КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ АРХИВНЫХ ДЕЛ КОНЦА XIX – НАЧАЛА ХХ В.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ...................................................................
КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ АРХИВНЫХ ДЕЛ КОНЦА XIX НАЧАЛА ХХ В.
1. АРХИВОВЕДЧЕСКИЙ АНАЛИЗ...............................................
1.1. Обложка дела..............................................................
1.2. Лист использования.........................................................
1.3. Нумерация листов дела......................................................
1.4. Лист-заверитель дела........................................................
2. ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКИЙАНАЛИЗ...........................................
2.1. А К Т.....................................................................
2.2. Протокол..................................................................
2.3. Выписка из протокола.......................................................
2.4. Письмо....................................................................
3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ........................................
3.1. Резолюция.................................................................
3.2. Отметка об исполнителе.....................................................
3.3. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело......................
3.4. Отметка о поступлении документа в организацию...............................
3.5. Отметка о контроле.........................................................
3.6. Отметка о копии документа..................................................
3.7. Отметка об ограничении доступа к документу...................................
3.8. Делопроизводство конца ХIХ – начала ХХ века.................................
ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................
Список использованных источников и литературы..................................
Приложения...................................................................

ВВЕДЕНИЕ

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов[1].

В данной работе я поставила перед собой следующие цели:

· изучить документы первой четверти ХХ века;

· сравнить оформление документов того времени с оформлением документов по требованиям ГОСТ[2];

· закрепить умение правильного оформления документов;

· освоить алгоритм записи в архив в качестве пользователя;

· освоить работу с научно-справочным аппаратом в архиве;

· закрепить на практике правила оформления архивного дела;

· изучить по архивным документам особенности работы с ними в начале ХХ века;

· проследить на примере конкретных документов, как на протяжение ХХ века менялся процесс их движения по учреждению.

Для достижения поставленных целей я записалась в «Государственный архив Владимирской области», где заказала следующие дела:

· закрепить умение правильного оформления документов;

· изучить по архивным документам особенности работы с ними в начале ХХ века;

· проследить на примере конкретных документов, как на протяжении ХХ века менялся процесс их движения по учреждению.

· «По переписке с разными местами и лицами» (Ф. 473. Оп. 1. Д. 15);

· «По переписке с учреждениями и разными лицами 1915 года» (Ф. 473. Оп. 1. Д. 116);

· «По переписке с учреждениями и разными лицами 1916 года» (Ф. 473. Оп. 1. Д. 126);

· «Отчет по гимназии за 1905 год. Ведомости, свидетельства, прошения» (Ф. 459. Оп. 1. Д 190);

· «Материалы о восстановлении граждан в избирательных правах» (Ф. Р-24. Оп. 5. Д. 8);

· «Переписка с врачебным отделением Владимирского губернского правления об аптекарских помощниках и учениках по губернии» (Ф. 14. Оп. 6. Д. 1493).

При документоведческом и делопроизводственном анализе документов начала ХХ века я использовала еще один нормативный документ.[3] Наташа, точка после знака сноски. Опять!!!! Вы читаете мои замечания? Кстати, и Введение уже поднимала, а здесь оно опять было опущено.

КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ АРХИВНЫХ ДЕЛ КОНЦА XIX – НАЧАЛА ХХ В.

Архивоведческий анализ

Обложка дела

Обложка каждого дела (Приложение 1) оформляется по установленной форме.

Главным реквизитом обложки является заголовок дела. Именно он содержит информацию о составе и содержании документов в деле.

На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках.

На обложке необходимо указать архивный шифр: номер фонда, описи, дела по описи. Он проставляется специальным штампом, в двух местах вверху и внизу обложки дела, причем вверху в перевернутом виде, чтобы сотруднику архива было удобно видеть его, с какой стороны он не подошел бы к полке с делами в архивохранилище.

Из номенклатуры также перемещается на обложку срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения дела пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки, обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Почти всегда датой дел является крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела является даты подписания приказов о приеме и увольнение сотрудника. Также указывается количество листов в деле. Эти сведения предоставлены на обложке под графой «Дата».

