ТЕМА 7. Регистрация документов

1. Понятие, цель и принципы регистрации.

2. Формы регистрации документов.

3. Индексация документов.

4. Информационно-справочная работа по документам.

1. Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи необходимых сведений о нем.

При регистрации осуществляются два вида работ:

1. запись 12 реквизита для созданных и 31 реквизита для поступающих документов;

2. в учетной форме запись установленных сведений о документе;

Цели регистрации:

– учет регистрируемых документов;

– постановка контроля исполнения;

– организация справочной работы;

– предоставление документу юридической силы;

Принципы:

1. Принцип целесообразности регистрации отдельных видов документов – выбор документов, которые необходимо регистрировать, наиболее важных для регистрации. Критерии важности: содержание, авторство, вид документа.

Регистрации подлежат документы, поступающие из министерства образования, др. вышестоящих органов, местных, государственных и общественных организаций, обращения депутатов Верховного Совета и местных советов, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, договоры.

Часть малозначительной документации регистрации не подлежат.

В канцелярии разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации и включается в качестве приложения к инструкции по делопроизводству.

2. Принцип централизации регистрации – осуществление регистрации в одном месте.

Централизация позволяет сократить затраты времени и денежных средств на проведение операции регистрации, но реализовать на практике этот принцип достаточно сложно.

Для крупных учреждений, в частности для университета, регистрация важнейшей внутренней документации и переписки руководства происходит в канцелярии, остальная документация – в структурных подразделениях.

3. Принцип однократности регистрации – один документ – один раз. Для университета документация, поступившая на имя руководства и передаваемая для исполнения руководству структурных подразделений сопровождается регистрационными карточками, в которых отражается порядок исполнения документа.

4. Принцип единообразия регистрационных форм – использование для регистрации входящих и исходящих документов единой регистрационной формы.

5. Принцип парной регистрации писем в режиме «запрос – ответ» – означает присвоение запроса и ответа на одной позиции в журнале или на одной карточке.

6. Принцип обязательности использования справочных материалов, таких как номенклатура дел, классификатор структурных подразделений, перечень документов, не подлежащих регистрации.

Фрагмент классификатора структурных подразделений

университета (ДонНУ)

01 канцелярия

06 деканаты

6.8.0. деканат ЭПФ д/о

6.8.1. деканат ЭПФ з/о

6.8.2. деканат ЭПФ уск/о

7.8.1. кафедра ИСУ

7.8.5. кафедра Экономической кибернетики

7. Принцип достаточной квалификации персонала, занимающегося регистрацией.

2. Формы регистрации документов

1. Журнальная

2. Карточная

3. Автоматизированная

Журнальная – исторически наиболее ранняя форма, сохранившая свою актуальность для документов, требующих учета. Как правило, регистрационный номер этих документов состоит из порядкового номера. Журналы регистрации используются в кадровой службе (выдача трудовых книжек и др.). В университете журнальная форма используется на кафедрах при регистрации курсовых, контрольных, дипломных и др. работ, при выдаче дипломов.

Карточная – в основе карточка формата А5 или А6, на которой печатным способом нанесена установленная информация.

Перечень сведений:

- дата поступления, индекс документа (если вход. – 31 реквизит., если исх. - нет);

- дата и индекс документа;

- краткое содержание (вид, заголовок к тексту);

- резолюция (кому направлен документ);

- отметка об исполнении;

- контрольные отметки;

- различные дополнительные сведения (кем подписан, объем документа и др.)

Автоматизированная – ведется с помощью специального программного обеспечения. При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карту (РКК), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид РКК в разных программных системах могут быть различными, что определяется формами запросов, существующих в организации.

Преимущества:

- быстрый поиск по любому реквизиту;

- автоматическое формирование разнообразных отчетов, сводок;

- автоматический контроль за исполнением;

- возможность одновременной регистрации на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в единой базе;

3. Индексация документов

По ДСТУ 2732-2004:

Регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.

Индексация – проставление при регистрации регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления или исполнения и хранения.

По стандарту определены места расположения регистрационных индексов в реквизитах:

12 – для создаваемых;

13 – для ответных писем;

31 – для входящих;

Правила индексации:

1. Постоянство расположения составных частей регистрационного индекса (« – », « / »);

2. Неизменность системы индексов;

3. Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов как правило состоит из порядкового или регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой. В свою очередь индекс дела по номенклатуре состоит из условного кода структурного подразделения и номера дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой:

511/01-06, где

511 – порядковый номер;

01-06 – индекс дела по номенклатуре дел;

01 – код структурного подразделения;

06 – номер по номенклатуре;

4. Регистрационный индекс обращений граждан включает порядковый номер в пределах данной группы и первую букву фамилии автора и индекс по номенклатуре дел, где код структурного подразделения указывает место исполнения:

511б/04-20

5. Индексация внутренних распорядительных документов осуществляется раздельно по каждому виду. Регистрационным индексом данной категории документов является порядковый номер в своей группе.

6. Документы, издаваемые совместно несколькими организациями имеют сложный индекс, состоящий из разделенных косой чертой индексов, присвоенных документу каждой организацией:

20/140/18, где

20 – политех.

140 – мед.

18 – ДонНУ

7. Особенности индексации служебных документов в ДонНУ

7.1. Особенности регистрации приказов в университете связаны с тем, что приказы подлежат централизованной регистрации в канцелярии университета, а также хранение подлинных тоже осуществляет канцелярия. Регистрационный индекс состоит из двух частей: порядковый номер в пределах своей группы и порядковый номер по номенклатуре дел в канцелярии.

Примеры регистрационных индексов приказов ДонНУ

345/06 – регистрационный индекс приказа ректора по личному составу сотрудников университета с порядковым номером 345

125/05 – регистрационный индекс приказа ректора по основной деятельностис порядковым номером 125.

7.2. Индексация входящих писем.

18/01-04 – письмо Минвуза на имя ректора

44/6.8.0.-25 – входящее письмо экономико-правового техникума в деканат ЭПФ по вопросу учебно-методической работы (25 - № дела по номенклатуре дел деканата ЭПФ «Переписка…»)

26/01-26/7.8.1. – письмо в минобразования по вопросу основной деятельности от кафедры ИСУ (26 – переписка МОН по вопросу основной деятельности)

4. Основной справочной работы выступает справочная картотека, включая РКК. Справочная работа заключается, как правило, в удовлетворении 2х видов запросов: где, у кого, в какой стадии работы находится тот или иной документ; в каких документах можно найти информацию по интересующему вопросу.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