РАЗДЕЛ II. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ТАМОЖЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ, ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Цели и задачи раздела:

Дать общее представление о принципах и методологических подходах к управлению, контролинге в таможенной деятельности. Рассмотреть систему оперативно-тактического и стратегического управления таможенными органами, стандартизацию и метрологическое обеспечение качества таможенных услуг, управление деятельностью таможенных органов с учетом рисков, социально-психологические факторы эффективной управленческой деятельности, а также информационно-техническое и документационное обеспечение управление таможенной деятельности

Рекомендации по самостоятельному изучению раздела:

Внимательно изучить лекционные материалы, обратить особое внимание на новые термины и понятия, при необходимости уточнить их значение в литературе. Обратить внимание на основные требования, предъявляемые к управлению таможенными органами, управлению таможенной деятельностью на основе контролинга. Рекомендуется обратить особое внимание на структурно-организационную и организационно-функциональную работу, осуществляемую в таможенных органах, Международные стандарты ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества», экспертно-аналитические технологии и инструментальные средства подготовки и принятия управленческих решений.

ГЛАВА 5. ОСНОВЫ ОБЩЕЙ ТЕОРИИ УПРАВЛЕНИЯ

Законы управления

Под управлением понимается процесс формирования и реализации такого целенаправленного воздействия на объект, в результате которого объект переходит в требуемое (целевое) состояние.

Понятие управление неизбежно связано с таким понятием, как система, среда, цель, критерии, алгоритм.

В настоящее время принято управление организациями делить на два подхода: кибернетическими и синергетическими.

В кибернетическом подходе система управления представляется в виде совокупности управляющей и управляемой подсистем. При таком подходе обосновывается информационная сущность управления, признается универсальность законов управления для систем различной природы, выявляются и рассматриваются механизмы обратной связи, действующие в системах управления, осуществляется оптимизация функционирования и развития системы на основе обратных связей в соответствии с выбранными целями управления.

Синергетический подход основывается на учете естественных факторов развития (саморазвития) организации. Субъект управления в самоорганизующихся системах не значим. Кроме того, для самоорганизующихся важным становится путь развития. Синергетические процессы при этом рассматриваются как естественные процессы достижения системой новых состояний без целенаправленного внешнего воздействия.

В теории управления эти подходы (кибернетические и синергетические) принято рассматривать как альтернативные. Однако полностью не следует отказывать от преемственности отношений этих подходов, не противопоставлять их друг другу, особенно применительно к организационным аспектам управления.

Рассмотрим кибернетический подход из элементов, находящихся во взаимной связи и во взаимодействии, будем называть системой. Системы бывают экологические, социальные, экономические, технические, технологические и др. Известно, что всякое управление аккумулирует в себе одновременное присутствие трех составляющих:

· объекта управления (управляемой подсистемы);

· субъекта управления (управляющей подсистемы);

· цели управления, которую формирует сам наблюдатель.

Система, в которой реализуются функции управления, называют системой управления.

Базовая принципиальная модель управления: вариант 1 (для технических и технологических систем). В ней выделяются следующие элементы:

· управляющая и управляемая подсистемы;

· каналы связи;

· суммирующий элемент;

· окружающая среда.

Управляемая подсистема является объектом управления; управляющая – осуществляет функции управления (выработку управляющего воздействия). Система функционирует в окружающей среде.

Связь между управляющей подсистемой и управляемой осуществляется через каналы связи. По каналу от управляющей системы к управляемой (объекту управления) передается управляющая информация (управляющее воздействие). Таким образом, управляющая и управляемые системы соединены контуром обратной связи. Состояние объекта управления в определенный момент времени зависит от его предшествующих состояний, воздействий внешней среды и управляющих воздействий.

Базовая принципиальная модель управления: вариант 2 (социально-технологическая система). При управлении социо-экономико-технологическими процессами (включая и таможенные процессы) управляющая система, как правило, реагирует не только на состояние управляемой системы, но и на изменения внешней среды, прогнозируя возможные реакции управляемой системы на это изменения, с целью заблаговременного принятия соответствующих мер.

В этом случае система управления представляет собой некий орган переработки информации о состоянии управляемой системы (объекта управления) и среды функционирования системы в целом в управляющее воздействие. (Например, упреждающая информация о перемещении запрещенных товаров поступает в центральный аппарат ФТС, а от ЦА ФТС уже в региональные управления, таможни, посты).

