ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Практическое занятие – 2 ч.

Самостоятельная работа – 4 ч.

Литература:

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

2. Об Архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98: постановление Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

4. О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с " Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" ): постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

5. О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

6. Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях: приказ МВД России от 04 мая 2010 г. № 333 // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

7. Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России: приказ МВД России от 22 сентября 2006 г. № 750: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

8. Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения: приказ МВД России от 12 мая 2006 г. № 340: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

Задания для самостоятельной работы:

1. Изучить рекомендованную к данной теме литературу.

2. Законспектировать ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: постановление Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.

3. Законспектировать положения касающиеся хранения документов, предусмотренные приказом МВД России от 04.12.2006 г. № 987 " О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации".

Примерные темы для рефератов, докладов и сообщений:

1. Осуществление архивной работы в органах внутренних дел.

2. Порядок подготовки документов к сдаче в архив.

3. Порядок формирования и оформления дел.

4. Подготовка электронных документов к передаче в архив.

Методические рекомендации:

Назначение ЭВМ при осуществлении делопроизводства в органах внутренних дел:

1. Создание документов.

2. Передача документов на расстояние с помощью сети.

3. Регистрация и контроль исполнения документов.

4. Сохранение и быстрый поиск информации, создание электронных архивов.

Передача информации осуществляется тремя способами: с помощью бумажных носителей (документов) в том числе с помощью факсимильной связи; машинных носителей (дискеты, компакт диски, аудио и видео кассеты, и т.д.) и по компьютерной сети.

Согласно ГОСТа Р 51141 номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В соответствии с приказом МВД России № 987 номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Является основным учетным документом дел текущего года.

Рассматривая номенклатуру дел необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к ней:

– охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

– раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

– конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем, и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и срокам хранения;

– систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дела необходимо руководствоваться правилами комплектования документов (можно ли секретные документы подшиваться с совершенно секретными и т.д.).

Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.

При подготовке к занятию необходимо уяснить, что такое экспертиза ценности документов и в каких случаях она проводится.

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, приказом руководителя органа создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек и в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данный орган является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников органа, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив органа;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов в органе составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Для уяснения порядка организации текущего и архивного хранения в ОВД необходимо изучить требования ГОСТа Р 51141-98 и приказа МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987.

Вопросы для самоконтроля:

1. Основные направления совершенствования технического обеспечения делопроизводства.

2. Автоматизация системы обработки, поиска и хранения документов.

3. Основные учетные документы по делопроизводству и их назначение.

4. Осуществление архивной работы в органах внутренних дел.

5. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ

Задание 1.

Вы являетесь членом внутрипроверочной комиссии по сверке полноты приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях. Согласно приложению №9, приказа МВД России от 04 мая 2010 г. № 333, подготовьте и заполните все необходимые документы.

Задание 2.

Подготовьте приказ начальника территориального органа внутренних дел МВД России о создании экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов.

Задание 3.

Подготовьте описание порядка текущего и архивного хранения дел в ОВД.

ТЕМА № 14.

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8 9 10 111213 Следующая ⇒