Учет поступления от поставщиков

⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 18Следующая ⇒

Менеджер отдела продаж принимает решение о заказе товаров у поставщика. Менеджер делает заказ только по тем товарам, за которые он отвечает. Менеджер может заказывать товар у разных поставщиков. У одного и того же поставщика разные менеджеры могут сделать несколько заказов. В итоге несколько заказов могут прийти в одной поставке.

Используется документ «Заказ поставщику» и обработка формирования заказа на основании сведений о потребности в номенклатуре. Потребность рассчитывается только под заказы от клиентов или заказ на перемещение. Для того чтобы работать только со своей номенклатурой менеджер на шаге №1 работы обработки «Формирование заказов по потребностям» указывает отбор по своему сегменту номенклатуры.

При закупке для пополнения склада менеджер заполняет документ «Заказ поставщику» методом подбора номенклатуры из справочника в документ, определяя количество вручную.

При оформлении заказа для него становятся доступными различные статусы:

· Не согласован – статус устанавливается у всех новых заказов поставщику;

· Согласован – статус устанавливается после согласования внутри торгового предприятия (если это необходимо);

· Подтвержден – статус устанавливается после подтверждения поставщиком даты поставки товаров по заказу. При проведении заказа с этим статусом товары в графике движения товаров регистрируются как товары, ожидаемые к поступлению;

· К поступлению – статус устанавливается, если поставщик подтвердил отгрузку товаров со своего склада. По заказу поставщику можно оформлять поступление товаров;

· Закрыт – статус устанавливается после окончания работы с заказом. Те позиции, которые поставщик не смог поставить, отмечаются как отмененные позиции.

Для нового заказа менеджер может установить статус «Не согласован». Далее заказ при необходимости может быть согласован с руководителем отдела продаж. Менеджер может указать статус «Согласован», в этом случае согласование не понадобится. Для согласования заказа менеджер запускает на основании заказа бизнес-процесс «Согласование заказа поставщику», указывает дату, до которой необходимо произвести согласование и произвольный комментарий, после чего стартует бизнес-процесс.

На рабочем столе руководителя отдела продаж отображаются заказы, которые необходимо согласовать. Руководитель просматривает заказы и принимает решение, какие заказы могут быть согласованы. По каждому заказу у руководителя появляется три задачи – «Согласовать ценовые условия закупки», «Согласовать логистические условия закупки», «Согласовать финансовые условия закупки». После выполнения этих трех – четвертая задача «Подвести итоги согласования закупки». Если заказ согласован, то для него автоматически устанавливается статус «Согласован». В случае, когда руководитель не согласует заказ, обязательно указывается причина отказа в согласовании.

После того, как руководитель принял решение на рабочем столе менеджера, запустившего процесс согласования, отображается информация о результатах согласования. Для несогласованных заказов менеджер может запустить процесс повторно.

Поставка товаров по заказу оформляется при помощи документа «Поступление товаров и услуг».

Поступление товаров от поставщика может происходить по одному или нескольким заказам. Для отражения в Системе поступления пользователь выполняет следующие действия:

· Открывает список документов «Поступление товаров и услуг» на закладке «Распоряжения на оформления», при этом отображается список заказов поставщиками, по которым ожидается поступление (в заказах установлен статус «К поступлению»).

· Выбирает один или несколько заказов одному поставщику, по которым необходимо отразить поступление товара, и нажимает кнопку «Оформить поступление», после чего на основании заказа (заказов) формируется документ «Поступление товаров и услуг».

· Сверяет сформированный документ с печатным документом, полученным от поставщика, и, при необходимости редактирует документ.

При приемке товаров используется ордерная схема поставки товаров, при которой разделен процесс физического поступления товаров на склад и процесс выписки финансовых документов. При использовании такой схемы фактическое поступление товаров на склад оформляется документом «Приходный ордер на товары». При этом в программе непосредственно при поставке товаров возможен процесс контроля расхождений.