Следует отметить, однако, что в теории по управлению организацией (предприятием, фирмой) контур обратной связи разделяется на две части: на прямую и обратную. Та информация, которая передается от управляющей системы к управляемой, называется сигналом – командой, этот канал – прямой связью. Та информация, которая передается с выхода к управляющей системе, называется сигналом – сообщением, а этот канал – обратной связью.

Законы управления

Закон 1. Наличие наблюдаемости объекта управления

Y*(t) =f [t, x (t), z * (t)],

Это значит, что уравнение связывающее (при отсутствии возмущений) некоторую реализацию выходного процесса y*(t), доступную для регистрации, с выходом переменными x (t) и временем t, имеет единственное решение z * (t) = z(t)℮ Z.

Здесь Z – вектор переменных состояния или обобщенных координат объекта управления. Если это утверждение справедливо для любого z(t)℮ Z, то объект управления считается полностью наблюдаемым.

Для таможни, к примеру, входами x (t) являются потоки товаров, транспортных средств, физических лиц, багажа, почтовых отправлений, ГТД, сопроводительные документы и т.д. Переменными состояния z(t)являются показатели, фиксируемые в определенный момент времени. Ими могут быть структура таможни, количество транспортных средств, находящихся в зоне таможенного контроля, количество ГТД, находящихся на оформлении, набор технических средств и др. Переменными y(t) являются результирующие показатели, например, объем товарооборота (экспорта, импорта), сумма взимаемых таможенных платежей, количество нарушений таможенных правил.

Закон 2. Наличие управляемости

Это означает способность объекта управления переходить в пространстве состояний (обобщенных координат) Z из текущего в требуемое под определенным воздействием со стороны наблюдателя (управляющей подсистемы). В теории планирования эксперимента эта способность объекта управления трактуется как явление «воспроизводимости» опыта. Для таможенного органа, к примеру, это означает, что один и тот же приказ должен приводить к практически одному и тому же результату.

Закон 3. Наличие цели управления

Под целью понимается набор качественных и количественных характеристик, определяющих требуемое состояние объекта управления. Формальным выражением цели является целевая функция. Для таможни таких целей может несколько, например, выполнение плана по сбору таможенных платежей, сокращение среднего времени таможенного оформления и таможенного контроля.

Закон 4. Наличие свободы выбора управляющих воздействий

Эта свобода ограничивается, во-первых, множеством допустимых альтернатив, а во-вторых, ограничениями на область изменения каждой из них (например, юридического характера). Ясно, чем больше это множество и шире область изменения, тем эффективнее управление. Ясно также и то, что, если никакое из управляющих воздействий (например, приказ или распоряжение начальника) не влияет на изменение состояния объекта управления, то управления не существует.

Закон 5. Наличие критерия эффективности управления

Обобщенным критерием эффективности управления считается степень достижения цели управления. Для оценки качества управления часто используются и частные критерии. Для таможни, например, такими критериями могут быть отношение фактических знаний собранных платежей к плановым или число дел об административных правонарушениях, приходящихся на одно должностное лицо соответствующего отдела.

Закон 6. Наличие ресурсов (материальных, трудовых, технических, финансовых и др.), обеспечивающих функционирование объекта управления

Несоблюдение хотя бы одного их этих законов делает управление невозможным.

К этому, однако, можно добавить, что в теории управления организацией (предприятием, фирмой) нет единых подходов как к толкованию термина «закона управления», так и к классификационному перечню этих законов. Большинство специалистов толкуют термин «закон управления» как проявление связи целей управления со средствами их достижения.

Принципы управления

Принципы управления – это наиболее общие, основополагающие посылы и рекомендации, которые важно учитывать и выполнять в практической деятельности на всех уровнях управления.

Их отличие от законов состоит в том, что законы существуют и действуют объективно, вне сознания людей, независимо от их воли и желания. Принципы вытекают из законов, сознательно формируются в интересах практики и применяются в зависимости от конкретных условий. По своему предназначению принципы управления являются связующим звеном между фундаментальной основой теории управления – законами управления – и управленческой практикой. Они как бы переводят на язык практики объективные законы и закономерности.

Принципы управления как основополагающие идеи управленческой деятельности непосредственно вытекают из законов управления и отражают объективную реальность, существенную в независимости от сознания человека, то есть они объективны. Вместе с тем каждый из принципов – это идея, то есть субъективная конструкция, субъективное построение, которое мысленно совершает каждый руководитель на уровне его познания, общей и профессиональной культуры.

