Тема 9. Организация труда делопроизводственного персонала.

1. Принципы организации труда.

2. Факторы, влияющие на организацию труда.

1. Принципы организации труда:

1. Специализация – разделение труда а делопроизводстве, при котором выделяются определенные структурные подразделения или должностные лица, которые осуществляют делопроизводственную службу.

2. Параллельность – по возможности параллельное выполнение делопроизводственных работ с целью уменьшения трудоемкости.

3. Непрерывность – необходимость устранения или уменьшения непроизводительных перерывов в делопроизводственном процессе.

4. Ритмичность – равномерная загрузка исполнителей.

2. Факторы, влияющие на организацию труда.

1) Организационное построение делопроизводственной службы

Можно выделить ряд структурных подразделений, которые занимаются делопроизводством: общий отдел, канцелярия, секретарь, управление делами

Деятельность канцелярии отражается в «Положении о канцелярии», в инструкциях по делопроизводству.

Структура инструкции по делопроизводству

1. Общие положения (на основании чего, нормативные документы)

2. Основные задачи и функции делопроизводственного персонала в структурных подразделениях.

3. Документирование управленческой деятельности.

4. Организация документооборота.

5. Регистрация.

6. Работа исполнителя с документами.

7. Организация контроля за исполнением документов.

8. Составление номенклатур, формирование дел.

9. Подготовка дел к хранению.

10. Подготовка, оформление отдельных видов документов.

2) Разделение функций между подразделениями и исполнителями закрепляется в «Положении о канцелярии» и должностных инструкциях.

Структура «Положения о канцелярии»

– Наименование организации

– Наименование вида документа

– Дата, индекс

– Место составления или издания

– Заголовок к тексту

– Гриф утверждения

– Текст общие положения (кем является канцелярия, кто ее возглавляет, чем занимается – чем руководствуется); основные задачи и функции; права и ответственность начальника канцелярии; взаимосвязи с другими подразделениями.

– Подпись

Формуляр должностной инструкции

1. наименование организации

2. наименование вида документа

3. дата, индекс

4. место составления или издания

5. наименование должности в дательном падеже

6. гриф утверждения

7. текст: общие положения (кем является, кому подчиняется, чем регулируется); функции; обязанности; права; ответственность связи по должности; оценка работы

8. подпись составителя

9. отметка работника об ознакомлении с инструкцией

3) Должностной состав делопроизводственного персонала

Выделяют 4 категории персонала:

– Руководители среди делопроизводственного персонала (зав. канцелярией, зав. архивом)

– Профессионалы (документовед)

– Специалисты (инспектор по контролю за исполнением, референт по основной деятельности)

– Технические исполнители (секретарь руководителя, делопроизводитель, архивариус)

Категории приведены в справочнике квалификационных характеристик профессий работников «Приказ Министерства труда и социальной политики от 29.12.2004»

4) Повышение квалификации делопроизводственного персонала

Квалификация – совокупность общего и спец. образования, а также профессионального опыта, необходимого для выполнения работ определенной сложности в конкретных организационно-технических условиях.

Основные формы повышения квалификации

делопроизводственного персонала

– Курсы;

– Тренинги;

– Семинары;

5) Организация рабочих мест и условия труда (эргономика)

Организация рабочего места включает планировку помещения и оборудования каждого конкретного места. Существуют типовые эргономические схемы организации рабочего места.

Условия труда включает:

– освещение помещений и рабочих мест;

– микроклимат;

– шум;

– окраска помещений;

– режим труда и отдыха.

Контрольные вопросы

1. Специализация и параллельность как принципы организации труда.

2. Понятия непрерывности и ритмичности.

3. Перечислите факторы, влияющие на организацию труда.

4. Структура инструкции по делопроизводству.

5. Структура «Положения о канцелярии».

6. Формуляр должностной инструкции.

7. Какие категории персонала Вам известны?

8. Понятие квалификации.

9. Основные формы повышение квалификации делопроизводственного персонала.

