Ведение отчетности по выдаче формы

При получении формы до каждого сотрудника доводится содержание Положения о форме и берется персональная расписка.

При увольнении или переходе на другую должность, для которой выдача формы не предусмотрена, директором магазина удерживается остаточная стоимость формы из заработной платы увольняемого сотрудника, а списание данной формы производится в конце сезона в общем порядке.

Списание формы.

Списание выданной сотрудникам формы проводится в конце каждого сезона, в установленные сроки, на основании Распоряжения по РД. В случае, если в процессе носки форменной одежды обнаружился производственный брак, бракованная вещь с сотрудника списывается и взамен выдается новая, из резерва формы в магазине. Дальнейшая работа с бракованной формой аналогична установленному порядку работы с некондиционным товаром в Московской розничной сети (МРС) и Региональной Розничной Сети (РРС) РД торговой сети компании «Спортмастер».

Общий контроль ведения учета, выполнения нормативов выдачи и списания форменной одежды в магазинах РД осуществляется ОКиРРС ФУ.

В данной главе будут рассмотрены следующие учебные вопросы:

2.1. Поступление товара с РЦ.
2.2. Хранение и раскладка товара на складе магазина.
2.3. Пополнение товарного запаса в торговом зале.

2.3.1. Технология выдачи почасовых довесок.
2.3.2. Технология выдачи заказов продавцов и менеджеров отделов.
2.3.3. Довеска товара, недостаток которого необходимо восполнить немедленно.

2.4. Предпродажная подготовка товара.
2.5. Порядок оформления ценников.
2.6. Защита товара противокражными бейджами.

2.6.1. Типы применяемых противокражных бейджей.
2.6.2. Правила установки бейджей на товар.

2.7. Сдача товара на основной склад магазина из торгового зала.
2.8. Технология выдачи товара на примерку и его учет.
2.9. Хранение товара, оплаченного покупателем, по сохранной квитанции.
2.10. Продажа крупногабаритного товара с доставкой.
2.11. Продажа товара по предоплате.
2.12. Продажа товара по безналичному расчету.
2.13. Резервирование товара в магазине.
2.14. Отгрузка оплаченного товара клиенту со склада магазина.
2.15. Перегруппировка товара в магазинах.
2.16. Межмагазинный обмен.
2.17. Технология процедуры возврата товара.
2.18. Сторнирование товара.
2.19. Обмен товара покупателю.
2.20. Действия сотрудников магазина при работе в “автономном режиме” (при отказе ЛВС).
2.21. Работа с некондиционным товаром в магазине.

2.21.1. Выявление некондиционного товара.
2.21.2. Работа с некондиционным товаром в региональном магазине.

Действия сотрудников магазина при работе с приходом регламентируются Инструкцией о приеме товара с ФРЦ и организации претензионной работы по поставке в магазинах СМ РД (от 16.03.2009)

Заказ товара в магазин происходит следующим образом:
По результатам продаж и квотированию товароведами ДУТК в ЦО формируется заказ товара для магазинов. По подтвержденным заказам ЦО менеджер ОПЦП ДЛ формирует задание на отборку в виде МСН. По этим накладным проводится отбор товара, который затем в соответствии с графиком поставок вместе с документами отправляется в магазины.
Доставка товара в региональные магазины производится сторонними транспортными компаниями, перевозимый груз страхуется.

В магазине для оперативной выдачи нового товара в торговый зал магазина менеджером отдела формируется заказ, в котором помечаются те позиции, которые необходимо отобрать на этапе поштучной приемки товара в УМ.

Товар с Федерального распределительного центра (ФРЦ) в магазины СМ может доставляться следующим способом:

- автомобильным транспортом;
- ж/д_ контейнер;
- ж/д_ почтово - багажный;

Для сокращения времени доставки товара в магазины может использоваться технология кросс – докинга (товар транзитом через РРЦ отгружается в магазины СМ), отгрузка CASELOT (товар отгружается от производителя с определенной комплектацией УМ, транзитом через ФРЦ УМ отгружаются в магазины).
В зависимости от способа доставки товара сопроводительные документы на поставку перемещаются:
доставка автотранспортом – документы на поставку передаются водителю экспедитору;
доставка контейнером – документы на поставку вкладываются в контейнер;
почтово-багажная доставка – документы на поставку сдаются отдельным грузовым местом;

При отгрузке поставки с ФРЦ в РРС сотрудникам магазинов высылается подробная «Информация по отгрузке с ФРЦ по складам: …» (отчет о предстоящей отгрузке, xls формат). В отчете указывается следующая информация:

- Номер ТС (номер контейнера);
- Фамилия водителя;
- Мобильный телефон водителя;
- Дата, время выезда ТС с ФРЦ;
- Номер пломбы;
- Номер магазина получателя;
- Кол-во единиц товара в поставке;
- Кол-во единиц не товара в поставке;
- Кол-во УМ товара;
- Кол-во УМ не товара;
- Недогруз кол-во УМ;
- Номера Актов отгрузки по УМ;
- Ориентировочное время прибытия поставки в магазин.

