ЧЕМ ПОДТВЕРДИТЬ СЛУЖЕБНОЕ ПОРУЧЕНИЕ

⇐ ПредыдущаяСтр 25 из 47Следующая ⇒

До 2015 г. одним из основных документов, удостоверяющих фактическое время пребывания командированного лица в служебной поездке, являлось командировочное удостоверение. Причем значимость этого документа определялась тем, что у организации оно выступало документальным подтверждением командировочных расходов, а у работника являлось основанием для возмещения ему расходов, связанных с деловой поездкой. В настоящее время этот документ отменен. О том, каким образом можно подтвердить служебную поездку, вы сможете узнать из настоящей статьи.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 " О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" с 8 января 2015 г. внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 (далее - Положение N 749). В результате внесенных изменений были отменены следующие документы:

- командировочное удостоверение;

- служебное задание.

Обратите внимание! Изменения, внесенные Постановлением Правительства Российской Федерации, не распространяются на федеральных государственных гражданских служащих, так как Порядок и условия их командирования утверждены Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 " О Порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих", в соответствии с которым обязанность оформления командировочных удостоверений пока сохраняется. Однако с 1 февраля 2015 г. и для них данные требования отменены в связи с вступлением в силу Указа Президента Российской Федерации от 12 декабря 2014 г. N 765 " О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813".

Обращаем ваше внимание на то, что отмена командировочных удостоверений не является спонтанным решением. Так, в п. 10 разд. IV Плана мероприятий (" Дорожной карты" ) " Совершенствование налогового администрирования", утвержденной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 г. N 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения командировочных расходов. С целью упрощения порядка подтверждения командировочных расходов. В частности, предусматривалась отмена командировочных удостоверений, что и произошло в начале 2015 г.

Таким образом, привычные для многих командировочные документы, такие как форма N Т-10 " Командировочное удостоверение" и форма N Т-10а " Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1), в настоящее время не являются обязательными документами при направлении работников в командировку.

В соответствии с п. 3 Положения N 749 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Учитывая изложенное, можно сделать вывод, что коммерческий характер командировки и ее целесообразность организация может подтвердить решением работодателя, которое является основанием для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким решением работодателя может являться приказ о направлении работника или работников в командировку, в котором указывается цель поездки (далее - приказ о командировке).

Несмотря на то что с 1 января 2013 г. унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, за исключением организаций государственного сектора, тем не менее организации при оформлении приказа о командировке могут воспользоваться унифицированными формами N N Т-9 " Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или Т-9а " Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", утвержденными Постановлением N 1.

Таким образом, учитывая изменения, внесенные в Положение N 749, подтверждающими документами при поездке в командировку будут являться:

- решение работодателя о направлении работника в командировку (приказ о командировке);

- проездные документы (билеты);

- счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие проживание в месте командирования;

- прочие документы, подтверждающие иные необходимые в командировке расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ)).

Обратите внимание! При деловых поездках в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение, как и ранее, не оформляется. Время фактического нахождения командированного лица в заграничной командировке определяется по отметкам в его заграничном паспорте, свидетельствующим о пересечении им государственной границы Российской Федерации. По возвращении из командировки командированному сотруднику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы. Такого же мнения придерживаются и фискальные органы, на что указывает Письмо УФНС России по г. Москве от 8 августа 2008 г. N 28-11/074505.

При отсутствии командировочного удостоверения в соответствии с п. 7 Положения N 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими).

Согласно п. 26 Положения N 749 по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Теперь не нужно прилагать командировочное удостоверение, а также оформлять письменный отчет о выполненной работе в командировке и согласовывать его с руководителем.

Основным проездным документом при поездках в общественном транспорте к месту служебной командировки и обратно является билет. Согласно ст. 786 Гражданского кодекса Российской Федерации билет является документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажира, а багажная квитанция - сдачу пассажиром багажа.

Формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.

Возникает вопрос: что делать, если билет оформлен в электронном виде?

В соответствии с п. 3 ст. 105 Воздушного кодекса Российской Федерации (далее - ВК РФ) билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок. При использовании электронного перевозочного документа пассажир вправе потребовать, а перевозчик или действующее на основании договора с перевозчиком лицо при заключении договора перевозки или регистрации пассажира обязаны выдать заверенную выписку, содержащую условия соответствующего договора воздушной перевозки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.

Формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, груза, почты, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта (п. 4 ст. 105 ВК РФ).

Приказом Минтранса России от 18 мая 2010 г. N 116 " Об установлении формы электронного многоцелевого документа" установлена Форма электронного многоцелевого документа, которая используется при оказании услуг пассажирам (в том числе дополнительных услуг), взимании сборов и платы.

Форма электронного многоцелевого документа имеет следующую структуру:

- электронный стоимостный купон (число электронных стоимостных купонов может составлять от 1 до 4);

- электронный контрольный купон;

- электронный агентский купон;

- квитанция.

При этом наличие электронного стоимостного купона и квитанции является обязательным!

В Приказе Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. N 134 " Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (далее - Приказ N 134) утверждена Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции.

Электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее - электронный билет) представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.

Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.

При этом маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), электронный полетный, электронный контрольный и электронный агентский купоны электронного билета содержат обязательную информацию о перевозке пассажира и багажа, включая дату и время отправления рейса, а также наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса.

Обратите внимание, что маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру обязательно.

Отметим: исходя из п. 2 Приказа N 134 вытекает, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Согласно ст. 82 Федерального закона от 10 января 2003 г. N 18-ФЗ " Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации" формы перевозочных документов на перевозку пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области финансов.

Приказом Минтранса России от 21 августа 2012 г. N 322 " Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" (далее - Приказ N 322) утверждена Форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте.

Пунктом 1 Приказа N 322 установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте (далее - электронный билет) используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании или в пригородном сообщении, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат обязательную информацию о перевозке пассажира, в том числе даты и время отправления и прибытия поезда, а также железнодорожные станции отправления и назначения.

Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд пригородного сообщения с предоставлением мест также содержат всю обязательную информацию о перевозке пассажира.

Электронный билет и контрольный купон имеют серию и уникальный номер (п. 4 Приложения к Приказу N 322).

Согласно п. 5 Приложения к Приказу N 322 при оформлении электронных проездных документов в пункте продажи контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) распечатывается и обязательно выдается пассажиру.

При оформлении электронных проездных документов в сети Интернет контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Согласно п. 2 Приказа N 322 контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилетов документами, достаточными для подтверждения факта поездки, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета; посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети или распечатанный в пункте продажи.

В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилетов вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется.

Данные выводы содержатся в Письме Минфина России от 29 августа 2013 г. N 03-03-07/35554. Аналогичные разъяснения содержатся также в Письмах Минфина России от 4 февраля 2014 г. N 03-03-06/1/4391, от 1 октября 2012 г. N 03-03-06/1/515, от 26 апреля 2012 г. N 03-03-04/1, а также в Письме ФНС России от 12 октября 2012 г. N АС-4-2/17308.

В повседневной практике может возникнуть вопрос: что делать, если утрачен контрольный купон? Ответ на этот вопрос можно найти в Письме Минфина России от 14 апреля 2014 г. N 03-03-07/16777. Согласно приведенным разъяснениям документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

При этом, учитывая то, что посадочный талон содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты), он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов по проезду, связанных с направлением работника в служебную командировку.

⇐ Предыдущая 20 21 22 23 242526 27 28 29 Следующая ⇒