Преимущества электронного документооборота.

⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 16Следующая ⇒

Успешно внедренная КСУД дает предприятию значительные выгоды, которые можно условно разделить на две категории: исчисляемые и неисчисляемые. Все выгоды, получаемые предприятиями при использовании КСУД, обусловлены использованием не печатной формы документа, а его электронной копии – объекта, возможности которого намного превосходят возможности бумажного документа, и, что немаловажно, электронный документ при необходимости может быть превращен в бумажный.

К исчисляемым выгодам относятся:

Экономия организационно-технических затрат, связанных с перемещением документов и реализацией работы с ними. Электронный документ может быть передан за считанные секунды необходимому подразделению и скопирован без потери качества бесконечное количество раз, причем копия и оригинал могут иметь взаимно однозначное соответствие. При прохождении маршрута может происходить множественное копирование всего документа или его составных частей и рассылка копий в необходимые подразделения. при невозможности получения конечным пользователем электронной копии предназначенного ему документа в маршрут включается превращение электронной копии документа, например, в бумажную и последующая доставка этой бумажной копии. Однако в этом случае основные преимущества электронной системы документооборота не могут раскрыться в полной мере.

Более активное использование электронных средств для хранения неактивных и архивных записей в конечном итоге снижает потребности предприятия в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.

Экономия денежных средств за счет резкого уменьшения междугородних и международных разговоров, отправки факсов тесно связана с возможностью использования сети Internet для получения и отправки необходимой информации.

Экономия расходных материалов. Электронный документ не требует писчей бумаги, бумаги для факсов, картриджей для принтеров, копировальных аппаратов и т.п. техники. Он существует в виде последовательности кодов на носителе. Его копирование занимает достаточно мало времени и фактически равно времени чтения документа передачи данной информации в нужную точку системы и запись на иной носитель. При копировании электронного документа, его копия размещается для хранения на ином носителе, а для ее представления используются мониторы, которые могут отображать несколько документов.

Экономия рабочего времени сотрудников связана со временем, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. КСУД снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу, препятствует накоплению запросов на документ или файл, а также уменьшает затраты на восстановление порядка в тех случаях, когда документы размещаются неправильно. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объёма ручного труда по обработке записей и уменьшению расходов на доставку документов географически отдалённым пользователям.

Неисчисляемые выгоды являются дополнением к группе исчисляемых. Их практически невозможно измерить, но пользователь системы и деловые партнеры предприятия знают об их существовании и отдают должное их значимости. Неисчисляемые выгоды служат дополнением выгодам осязаемым, их достаточно сложно измерить однако пользователи системы, партнеры и клиенты предприятия знают об их существовании и отдают должное их значимости. В конечном итоге неисчисляемые выгоды дают о себе знать, изменяя экономический результат предприятия в большую сторону. К неисчисляемым выгодам можно отнести:

Контроль за документами и персоналом. На основании информации из базы данных КСУД возможно получение информации относительно процесса исполнения документа, его исполнителей и т.д. Система позволяет также вести протоколирование и получать информацию о начале, окончании, длительности сеансов работы пользователей.

Упорядочение технологии работы с документами. Использование средств системы во всем процессе документооборота с ними дает возможность унификации всех его этапов, что положительно сказывается

Единые формы документов обеспечиваются общими стандартами их составления, реализуемыми соответствующими модулями системы. Стандартное представление документов облегчает работу с ними на всех этапах их жизни.

Рациональная маршрутизация, является одним из факторов влияющих на скорость распространения информации в системе, что незамедлительно отражается на экономическом результате, достигаемом предприятием в процессе соей деятельности. От того, как быстро предприятие способно обрабатывать внешнюю и внутреннюю информацию, зависит, насколько оно мобильно и динамично, с какой скоростью принимаются решения и как быстро они реализуются, насколько быстро предприятие способно реагировать на изменения внешней среды и, в конечном счете, насколько конкурентоспособно данное предприятие.

Доступ к единой базе данных системы дает возможность получать необходимую аналитическую и фактическую информацию на различных этапах жизни документа (создания, исполнения и т.д.). на этапах принятия решений информационная поддержка КСУД дает возможность получать адекватную и необходимую информацию для обеспечения правильных и взвешенных решений.

Скорость предоставления услуг имеет отношение к своевременности и оперативности реагирования конечных пользователей и ответственного за управление записями персонала. С внедрением КСУД пользователям приходится быстрее действовать и принимать решения во всех случаях, когда ситуация зависит от информации в документе. Кроме того, система снижает количество последовательных действий, необходимых для получения справочной информации из документа или его просмотра, обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на рассмотрение и увеличивает пропускную способность и возможность распространения новых материалов на предприятии. Благодаря тому, что для авторов упрощается задача быстрой работы с документами, совершенствуется эффективность и точность работы.

С внедрением КСУД возрастает процент востребованности документов, поскольку более широкая их область становится доступной пользователям. Кроме того, КСУД увеличивает точность поиска благодаря использованию контролируемого словаря, возможностям текстового поиска и выборки документов на основе определённых атрибутов системных описаний. Более высокая точность при доступе к влияющим на принятие решений данным может привести к улучшению производственных факторов на предприятии. С помощью системы, проблемы, связанные с внесением данных и с согласованностью системных описаний, удаётся выявить прежде, чем они послужат причиной слишком серьёзных затрат.

При КСУД документы распространяются без учёта внутриорганизационных границ. Удачно внедренная система и мощная компьютерная сеть может усилить потоки информации и устранить множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей.

Современный уровень развития информационных технологий позволяет предприятиям организовывать свой документооборот на основе совместного использования документов в бумажной и в электронной форме.

Можно отметить следующие общемировые тенденции в процессах связанных с осуществлением управления документопотоками на предприятиях и в организациях:

– До 90% всей корпоративной информации остается на бумаге

– Рост доли электронных сообщений с 29 до 44 % от общей доли сообщений

– Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных растет только на 7 % в год

– Соотношение количества бумажных и электронных документов составит к 2004 году 50 на 50 процентов, а к 2009 году 30 на 70 процентов

– 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и рабочие группы тратят до 30 процентов своего времени в попытках их найти

– Компании делают 19 копий каждого документа

– Общий объем информации удваивается за 5 лет

– При переходе к электронному документообороту отмечается рост производительности сотрудника в 25-50%, уменьшение времени обработки одного документа более чем на 75% и уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов в 80%

1. Законодательная база:

1) Закон Украины «Об электронном документообороте и электронных документах».

2) Закон Украины «Электронно-цифровая подпись».

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 111213 14 15 16 Следующая ⇒