чем важнее ваше выступление, тем важнее, чтобы все эти действия были проделаны заранее.

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Bizz: Белье стирается вперемешку с чужим или как?
2. Bizz: Допустим, клиент не проверил карман, а там что-то лежит, что может повредит аппарат. Как быть в такой ситуации?
3. I AM HAPPY AS A KING (я счастлив как король)
4. I. Какие первичные факторы контролируют нервную активность, то есть количество импульсов, передаваемых эфферентными волокнами?
5. II. ЭКОЛОГИЧЕСКОЕ ПРАВО КАК КОМПЛЕКСНАЯ ОТРАСЛЬ
6. III КАК РАСТУТ НА НОВОЙ ГВИНЕЕ
7. III. Половая связь – лишь как конечное завершение глубокой всесторонней симпатии и привязанности к объекту половой любви.
8. IV. Как узнать волю Господню.
9. IX. Толерантность как нравственная основа социокультурной деятельности библиотекаря
10. SWOT-анализ организации как метод выявления и предупреждения организационно-управленческих конфликтов.
11. V. Профессиональные интересы и склонности
12. А как мы можем узнать, кем человек является на самом деле?