История развития и эволюция системы организационно-распорядительных документов

История развития и эволюция системы организационно-распорядительных документов

Лекция 2.

Общие правила оформления управленческих документов

1. Документационное обеспечение предприятий АПК;

2. Реквизиты документов и требования к их оформлению;

3. Требования к бланкам документов предприятия.

-1-

Документационное обеспечение управления (ДОУ) выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

• технические средства составления и изготовления документов;

• технические средства для копирования и оперативного размножения документов (ксероксы, гектографы, ротапринты, ротаторы);

• технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);

• средства хранения документов (шкафы, стеллажи, картотеки).

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация заботы с документами. От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа – это обозначение наименования документа. Например, протокол – вид документа. Разновидность его – протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др. Или: акт – вид документа, его разновидность – акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

• организационные документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы.

Организационные документы разрабатываются учредителями и являются нормативными. Они регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделенийи сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, становления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы. Это служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим, или ОРД. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация. В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической документации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТе Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

В ДОУ используется следующая классификация документов:

1. По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• письменные (рукописные и печатные);

• технические – это документы, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• фоно-, аудио-, акустические документы – это документы, содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• кинодокументы – это изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

• фотодокументы – это изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

• аудиовизуальные, видеодокументы – это документы, содержащие и изобразительную, и звуковую информацию.

2. По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

3. По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания:

• черновик (предварительная редакция документа);

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

• копия документа – это точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

• отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

• выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

• автограф – документ, написанный рукой автора.

5. По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

• документы имеющие временные сроки хранения (до 10 лет)

6. По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, конфиденциально и др.).

7. По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

8. По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

9. По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

10. По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

11. По происхождению:

• именные, или личные (удостоверяющие личность);

• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

12. По срокам изготовления: срочные, несрочные.

13. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

14. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

15. По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)». В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

-2-

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

• юридическую силу документов;

• оперативное и качественное их исполнение и поиск;

• возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

• качество документов как исторических источников.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа. Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.

Всего выделяют 30 реквизитов:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04 — код организации;

• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 07 — код формы документа;

• 08 — наименование организации;

• 09 — справочные данные об организации;

• 10 — наименование вида документа;

• 11 — дата документа;

• 12 — регистрационный номер документа;

• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• 14 — место составления или издания документа;

• 15 — адресат;

• 16 — гриф утверждения документа;

• 17 — резолюция;

• 18 — заголовок к тексту;

• 19 — отметка о контроле;

• 20 — текст документа;

• 21 — отметка о наличии приложения;

• 22 — подпись;

• 23 — гриф согласования документа;

• 24 — визы согласования документа;

• 25 — оттиск печати;

• 26 — отметка о заверении копии;

• 27 — отметка об исполнителе;

• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;

• 30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование видадокумента, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

Формуляр – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построение конструкционной сетки и основные реквизиты.

Лекция 3.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу.

В управленческой деятельности используют разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на компьютере, полученные по факсу.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными. Они подразделяются на следующие группы:

• организационные;

• распорядительные;

• информационно-справочные.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В нее включают все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая;

• примерная;

• конкретная (или индивидуальная).

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой их состав, который ведется в делопроизводстве определенной категории предприятии, единую индексацию дел в системе, является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел определяет примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве предприятий, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может быть принята для предприятия в целом (в небольших предприятиях) или отдельно для каждого структурного подразделения. На крупных предприятиях номенклатура дел структурных подразделений объединяется в сводную номенклатуру всего предприятия, имеющую соответствующее построение, в которой названия частей — это наименования структурных подразделений.

Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах, хранящихся:

- 1 - й — в подразделении, занимающемся делопроизводством,

или у секретаря;

- 2-й — в государственном архиве, с которым она согласовывалась;

- 3-й — в ведомственном архиве;

- 4-й —рабочий (в средних и крупных предприятиях в виде разделов направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел).

К организационным документам относят: устав; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; штатное расписание; инстанции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации

Организационные документы содержат положения, обязательные исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом - вышестоящей организацией руководителем данной организации, ее коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы может утверждать непосредственно руководитель с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением решением, приказом, распоряжением).

Документы этого вида с точки зрения срока действия относят к бессрочным.

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для предприятий конкретных организационно-правовых форм регулируют отдельные законодательные акты.

Устав оформляют на стандартном листе с внесением всех необходимых реквизитов общего бланка.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы предприятия, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные положения разрабатывают на его основе.

Типовые положения разрабатывают для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и подразделениях.

Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти, организации образования, здравоохранения и др.

Положения о подразделениях можно классифицировать:

• на положения о структурных подразделениях;

• положения о коллегиальных и совещательных органах;

• положения о временных органах.

Должностная инструкция — документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатывают на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Их оформляют на общем бланке организации.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации.

