Учет информации о клиентах и договорах

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 18Следующая ⇒

Информация о клиентах учитывается в справочнике 3.14 Партнеры стр. 59, а также подчиненном ему справочнике 3.8 Контрагенты стр. 45.

Информацию о партнерах и контрагентах регистрирует один ответственный менеджер.

При вводе информации необходимо учитывать, что у партнера есть признаки «Клиент», «Поставщик», «Прочие отношения». Если партнер отсутствует в списке клиентов, то возможно он есть в общем списке партнеров, но у него не установлен признак «Клиент». Можно выполнить поиск по ИНН в справочнике «Контрагенты» и если контрагент будет найден, то по нему определить партнера.

Понятие основной менеджер контрагента не используется.

Сведения о контактных лицах, телефоны могут вводить все пользователи отдела продаж и филиалов. При этом они не должны иметь возможность исправить наименование публичное и рабочее, признаки «Клиент», «Поставщик», «Прочие отношения».

Справочник содержит несколько записей партнеров для особого использования:

· Частное лицо – это обезличенный партнер для оформления розничных продаж

· Гарантия – это обезличенный партнер, под заказ которого будут резервироваться запасные части на складе (для обеспечения остатка гарантийных запасных частей)

Договор формируется на филиале или в центральном офисе. В системе существующей договор формируется вручную по шаблону MS Word, без номера. В данный момент времени когда договор попадает в центральный офис он регистрируется в реестре и ему присваивается номер по порядку. Нумерация сквозная числовая отдельно по каждой организации.

С контрагентом может быть заключено несколько одновременно действующих договоров. Это могут быть договора с разными условиями и с разными складами отгрузки. Для каждого склада заключается отдельный договор.

Имеется 6 видов договоров для ООО и ИП:

№	Вид договора	Описание
	Предоплата 100%. - без указания суммы	Рамочный договор. Предоплата 100%, сумма поставки в договоре не указывается
	Предоплата 100% - с указанием суммы	Разовый договор. Предоплата 100%, сумма поставки указывается в договоре
	С ОТСРОЧКОЙ - без указания суммы	Рамочный договор. Оплата после поставки. Количество дней до оплаты указывается в договоре
	С ОТСРОЧКОЙ - с указанием суммы – РАЗОВЫЙ	Разовый договор на одну поставку. Оплата после поставки. Количество дней до оплаты указывается в договоре
	С ОТСРОЧКОЙ - с указанием задолженности	Рамочный договор. Оплата после поставки. Количество дней до оплаты указывается в договоре. В договоре указывается максимально допустимая сумма задолженности. Указывается максимальная сумма поставки. Зачем она указывается, осталось неясно.
	С ОТСРОЧКОЙ до определенной даты - без указания задолженности	Рамочный договор. Оплата после поставки. В договоре указывается дата, до которой должна быть произведена оплата.

Какой именно вид договора и на каких условиях заключать самостоятельно решает менеджер центрального офиса или сотрудник филиала.

В новой Системе при заключении договора вводится запись в справочник «Договоры». Запись вводит менеджер отдела продаж или пользователь филиала. При этом номер присваивается автоматически по порядку. Если номер не должен присваиваться (например, договор уже был заключен ранее), то устанавливает галочку «договор заключен ранее». Пользователь указывает вид договора, выбирая одно из 6-ти значений, указанных выше. Определяет остальные параметры договора. Может сформировать текст договора в документ Open Office по шаблону.

В Системе условия работы с клиентами определяются в типовых и индивидуальных соглашениях (следующий пункт).

Пользователи филиалов не имеют права доступа на просмотр сведений о поставщиках. Недоступны записи справочника «Партнеры», в которых есть галочка «Поставщик» и нет галочки «Покупатель».

Соглашения и договоры

Соглашение с клиентом предназначено для регистрации тех условий продаж и оплаты товаров, которые будут использоваться и контролироваться при работе с клиентом. При работе с клиентами может быть оформлено два вида соглашения.

· Типовое соглашение - это список типовых условий продаж, которое используется при продаже товаров. Количество типовых соглашений неограничено и зависит от разнообразия тех условий продаж, которые применяются в торговом предприятии. Типовые условия продаж могут быть применены для определенного сегмента партнеров: оптовые покупатели, дилеры, дистрибьюторы и т.д. В каждом типовом торговом соглашении указываются свои условия продаж: вид цен, по которым будет осуществляться продажи, график оплаты (предоплата, кредит, поэтапная оплата и т.д.) список предоставляемых скидок и т.д.

· Индивидуальное соглашение заключается с клиентом в том случае, если клиенту предоставляются особые условия, которые отличаются от типовых условий продаж. В индивидуальном соглашении обязательно указывается то типовое соглашение, на основании которого создается индивидуальное соглашение. В индивидуальное соглашение переносится вся информация об условиях продаж, заданных в типовом соглашении. В индивидуальном соглашении типовые условия продаж могут быть уточнены по сравнению с типовым соглашением. Изменение типовых условий продаж в индивидуальном соглашении должны быть обязательно согласованы с вышестоящим руководством.

Указание соглашения является обязательным при оформлении всех документов с клиентом. Контроль условий продажи, указанных в соглашении с клиентом, производится в момент оформления документов продажи и оплаты с клиентом. При отклонении условий продаж от указанных в соглашении, менеджер должен провести согласование измененных условий продаж с руководством. Регистрировать документы с отклонениями от условий продаж могут те пользователи, которые имеют полные права или для них установлено право отклонения от условий продаж. При оформлении документов такими пользователями контроль отклонений от условий продаж не производится.

Перечень типовых соглашений ведется в справочнике 3.29 Типовые соглашения с клиентами стр. 77. Перечень типовых соглашений определяется исходя:

· из шаблонов видов договоров (предыдущий пункт). Для договоров видов №1 и №2 используется один тип соглашений «100% предоплата». Для договоров видов №3, №4, №5 и №6 используется один тип соглашений «отсрочка платежа».

· из типа налогообложения – продажа с НДС или без НДС. Если продажа с НДС, то продажа осуществляется через организацию «ООО Агроцентр (Фин.)», если продажа без НДС, то через организацию «ИП Федоров А.М.».

Перечень индивидуальных соглашений ведется в справочнике 3.5 Индивидуальные соглашения с клиентами стр. 43.

Индивидуальные соглашения создаются для каждого клиента на основе типового соглашения. Индивидуальное соглашение создается автоматически при создании договора на основании сведений, указанных в договоре:

· типовое соглашение, на основании которого создается индивидуальное, определяется по виду договора и организации договора;

· склад определяется по реквизиту «Основной склад» подразделения договора;

· наименование определяется по наименованию типового соглашения и с указанием наименования склада в скобках. Например, «Продажа с НДС 100% предоплата (Основной склад)»;

· отсрочка платежа в днях для индивидуального соглашения уточняется по данным договора;

· если в договоре установлен признак «Экспорт», то в реквизит «Режим налогообложения» заполняется значение «Продажа на экспорт (ставка 0%)»;

· если индивидуальное соглашение создается для склада филиала, то вид цен в нем должен быть заменен на «Розн. удал. склада с НДС»;

· Если для склада уже есть индивидуальное соглашение, сделанное на основании необходимого типового, то новое индивидуальное соглашение не создается, а корректируется уже существующее;

· в индивидуальном соглашении сохраняется ссылка на договор, при сохранении которого оно было создано;

· при изменении реквизитов такого договора автоматически изменяется индивидуальное соглашение.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