Лист использования

Каждое выдаваемое из хранилища дело для временного использования должно иметь лист использования документов (Приложение 2).

Пользователь обязан заполнять листы использования документов, просмотрев дело. Он должен указать дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер проделанной работы (просмотр, выписки, копии) с указанием номеров листов и поставить свою подпись.

Нумерация листов дела

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

· листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно;

· лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками и т.п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждой документ нумеруется отдельно;

· подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку;

· фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляют самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

· сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

· в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новый номер листа (Приложение 3), в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

· при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Для учета количества в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

На документах начала XX века номера страниц проставлены от руки в правом верхнем углу (Приложение 3).

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель дела (Приложение 4) составляется по форме, установленной Основными правил амии работы архивов организации, одобренных решением коллегии РосАрхива от 6 февраля 2002 года.

В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с изложениями и количество вложенных в них листов). Также указывает наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки. Все последующие изменения в составе и состояние дела (повреждение, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

Документоведческий анализ

Сравним документы первой трети XX века и современного времени.

Акт

Акт – это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Формуляр акта состоит из следующих реквизитов:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дата;

· номер;

· место издания;

· заголовок к тексту;

· гриф утверждения (при необходимости);

· текст документа;

· отметка о наличие приложений (при необходимости);

· подписи.

Акт начала ХХ века (Приложение 5) оформлен без воспроизведения реквизитов бланка, кроме наименования вида документов.

Наименование организации в рассмотренном документе отсутствует. По современному ГОСТ оно оформляется в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка и вверху по центру при продольном расположении.

Наименование вида документа должно быть определено уставом (положение об организации), должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД: акт, справка, протокол, записка и др. Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного вида документов, после наименования организации. В рассмотренном документе этот реквизит оформлен по центру, с заглавной буквы маленькими, от руки.

По требованиям современного ГОСТ после наименования вида документа оформляется дата и номер. На рассмотренном документе дата не выделена отдельным реквизитом, а указана в тексте. Номер на данном документе отсутствует.

После даты и номера по требованию современного ГОСТ следует оформлять наименование места издания. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации». На акте начала ХХ века место издания не указано.

Далее указывается заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа и отвечает у акта на вопрос «чего? » На рассмотренном документе заголовок к тексту отсутствует.

Гриф утверждения оформляется, если нужен, а нужен он в том случае, если акт составляют по требованию руководителя, т.е. когда комиссия для совершения действия, описываемого в акте, создана по подписанному им приказу. В рассмотренном документе грифа утверждения нет.

Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Текст акта состоит из вводной части, в которую входит основание и состав комиссии, и основной части. В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). Текст рассмотренного документа содержит данные части, но оформлен без соблюдения абзацев.

Подпись по современному ГОСТ оформляется так: наименование должности от левого поля, расшифровка подписи ближе к правому полю. Акт подписывают председатель и члены комиссии. В документах начала XX века подпись оформлялась по центру, и в нее входило: наименование должности и подпись. Расшифровка подписи отсутствовала. Акт подписали директор реального училища, исполняющий обязанности инспектора и законоучитель (его росчерк отсутствует).

Акт начала ХХ века, оформленный по требованиям современного ГОСТ, находится в Приложении 6.

Протокол

Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов и принятые по ним решения.

Формуляр протокола состоит из следующих реквизитов:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дата;

· номер;

· заголовок к тексту;

· гриф утверждения (при необходимости);

· текст;

· подписи;

· гриф согласования;

· виза ознакомления.

В протоколе, оформленном в начале ХХ века (Приложение 7), в бланке, в отличие от современного бланка, имеются только два реквизита: наименование вида документа и дата.

Наименование организации отсутствует. По современному ГОСТ оно оформляется в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка и по центру при их продольном расположение.

Наименование вида документа при современном оформлении протокола располагается по центру, пишется большими буквами, жирным шрифтом. В документе начала XX века данный реквизит не выделен, а пишется в одну строку вместе с заголовком к тексту и датой и оформлен с большой буквы маленькими.

Далее должны следовать номер и дата. В протоколе начала ХХ века дата не выделена отдельным реквизитом, а пишется в одну строку вместе с наименованием вида документа и заголовком к тексту.