Основное требование к принципам управления состоит в том, чтобы их соблюдение повышало эффект практической деятельности. Принципы управления, будучи правильно познаны и сформулированы, становятся основными правилами, в соответствии с которыми осуществляется управленческая деятельность. Но главное не в выявлении и формулировании принципов. Важно уметь ими пользоваться, уметь воплощать их в конкретных структурных схемах управления, в функциях органов управления, в организационных формах работы, методах управленческой деятельности.

В практике управления государственными органами применяются общие и частные принципы.

Общие (универсальные или основные) принципы управления:

· принцип научности;

· принцип системности, системного подхода;

· принципы единоначалия в управлении и коллегиальности в выработке решений;

· принцип централизации и децентрализации;

· принцип единства распорядительства и ответственности в управлении;

· принцип оптимальности (принцип экономии времени);

· принцип информационной достаточности;

· принцип обратной связи.

Принцип научности. Этот принцип требует построения системы управления и управления ее деятельностью на строго научных основах. Необходимо использовать прогрессивные научные идеи в практике управленческой работы. Чем выше уровень общей культуры и профессионализма руководителя, тем меньше возможностей для проявления субъективизма.

Принцип системности. Принцип системности – это ведущий принцип управления. Системность означает необходимость использования системного подхода в принятии любого управленческого решения. В системе управления даже частное локальное ошибочное решение может свести на нет всю деятельность системы, привести ее к разрушению. Системный подход предусматривают изучение объекта управления и управляющей системы совместно и нераздельно, как целого. При этом должны быть определены цели и критерии для функционирования объекта и проведена структуризация, вскрывающая весь комплекс вопросов, решение которых обеспечивает соответствие системы управления установленными целями и критериям.

Системность в управлении таможенными органами обеспечивает и совершенствует структурное и функциональное единство системы.

Принцип единоначалия и коллегиальности. Любое принимаемое решение должно разрабатываться коллегиально (или коллективно). Это означает всесторонность (комплексность) его разработок, учет мнений многих специалистов по различным вопросам.

В таможенных органах на всех уровнях руководства принцип единоначалия действует постоянно, так как руководители таможенных органов законодательно наделены правами и функциями руководителя (единоначальника). Это выражается:

· в полноте и объеме властных полномочий для решения поставленных задач перед данной структурой;

· в наличии законодательного обеспечения реализации этой функции с ответственностью государства за поставленные права;

· в кадровом и структурном обеспечении реализации прав руководителей-единоначальников.

На принципах единоначалия осуществляет свою деятельность Руководитель ФТС России.

Принципы централизации и децентрализации. Централизация позволяет обеспечить жесткую координацию звеньев в рамках целостной системы управления. Децентрализация способствует структурной гибкости, развитию адаптивных возможностей системы, позволяет быстро и оперативно реагировать на различные, в том числе и неожиданные, изменения ситуации уже на уровне отдельных звеньев.

Централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга. Не может существовать полностью децентрализованная структура – она теряет свою целостность. Но не может существовать и система управления, полностью лишенная децентрализации, - с потерей автономности она потеряет свою структурность и возможность оперативного реагирования.

Принцип единства распорядительства и ответственности в управлении. В государственной системе за конкретным руководителем установлена четкая персональная закрепленность полномочий, распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления (подразделению, работнику и т.п.).

Основные варианты закрепления полномочий распорядительства следующие:

· за непосредственными руководителями в рамках общей субординации полномочия по наиболее широкому кругу вопросов;

· за вышестоящими руководителями полномочия, которые не делегированы ими на нижестоящие уровни;

· за руководителями функциональных подразделений полномочия в рамках соответствующих функций и в пределах, установленных вышестоящим руководителем.

Однозначность закрепленности полномочий распорядительства обеспечивает четкость функционирования управленческой вертикали. Каждый руководитель имеет полную ясность относительно пределов своей компетентности и действует в соответствии с этими представлениями. Это позволяет предотвращать конфликты распорядительства, когда разные руководители и управляющие подразделения пытаются решить один и тот же вопрос с разных позиций.

Принцип распорядительства и одного начальника означает, что каждый сотрудник получает приказы и распоряжения только от одного начальника, так как это необходимое условие единства действий, и что сотрудник должен докладывать не более чем одному вышестоящему лицу.

Принцип оптимальности. Этот принцип требует постоянного уменьшения трудоемкости операций в процессе управления. Это в первую очередь относится к информационным операциям по подготовке и реализации решений. Возможности компьютерных технологий позволяют успешно реализовать данный принцип. Широкий набор математических методов и моделей позволяет экономить время при формировании рациональных (оптимальных) решений.

