ЕСЛИ ОНИ ПРОДОЛЖАЮТ ЗАПОЛНЯТЬСЯ

⇐ ПредыдущаяСтр 26 из 47Следующая ⇒

Обязательное требование закона о подтверждении полномочий командированного сотрудника специальным командировочным удостоверением, оформляемым командирующей организацией при направлении своего сотрудника в служебную поездку, в связи с последними изменениями уже не применяется. Где и как регистрируются выданные командировочные удостоверения, если они продолжают заполняться, вы узнаете из настоящей статьи.

Сразу же отмечаем, что Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 " О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" с 8 января 2015 г. внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 " Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749).

В результате внесенных изменений были отменены следующие документы:

- командировочное удостоверение;

- служебное задание.

Для справки: учитывая изменения, внесенные в Положение N 749, подтверждающими документами при поездке в командировку будут являться:

- решение работодателя о направлении работника в командировку (приказ о командировке);

- проездные документы (билеты);

- счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие проживание в месте командирования;

- прочие документы, подтверждающие иные необходимые в командировке расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Изменения, внесенные Постановлением Правительства Российской Федерации, уже распространяются на федеральных государственных гражданских служащих.

Порядок и условия их командирования утверждены Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 " О Порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих", с 1 февраля 2015 г. и для них данные требования были отменены в связи с вступлением в силу Указа Президента Российской Федерации от 12 декабря 2014 г. N 765 " О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813".

Таким образом, привычные для многих командировочные документы, такие как форма N Т-10 " Командировочное удостоверение" и форма N Т-10а " Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", утвержденные Постановлением N 1, в настоящее время не являются обязательными документами при направлении работников в командировку.

В соответствии с п. 3 Положения N 749 работники направляются в командировку на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Соответственно, коммерческий характер командировки и ее целесообразность организация может подтвердить решением работодателя, которое является основанием для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким решением работодателя может являться приказ о направлении работника или работников в командировку, в котором указывается цель поездки.

Однако необходимо отметить, что прямого запрета на оформление командировочных удостоверений закон все-таки не содержит. Просто этот документ больше не является документом правового характера. Предлагается, что некоторые работодатели будут продолжать их оформлять, просто, " чтобы было спокойней" или для своих внутренних целей из элементарной привычки это делать. Именно для этого мы все-таки рассмотрим оформление журнала учета их выдачи.

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ " О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни, в том числе подтверждающий командировочные расходы, подлежит оформлению первичным учетным документом.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

А в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Это подтверждается и Информацией Минфина России N ПЗ-10/2012 " О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ " О бухгалтерском учете". Исключение составляют организации государственного сектора, для которых формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Таким образом, организации негосударственного сектора вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании. При этом самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться организациями в качестве первичных лишь при наличии в них обязательных реквизитов первичного документа, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Унифицированные формы первичной учетной документации, оформляемые организацией при командировках, как известно, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Согласно Постановлению N 1 в состав бухгалтерской " первички", оформляемой при командировках, включено и командировочное удостоверение формы N Т-10.

Как следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением N 1, командировочное удостоверение N Т-10 является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, определяемое по датам прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Причем отметки о времени прибытия и выбытия командированного лица из каждого пункта назначения должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью принимающей организации.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы командирующей организации на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Здесь мы приводим положения Указаний, которые уже не применяются в части характеристик командировочного удостоверения и его оформления (для целей настоящего материала).

Из формы N Т-10 следует, что в командировочном удостоверении указывают:

- наименование командирующей организации;

- номер и дату выдачи командировочного удостоверения;

- фамилию и инициалы командируемого работника;

- табельный номер сотрудника (если имеется; если нет, то строка прочеркивается);

- структурное подразделение, в котором трудится командируемый сотрудник;

- профессию (должность) командируемого работника;

- место назначения (страну, город, организацию);

- цель командировки;

- количество календарных дней командировки.

Пример. Оформим командировочное удостоверение на имя коммерческого директора (Орлова С.Н.) омской организации " ООО " С", командируемого в организацию " ООО " В" (г. Новосибирск) с 3 по 5 сентября 2015 г. для заключения договора поставки.

Заметим, учетной политикой организации закреплено применение унифицированных форм.

Все начальные сведения заполняет начальник отдела кадров организации " ООО " С", направляющей Орлова С.Н. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии из Новосибирска делает организация " ООО " В", в которую командирован сотрудник.