Заголовок протокола в рассмотренном документе оформлен в одной строке с наименованием вида документа и датой. При современном оформлении заголовок пишется от левого поля, при угловом расположении реквизитов бланка и по центру, при продольном, оформляется с маленькой буквы, жирным шрифтом.

При современном ГОСТ некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии). Утверждение оформляется грифом в верхнем правом углу: после слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности (без упоминания наименования предприятия, т.к. оно присутствует в заголовочной части документа) проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения. В рассмотренном документе данный реквизит отсутствует.

Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста, в ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам. Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля. Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В начале ХХ века текст оформлялся от руки.

Подпись по современному ГОСТ оформляется так: наименование должности от левого поля, расшифровка подписи ближе к правому полю. В протоколе начала ХХ века подписи отсутствуют, т.к. это черновой вариант.

Оформление визы ознакомления должно быть уточнено в инструкции по делопроизводству в организации (ниже подписи приказа руководителя). На документе начала XX века данная виза отсутствует.

Протокол начала ХХ века, оформленный по требованиям современного ГОСТ, находится в Приложении 8. Наташа, посмотрите Приложение 7. Там четко написано, что это заседание педагогического совета. Исправьте в заголовке. И проставьте в Приложении 8 номера страниц. Это мое замечание Вы оставили здесь, только «отменив» цвет. Поскольку не выслали Приложение 7, очевидно, его не исправляли? Опять цвет убрали, а ВОПРОС ОСТАЛСЯ!!! Что с Приложением 7? А с Приложением 8?

Выписка из протокола

Выписка – это копия какой-либо части документа.

Сравнения выписок из протокола первых лет Советской власти и нашего времени.

В выписке из протокола, выполненной в 1920-х годах (Приложение 9), присутствуют в основном те же реквизиты, что и в современном документе.

Название документа указано на нескольких национальных языках.

Бланк оформлен типографским способом.

Выписка объединена с сопроводительным письмом, т.к. указаны соответствующие реквизиты.

Эмблема выписки относится к письму.

Заголовок не указывается.

Вводная часть текста отсутствует.

Выписку из протокола должны были заверять подписью председателя и секретаря, но их подписи отсутствуют, а подпись того кто заверял выписку оформлена по современным меркам оформлена неверно, поскольку в настоящее время запрещено ставить предлог «ЗА», и отсутствует расшифровка подписи.

Отсутствует подпись председателя и секретаря, а подпись того кто заверял выписку по современным меркам оформлена не верно, поскольку в настоящее время запрещено ставить предлог «ЗА»

Отсутствует расшифровка подписи.

В протоколе при оформлении выписок обязательна вводная часть, включая повестку дня, затем дословная запись содержания нужных абзацев: рассматриваемые вопросы и что постановили.

В данной рассмотренной мною выписке из протокола начала XX века присутствуют те же реквизиты что и в современной, но есть и отличия.

Например, бланк выполнен типографским способом, что сейчас практически не встречается.

Заголовок оформлен на нескольких национальных языках и проставлен в бланке.

Рассмотренная мною выписка объединена с сопроводительным письмом, т.к. в ней указаны адресаты.

Из перечисленного выше можно сделать вывод, что рассмотренный нами документ является гибридом выписки из протокола и сопроводительного письма. Мы сравнили и переделали данный документ по современным стандартам. У меня получилось два документа из одного: выписка из протокола (Приложение 10) и сопроводительное письмо к данной выписке (Приложение 11).

Письмо

Письмо – это один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии.

Формуляр письма состоит из следующих реквизитов:

· наименование организации;

· справочные данные об организации;

· дата;

· номер;

· ссылка на номер и дату входящего документа;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (при необходимости);

· подпись;

· отметка об исполнителе.

В письмах начала XX века в бланке в наименовании организации указаны вышестоящая организация и организация-автор документа. Здесь мы видим следующее несоответствие ГОСТ. Наименование вышестоящей организации на ряде документов указано только сокращенно – М.В.Д. (Приложение 12), однако на других документах оно, напротив, указано только полностью (Приложение 13). По современным правилам, если сокращенное наименование организации закреплено в ее Уставе или в Положении об организации, то сначала указывается полное, а ниже в скобках сокращенное ее наименование.

