Матричный классификатор функций.

⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 16Следующая ⇒

В строках указываются функции, подфункции, задачи. В столбцах - перечень подразделения и должностных лиц. На пересечении проставляются 1 и 0.

Разновидностью матричного классификатора является матрица (таблица) прав и ответственности. Отличие: на пересечении столбцов и строк вместо " 1" проставляются условное обозначение вида работ (К- контроль, А - анализ, П - подписание, У - утверждение, С - согласование и т.д.) выполняемого определенным работником по конкретной задаче.

Модификацией матричного классификатора в определенном смысле можно считать матрицу затрат рабочего времени.

Исполнителиè ê Работы	И1	И2	И3	¼	Иn	S
Р1	t11	t12	t13	¼	t1n
Р2	t21	t22	t23	¼	t2n
¼	¼	¼	¼	¼	¼
Рm	tm1	tm2	tm3	¼	tmm
S						SS

Матрицы типа " документ на документ" и " показатель на показатель"

Для комплексного изучения информационных потоков используются матрицы типа " документ на документ" и " показатель на показатель".

В них содержатся сведения о документах (показателях), маршрутах их движения, а также о структурных подразделениях, которые осуществляют их подготовку и обработку. Матрица отражает информационные связи между структурными подразделениями в процессе обработки информации.

В 1-м квадранте матрицы отражаются все документы, создаваемые в ходе решения задач в данном структурном подразделении. Наименование документов и показателей по строкам и столбцам одинаково. Столбец показывает, какие документы (показатели) используются при формировании документа (показателя), наименование которого записано в столбце. Строка отражает, сколько раз и для разработки каких документов (показателей) используют документ данной строки. Итоговый результат по столбцу дает представление о том, сколько документов (показателей) используется при создании данного, по строке - степень использования документа (показателя) для подготовки других.

Во 2-м квадранте наименование строк совпадает с наименованием строк в 1 квадранте. По столбцам дается перечень подразделений, потребляющих информацию. Строки 2-го квадранта отражают распределение документов и показателей, разработанных в данном структурном подразделении по потребителям. Итоговый столбец показывает количество документов, предаваемых данным структурным подразделением другим. Итоговая строка отражает степень использования документов (показателей) данного структурного подразделения другими подразделениями.

В 3-м квадранте наименование столбцов совпадает с 1-м. Содержание строк - документы, входящие в данное структурное подразделение. Квадрант характеризует использование полученных документов. Итоговая строка дает представление об используемости входящих документов - реквизитов при формировании документов 1-го квадранта, итоговый столбец - о применяемости поступающих документов.

Содержание строк 4-го квадранта совпадает с 3-м, а содержание столбцов - со 2-м квадрантом. Он характеризует передачу данными структурными подразделениями входящих документов другими структурными подразделениями. Матрица заполняется единицами. Единица в строке документа означает, что он используется при формировании документа, записанного в столбце.

Помимо основных квадрантов матричная информационная модель может содержать вспомогательные подразделы (до трех). Как правило, левый вспомогательный подраздел содержит основные признаки показателей, поступающих или разрабатываемых в данном структурном подразделении. По столбцам - применяемость признака в работе данного структурного подразделения.

Правый вспомогательный подраздел содержит информацию о частоте или периодичности каждого документа (показателя), трудоемкости разработки и др.

Нижний вспомогательный подраздел может представлять данные о документах поступающих из других организаций и т.д.

Разработка матричных информационных моделей - процесс сложный и трудный, но это, пожалуй, единственный способ отражения и анализа информационных связей аппарата управления на всех уровнях иерархии с любой необходимой степенью детализации. Еще одним достоинством моделей подобного вида является высокая степень формализации и возможность проведения их анализа с помощью средств вычислительной техники.

Таким образом, матричная модель содержит информацию о:

– существующих потоках документов и показателей;

– процессах управленческой деятельности;

– взаимосвязи структурных подразделений в процессе осуществления управленческих функций.

4. Графический метод моделирования – совокупность способов условного изображения какого-либо элемента, связанного с делопроизводством.

Условность обеспечивается за счет формализованного графического языка, носителем которого является графическая модель.

Графическая модель представляет собой графический образ и три вида пояснений (экспликация)

Графический образ – совокупность изобразительных элементов, имеющих условные обозначения и включающих линии, фигуры, свет и т.д.

Пояснения:

1. Расшифровка применяемых условных обозначений (идеографическое)

2. Совокупность системы координат, масштаба и других геометрических построений (геометрическое)

3. Словесные выражения, необходимые для понимания графика – название, авторство, дата и т.д. (индивидуальное)

Весь рисунок представляет собой графическую модель; название – индивидуальное пояснение; график – графический образ; система координат – геометрическое пояснение; обозначения «––» и «- - -» – идеографическое пояснение.

Преимущества графических моделей

1. Наглядность, простота изображения и доходчивость.

2. Универсальность построения.

3. Экономичность.

Оперограмма координатная. Используется для изображения технологических процессов. Представляет собой таблицу, в которой строки – это операции, столбцы – структурные подразделения или должностные лица. Делопроизводственный процесс изображается в виде стрелок, в некоторых случаях вводятся дополнительные столбцы, в которых указывается дата, время выполнения операции. На оперограмме можно отразить движение одного вида документов.

Технологическая схема. Применяется для отражения последовательности выполнения операций делопроизводственного процесса. В этой схеме отражается начало и конец процесса, характер выполняемых операций.

Оперограмма разработки календарного плана работ

Операции	Участники процесса
Руководи-тель	Группа разработчиков
Руководи-тель	Ответств. исполнитель	Исполни-тель
Принятие решения о проведении совершенствования делопроизводства	○
Определение основных направлений совершенствования делопроизводства	○	○
Изучение делопроизводства		○	○	○
Анализ материалов		○	○	○
Определение структуры проекта		○
Составление календарного плана		○
Утверждение	○

Структурно-балансовые графики или структурные диаграммы. Используются для анализа структуры рабочего времени. Изображаются в форме ленточных или круговых диаграмм.

Структура затрат рабочего времени инспектора по контролю за исполнением документов.

Виды работ инспектора:

1. заполнение карточки 2, 5 ч.

2. работа с исполнителями 1ч.

3. снятие документов с контроля 0, 5ч.

4. анализ данных по контролю 2ч.

5. расчет коэффициента исполнительности 1, 3ч.

6. информирование руководства 0, 7ч.

Контрольные вопросы

1. Какие методы диагностики Вам известны?

2. Перечислите методы сбора информации.

3. Основные методы обработки и анализа информации.

4. Какие матричные методы моделирования Вам известны?

5. Что представляет собой матричная модель и ее виды.

6. Какую информацию содержит матричная модель?

7. Дайте определение понятия «графический метод моделирования».

8. Что представляет собой графическая модель и их виды.

9. Назовите преимущества графических моделей.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 91011 12 13 14 Следующая ⇒