10. Что включает в себя понятие «условия труда»?

Тема 10. МЕТОДЫ ДИАГНОСТИКИ в делопроизводстве

1. Методы сбора информации

2. Методы обработки и анализа информации

3. Матричные методы моделирования

4. Теория графического моделирования. Виды графических моделей.

Методы сбора информации

1.1 Документальные

Анализ документации

Анализ документации включает в себя анализ нормативных материалов по совершенствованию управления, а также различной справочной и отчетной документации. Анализ документов рекомендуется проводить до интервью с целью сокращения числа вопросов и более правильной оценки руководителя как личности. При этом следует учитывать, что некоторые документы могут отражать действительность в искаженном виде, поэтому их данные нужно тщательно проверять и параллельно с анализом документов использовать какой-либо другой метод анализа.

1.2. Социологические

Интервью

Интервью является самым универсальным методом для поиска и сбора информации. Существуют интервью свободного и формализованного типа. Свободное интервью характеризуется небольшим влиянием консультанта, задающего направляющие вопросы, тогда как формализованное интервью предполагает активность консультанта. Достоинством свободного интервью является возможность получения достоверной информации о самом интервьюируемом. К недостаткам этого типа интервью можно отнести большие затраты времени и напряженную умственную работу консультанта. Перед проведением свободного интервью консультант составляет план, в котором путем деления изучаемого объекта на системы и подсистемы определяет, какие факты ему необходимы, у кого их можно получить, где и как провести интервью. Разделение объекта отражается в комплексной схеме, позволяющей консультанту лучше запомнить полученную информацию. Чтобы достичь хороших результатов интервью, целесообразно придерживаться следующих правил:

– ознакомление интервьюируемого с комплексной схемой деления объекта за два-три дня до интервью, чтобы руководитель смог подготовить информацию по всем аспектам не только на настоящее время, но и на будущее, а также охарактеризовать деятельность объекта в прошлом;

– выделение двух-трех часов для проведения интервью и максимально возможное устранение всех помех извне;

– создание располагающей к доверию атмосферы, соблюдение интересов клиента, конфиденциальность;

– поэтапное проведение интервью в соответствии с иерархией объекта;

– непроявление излишней активности.

Интервьюирование — метод сбора данных с помощью опроса работников аппарата управления. Опросу подвергаются, как правило, только руководящие сотрудники и высококвалифицированные специалисты. Вопросник для интервью готовится заранее. Применение метода требует тщательной подготовки и тактичности со стороны консультантов.

Определение.

Интервью — это метод научного исследования, использующий непосредственное общение интервьюера (опрашивающего) и респондента (отвечающего) для получения информации в соответствии с намеченной схемой.

По степени регламентированности вопросника интервью может быть открытым и направленным. При проведении открытого интервью заранее определена только тема разговора, вопросы предварительно не говорятся, а формулируются интервьюером по ходу разговора.

Направленное интервью предполагает постановку вопросов в соответствии с имеющимся вопросником. В этом случае лицо, проводящее интервью, имеет право только менять отдельные формулировки.

Интервью — это особый вид коммуникаций, при котором одна сторона предлагает беседу, а другая с большей или меньшей доброжелательностью ее принимает. Как правило, эта беседа происходит между незнакомыми людьми.

Рекомендации по проведению.

Рекомендуется проводить интервью в начале обследования для общего ознакомления с проблемой. Интервьюирование проводится по заранее намеченному плану, но всегда с некоторыми отклонениями. Интервьюер должен ставить перед собой целью не просто получение ответов на поставленные вопросы, а способствование развитию хода мыслей собеседника в важном для исследователей направлении. При соблюдении этого правила можно услышать от респондента интересные высказывания по существу проблемы, которые помогут уточнить постановку задачи.

Тому, кто проводит интервью, необходимо помнить, что причины побуждающие интервьюируемого отвечать или не отвечать на поставленные вопросы зависит не только от содержания вопроса, но и от того в какой форме и в какой обстановке предлагается, как ведет себя при этом интервьюер.