Принцип информационной достаточности. Принцип информационной достаточности означает, что в условиях небывалого роста объемов информации, в том числе управленческой, огромное значение приобретает интенсификация информационных процессов. В этом вопросе руководство и коллегия ФТС России предпринимают энергичные меры по созданию информационных систем, отвечающих задачам таможенного дела.

Принцип обратной связи. Обратная связь в системах управления – это особая форма устойчивой внутренней связи между управляющей и управляемой подсистемами, которая носит информационный характер и является необходимым условием протекания процессов управления как основы существования или существования и развития систем управления. Это также особая форма внешней связи между системами управления, которая носит информационный характер и имеет координацию управленческих действий.

Суть принципа обратной связи заключается в том, что любое отклонение системы от ее естественного или заданного состояния является источником возникновения в управляющей подсистеме нового движения, направленного на то, чтобы поддержать систему в ее естественном заданном состоянии.

Принцип обратной связи обеспечивает также выполнение функции согласования, координации действий с другими системами управления.

Частные принципы управления в таможенных органах:

· законности и оперативного реагирования на изменение обстановки;

· сочетания центрального, регионального и местного управления;

· разделение труда;

· иерархия (каждый нижестоящий сотрудник или подразделение подчиняется вышестоящему. Каждый сотрудник административной иерархии отвечает вышестоящим за решение и действие не только своих, но и всех подчиненных ему сотрудников);

· диапазона управления (предусматривает ответственность вышестоящего лица за деятельность строго определенного количества подчиненных);

· делегирование полномочий (состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам. Главная практическая ценность принципа состоит в том, что руководитель освобождает свое время от менее сложных повседневных дел и может сконцентрировать свои усилия на решение задач более сложного управленческого уровня).

Методы управления

В управлении таможенными органами как способ достижения основных целей и задач функционирования всей таможенной системы используется весь спектр методов управления.

Наиболее часто в управлении применяются общие и локальные методы. Общие – направлены на решение главным образом задач перспективного, стратегического развития таможенной службы, а локальные – используются преимущественно в системах текущего оперативного управления.

В зависимости от форм воздействия в таможенной системе применяются методы прямого и косвенного воздействия.

Методы прямого воздействия опираются на волю и авторитет государства. К ним относятся организационно-распорядительные и правовые методы.

К методам косвенного воздействия относятся социально-психологические, экономические и экономико-математические методы.

Правовые методы представляют собой совокупность юридических средств и способов воздействия на элементы социально-экономической системы и отношения между ними в процессе управления.

К правовым методам относятся: правовые нормы, правовые отношения, правовые акты.

Правовые нормы устанавливают место всех таможенных органов в таможенной системе и методы руководства ими, определяют характер и содержание отношений, в которые они вступают с другими организациями.

В процессе таможенной деятельности возникают разнообразные правоотношения. Таможенные правоотношения – это регулируемые нормами таможенного законодательства общественные отношения, возникающие в процессе или по поводу перемещения товаров и транспортных средств через таможенную границу РФ.

Выделяются две группы таможенных правоотношений – первичные и вторичные.

Первичные таможенные правоотношения непосредственно связаны с перемещением товаров и транспортных средств через таможенную границу.

Вторичные таможенные правоотношения производны от первичных и соотносятся с фактором перемещения предметов таможенного регулирования через таможенную границу опосредованно, т.е. отношения по уплате таможенных платежей, по которым предоставлена отсрочка или рассрочка; отношения по переоформлению товаров, хранящихся на таможенных складах, в связи с ликвидацией склада и др.

Деятельность управленческого аппарата таможенных органов регламентируется правовыми актами трудового, гражданского и некоторых других законодательств.

Анализ показывает, что в процессе реализации в таможенных органах таких функций управления, как организация и регулирование, с помощью организационно-распорядительных (административных) методов формируются организационные отношения, которые включают такие аспекты деятельности сотрудников и коллективов, как долг, полномочия, ответственность, дисциплинарные требования и др.

Особенности организационно-распорядительных методов в таможенных органах, как военизированных и правоохранительных, состоит в том, что они выражают прямое директивное воздействие на систему в целом или на ее элементы в отдельности; дают возможность руководителю таможенного органа принимать однозначное решение; основаны на обязательности нормативных и директивных документов.