При поступлении товаров на складе товар пересчитывается. Если при приеме товара обнаружена недостача, то в системе существующей учет выполнялся по схеме:

· оформляется поступление на склад всех товаров в соответствии с документами поставщика

· те товары, которых фактически нет, перемещаются на склад «Брак недостача 15 склад»

Менеджер, который делал заказ, контролирует решение вопроса с расхождением.

При приеме товаров или при движении товаров может быть обнаружен брак. Учет по такой же схеме, как и недостача.

Менеджер, который отвечает за номенклатуру, контролирует решение вопроса с браком.

В новой Системе используются функции контроля расхождений при приемке товаров. Если после приемки товара и оформления документа «Приходный ордер» выясняется, что имеется недостача или перепоставка, то в документе «Поступление товаров и услуг» указывается галочка «Есть расхождения» и табличная часть «Товары по факту» перезаполняется по приемке. Подробнее в информационной системе 1С: ИТС: http: //its.1c.ru/db/utovio#content: 196: hdoc

Учет приема на хранение

Прием на хранение регистрируется как прием комиссионного товара с помощью документа «Поступление товаров и услуг», в котором указывается договор с типом взаимоотношений «С комитентом».

Учет транспортных расходов

Если необходимо отнести приобретение услуг в стоимость закупаемых материалов, то в основной подсистеме регистрируется документ «Поступление товаров и услуг». В документе указывается номенклатура «услуг по доставке и указывается статья расходов «Расходы на закупку, доставку», в качестве аналитики указывается ссылка на документ «Поступление товаров и услуг», который регистрировал поступление ТМЦ.

Сумма услуг транспортной компании распределяется на стоимость товаров, указанных в документе «Поступление товаров и услуг» пропорционально себестоимости товаров.

Подробнее в информационной системе 1С: ИТС: http: //its.1c.ru/db/utovio#content: 185: hdoc

Перемещение товаров

Товар может перемещаться между различными складами:

· с распределительных на склады филиалов;

· обратно со складов филиалов на распределительные;

· между распределительными;

· между складами филиалов.

В 7.7 документы перемещений имеют номера с префиксами по номерам складов-отправителей. Это неважно, в новой системе можно использовать типовую нумерацию.

Филиалы делают заявки на распределительные склады. В системе существующей заявки делаются как заявки от клиентов и не разделяются на потребности для пополнения склада и под заказы клиентов.

В Системе предлагается использовать документ «Заказ на перемещение товаров», который будет оформляться филиалом для заказа товаров с центрального склада под заказы покупателей (команда Создать заказ на перемещение по потребностям). При этом можно придерживаться такого порядка действий:

· на 1 шаге обработки «Формирование заказов по потребностям» указываем значение «Склад»;

· на 2 шаге оставляем настройки по умолчанию;

· шаг 3 пропускается;

· на 4 шаге оставляем все как предложила обработка для заказа с центрального склада;

· на 5 шаге формируем документы «Заказ на перемещение» по всем товарам, даже если их нет на центральном складе;

· далее открываем созданный документ «Заказ на перемещение» и заполняем обеспечение. Если товара нет на центральном складе, то удаляем его из документа;

· еще раз вызываем команду Создать заказ на перемещение по потребностям;

· шаги 1, 2 и 3 обработки проходим как раньше;

· на 4 шаге остается тот товар, который мы удалили из заказа на перемещение. В колонке «Способ обеспечения» в каждой строке меняем значение на «Пополнение с любого склада» и в колонке «Источник обеспечения» выбираем склад, с которого можно заказать товар.

Выполнение заказов на перемещения и фактического перемещения товаров контролируют 3 менеджера центрального офиса, которые курируют филиалы.

Отдельный документ «Заказ на перемещение товаров» будет оформляться филиалом для пополнения склада с центрального склада или с других складов. Такой документ формируется вручную подбором товаров в табличную часть.

Филиалы формируют заказ на перемещение один раз в неделю. Документ «Заказ на перемещение» должен быть сформирован за день до перемещения, так как центральный склад начинает сборку товара по заказу за день до перемещения.