Далее в бланке письма указываются справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый или юридический адрес; номера телефонов; номера факсов; счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. В документах начала XX века справочные данные мы видим далеко не всегда, но, если они включались в бланк документа, то в них указывались: условный текущий счет; простой текущий счет; адрес почтовый и телеграфный (Приложение 14), в некоторых письмах содержались следующие данные: город, улица, дом, номер телефона (Приложение 15).

По современным правилам почтовой связи при написании адреса сначала указывается улица, дом, город, телефон.

Справочные данные при современном ГОСТ следует указывать ниже наименования организации, в XX веке они ставились в любом месте (либо после наименования организации, либо после даты и номера, либо от левого поля вертикально).

Следующим реквизитом по современному ГОСТ должна быть дата. Она ставится от левого поля. В начале XX века дата располагалось в разных местах, например в письме, данном в Приложении 16, дата проставлена сразу после наименования организации и оформлена трафаретным способом, а в письме, показанном в Приложении 14, дата проставлена в правом верхнем углу и оформлена трафаретным способом со штампом.

Также дата отличалась оформлением, в то время это выглядело примерно так:

Августа 28 дня 1915 г.

По ГОСТу Р.6-30 2003 дата оформляется либо словесно-цифровым (28 августа 1915 г.), либо цифровым способом: 28.08.1915.

Напротив даты по современному ГОСТ оформляется номер, который состоит из трех частей: на письмах начала XX века номер присутствует, но расположение реквизита отличается. Например, в письме, данном в Приложении 14, номер ставится после справочных данных, а в письме, приведенном в Приложении 15, номер располагается после даты, но не напротив нее, а ниже ее.

Ссылка на номер и дату входящего документа включает в себя: регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа «На Ваше письмо № такой-то от такого-то числа сообщаем …» и т.п. Располагается реквизит ниже реквизитов «Дата» и «Номер». На документах начала XX века ссылка на номер и дату входящего документа отсутствовала.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При современном ГОСТ адресат оформляется в правом верхнем углу. Например, в адресате может указываться наименование организации, должность, инициалы и фамилия. На документах того времени указывалось либо наименование должности (Приложение 13), либо наименование должности и фамилия, имя, отчество.

Далее по современному ГОСТ идет заголовок к тексту, который включает в себя краткое содержание документа, отвечает на вопрос «о чем? » и располагается сразу после даты и номера. В документах начала XX века заголовок к тексту не оформлен. Текст в документах XX века оформлялся как на печатной машинке, так и от руки, встречаются документы с трафаретным текстом. В наше время текст оформляется исключительно на компьютере печатным способом.

Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом. Если имеется приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если одновременно с письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например: Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если приложения направляются не во все указанные в списке рассылки адреса, то приложения оформляются следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. В рассмотренном документе (Приложение 17) отметка о наличии приложений оформлена от левого поля, но не после текста, а сбоку от него. В данном случае приложение сброшюровано и поименовано в тексте («Квитанционная книга»).

В начале ХХ века это выглядело так:

С приложением «1» книги

Так в данном случае отметка о наличии приложений должна быть оформлена в наше время:

Приложение:

в 1 экз.

Подпись оформлена не в соответствии с современным ГОСТ. В рассмотренных документах указана должность и подпись. При современном ГОСТ в подпись оформляется так:

Директор

Подпись

В.В. Раков

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ

Делопроизводство – правильное и удобное ведение дел в организации, которая помогает оптимально использовать временные, денежные и человеческие ресурсы.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В ходе работы на документах предоставляются следующие отметки:

· резолюция;

· отметка копии документа;

· отметка об исполнителе;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о поступлении документа в организацию;

· отметка о контроле документа;

· отметка об ограничении доступа к документу.

