Разработка программы обучения.

Богатейший практический опыт стран развитой рыночной экономики свидетельствует о том, что офисная деятельность, основанная на современных технологиях, соответствующим образом оснащения, значительно повышает эффективность управления организациями. Это немаловажный фактор обеспечения нормального развития бизнеса.

Помимо технического обеспечения решения чисто предпринимательских задач офис, его оснащение и содержание, играют очень полезную психологическую роль: наличие у фирмы офиса, отвечающего стандартам современного дизайна - это в глазах окружающих убедительное подтверждение ее респектабельности, надежности.

Согласно современной концепции офисной деятельности, офис - сложная система, синтезирующая ряд многоцелевых электронных технологий. Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади (здания) на которых располагается персонал управленцев.

Кратко история развития офисной деятельности такова: изначально последняя связывалась лишь с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Однако буржуазное развитие компьютерной техники, ее программного обеспечения, средств коммуникаций и т.п., привело к тому, что к 80-м годам текущего столетия в ее основу было положено широкое использование новых компьютерных и информационных технологий, как в государственном управлении, так и управлении бизнесом.

Базовым элементом концепции рассматриваемой деятельности является помещение офиса (здание). Последнее, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем техническими средствами, составляют так называемую Intelligent Building System. Такие системы должны создавать максимально благоприятные условия для работы, обеспечивая управленческому персоналу комфорт и безопасность. Существует особое понятие «интеллектуальности» офиса, степень которой определяется уровнем обеспечения внутренних (пожарная безопасность, налаженность питания, микроклимат, контроль за доступом в офис, наличие локальных сетей и т.п.) и внешних (наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей) параметров. О мере «интеллектуальности» офиса судят и по ряду косвенных признаков. В частности, подобные здания выделяются как внешним видом, так и современным дизайном внутренних помещений, которые при необходимости можно быстро перепланировать.

Примером «интеллектуальных» зданий обычно служат офисы крупных промышленных и торговых корпораций, органов государственной власти, банков, здания аэропортов, выставочные залы и т.п. Впрочем, даже небольшие фирмы стремятся к повышению уровня «интеллектуальности» своих офисов.

В современных условиях наряду с охарактеризованной выше системой организации офисной деятельности, появилась еще одна ее разновидность – виртуальные офисы. Суть данного феномена в том, что управленческому персоналу фирмы создают возможность для выполнения своих функций в удобных для них местах (как правило, дома). Согласование управляющих действий в этом случае осуществляется через совмещение электронных систем. Это позволяет экономить рабочие площади (необходимость в офисном здании отпадает) и дает ряд других достаточно ощутимых преимуществ (скажем, экономит время сотрудников: они значительно продуктивнее используют свое рабочее время). Но у такой организации управленческого труда есть и существенный недостаток – исключается реализация потребности сотрудников в неформальном общении, которое по данным последних исследований психологов, крайне необходимо для нормального развития организации.

Офис в узком смысле.

Офис – это организация типа канцелярии, функция которой – получать и выпускать документы, а также – отслеживать их движение.

Теоретические модели офиса.

Офис может быть представлен как информационная, коммуникационная и социотехническая модели.

Как информационная система офис является цехом, производящим информацию в различных ее видах. На рис. 1 офис как информационная система представлен с позиций его основной деятельности по работе с информацией.