Унифицированная форма N Т-10

Утверждена

Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Код │

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

Форма по ОКУД │ 0301024│

ООО " С" ├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Номер │ Дата │

│ документа│ составления│

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 5 │ 02.09.2015│

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Табельный номер│

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

Работник Орлов Сергей Николаевич │ X │

----------------------------------------└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

фамилия, имя, отчество

коммерческого отдела организации " ООО " С"

------------------------------------------------------------------

структурного подразделения

коммерческий директор

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

РФ, г. Новосибирск, ООО " В"

командируется в --------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

заключения договора поставки материалов

для --------------------------------------------------------------

цель командировки

__________________________________________________________________

3 (три)

на -------- календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

03 сентября 15 05 сентября 15

с " --" ------------- 20-- г. по " --" ---------- 20-- г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

паспорт 52 07 504466, выданный ОУФМС России по Омской

области в ЦАО г. Омска 25.05.2007

документа --------------------------------------------------------

наименование, номер

Начальник

отдела кадров Корнеева В.А. Корнеева

Руководитель ----------------- ------------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

----------------------------------------------------------------

Оборотная сторона формы N Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты

назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Омска Новосибирск

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

03 сентября 15 04 сентября 15

" --" --------- 20-- г. " --" --------- 20-- г.

Начальник ОК Директор

ООО " С" Корнеева ООО " В" Ерофеев

----------- ------------------- ----------- -------------------

должность личная подпись должность личная подпись

В.А. Корнеева А.К. Ерофеев

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Новосибирска Омск

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

04 сентября 15 05 сентября 15

" --" --------- 20-- г. " --" --------- 20-- г.

Директор Начальник ОК

ООО " В" Ерофеев ООО " С" Корнеева

----------- ------------------- ----------- -------------------

должность личная подпись должность личная подпись

А.К. Ерофеев В.А. Корнеева

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Согласно п. 4 Постановления N 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Выписанное командировочное удостоверение, как и любой иной документ, составленный самой компанией (полученный ею со стороны), ранее надо было обязательно зарегистрировать.

Причем, в какой форме организация будет вести учет выданных командировочных удостоверений, она решала и будет решать в дальнейшем (если будет оформлять командировочные удостоверения по привычке) самостоятельно.

Так, например, вести учет выданных командировочных удостоверений можно в специальном журнале - журнале учета выдачи командировочных удостоверений, форма которого разрабатывается самой организацией.

Практика показывает, что обычно в таком журнале содержится следующая информация:

- порядковый номер записи;

- фамилия, имя и отчество командированного работника;

- занимаемая должность командируемого лица;

- место командировки;

- номер и дата выписки командировочного удостоверения;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего командировочное удостоверение;

- даты фактического выбытия работника в командировку и фактического прибытия из командировки;

- подпись лица, получившего командировочное удостоверение.

Обложка журнала изготавливается из плотной бумаги преимущественно формата A4, на которой указывается наименование организации, название журнала и его порядковый номер. Кроме того, на обложке приводится информация о датах открытия журнала и его окончания.

Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала (должность и Ф.И.О.), могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала.

Имейте в виду, что страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого организация может использовать следующие способы:

- журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем компании;

- листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. Последняя страница журнала заверяется следующей надписью:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью _____________ листов

Начальник отдела кадров

-----------------------

_________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

" __" ________________ 20__ г.

Все записи в журнале учета выдачи командировочных удостоверений делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. При необходимости внесения исправлений ошибочно сделанные (неправильные) записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа " Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6

_______________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета выдачи командировочных удостоверений должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала на лицевой стороне его обложки делается запись о дате окончания журнала. Оконченный журнал передается на хранение. Напоминаем, что в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 " Об утверждении " Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", срок хранения журнала учета выдачи командировочных удостоверений составляет пять лет, а для зарубежных командировок - 10 лет.

Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

Пример.

01 января 15

Начат " --" -------- 20-- г.

Окончен " __" ________ 20__ г.

N п/п	Фамилия, имя, отчество	Занимаемая должность	Место командировки	Номер и дата командировочного удостоверения	Фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение	Дата	Подпись лица, получившего командировочное удостоверение
фактического выбытия	фактического прибытия

	...
	Орлов Сергей Николаевич	Коммерческий директор	Новосибирск	От 04.02.2015 N 5	Начальник ОК Корнеева В.А.	04.02.2015	08.02.2015	Орлов С.Н.
	...

В то же время в целях снижения документооборота организация может принять решение о ведении учета выданных командировочных удостоверений непосредственно в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма такого журнала утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н " Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". Этим же Приказом утвержден и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. При желании организация может дополнить указанный журнал необходимыми графами, например включить дополнительную графу " Подпись лица, получившего командировочное удостоверение".

А в целом для снижения документооборота мы все-таки советуем не оформлять лишних, ненужных документов, таких как командировочные удостоверения и, соответственно, журналы их учета.

⇐ Предыдущая 21 22 23 24 252627 28 29 30 Следующая ⇒