Человек, проводящий интервью должен уметь располагать к себе, вызывать интерес к своей работе, выражать симпатию к собеседнику. Важно уважать мнение других и не высказывать осуждения, если мнение интервьюируемого не совпадает с собственным.

Следует помнить, что встреча с неизвестным, в том числе и с незнакомым, вызывает у людей естественную защитную реакцию, которая может привести к недоверию. Поэтому интервьюер должен с первой минуты, пока не сработал механизм самозащиты, повести себя так, чтобы у опрашиваемого возникло положительное отношение как к самому интервьюеру, так и к объекту исследования.

Для этого необходимо:

С первой минуты быть вежливым: чем приятнее опрашиваемому личное общение с интервьюером, тем сильнее будет желание отвечать, тем более, что человеку присуща потребность говорить, выражать свои мысли;

Вызвать интерес у респондента к изучаемой проблеме, сообщить цель исследования, указав связь между исследованием и положительными изменениями, которые оно повлечет за собой; это вызовет у интервьюируемого желание повлиять на ход событий;

Указать продолжительность беседы; если это необходимо, успокоить интервьюируемого, указав на анонимность его ответов.

Если интервьюер недостаточно убедителен при аргументации необходимости проведения обследования, собеседник теряет интерес к разговору. В то же время, когда необходимость интервью мотивируется не столько в деловом, сколько в эмоциональном плане, опрашиваемый будет отвечать на вопросы не то, что он думает, а то, что будет принято интервьюеру.

При организации интервьюирования большое значение имеет обстановка, в которой оно проводится. Желательно, чтобы время опроса было оговорено заранее и интервьюируемый ни куда не спешил. Для получения более откровенных ответов следует проводить беседу с одним опрашиваемым и по возможности без свидетелей.

Сразу после проведения интервью необходимо:

Проверить, не осталось ли вопросов, ответов на которые не получено;

Зафиксировать место и продолжительность беседы;

Проверить, нет ли противоречивых ответов на однотипные вопросы;

Если необходима математическая обработка данных, следует произвести группировку ответов по заданным признакам.

Начинающим интервьюерам лучше работать вдвоем. Это позволить одному вести беседу, а другому записывать ответы и подсказывать нужные вопросы. Такая организация работы поможет избежать потерь информации. Тем, кто не имеет достаточного навыка проведения опроса, следует проводить направленное интервью, по возможности строго придерживаться текста вопросника, не высказывать собственного мнения по изучаемой проблеме. Запись беседы должна вестись ненавязчиво, лучше ограничиваться пометками, которые следует расшифровать и дополнить по памяти разу же после окончания беседы. Если есть возможность, не стоит класть блокнот с записью прямо перед говорящим, это может его смутить.

Требования к вопросам:

Существуют определенные правила формулировки вопросов, выполнение которых облегчит задачу исследователя. Хороший вопрос это вопрос, вызывающий ответ, содержащий необходимую информацию. Хороший вопрос не влияет на смысл ответа. В ходе беседы следует:

Ставить короткие вопросы;

Не задавать несколько вопросов сразу, не дождавшись ответа;

Выражаться простым, точным языком, по возможности не используя специальных терминов, которые могут быть не понятны собеседнику;

Вопрос должен пониматься однозначно всеми спрашиваемыми, независимо от уровня их подготовленности

Анкетирование

Метод анкетирования предназначен для выявления конкретных фактов при помощи большого круга лиц, а также в случаях, когда работники организации находятся на значительном расстоянии друг от друга. Составление анкеты требует специальных знаний, поэтому обычно она составляется специалистом по изучаемой анкетой области и методистом по составлению анкет. Анкеты, которые используются в консультационной деятельности, должны отвечать следующим требованиям:

простота (четкие, понятные, короткие вопросы, по возможности подразумевающие ответы " да" и " нет" );

логический порядок постановки вопросов;

группировка вопросов для облегчения дальнейшей обработки информации;

небольшой объем анкеты (1-5 стр.);

экспериментальная проверка анкеты;

обязательное предоставление анкетируемым информации о целях проведения и области применения результатов анкетирования.

