Функция организации деятельности

⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 23Следующая ⇒

Организация как одна из общих функций управления является практическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его реализацией.

Функцию организации следует рассматривать как совокупность действий по подготовке к реализации утвержденного плана, которая включает:

· разработку или переработку (корректировку) технологии запланированного процесса;

· создание или приведение в соответствие с утвержденным планом организационной структуры для реализации обновленной технологии процесса;

· обеспечение объекта управления финансовыми ресурсами, компетентными кадрами и основными средствами:

· организацию снабжения производственного процесса предметами труда (сырьем, заготовками, материалами и информацией);

· разработку или корректировку мотивационного механизма обеспечения реализации утвержденного плана;

· подготовку системы рабочего управления предстоящим процессом деятельности.

Все это в совокупности представляет собой проект организации выполнения плана, который в зависимости от характера плана и вида деятельности является более или менее масштабным документом.

Разработка (корректировка) технологии процесса. Основу этапа организации составляет разработка процедур (технологий) реализации принятых планов, Способ реализации задач, поставленных перец подразделением, представляет собой технологию, т. е. процесс, с помощью которого исходные предметы труда преобразуются на выходе в запланированный продукт. Технология всегда индивидуальна и должна приниматься такой, которая наилучшим образом соответствует достижению определенных задач и намеченных целей. Всесторонне проработанная технология (процедура) реализации плана содержит баланс (бюджет) распределения ресурсов.

При обеспечении качества результатов таможенной деятельности таможенные технологические процессы становятся основным объектом управления. Технология таможенной деятельности должна реализовываться на основе комплекса внутренних нормативно-правовых актов и другой документации (стандартов, положений, технологических схем, должностных и рабочих инструкций), технического оснащения таможенных, процессов и компетентных кадров, гарантирующих в совокупности полную проверку соответствия предъявляемых участниками ВЭД к таможенному оформлению товаров и транспортных средств и информации о них требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Для создания современной таможенной технологической схемы необходимо четко представлять весь спектр контактов и эффективного взаимодействия таможни с участниками ВЭД: финансовыми, налоговыми и правоохранительными органами.

Прямые контакты таможенного органа с заказчиком и потребителем результатов его деятельности являются важным источником информации для процессов непрерывного повышения их качества. Руководство таможенного органа должно создать условия для регулярного анализа и совершенствования этих контактов.

Характер конечного результата технологического процесса заключается в придании перемещаемому через таможенную границу товару определенного статуса в таможенном отношении. Это привело к созданию таможенных режимов.

Таможенный режим - это совокупность таможенных процедур, определяющих для таможенных целей статус товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза с определенной целью и объединенных в отдельный таможенный институт. Практически все таможенные процедуры реализуются в рамках соответствующих таможенных режимов.

Исходя из сложности новых плановых заданий должна быть дана оценка действующих технологических приемов и принято решение — соответствует ли имеющаяся технология уровню новых задач и, если нет, то предусмотрена ее корректировка или разработка новой технологии.

Оценка соответствия таможенных технологий современным требованиям может быть осуществлена также на основе их сопоставления с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества», рекомендациями Всемирной таможенной организации и рекомендациями концепций и программ развития таможенной службы.

Если корректировка действующей технологии не решает проблему качественной реализации плана, то в этом случае должна быть разработана новая технология, основанная на инновациях и учитывающая применение новых высоких технологий.

В процессе совершенствования таможенных технологий или проектирования новых технологий должна быть решена задача предупреждения таможенных рисков и освоения требований международных стандартов ИСО серии 901)0 «Системы менеджмента качества».

Основными показателями качества таможенных технологий являются:

· степень соблюдения таможенного законодательства;

· продолжительность реализации процесса;

· трудоемкость реализации процесса (суммарная и в расчете на одного работающего);

· уровень автоматизации;

· уровень компьютеризации;

· уровень стандартизации;

· уровень метрологического обеспечения;

· эргономические и санитарно-гигиенические характеристики рабочих мест инспекторского состава.

