ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

⇐ ПредыдущаяСтр 19 из 47Следующая ⇒

После того как трудовая книжка будет заполнена, сведения о ней должны быть зарегистрированы в книге учета выдачи трудовых книжек и вкладышей в них. Об этом подробнее в нашем материале.

Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Сегодня действуют формы, утвержденные Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 " Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" и приведенные в Приложениях 2 и 3 к Постановлению N 69.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Пример. 20 сентября 2015 г. ОАО " Эталон" приобрело у ЗАО " Разносбыт" 5 трудовых книжек. Цена за один бланк - 150 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной от 20 сентября 2015 г. N 123965. Приобретенные бланки имеют серию АХ, а номера - с 0068425 по 0068430.

30 сентября 2015 г. ОАО " Эталон" приняло на работу оператора Иванова И.И., который устроился на работу впервые (приказ от 30 сентября 2015 г. N 48-к). На основании заявки от 30 сентября 2015 г. N 10 кадровому работнику Морозовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за N 0068425.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 750 руб.

Приходно-расходную книгу необходимо заполнить следующим образом:

N	Дата	От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, N и дата)	Приход	Расход
число	месяц	год	Количество		Количество	Сумма (руб.)
трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)	Сумма (руб.)	трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)

				ЗАО " Разносбыт"	Накладная N 123965 от 20 сентября 2015 г.	5 шт. (серия АХ, номера с 0068425 по 0068430
				Специалист отдела кадров Морозова Н.П.	Заявка от 30 сентября 2015 г. N 10		1 шт. (серия АХ, номер 0068425

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации. В ней оформляются прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует заполнять в следующем порядке.

В первую графу книги вносятся регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

В пятую графу книги вписываются фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре, а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в личной карточке работника) и трудовой книжке.

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу.

В девятую графу вписываются дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника.

В десятой графе книги ставится личная подпись специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей.

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, то есть дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой - расписывается в получении трудовой книжки.

Рассмотрим на конкретном примере порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек.

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Морозовой Н.П. были сделаны следующие записи:

N п/п

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник

Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

число

месяц

год

Иванов Иван Иванович

АХ 0068425

Оператор

ОАО " Эталон"

Приказ от 30 сентября 2015 г. N 48-к

Морозова Н.П.

Отсутствие указанных книг или их неправильное оформление являются серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

В соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Не взимается плата с работника в следующих случаях (п. п. 34 и 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- если произошло чрезвычайное происшествие, в результате которого трудовые книжки работников были повреждены (в этом случае новые трудовые книжки сотрудникам выдаются за счет организации);

- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (в таком случае стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).

КАРТОТЕКА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Картотеки сегодня стали удобным средством организации документооборота. Они используются для упорядоченного хранения и архивирования различных документов, карточек, счетов, платежных документов, трудовых книжек. О них, только более подробно, читайте в нашем материале.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В настоящее время действуют Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 " О трудовых книжках", которым утверждены форма трудовой книжки, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 " Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (трудового договора).

Работодатель обязан (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В организациях с большим количеством работающих целесообразно вести картотеки трудовых книжек работников, что значительно облегчает поисковую работу.

Картотека трудовых книжек ведется на всех работников организации без деления по структурным подразделениям или категориям, а карточки раскладываются в ней в алфавитном порядке.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Исполняя обязанности по охране труда, работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них.

Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 " Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждены:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 " О трудовых книжках" (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек), бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Как правило, хранение трудовых книжек производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации рекомендуется составлять картотеку трудовых книжек работников.

Картотека - это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.

Картотеки могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступающие в архив вместе с документами.

Картотека трудовых книжек работников создается для поиска необходимой информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий - по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки должны обеспечивать надежную сохранность трудовых книжек работников от хищения (разглашения).

С этой целью картотеки трудовых книжек работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.

⇐ Предыдущая 14 15 16 17 181920 21 22 23 Следующая ⇒