На складе отправителе в документе «Заказ на перемещение» в колонке «Действия» указывается «Отгрузить» для всех позиций, которые есть в остатке и могут быть отгружены. В документе «Заказ на перемещение» устанавливается статус «К выполнению» и на основании документа «Заказ на перемещение» вводится документ «Перемещение товаров». Документ «Перемещение товаров» вводится заранее (как правило за день до отгрузки), чтобы работники основного склада смогли начать сборку товара.

Если товар отгружается с центрального склада с адресным хранением, то формируются документы «Расходный ордер» как указано в пункте 4.24 Отпуск товаров с главного склада с адресным хранением стр. 122.

Если после этого пользователь филиала изменил заказ на перемещение (добавил товары), то он должен поставить в известность менеджера центрального офиса, который должен исправить документ «Перемещение товаров» с помощью функции «Подобрать товары из заказа». Менеджер центрального офиса ставит в известность об этом работников основного склада, для того, чтобы они создали дополнительный документ «Расходный ордер» и задание на сборку товаров.

При создании документ «Заказ на перемещение» имеет статус «Перемещение». После отправки товара на складе отправителе указывается статус «Отгружено».

Приемка товаров на складе получателе выполняется с оформлением документов «Приходный ордер» (с помощью функции «Приемка» раздела «Склад»). В документе «Приходный ордер» указывается фактически принимаемое количество.

Основанием для приемки является заказ на перемещение, если его не было, то сам документ «Перемещение товаров». На форуме задан вопрос про приемку на основании заказа на перемещение https: //partners.v8.1c.ru/forum/topic/1309435.

Получить сведения о недопоставках или перепоставках товаров при перемещении можно с помощью отчета «Выполнение приемки товаров». Учет поставки, недопоставки и перепоставки ведется в привязке к документам «Заказ на перемещение», если перемещение выполнялось по заказу, и к документам «Перемещение товаров», если перемещение выполнялось без заказа.

После окончания всех процедур по перемещению товара по заказу, в документе «Заказ на перемещение» должен быть установлен статус «Закрыт» (с помощью функции установки статуса из списка документов).

Документ «Заказ на перемещение» используется как при передаче с центральных складов на филиалы, так и при возврате товаров с филиалов на центральный склад. При перемещении товаров между филиалами регистрируется сразу документ «Перемещение товаров».

Для одного филиала может быть сделано несколько документов «Заказ на перемещение» для основного склада несколькими менеджерами. В этом случае создается один документ «Перемещение товаров» по нескольким документам «Заказ на перемещение». В списке документов «Перемещение товаров» на закладке «Распоряжения на оформление» выделяются заказы на перемещение, которые должны быть включены в документ «Перемещение товаров» и нажимается кнопка «Оформить перемещение»:

Филиалы делают возврат на центральный склад в случае наличия мертвого остатка, при выявлении брака, при выявлении недостачи при перемещении с центрального склада, а также при необходимости поставки товара под конкретного клиента.

Создавать документы «Перемещение товаров» имеют право только пользователи центрального офиса.

Продажа запасных частей

Схема продажи одинаковая для больших складов и складов филиалов. Если продажа выполняется по наличному расчету и менеджер уверен, что все товары есть в наличии на складе, то он может сразу выписать документ реализации, в котором перечисляет товары.

Если нет уверенности, что все товары есть на складе, или реализация по безналичному расчету, то регистрируется документ «Заказ клиента». При работе с клиентом в отделе продаж заказ у клиента принимает один менеджер.

Если продажа осуществляется за наличный расчет без договора (розничная продажа), то выбирается партнер «Частное лицо».

При заполнении документа «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг» автоматически выбирается индивидуальное соглашение, склад которого соответствует подразделению пользователя. При заполнении документа «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг» автоматически выбирается договор, который соответствует выбранному индивидуальному соглашению (либо в договоре не указан вид договора). Если соглашение и договор не заполнились автоматически, то их надо выбрать из списка. Пользователь филиала может выбрать только соглашения, которые соответствуют его складам его подразделения.