Одним из ключевых элементов функции «организация» является создание производственной (или операционной) системы. Цель этой системы — обеспечение экономически эффективной реализации намеченных планов. Она определяет процедуру реализации разработанной технологии, методы мотивации персонала, систему учета и контроля результатов деятельности, учитывающую конкретные условиям и обеспечивающую конкурентоспособность результата труда. В процессе построения операционной системы решаются вопросы местоположения соответствующего подразделения, выбора его масштабности (мощности, пропускной способности), технологической интеграции и специализации труда персонала.

В настоящее время наиболее предпочтительной системой рабочего управления деятельностью организации является система, которая соответствует требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества». Показатели качества таких систем управления организациями подразделяются на две группы:

· показатели, характеризующие соответствие системы управления требованиям МС ИСО 9001: 2008 «Системы менеджмента качества. Требования»;

· показатели, характеризующие соответствие результатов деятельности организации установленным требованиям — стандартам, техническим условиям, техническим регламентам, требованиям другой нормативной документации и требованиям потребителя.

Требования стандартов ИСО имеют целью создание условий для обеспечения соответствия результатов деятельности установленным требованиям. Поэтому их следует считать основными требованиями к качеству системы управления предстоящим процессом деятельности.

Важным методическим элементом системы рабочего управления, позволяющим обеспечить стабильность качества труда и систематическое его улучшение, является цикл управления качеством Цикл предполагает рассмотрение законченной технологической операции, производственной функции или этапа работы на любом уровне управления - от конкретного исполнителя (инспектора, рабочего, служащего) до руководителя коллектива (начальника отдела, начальника таможни). Проработка всех элементов цикла управления качеством по всем этапам производства и технологическим операциям в соответствии с элементами жизненного цикла продукции (услуги) позволяет создать требуемый механизм обеспечения стабильности качества результатов труда. При этом главное внимание обращается на профилактическое предотвращение отклонений от установленных требований к качеству результатов груда и создание условий для соблюдения технологических режимов.

Разработка (корректировка) механизма активизации персонала. Реализация разработанного плана может потребовать новых методов активизации персонала. Для этого необходимо оценить действующий механизм активизации и, при необходимости, внести в него соответствующие коррективы.

Обычно механизм активизации персонала основывается на применении различных мер материального и морального поощрения в зависимости от результатов труда. При этом важно четко идентифицировать результат труда, определить метод его количественной и качественной оценки и установить зависимость от него мер поощрения. Для придания гласности процедурам поощрения могут использоваться различного вида конкурсы.

Эффективность действующего механизма активизации персонала можно оценить по совокупности следующих показателей:

· обеспечение выполнения плановых заданий;

· обеспечение качества результатов труда;

· наличие количественной оценки персонального трудового вклада в выполнение плановых заданий;

· наличие количественной опенки качества труда персонала;

· трудоемкость применения мотивационного механизма.

Функция регулирования деятельности

Функция регулирования в системе управления включает набор действий руководителей по обеспечению запланированного порядка осуществления управляемого процесса, включающих: учет результатов деятельности; контроль количественных и качественных характеристик результатов труда; сравнение результатов с запланированными параметрами и регистрацию несоответствий; выявление причин несоответствий; разработку и реализацию корректирующих действий; разработку и реализацию предупреждающих действий; применение мер поощрения персонала за качественные результаты работы.

Учет результатов деятельности. Учет является одной из функций системы управления, обеспечивающей субъекта управления информацией о ходе выполнения плана. Он является основой для осуществления мониторинга.

Учет и контроль - это звенья в обратной связи контура управления, процессы, при помощи которых руководство организации определяет: правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Задачи учета и контроля заключаются в предоставлении руководству информации о том, что запланированный процесс осуществляется в соответствии с планом и достигаются цели организации. В процессе учета и контроля осуществляется измерение фактически протекающего процесса и сравнение достигнутых результатов с установленными требованиями и принятыми решениями. Это такая функция управления, которая позволяет выявить возникающие проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Контроль создает условия для объективного анализа и позволяет определить необходимость перемен, которые должны быть реакцией на изменение внешней и внутренней среды, в том числе изменение планов организации.

Огромное количество показателей, включаемое в систему отчетности таможенных постов и таможен, в итоге приводит к увеличению численности работников, занятых учетом и отчетностью, и снижению доли работников таможенных органов, занятых непосредственно таможенным оформлением и таможенным контролем товаров.