Анкетирование – метод сбора данных о состоянии организации документационного обеспечения, затратах рабочего времени, условиях труда с помощью специально подготовленных анкет. Метод применяется в тех случаях, когда необходимо провести широкое обследование аппарата управления, работа сотрудников которого специфична и не повторяется циклично. Анкета не должна быть громоздкой, должна содержать четкие вопросы, позволяющие получить ответ в максимально краткой форме (цифры, «да» или «нет» и др.).

Анкетирование – вид письменного опроса, проводимого с целью получения информации по интересующей проблеме. Различают заочное и открытое анкетирование.

Заочное анкетирование проводится в тех случаях, когда требуется чтобы опрашиваемые не контактировали друг с другом или когда нет возможности собрать анкетируемых вместе. Этот вид анкетирования дает возможность получать более продуманные ответы на вопросы. Неудобство заочного анкетирования состоит в том, что оно требует значительных затрат времени на заполнение и сбор анкет: кроме того, как правило, заполненные анкеты возвращаются не полностью, и это вызывает потерю определенной части информации.

Открытое анкетирование проводиться в присутствии организаторов опроса и многих опрашиваемых. Этот метод целесообразно применять в тех случаях, когда по ходу работы требуется разъяснение вопросов. Открытое анкетирование чаще применяется в периодическом опросе, чем при одноразовом. Наряду с преимуществами данный метод обладает рядом недостатков. Так при заполнении анкеты в присутствии других лиц опрашиваемые дают ответы, отличающиеся от тех, которые дали бы при обдумывании в одиночестве. Ввиду отсутствия времени не всегда бывают тщательно продуманные ответы.

По форме анкеты могут быть:

Закрытые, ответ на которые выражается только двумя словами «да» и «нет». Эти вопросы ставятся, если опрашиваемые или их мнения о какой-либо проблеме нужно отнести к той или иной категории.

Открытые, ответ на которые дается в произвольной форме. Такие вопросы включаются в анкету в тех случаях, когда необходимо получить специальные сведения или от респондента требуется формулировка собственного взгляда на суть решаемой проблемы.

С набором ответов. Эта разновидность занимает промежуточное положение между первой и второй группой. При такой форме вопроса предлагаемые ответы могут быть предложены в виде шкалы качественных оценок (хорошо, очень хорошо…) или содержать формулировки количественной оценки вариантов решения (затраты на выполнение этой работы составят…). При этом шкала оценок должна быть по возможности более чувствительной, то есть отражать максимальное число проявлений признака. Оценки признаков и подпризнаков одного и того же предмета должны предлагаться в соизмеримых величинах.

Требования к вопроснику

Наиболее важной частью работы, особенно при проведении заочного анкетирования является подготовка анкеты. Непременным условием проведения письменного опроса является точная формулировка проблемы и выделение основных направлений ее решения.

В разработке вопросника можно выделить несколько этапов:

Определение цели анкетирования и круга задач, информация для решения которых должна быть получена.

Если предмет исследования мало изучен, подготовительным этапом для составления анкеты может быть проведение свободного интервью, в ходе которого, как правило, выявляют основные проблемы и помогают постановке нужных вопросов.

После подготовки вопросов следует проверить все ли аспекты охвачены.

Составляя анкеты необходимо помнить, что:

– ни один вопрос, включенный в анкету, не должен отступать от предмета исследования;

– расположение вопросов анкеты должно подчиняться логическому порядку;

– последовательность вопросов должна быть такова, чтобы при ответе на вопрос анкетируемый не находился под влиянием предыдущего ответа (например: сколько времени в течение дня Вы тратите на работу с рекламой? Какую часть дня свободны от работ с рекламой? );

– вопросы автобиографического характера могут располагаться не в начале, а в конце анкеты: для человека, не привыкшего к частому упоминанию своего имени, это создает большую свободу в ответах;

– заполнение анкеты не должно занимать у респондента 30 минут.