Штатное расписание — документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает заместитель руководителя и утверждает руководитель организации с заверением печатью

Инструкция — документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений, должностных лиц.

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции, и утверждает руководитель организации,

По сфере действия распорядительные документы подразделяются на действующие:

• на федеральном уровне — издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

• на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения (Москва и Санкт - Петербург), автономной области и округов, а также их территориальных образований;

• в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в рамках отдельного предприятия.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов) (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.) и в тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения и т. д..

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров и т. д.), составляемый по производственным вопросам. Организации могут издавать совместно с другими предприятиями решения по вопросам, затрагивающим их интересы. Оформляют решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием ключевых слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ», подписывают их председатель и все члены коллегиального органа или председатель и секретарь.

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что, как правило, они продвигаются снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения затем к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

К основным информационно-справочным документам относят следующие:

• протокол;

• докладную записку;

• предложение;

• объяснительную записку;

• представление;

• переписку (служебное письмо, телеграмму, телефонограмму, телекс, факсограмму, электронное сообщение);

• акт;

• справку;

• сводку;

• заключение;

- отзыв;

• перечень;

• список;

- отчет.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и их названия — письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма — определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных — почтовая и электронная связь.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах и т. д. Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существуют два вида протоколов: полные и краткие.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о содержании выступления. Решение о том, какую форму протокола вести, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции или другого коллегиального мероприятия.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешнюю докладную записку представляют руководителю вышестоящей организации, внутреннюю — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки пишут по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Их цель — повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляют на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительную записку оформляют на стандартном листе бумаги и адресуют конкретному должностному лицу.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представление подписывает руководитель подразделения, адресуется оно руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных документов, выделяемых по особому способу передачи текста — пересылке по почте (или курьером).

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из двух частей: вступления и заключения. Сложные письма содержат вступление, основную часть, заключение. — Во вступлении дают обоснование вопроса: причину его возникновения или краткую историю. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дают ссылку на него.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используют для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. д.).

Телефонограмму составляют в 1 экз. Ее подписывает руководитель или ответственный исполнитель.

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ.

Электронная почта используется для передачи сообщений как внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное их отражение

Справка — документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации, подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляют для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние — для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Сводка —документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.

Заключение — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо материалу или вопросу.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещения, увольнение, должностные оклады, отпуска, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т. д.).

Приказы по личному составу готовят сотрудники отдела кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если в организации нет отдела кадров.

Срок хранения приказов 75 лет.

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и т. д.

Заявление работник пишет, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым первый обязуется предоставить второму работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка

Положения ст. 66 ТК РФ свидетельствуют о том, что трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. По данным, содержащимся в трудовой книжке, устанавливают общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, а также трудовой договор связывают возможность реализации определенных прав и предоставления различных льгот и преимуществ. Законом запрещается иметь несколько трудовыхкнижек.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Затем невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет, по истечении этого срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с ними не регламентирован нормативами, предприятия ведут их по-разному: одни заводят личные дела на всех сотрудников, другие — на руководителей и ведущих специалистов.

Лекция 4.

Кадровое делопроизводство

Важнейшей функцией кадровой службы организации документирование трудовых правоотношений.

Кадровая документация отражает вопросы движения работников в организации, а именно прием, перевод, увольнение и т. д.

Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

В состав кадровой документации входят документы различного функционального назначения:

- первичные учетные документы (личная карточка формы Т-2 и формы Т-2 ГС);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения);

- организационные документы (должностные инструкции, правила внутреннего распорядка организации, штатное расписание);

- справочно-информационные документы (справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы).

Оформление кадровой документации любой организации, в том числе коммерческой, осуществляется в соответствии с:

• Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2000 г., который был введен в действие с 1 февраля 2002 г. (далее — ТК РФ);

• Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января, 2004 г. № 1 (далее — Унифицированные формы);

• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила);

• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 (далее — Инструкция);

• другими нормативными документами.

Трудовой договор

Трудовой договор - это основной документ, регулирующий трудовые отношения, определяющий права и обязанности сторон.

В ст. 56 ТК РФ дано следующее определение:

«Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутренней трудового распорядка».

Трудовой договор является основным документом при урегулировании трудовых споров.

Структура договора может быть различной в зависимости от назначения документа, но некоторые условия должны присутствовать в каждом договоре.

Различаются существенные (обязательные) и дополнительные условия трудового договора.

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

- на неопределенный срок;

- на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случае, если трудовые отношения не

могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом (ст. 59 ТКРФ).

Трудовой договор составляется в 2 экземплярах: 1-й остается у работодателя,
2-й передается работнику.

Трудовой договор должен быть заключен не позднее 3 дней со дня фактического допуска работника к работе.

Составление и оформление приказов по личному составу

Приказы (распоряжения) по личному составу оформляются в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1 и введенными в действие с 5 апреля 2004 г.

12 3 Следующая ⇒