Контроль по времени его осуществления подразделяют на предварительный (входной), текущий (пооперационный, периодический, летучий) и заключительный.

Предварительный, или, как принято его называть — входной, контроль относится ко всем элементам производства — средствам труда, предметам труда, персоналу и документации, определяющей требования к технологии и качеству результата труда.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он позволяет обнаружить и исключить отклонения от намеченных планов, технологических инструкций и процедур. Текущий контроль осуществляют непосредственные исполнители, а также вышестоящее руководство любого уровня.

Заключительный контроль осуществляется после завершения работы. Он позволяет определить, насколько правильно выполняется намеченный план и. если данная работа будет повторяться, скорректировать технологию ее выполнения с учетом обнаруженных отклонений. Итоги заключительного контроля используются для мотивации и активизации исполнителей.

Как орган, созданный государством, таможня должна быть надежным регулятором внешнеторговой деятельности и гарантом соблюдения таможенного законодательства. Как участник процедур внешнеэкономической деятельности таможня должна обеспечить такое качество своей работы, чтобы для законопослушного участника ВЭД таможенное оформление и таможенный контроль были естественным этапом торговых процедур, не тормозящим производственные процессы.

Контроль соблюдения таможенной технологии осуществляется практически в вице плановых или внеплановых инспекций таможенных органов. При реализации планов работы таможенных органов необходимо оценить достаточность такого контроля за соблюдением таможенных технологий и, в случае сомнения в этом, принять дополнительные меры по повышению его результативности.

Регистрация несоответствия. Работа с несоответствиями результатов труда установленным требованиям является центральным элементом механизма постоянного улучшения процессов и результатов. Несоответствия являются следствием вариабельности элементов производства и технологических процессов. Изменчивость элементов производства является источником неопределенности результатов и потерь, Задача организаторов любого процесса — устранение причин вариации, уменьшение вариабельности всех составных частей процесса и обеспечение высокой степени воспроизводимости результатов.

Процесс улучшения качества результатов труда любого работника представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые создают условия для совершенствования деятельности.

Для целенаправленной работы с несоответствиями они должны быть прежде всего определены, четко выражены и зарегистрированы в специальных журналах, которые должны быть в каждом подразделении. Это позволяет придать работе с несоответствиями, т. е. работе по постоянному улучшению деятельности, конкретный и организованный характер.

Выявление причин несоответствий. Выявление причин несоответствий представляет собой процесс декомпозиции результата деятельности с определением характеристик составляющих его элементов, выявлением основных недостатков в функционировании элементов, их взаимосвязей с другими элементами технологического процесса, причинно-следственных связей возникающих проблем, определением сущности причин выявленных несоответствий.

Научный подход к выявлению причин несоответствий предполагает глубокое изучение фактической реализации процесса и определение источника истинных причин несоответствия.

На этом этапе важно определить организационную форму изучения процесса, на котором возникло несоответствие.

Разработка и реализация корректирующих действий. В задачи руководителей организаций входит создание условий для коллективного творчества персонала. Эффективной формой организации такого вида деятельности являются творческие группы или семинары на рабочих местах. Отечественный и зарубежный опыт работы по улучшению качества результатов труда привел к созданию большого количества инструментально-методических средств и методов конкретной работы в таких добровольных группах (семинарах).

В качестве примеров активизации творческого мышления можно назвать приемы использования метода Дельфи, построения структурных схем, построения карт технологического процесса, метода «мозгового штурма», деловых игр, метода SWOT-анализа. выбора альтернатив и др.

Разработка и реализация предупреждающих действий. Функция разработки предупреждающих действий реализуется на двух этапах управления:

· на этапе плановой переработки или новой разработки технологии реализации утвержденного плана;

· на этапе разработки корректирующих действий, когда в технологический процесс вносятся изменения, требующие его переутверждения.

Основная задача разработки предупреждающих действий - это повышение уровня способности таможенной технологии (таможенных процедур) к обеспечению таможенного законодательства и снижению уровня таможенных рисков государства. Действующая в настоящее время в таможенной службе система управления рисками не в полной мере отвечает этой задаче.

⇐ Предыдущая 9 10 11 12 131415 16 17 18 Следующая ⇒