Формулируя вопросы необходимо иметь в виду некоторые психологические особенности человека. Так, например, люди охотнее говорят «да» чем «нет», легче отвечают на вопросы о других, чем о себе.

Выбирая форму вопроса, следует помнить, что:

в анкете лучше ставить закрытые вопросы, а открытые использовать для получения уточнений;

формулировка закрытых вопросов требует большей четкости, поскольку по характеру ответа невозможно определить, понятен вопрос отвечающему или нет;

Закрытый вопрос не должен содержать альтернативных высказываний: это вызывает путаницу (например: Вы в большей степени загружены работами по рекламе в начале ил в конце года? );

В сложных вопросах большим набором ответов последний вариант ответа выбирается опрашиваемым чаще, чем остальные.

Организация анкетирования.

Перед тем, как анкета будет передана (разослана) отвечающим, необходимо определить круг респондентов, их количество, удаленность друг от друга. Если анкетирование проводится в рабочее время, то руководители структурных подразделений, сотрудники которых получат анкеты, должны быть заранее предупреждены об этом. Заполнению анкеты должен предшествовать инструктаж, в зависимости от способа анкетирования он может проводиться в устной форме или, если анкетирование заочное, прилагается к анкете в виде пояснительной записки.

Собранные анкеты группируются и обрабатываются по определенным заранее признакам и критериям.

Углубленный сбор информации при помощи анкет представляет собой тестирование. Обычно оно проводится после получения ответов на вопросы анкет, которые носят более общий характер.

Визуальные

Наблюдение

Наблюдение представляет собой метод диагностики, позволяющий получить данные, которые не фиксируются в документах. Применение этого метода заключается в присутствии консультанта на совещаниях, приеме посетителей, при выдаче распоряжений подчиненным и др. событиях. Метод наблюдения широко используется в процессе сбора информации о материально-технической базе, о порядке выполнения процедур, о методах и условиях работы, об отношениях между руководителями и подчиненными и их поведении и т.п. Если наблюдение направлено в основном на изучение кадровых проблем, то консультант использует определенные социометрические, психометрические и другие подобные подходы. Так, результаты наблюдения за поведением работников желательно классифицировать, например, следующим образом: опыт, уровень удовлетворенности, сильные и слабые стороны в процессе работы, особые интересы и мотивы, общительность, отношения с другими работниками, желание сотрудничать, стиль управления, степень творческого мышления, инновационный потенциал и т.д. Наличие такой информации о кадрах во многом увеличивает эффективность работы консультанта в каждой организации. При проведении наблюдения консультант должен стремиться создать атмосферу сотрудничества и сохранить естественное поведение работников на наблюдаемом объекте.

Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня (ФРД) – метод изучения с помощью наблюдения и измерения затрат времени на весь процесс или рабочий день с целью выявления потерь рабочего времени и их причин. Проведение ФРД целесообразно в тех случаях, когда в обязанность сотрудников а\у входит исполнение нескольких работ, составляющих короткие (чаще всего один рабочий день) циклы.

Для проведения ФРД необходимы следующие документы:

1. карта ФРД;

2. наблюдательный лист;

3. баланс рабочего времени.

В карте фиксируется сведения о наблюдателе, месте наблюдения и дате, о наблюдаемой работе и дается краткая характеристика процесса работы, рабочего места..

В наблюдательном листе последовательно записываются, выполняемые операции, их продолжительность, совмещение.

В балансе дается обобщенная характеристика затрат рабочего времени – высчитывается величина и удельный вес полезного рабочего времени, зависящих и независящих от исполнителя потерь, подготовительно - заключительного времени и т.д.

Количество ФРД, которое необходимо провести для получения достоверных результатов, зависит от продолжительности рабочего цикла. Если цикл равен одному рабочему дню, достаточно просто провести ФРД в течение 5-6 любых дней месяца.

ФРД бывает индивидуальной и групповой.

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8910 11 12 13 Следующая ⇒