Тема 8. Контроль исполнения документов

1. Цель, сущность, задачи контроля исполнения.

2. Перечни документов, подлежащих контролю исполнения.

3. Условия эффективной организации контроля исполнения.

4. Технология контроля исполнения документов (КИД).

5. Формы контроля.

6. Сроки исполнения документов.

1. Контроль исполнения – важнейшая функция управления.

Цель: содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение и получение аналитической информации, которая необходима для оценки деятельности структурного подразделения или конкретного работника, получение аналитической информации.

Сущность: выделение группы операций:

– контроль по существу – достаточно сложный процесс, правомерность выбора той или иной или иной формы, осуществляется формально, в итоге сводится к контролю за сроками;

– контроль за сроками – осуществляется специальным подразделениями либо отдельными лицами;

Задачи:

1. Отслеживается хода и фиксации фактического исполнения различных категорий документов, имеющих важное значение для организации.

Контроль должен быть предупредительным.

2. Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

В отдельных случаях контроль за исполнением распорядительных документов (в первую очередь) возлагается на руководителя организации или другое должностное лицо.

2. В университете контролю подлежат:

– Законы Украины;

– Постановления, распоряжения КМУ;

– Приказы, решения коллегии МОНУ;

– Решения, распоряжения органов местного самоуправления и исполнительной власти;

– Запросы органов прокуратуры;

– Формы отчетности университета;

– Запросы и обращения народных депутатов Украины;

– Обращения граждан;

3. Условия эффективной организации контроля исполнения:

1. Четкое разделение труда в аппарате управления.

2. Правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции.

3. Четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях.

4. Высокое качество подготовки документа.

4. Этапы КИД:

1. Постановка на контроль.

2. Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей.

3. Периодическая предварительная проверка и регулирование хода исполнения.

4. Снятие документов с контроля.

5. Учет и обобщение результатов КИД

Постановка на контроль. Если документ имеет типовой срок, то на контроль имеет право ставить канцелярии.

Входящие документы с резолюциями ставятся на контроль после их рассмотрения руководителем (реквизит № 20).

Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей. Данный этап является обязательным и может осуществляться в форме телефонного звонка, под роспись или другим способом.

Периодическая предварительная проверка и регулирование хода исполнения. Проверки могут проводится в устной или письменной форме (рассылаются напоминания).

Снятие документов с контроля. Осуществляется руководителем, установившим контроль или по его поручению канцелярией и оформляется отметкой об исполнении документа и направлению в дело (реквизит 29).

Условия исполнения документа:

– фактическое выполнение поручений в документе;

– документированное подтверждение исполнения (рекв. 29);

– сообщение результатов заинтересованным лицам или организациям;

Учет и обобщение результатов КИД. Как правило сведения об исполнительской дисциплине обобщаются и представляются в виде сводок.

Пример 1. Анализ исполнительской дисциплины по университету за период

Подразде-ление	Общее кол-во док-тов на контроле	Исполнены в срок	Не исполнены в срок	Сред. Уровень исполненных в срок
Колич-во	%	Количест-во	%
Отдел кадров			60.0		40.0	0.6

Пример 2. Информация о работе с обращениями граждан по видам запросов (внутр.). Виды запросов (оплата труда, трудовые конфликты, выплата стипендий студентам – аспирантам). По категории обращений (жалобы, просьбы, заявления и т.д.). Итоговые строки и столбцы (количество обращений общее, виды обращений по запросу).

Пример 3. Информация о работе с обращениями граждан (внеш.). Категории обращения по строкам; личные, коллективные, из вышестоящих организаций по столбцам. Отражает количество исполненных и не исполненных в срок документов.

Оценка исполнительской дисциплины

Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов имеет первостепенное значение для организации рационального документооборота.

Рассмотрим различные варианты оценки исполнительской дисциплины:

Степень исполнения документов характеризуется коэффициентом исполнительности, который рассчитывается по формуле:

К исп. – коэф. Исполнительности;

Еи – фактическое исполнение, количество фактически исполненных за рассматриваемый период;

Епи – количество документов, подлежащих исполнению в рассматриваемый период, включая не исполненные за предыдущий период;

, где

К исп. – коэффициент исполнительности

Е общ. – количество документов, исполненных в отчетном (рассматриваемом периоде)

Е пр. – количество не исполненных (просроченных) документов

Кі – коэффициент исполнительности по і-документу

n – общее количество рассматриваемых документов

Кі – коэффициент исполнительности по і-документу

П пл. – количество дней, отведенных на исполнение і-документа

П ф. – фактически затраченное количество дней на исполнение і-документа.

Если П пл. = П ф., то К = 1

П пл. < П ф., то К < 1

П ф. < П пл., то К = 1

ІV. Коэффициент оперативности работы аппарата управления является интегральным показателем и в целом характеризует своевременность исполнения документов.

K o.y. – коэффициент оперативности аппарата управления

Di – установленный директивно или нормативно срок исполнения документов, дни

di – отставание от принятого срока соответствующего вида документов, дни (отставание определяется как разность между фактическим сроком и нормативным, при досрочном исполнении документов di=0)

Ki – коэффициенты, которые характеризуют различные виды документов оп их важности (ранг, вес)

Таблица рангов различных видов документов

Вид документации	Значение Ki
Документация вышестоящих организаций
Документация руководства организации	0, 8
Документация производственных функциональных подразделений	0, 6

Сущность формулы: более низкое значение K o.y. мы получаем, если в аппарате управления наблюдается несвоевременное исполнение или отставание по срокам документов более высокого ранга.

5. Существуют две формы КИД:

– традиционная сроковая ручная картотека;

– автоматизированная система

6. Сроки исполнения документов:

– типовые;

– индивидуальные;

Типовой срок устанавливается нормативно-правовым актом, законодательным путем. Типовые сроки могут устанавливаться внутри организации для периодически создаваемых документов.

Пример: по университету: депутатский запрос – 15 дней; письма-поручения и письма-запросы учреждений вышестоящего уровня в соответствии с установленном в них сроке, либо напротяжении 30 дней; бухгалтерский отчет и годовой баланс – 15 дней со дня получения.

Индивидуальные – сроки устанавливаются организационно-распорядительными документами или резолюцией.

Пример: приказ по университету от 22.04.2009 № 451/08 «Об окончании текущего учебного года и подготовке к будущему. Ликвидация академ. Задолженностей 06.07, 25-31.08». Оформление возможности прохождения повторного обучения в рамках кредитно-модульной системы для студентов, которые имеют до двух задолженностей – до 10.09.

Контрольные вопросы

1. Сущность контроля исполнения.

2. Назовите цели контроля исполнения.

3. Перечислите задачи контроля исполнения.

4. Документы, подлежащие контролю.

5. Назовите условия эффективности организации контроля исполнения.

6. Дайте характеристику этапам КИД.

7. Назовите варианты оценки исполнительской дисциплины.

8. Какие формы КИД Вам известны.

9. Типовые сроки исполнения документов.

10. Индивидуальные сроки исполнения документов.

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 789 10 11 12 Следующая ⇒