Резолюция

Резолюция – отметка на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

Резолюция пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, сроки исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких фамилий, указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний, по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Закрытое акционерное общество «Элита»

Директор по персоналу

Кому: ______Николаевой_____

Поручение: Прошу подготовить списки обучающихся и отправить их в ЗАО «НОВО-ТЕХ» к 17.01.2007__________________________________

12.01.2007

Письмо ЗАО «НОВО-ТЕХ»________ От _20.12.2006__ № __489/02-11__

На современном документе пример резолюции можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 18). На документе начала ХХ века резолюцию можно рассмотреть на примере письма. Она оформлена над текстом, и начинается со слов: «Разрешается…» (Приложение 19).

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа (в письмах – еще и имя и отчество), т.е. того, кто составлял его проект, и номер его телефона. Располагается отметка на лицевой стороне или при отсутствии места – на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

На современных документах отметку об исполнителе можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 18). На документах начала ХХ века эта отметка отсутствует.

Отметка о контроле

Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» – это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т. е. резолюция) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа. Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах, так и созданные на их основе. Соответственно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.

Ее цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.

На современных документах отметка о контроле ставится в правом верхнем углу. Ее можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 18). На документах начала ХХ века отметки о контроле отсутствует.

Отметка о копии документа

Все документы делятся в зависимости от юридической значимости на:

· подлинники;

· копии;

· заверенные копии;

· дубликаты;

· выписки.

Подлинник – первый или единственный экземпляр документа, подписанный автором или должностным лицом и имеющий юридическую силу.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и имеющий юридическую силу. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа.

Дубликат – повторный экземпляр подписанного документа, имеющий юридическую силу. Оформляется в случае утраты или потери документа.

Выписка – копия части документа.

Выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

При оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывается регистрационный номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

На современных документах отметка о заверении копии выглядит так:

Верно

Инспектор службы кадров Т.С. Левченко

06.04.2012

Отметка о заверении копии на документах начала ХХ века отсутствует. Однако само слово «Копия» на копии документа на них проставлено, в правом верхнем углу, как это делают и сейчас (Приложение 20).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе проделанной работы я достигла тех целей, которые ставила перед собой в начале работы.

Я изучила:

· документы первой четверти ХХ века;

· освоила алгоритм записи в архив в качестве пользователя;

· сравнила оформление документов того времени с оформлением документов по требованиям ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» времени;

· закрепила умение правильного оформления документов;

· освоить работу с научно-справочным аппаратом в архиве;

· закрепила на практике правила оформления архивного дела;

· изучила по архивным документам особенности работы с ними в начале ХХ века;

· проследила на примере конкретных документов, как на протяжение ХХ века менялся процесс их движения по учреждению.

С помощью этой работы, я закрепила умения работать в архиве с делами, которыми пользовалась для достижения поставленных мною задач.

Архивные фонды дел

Нормативно-правовые акты

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Сделала везде красные строки, которых от Вас так и не добилась. Мы же знаем правило: либо первая строка пишется с красно, либо все остальные!! Везде точки в конце!!

Литература

Журавлева И.В., Журавлева М.В., Оформляем документы на персональном компьютере – М.: ИНФРА-М, 2008.

Крайская З.В., Челлини Э.В., Архивоведение – М.: НОРМА, 1996.

Кузнецова Т.В., Секретарское дело – М.: Изд. 3-е, исправленное А год??? Плюс. Это то же, что и в Интернет-ресурсах??

ЗАО " Бизнес-школа " Интел-Синтез", специальный выпуск журнала, 1999. Что это, название журнала? Какое-то странное…

Интернет-ресурсы

Кузнецова Т.В., Секретарское дело //http: //bibliotekar.ru/biznes-60/11.htm;

Энциклопедия делопроизводства // http: //www.edou.ru/enc/razdel11/? COURSE_ID=3& LESSON_ID=19

Официальный сайт Федерального архивного агентства //http: //archives.ru/faq/42.shtml;

Янковская В.Ф. Секретарь-референт // http: //www.profiz.ru/sr/1_2008/grif_ogranicenia/;

Делопроизводство + //http: //www.delpro.narod.ru/orrado.html

[1] Здесь и далее определения приводятся по: ГОСТ Р.51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов. 1991.

[2] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-р

12	Поделиться: