Обследование и обоснование необходимости создания ИС.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

В ходе обследования объекта автоматизации был выявлен ряд недостатков, в результате появилась необходимость создания ИС:

1. Вся документация предприятия храниться на бумажных носителях, что может привести к потере какой-либо информации.

2. Поиск необходимой информации производиться вручную, что приводит к нерациональной трате времени.

3. Все документы заполняются вручную, поэтому высока вероятность ошибок, искажения данных.

4. Некоторые работы могут быть исключены вследствие их нерациональности.

5. Нет единой информационной базы, в которой могли бы работать сразу все работники предприятия. Так как нет единой информационной базы, то затрудняется процесс по созданию архивной копии имеющейся информации.

6. В данной системе полностью отсутствует защита от несанкционированного доступа к информации.

Информационная система создается для устранения всех этих недостатков, то есть для упрощения процесса ввода, хранения и поиска информации, что обеспечит более высокую эффективность работы с документами.

Система будет проста в работе и обеспечит быструю архивацию данных.

3.Формирование требований пользователей к ИС.

Данная ИС должна обеспечивать следующее:

· Ввод и вывод документов;

· Хранение документов;

· Разграничение прав доступа к документам и функциям системы;

· Сбор и анализ статистических данных на основе документов и хранимой информации;

· Защита информации;

· Быстрый поиск информации;

· Быстродействие;

· Соответствие стандартам информационных технологий;

· Удаление неправильно введенной информации;

· Составление бухгалтерской отчетности;

· Электронный архив данных и его перенос на дисковые носители;

Удаление устаревших данных.

Отчет о выполненной работе и заявка на разработку ИС.

При исследовании объекта автоматизации был выявлен ряд недостатков, устранить которые можно, создав автоматизированную систему, основанной на применении компьютеров и предназначенной для создания, хранения, обработки и использования всей необходимой информации.

Созданная система должна обеспечить следующее:

1. Автоматизированный ввод данных в систему (сведения о продукции, персонале предприятия, заказчиках).

2. Автоматическое заполнение всех возможных полей документа и контроль ошибок при вводе информации (данные типа: дата документа, расчет суммы заказа и т.д.).

3. Быстрый поиск информации в системе по заданным реквизитам (наименование товара, наличие на складе и т.д.).

4. Формирование выходных отчетов.

Для создания и внедрения системы необходимо провести обучение персонала, данный процесс не должен противоречить работе предприятия.

Целью создания системы является повышение временных и экономических показателей, т.е. работа должна выполняться более быстро и качественно. Ограничивающими факторами здесь являются материальные и временные затраты на создание системы.

Задачей системы является обеспечение автоматизированной работы Булочно-кондитерского комбината. Система должна выполнять функции по генерированию необходимых отчетов, а также по хранению необходимой для этого информации.

Интерфейс разрабатываемой системы должен быть максимально понятным и не раздражать пользователя.

В первую очередь, проектируемая система должна быть проста в использовании и обеспечивать правильность учета сырья на складе, отправку на производство и отгрузку заказчику. В большей степени эта надежность учета обеспечивается за счет «доступного» интерфейса пользователя и ограничения прав пользователя на корректировку данных, определяющих правильность работы системы и достоверность данных, т.е. необходимость уменьшить «человеческий фактор» ошибок. Пользовательский интерфейс должен иметь систему удобных средств ввода-вывода данных и устройств обмена информацией.

Помимо этого, система должна иметь защиту от несанкционированного доступа. Во-первых, система будет разделена на две подсистемы: систему администратора и систему пользователя. Во-вторых, для пользователя будет ограничен список возможных действий. Например, там, где необходимо лишь ознакомиться с информацией, он не сможет ее редактировать, возможны лишь функции чтения и просмотра. Это также предотвращает случайный фактор изменения данных.

Таким образом, ограничив доступ к информации можно защитить данные от несанкционированного доступа. АС имеет удобный пользовательский интерфейс, который будет настроен в соответствии с пожеланиями пользователей.

Система имеет возможность создания архива данных. Это необходимо для того, чтобы в случае сбоя, появления вирусов или каких-то других факторов, которые могут привести к непригодности БД, можно было восстановить БД на дату архивации данных.

Входной информацией являются сведения о поступившем сырье; сведения о клиенте; заказы клиентов. Документы: Товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет-фактура, приходный ордер, (см. приложение 1).

Выходной информацией являются расчет затрат сырья на продукцию, себестоимость продукции, бухгалтерские и налоговые расчеты, расчет зарплаты. Документы и отчеты: налоговые и бухгалтерские отчеты, отчет о сбыте, отчеты по остаткам.

АС будет контролировать, чтобы при вводе документа были введены все данные и без ошибок. Все документы вводятся в АС по факту совершения операции или сделки.

АС является открытой и может быть в дальнейшем доработана, если появиться необходимость у заказчика.

Разработка концепции ИС.

На основе анализа результатов обследования была построена модель, отражающая деятельность предприятия на данный момент – модель «As Is»(см. приложение). Модель построена средствами пакета Design\IDEF0.

Описание функциональных блоков с учетом декомпозиции:

А1 «Учет приема-выдачи сырья на складе»- на данном этапе кладовщик и водитель проверяют соответствие привезенного товара с накладными (А11). Далее кладовщик принимает товар и накладную и выписывает водителю акт приемки-передачи (А11). Кладовщик со склада передает сырье на производство и фиксирует остаток сырья на складе (А12).

А2 «Формирование заказа клиента». Оформляется заказ клиента с учетом данных по остаткам и выписывается накладная по заказу клиента.

А3 «Производство» -на данном этапе происходит производство из сырья ГП. Процесс производства состоит из следующих блоков(этапов):

А31 «Подготовка сырья»- на этом этапе поступающее сырье со склада в соответствии с заказом на производство подготавливается и обрабатывается: взвешивается мука (А311), просеивается мука(А312), аэрируется мука(А313) и подготавливаются вкусовые добавки(сироп, ароматизаторы)(А314). В процессе подготовки вкусовых добавок выявляются ингридиенты.

А32 «Приготовление теста и начинок» - на этом этапе ингридиенты поступает на следующую стадию производства. В результате на выходе получают готовое тесто для дальнейшей формовки.

А33 «Формовка тестовых заготовок» - этап придания приготовленному тесту нужной формы. Подготовленное тесто должно пройти тепловую обработку.

А34 «Тепловая обработка»-этап выпечки приготовленного теста для дальнейшей отправки его на оформление.

А35 «Наполнение начинкой и оформление». На этом этапе выпеченному кондитерскому изделию придают товарный вид.

А36 «Упаковка» - на этом этапе осуществляется упаковка кондитерских изделий.

А4 «Сбыт готовой продукции»- на этом этапе осуществляется сбыт готовой продукции заказчику. С заказчиком формируется акт приема-передачи и передается ГП(А41), далее формируется товарная накладная(А42) и осуществляется оплата ГП через документы оплаты(А43).

На основании данных полученных в модели «AS IS» была построена модель «ТО ВЕ» (как должно быть).Рассмотрим отличие модели «ТО ВЕ» от модели «AS IS».

А1 «Формирование заказа клиента», где на вход поступает информация о заказе клиента, а на выходе формируется накладная по заказу клиента.

А2 «Учет приема-выдачи сырья» декомпозирован на 3 блока: добавлен блок А22 «Занесение накладных в электронный реестр » - благодаря чему менеджер не будет обращаться к кладовщикам и тратить время на поиск информации, ему надо будет только просмотреть нужный ему отчет.

А3 «Производство» -общая схема выбора та же, что и в модели «AS IS».

А4 «Сбыт готовой продукции» декомпозирован на 4 блока: добавлен блок А41 «Занести данные в БД по сбыту» - все данные хранятся в электронном виде и можно сразу получить нужную информацию, вывести на печать необходимые документы.

А5 «Анализ финансовой деятельности» - общая схема выбора та же, что и в модели «AS IS», но в отличие от модели «AS IS» бухгалтеру не надо обращаться за информацией к производственным и складским отделам, так как вся информация будет уже в БД и им надо будет просто сформировать отчет.

В модель «TO BE» добавлен блок «Функционально-стоимостный анализ».

А5 «Функционально-стоимостный анализ»-на этом этапе происходит расчет себестоимости продукции(А51). На основании данных, занесенных в электронный реестр, отчета о переработке сырья и отчета о выпущенной продукции рассчитывается себестоимость продукции и формируется отчет о прибыли и убытках (А52).

Техническое задание

ООО «Моршанский» р

наименование организации

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