Подготовительные мероприятия перед поступлением товара в магазин

Зав. складом, получив информацию о предстоящем поступлении товара, должен:

- Поставить об этом в известность сменного администратора на предмет выделения продавцов в помощь при разгрузке (при необходимости);
- Из разгрузочного терминала, в котором будет осуществляться разгрузка товара, следует убрать товар, уже ранее оприходованный, с целью предупредить его смешивание с получаемым;
- Если предстоит поступление товара, с которым чаще всего происходит пересортица, недостачи или излишки, то следует провести контрольные проверки ранее оприходованного аналогичного товара на предмет соответствия фактического остатка учетным данным;
- Подготовить места предполагаемого постоянного складирования поступающих товаров так, что бы их размещение обеспечивало быстрый, достоверный подсчет и идентификацию; быстрый доступ к ним в случае их выдачи как покупателям, так и в торговый зал; чтобы маркировка изготовителя и этикетка штрих-кода легко просматривались;
- Проверить работоспособность Denso, программного обеспечения и термопринтера этикеток штрих-кода, а также достаточность запаса термобумаги. При необходимости заказать ленты для этикеток в отделе автоматизации торговой сети;
- До приезда автомашины с товаром в магазин зав. складом должен убедиться в том, что на поставку товара в эл. почте (Astra / Argus) магазина присутствует электронная документация. Если в почте магазина отсутствует электронный вид Акта отгрузки по УМ (файл вида MZ), заведующий складом в виде служебной записки, с указанием номеров Актов отгрузки по УМ, информирует о данном факте системного администратора ДЛ. При отсутствии электронного вида накладной поставки (файл вида MS/MT), заведующий складом магазина связывается по тел. 25-00 с сотрудником ГЛ УИТ.

- Для сокращения времени на приемку и обработку новой поставки товара Акт отгрузки должен быть загружен в терминал Denso до приезда автомашины в магазин.

Разгрузка автомашины (контейнера) в магазинах СМ

При прибытии транспортного средства в магазин заведующий складом в присутствии контролера магазина проверяет состояние ТС на предмет внешних повреждений, обращая особое внимание на:

целостность тента (корпус контейнера);
сохранность пломбы;
соответствие номера пломбы с данными в сопроводительных документах;
состояние пломбировочного троса.

При обнаружении внешних повреждений транспортного средства заведующий складом выполняет действия согласно таблице, которая будет рассмотрена ниже.

Сотрудники склада могут обнаружить следы хищения товара в процессе разгрузки ТС (контейнера). При выявлении данных фактов зав. складом организует повторный осмотр ТС (контейнера) на предмет выявления скрытых возможностей доступа к грузу: через днище кузова, наличие свежих следов проклейки поврежденного тента, возможность снятия дверей с ТС без повреждения пломбы, присутствуют места сращивания пломбировочного троса.

При подтверждении скрытых доступов к грузу зав. складом действует согласно таблице (см. ниже)

Таблица действий зав. складом в случае выявления внешних повреждений ТС (контейнера):