Если нет сведений об индивидуальном соглашении и договоре, то их надо ввести, либо заключить новый договор и указать сведения о нем.

В соответствии с условиями, определенными в индивидуальном соглашении поставка под заказ клиента осуществляется с предоплатой или без предоплаты.

Пользователь может сформировать из документа «Заказ клиента» печатную форму счета на оплату. Если у организации несколько расчетных счетов в банке, то необходимо выбрать банковский счет, который будет указан в реквизитах счета на оплату.

Если оплата осуществляется наличным путем, то пользователь вводит документ ПКО на основании документа «Заказ клиента». В документе касса заполняется автоматически по сведениям об организации и подразделении. Если в подразделении нет кассы для нужной организации, то касса не заполняется и выдается сообщение пользователю.

В системе существующей для продажи через ИП использовалась специальная функция «Быстрая продажа Дон плюс», которая создавала комплект документов реализации от ИП клиенту и одновременно комплект документов реализации от ООО в ИП.

В новой Системе для регистрации реализации всегда используется один документ «Реализация товаров и услуг», который создается без документа основания или на основании документа «Заказ клиента». При оформлении продажи клиенту не учитывается принадлежность товара к определенной организации. Если были проданы товары другой организации, то позднее оформляется продажа между собственными организациями (пункт 4.17 Продажа товаров между собственными организациям стр. 114).

Отгрузка товаров по заказу может выполняться по частям по мере обеспечения наличия товаров на складе. В этом случае на основании одного документа «Заказ клиента» вводится несколько документов «Реализация товаров и услуг».

При отгрузке товаров партнеру «Частное лицо» через ИП (розничная продажа) действует налоговый режим ЕНВД для всех товаров, кроме моторного масла. При этом в одном документе не должно быть сочетания позиций, реализуемых по ЕНВД и не по ЕНВД. Перед записью документа выполняется проверка: если партнер «Частное лицо», а организация ИП, то либо все товары в документе имеют вид номенклатуры «Моторное масло», либо все товары имеют какой-то другой вид номенклатуры.

В игровом примере сделан документ Заказ клиента. Клиент «ООО Нива Ташлинский р-он.». Склад №2: с. Ташла, ул. Строителей 10. Рассмотрена возможность резервирования товаров на складе.

Из документа «Реализация товаров и услуг» по ООО оформляется счет-фактура (по гиперссылке внизу формы документа). После этого будет доступна форма УПД. В предыдущей системе использовалась печатная форма накладной ТОРГ-12 и печатная форма счета-фактуры, в которой при печати в центральном офисе перечисляется 4 лица в подписи за директора и 3 лица в подписи за главного бухгалтера. При печати счета-фактуры на филиале в подписи за директора и главного бухгалтера указывается представитель филиала. Сведения о подписывающих в системе существующей хранятся в справочниках «Фирмы» и «Пользователи» (для филиалов).

В новой Системе сведения об ответственных лицах, которые могут подписывать документы, вводятся в справочнике 3.13 Ответственные лица организаций стр. 58. При заполнении документа «Реализация товаров и услуг» автоматически указываются значения реквизитов «Руководитель» и «Главный бухгалтер» (на закладке «Дополнительно» по гиперссылке «Реквизиты печати ТОРГ-12»):

· в центральном офисе подставляются значения основных ответственных лиц

· в филиале подставляются значения по соответствующему подразделению

· алгоритм заполнения:

o по умолчанию заполняются основные ответственные лица (стандартное поведение)

o если для подразделения, в котором выписывается документ, определены ответственные лица, то подставляются их значения

В новой Системе используется печатная форма УПД, в которой расшифровки подписи ответственных лиц указываются из реквизитов документа.

Пользователи разных подразделений должны иметь доступ только к заказам клиентов, созданных в своих подразделениях.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 91011 12 13 14 Следующая ⇒