В таможенных органах применяются три группы организационно-распорядительных методов: организационные, распорядительные и дисциплинарные.

Первой группой организационно-распорядительных методов управления являются методы организационного воздействия.

Им отводится ведущее место. Они представляют собой долговременное закрепление организационных связей в системе, служащее основой ее управления, и включают: регламентирование, нормирование и инструктирование.

Регламентирование представляет собой жесткий тип организационного воздействия. Оно устанавливает в таможенных органах основу организации системы и процессов, протекающих в них, и заключается в разработке и введении в действие организационных положений, к которым относятся: положение общеорганизационного характера, устанавливающие организационную обособленность и порядок функционирования таможенной системы в целом; положения, определяющие и устанавливающие внутренний порядок работы, организационный статус подразделений; должностное регламентирование, осуществляемое штатными расписаниями и должностными инструкциями.

Несмотря на очевидную значимость этого метода, ряд руководителей таможенных органов его недооценивают, требования руководств и коллегии ФТС по этим вопросам зачастую выполняются не полностью.

Нормирование – это менее жесткий тип организационного воздействия и заключается в установлении норм и нормативов, которые служат ориентировкой в деятельности, устанавливают ее границы по верхним и нижним пределам. В практике управления таможенными органами используются некоторые нормы времени, нормативы соотносительности и др.

Организационное нормирование определяет пути и порядок выполнения функций и обязанностей, необходимые нормы, правила действий и взаимодействий в таможенной системе, поэтому более четкому внедрению этого метода в управление таможенными органами должен быть дан новый импульс, который потребовал бы от руководства всех рангов его более интенсивного внедрения.

Таким импульсом могло бы стать усиление контроля.

Инструктирование – всегда имеет форму методической и информационной помощи, направленной на успешное выполнение работы.

Второй группой организационно-распорядительных методов управления являются методы распорядительного воздействия.

Это методы текущей организационной работы, базирующиеся на организации, сформированной путем организационного воздействия.

В основе методов распорядительного воздействия в таможенной системе лежат полномочия и обязанности. В их состав входят: решение коллегии ФТС России, приказы, указания, распоряжения и резолюции.

Распорядительное воздействие по форме может быть устным или документально оформленным.

Приказы в таможенной системе издают только линейные руководители, распоряжения – их заместители и руководители функциональных служб в пределах предоставленных прав и компетенций.

В ФТС правом подписи приказов пользуются и заместители председателя комитета в пределах полномочий, предоставленных им председателем ФТС.

Третьей группой организационно-распорядительных методов управления являются методы дисциплинарного воздействия.

Суть этих методов в таможенных органах состоит в установлении ответственности. Предназначены они для поддержания стабильности организационных связей в системе управления посредством дисциплинарных требований и ответственности. Выделяют личную, коллективную, материальную, моральную и служебную ответственность.

Все указанные три группы организационно-распорядительных методов используются в таможенной системе как раздельно, так и совместно, дополняя друг друга.

Социально-психологические методы управления занимают важное место среди методов управления в таможенной системе, поэтому существует тесная зависимость между социальными характеристиками коллектива, экономическими и организационными показателями его деятельности. Так, эффективность, служебной деятельности таможенных органов в значительной мере зависит, например, от текучести кадров, которая часто вызывается социальными и психологическими условиями труда в таможне, а также от таких факторов, как дисциплинированность, добросовестность, психологический климат в коллективе и др. Социально-психологические методы управления представляют собой конкретные способы и приемы воздействия на процесс формирования и развития коллектива, на социальные процессы, проистекающие внутри него.

Целью социально-психологических методов управления является обеспечение растущих социальных потребностей сотрудников, их всестороннего гармоничного развития и повышение на этой основе служебной активности личности и эффективной деятельности коллективов. Эти методы управления основаны на использовании социального механизма, действующего в коллективе, в состав которого входят неформальные группы, роль и статус личности, система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и другие социальные аспекты.

К социально-психологическим методам относятся социальные и психологические методы управления. Эти методы включают широкий спектр методов социального нормирования и регулирования, а также методы комплектования малых групп и коллективов, гуманизации труда, психологического побуждения, профессионального отбора и обучения.

К экономическим методам относятся: централизованный плановый и методы экономического стимулирования, а к экономико-математическим – неформализованные, слабоформализованные и формализованные методы.

Таким образом, совершенствование методологии таможенными органами направлено на решение проблемы повышения эффективности системы управления таможенной деятельностью.

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 111213 14 15 16 Следующая ⇒