1.Выявлены внешние повреждения ТС (контейнера). Зафиксировать факт наступления страхового случая.	1.1 Не начинать разгрузку ТС. 1.2 Принять все возможные меры к обеспечению сохранности груза, по предотвращению и устранению причин, способствующих возникновению дополнительного ущерба. 1.3 Незамедлительно о факте прибытия ТС с внешними повреждениями поставить в известность (по телефону, электронной почте) Зам. Начальника Транспортного отдела (телефоны и эл. адреса указаны в Инструкции) 1.4 От Зам. Начальника Транспортного Отдела (либо сотрудника, его замещающего) получить указания о том, какие действия выполнять с грузом и требуется ли привлекать Представителей Торгово-промышленной палаты либо Представителей страховой компании. В случае необходимости присутствия Представителя Торгово-промышленной палаты вызвать его по телефону. 1.5 Совместно с Водителем/Экспедитором составить Акт о техническом состоянии ТС в 2 экз., в котором указать вид повреждения, Ф.И.О. водителя - экспедитора, г/номер тягача, г/номер полуприцепа, номер ТТН, дату отгрузки. 1.6 О факте составления Акта о техническом состоянии ТС сделать соответствующую отметку в ТТН (форма 1-Т). 1.7 Получить объяснения водителя - экспедитора в письменном виде. В случае отказа давать объяснения - составить соответствующий Акт об отказе от объяснений (2 экз.). 1.8 В случае, если водитель - экспедитор сообщает, что данные повреждения произошли в пути следования, он обязан предоставить соответствующие документы: справку о ДТП (при наличии), Протокол об административном правонарушении, Корешок уведомления о принятии заявления о возбуждении уголовного дела (в случае кражи). 1.9 Сделать копию справки о ДТП (при наличии), копию протокола об административном правонарушении, копию Корешка уведомления о принятии заявления о возбуждении уголовного дела (в случае кражи). 1.10 По возможности зафиксировать все повреждения на фото или видео пленку (цифровую камеру). 1.11 В случае вызова дожидаться прибытия Представителя страховой компании или Представителя Торгово-промышленной палаты и с их участием в присутствии Представителя Грузоперевозчика (водителя - экспедитора) провести осмотр транспортного средства и приемку товара.
2. Прием поставки без участия (вызова) Представителей страховщика либо торгово-промышленной палаты. Оформить документы по выявленным расхождениям.	2.1 По электронной почте получить письменное подтверждение от Зам. Начальника Транспортного Отдела о приеме поставки без участия Представителей страховщика либо торгово-промышленной палаты. 2.2 В присутствии Представителя компании перевозчика (если компания перевозчик прислала своего представителя) либо водителя - экспедитора: · Произвести выгрузку и прием поставки по количеству УМ. · Сделать фото (видео) запись поврежденных упаковочных мест. · Выполнить поштучную приемку содержимого всех упаковочных мест поставки. · Выполнить сравнение результатов приемки с данными, указанными в Сопроводительных документах. 2.2 Если есть расхождения фактического количества товара с данными в сопроводительных документах, выявлен некондиционный товар в поврежденных УМ: · Оформить Акт расхождений по форме ТОРГ-2 в 4-х экз (1 экз. – водителю/экспедитору, 2 экз. – бухгалтеру магазина, 3 и 4 экз. – менеджеру по претензионной работе ТО ДЛ). Для каждого комитента (поставщика товара) оформляется отдельный Акт расхождений. · Сделать отметку о составлении Акта расхождений во всех экз. ТТН, Актах отгрузки по УМ. · Выслать электронный вариант Акта расхождений Зам. Начальника ТО ДЛ, Менеджеру по претензионной работе ТО ДЛ. 2.3 С Курьером или по почте - заказным письмом в адрес Менеджера по претензионной работе Транспортного отдела отправить подлинники или нотариально заверенные копии всех имеющихся документов: ТН (Торг12)- 1экз; ТТН (с подписью Водителя/Экспедитора) – 1экз; Акт отгрузки по УМ – 1экз; Акт о техническом состоянии ТС- 1экз; Объяснения Водителя/экспедитора в письменном виде (если есть) или Акт об отказе от объяснений- 1экз; Фото, видео материалы осмотра повреждений; Акт расхождений по форме ТОРГ-2 – в (2 экз) по каждому поставщику; справка с места ДТП (если есть ) – 1экз; Справка УГПС (если есть) – 1экз; 2.4 Если нет расхождений в поставке: · По результатам пересчета товара оформить Акт приема - передачи товара (2 экз.) и визировать его у водителя – экспедитора. · Визировать Акт отгрузки по УМ.
3. Прием поставки с участием Представителей страховщика либо торгово-промышленной палаты. Оформить документы по факту наступления страхового случая	3.1 В присутствии Представителя страховщика либо независимого Представителя торгово-промышленной палаты, а также водителя - экспедитора: · Произвести выгрузку товара. · Сделать фото (видео) запись поврежденных упаковочных мест. · Выполнить поштучную приемку содержимого всех упаковочных мест поставки. · Выполнить сравнение результатов приемки с данными, указанными в Сопроводительных документах. 3.2 Если есть расхождения: · Произвести подсчет общего количества недостающих грузовых мест и единиц товара. · По результатам пересчета товара оформить Акт расхождений по форме ТОРГ-2 (4 экз.) и визировать его у водителя - экспедитора, Представителя торгово-промышленной палаты (Представителя страховщика), Представителя МВД (при наличии). · Сделать отметку о составлении Акта расхождений во всех экз. ТТН, Актах отгрузки по УМ. · Представитель торгово-промышленной палаты (Представитель страховщика) составляет Заключение о нанесенном ущербе (3 экз.) и выписывает Счет, подтверждающий оценочную стоимость нанесенного ущерба. · Вызвать Представителя МВД, зафиксировать факт звонка и фамилию должностного лица, принявшего Заявление о недостаче груза. · Оформить Заявление о возбуждении уголовного дела по факту хищения и получить у Представителя органов внутренних дел Уведомление о принятии заявления о факте хищения и Постановление о возбуждении уголовного дела либо об отказе в возбуждении уголовного дела. · Получить от Представителя торгово-промышленной палаты: Договор (Заявка) о вызове Торгово-промышленной палаты; Счет и Копия платежки об оплате услуг Торгово-промышленной палаты. 3.3 С Курьером или по почте - заказным письмом в адрес Менеджера по претензионной работе Транспортного отдела направить документы (подлинники или нотариально заверенные копии), перечисленные в инструкции. 3.4 Если нет расхождений в поставке: · По результатам пересчета товара оформить Акт приема - передачи товара (2 экз.) и визировать его у водителя - экспедитора, Представителя торгово-промышленной палаты (Представителя страховщика). · Визировать Акт отгрузки по УМ, контролировать постановку подписи водителя - экспедитора. · Получить от Представителя торгово-промышленной палаты: Договор (Заявка) о вызове Торгово-промышленной палаты; Счет и Копия платежки об оплате услуг Торгово-промышленной палаты.

Если в процессе разгрузки и приемки поставки по УМ претензий к перевозчику не выявлено, то зав. складом оформляет сопроводительные документы на поставку товара.
Зав. складом передает водителю-экспедитору один экз. ТТН (форма 1-Т), по одному экз. Актов расхождений (если таковые оформлялись).

В случае, если из магазина ТС выезжает с товаром (ТС загружено на два магазина, отгружен товар для доставки клиенту, возврат товара из магазина и т.д.), то контролер магазина производит пломбировку транспортного средства, информация о номере пломбы указывается в сопроводительных документах.

В магазинах РРС зав. складом заполняет время разгрузки автомашины (контейнера) в транспортном отчете (полученном с ФРЦ), высылает отчет на адреса:
Ilona G Usoltseva/MILET/STILARSERVICE/07
Vladimir A. Maltabar/MILET/STILARSERVICE/07@STILARSERVICE

Оприходование товара в электронном виде проводит бухгалтер по товародвижению, а в ее отсутствие – сменный администратор.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРИХОДА ТОВАРА

Движение товара по электронным складам магазина при приходе товара с РЦ можно отобразить так:

где,
62 – склад прихода товара;
63 – недостача прихода товара;
64 – излишек товара при приходе;
510 – брак, обнаруженный при завозе с РЦ;
49 – склад некондиционного товара;
1 – основной склад;
2 – торговый зал.

Прием товара по УМ
После проведения осмотра ТС водитель-экспедитор передает заведующему складом сопроводительную документацию на товар.

- Товарные накладные по форме Торг-12 – в одном экземпляре;
- Акт отгрузки по УМ – в двух экземплярах;
- ТТН (форма 1-Т) – в одном экземпляре;
- Акт недогруза по УМ - в одном экземпляре (составляется только в том случае, когда при погрузке товара в автомашину (контейнер) не поместились все УМ).

Зав. складом сверяет данные, загруженные в терминал Denso (номер Акта отгрузки и количество УМ) с данными в бумажном экземпляре Акта отгрузки. Если расхождений нет, ставит задачу кладовщикам на прием товара по УМ.

Прием УМ производится с помощью сканера Denso.
После приема товара по УМ товар приходуется на склад прихода товара № 62. Если на складе № 62 числится товар из предыдущей поставки, то товар из нового прихода заводится на резервный склад прихода № 61.

По окончании приема товара по УМ водителю-экспедитору передается один экземпляр Акта отгрузки с подписью кладовщика.

После приема товара по УМ можно приступать к поштучной приемке товара.

Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая